工作流分析是了解工作流性能并檢查改進(jìn)流程的主要手段。通過(guò)對(duì)不同顆粒度的任務(wù)級(jí)別進(jìn)行查看，檢驗(yàn)工作流中的用戶(hù)以獲得最佳效率。工作流分析通常會(huì)揭示冗余任務(wù)、業(yè)務(wù)瓶頸以及實(shí)現(xiàn)更多的業(yè)務(wù)自動(dòng)化。

如果你關(guān)注企業(yè)效率，那么你可能已經(jīng)花時(shí)間考慮工作流管理、BPM和業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。許多人只是因?yàn)楹ε洛e(cuò)過(guò)工作流自動(dòng)化的潮流，卻匆忙地選擇了工作流來(lái)提升業(yè)務(wù)，然而他們的努力并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。為什么？因?yàn)樗麄儧](méi)有善用工作流分析。

除非你知道你對(duì)企業(yè)的期望在哪里，以及如何改進(jìn)你的工作流程，否則單單建立一個(gè)自動(dòng)化的工作流程并沒(méi)有意義。未經(jīng)檢驗(yàn)的工作流很快就會(huì)過(guò)時(shí)，也會(huì)成為系統(tǒng)中冗余的一部分，一點(diǎn)也無(wú)法發(fā)揮它的價(jià)值。

但是，如果你有來(lái)自業(yè)務(wù)流程中各類(lèi)數(shù)據(jù)的反饋，則可以使用工作流分析來(lái)找到幾種簡(jiǎn)單的方法來(lái)優(yōu)化你已實(shí)現(xiàn)的流程，幫助你擴(kuò)大生產(chǎn)力。

你為什么需要工作流分析？

市場(chǎng)和環(huán)境在不斷變化，如果你的工作流程無(wú)法跟上內(nèi)部和外部的發(fā)展，你就有可能無(wú)法滿(mǎn)足客戶(hù)和員工不斷變化的需求。

工作流分析確保你在實(shí)現(xiàn)工作流自動(dòng)化時(shí)獲得所需的好處：這包括業(yè)務(wù)流程中的效率和生產(chǎn)力、客戶(hù)滿(mǎn)意度、法規(guī)遵從性和員工敬業(yè)度考察。

這里有幾個(gè)步驟可以幫助你進(jìn)行工作流分析。

步驟1：收集硬數(shù)據(jù)

獲取要檢查的工作流的報(bào)告：分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，看看哪些是按要求執(zhí)行的，哪些不是。你需要什么樣的數(shù)據(jù)？是在一段時(shí)間內(nèi)啟動(dòng)的工作流中的項(xiàng)目數(shù)，還是項(xiàng)目的完成數(shù)，又或者是拒絕的項(xiàng)目數(shù)。完成每個(gè)任務(wù)所需的平均、最短和最長(zhǎng)時(shí)間是多少？任務(wù)被發(fā)回或拒絕的次數(shù)，項(xiàng)目需要額外澄清的次數(shù)。這些硬數(shù)據(jù)會(huì)像你直觀的反應(yīng)流程中哪些執(zhí)行并不到位。

例如，考慮一個(gè)開(kāi)支報(bào)告的工作流。回顧上個(gè)月，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你提交了68份費(fèi)用報(bào)告，55份已完成，但沒(méi)有一份被拒絕。深入研究，你會(huì)發(fā)現(xiàn)大多數(shù)任務(wù)都可以在一天內(nèi)完成，但有幾個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)等待了一周多。您有四個(gè)步驟的工作流程：發(fā)起人、經(jīng)理批準(zhǔn)、部門(mén)主管批準(zhǔn)（對(duì)于超過(guò)1000元的報(bào)告）和財(cái)務(wù)處理。財(cái)務(wù)處理的平均完成時(shí)間只有6個(gè)小時(shí)，部門(mén)主管的批準(zhǔn)是4個(gè)小時(shí)。但是，由于平均時(shí)間是三天，經(jīng)理批準(zhǔn)人任務(wù)有很多混亂。這說(shuō)明在流程中經(jīng)理批準(zhǔn)人的環(huán)節(jié)就有可以提高效率的地方。

步驟2：收集軟數(shù)據(jù)

為了進(jìn)一步分析工作流程，你需要的不僅僅是數(shù)字?，F(xiàn)在你需要去和那些經(jīng)常使用工作流工具的人談?wù)劇?/p>

例如，你的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)80%的費(fèi)用報(bào)告提交，因此你可以與他們討論他們對(duì)工作流程的想法。他們對(duì)這種形式的便捷感到滿(mǎn)意嗎？他們對(duì)提交請(qǐng)求有什么不滿(mǎn)嗎？他們的報(bào)銷(xiāo)是否按時(shí)得到批準(zhǔn)？

假設(shè)你的銷(xiāo)售副總裁說(shuō)他喜歡在手機(jī)上快速通過(guò)審批，而不必?fù)?dān)心登錄系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員也說(shuō)他們很滿(mǎn)意。但如果一些人抱怨他們沒(méi)有批準(zhǔn)請(qǐng)求所需的所有數(shù)據(jù)，那會(huì)怎么樣呢？他們向銷(xiāo)售代表發(fā)送電子郵件以獲取更多詳細(xì)信息，但通常需要時(shí)間才能得到答復(fù)。

在執(zhí)行工作流分析時(shí)，這是非常重要的信息。工作流分析工具通常只關(guān)注硬數(shù)據(jù)，但另一方面，這些軟數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)優(yōu)化提供了再升級(jí)的機(jī)會(huì)。

步驟3：提出難題

工作流分析的下一階段是提出指導(dǎo)工作流的問(wèn)題。工作流的目的是什么？工作流應(yīng)該為誰(shuí)服務(wù)？什么定義了一個(gè)好的流程？

創(chuàng)建一些工作流是為了最小化錯(cuò)誤；另一些則是為了加快流程進(jìn)程。

例如銷(xiāo)售們會(huì)認(rèn)為他們花費(fèi)太多時(shí)間通過(guò)郵件批準(zhǔn)費(fèi)用的報(bào)告。他們還希望有更好的選擇，以確保處理的準(zhǔn)確性和速度。當(dāng)我們?cè)谶M(jìn)行工作流分析時(shí)牢記全局時(shí)，我們可以提出以下問(wèn)題：這一步真的需要嗎？是否可以從批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為通知？是否每個(gè)人都有足夠的數(shù)據(jù)來(lái)完成他們手頭的任務(wù)？我們?cè)鯓硬拍軒?lái)更多的自動(dòng)化？

回到前面的例子，一些開(kāi)支報(bào)告可能無(wú)法按時(shí)完成，因?yàn)橐晃讳N(xiāo)售經(jīng)理認(rèn)為缺少某些數(shù)據(jù)。銷(xiāo)售經(jīng)理以往的工作習(xí)慣造成了他沒(méi)有正確使用工作流系統(tǒng)，他或許只是發(fā)送電子郵件，而不是通過(guò)系統(tǒng)將項(xiàng)目發(fā)回給發(fā)起人，造成了工作流的耽誤。通過(guò)，這種工作流分析，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題真正出在了哪里。是流程設(shè)計(jì)不合理，還是人為因素造成了拖延。

解決上述問(wèn)題的最佳解決方案是對(duì)工作流表單進(jìn)行更改，提醒管理者在回復(fù)郵件的同時(shí)要回審項(xiàng)目（可能添加新參數(shù)或強(qiáng)制設(shè)置字段），并在系統(tǒng)上提供一些進(jìn)修培訓(xùn)改變一些員工陳舊的工作習(xí)慣。

當(dāng)然，也可以結(jié)合使用工作流分析工具和當(dāng)面溝通的方式，只要它可以幫助你找到正確的解決方案。

步驟4：實(shí)施變更與跟進(jìn)

一旦確定了來(lái)自工作流分析的所有更改，就在系統(tǒng)中實(shí)施它們。將任何更改通知所有涉眾，并讓他們知道是否會(huì)有任何停機(jī)更新的可能，或者針對(duì)如何在更改的工作流中處理項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。

工作流分析不僅僅是一種識(shí)別工作流是否需要進(jìn)行任何更改的好方法。你還可以準(zhǔn)備有用的報(bào)告，并查看特定工作流在哪些方面有助于你的企業(yè)發(fā)展。不斷地分析和改進(jìn)你的工作流程是很重要的。

優(yōu)秀的工作流分析工具確保您可以輕松獲得執(zhí)行分析所需的所有數(shù)據(jù)，從而節(jié)省你的時(shí)間、精力和金錢(qián)。一個(gè)好的工具可以幫助你確定哪些流程運(yùn)行順利，哪些需要改善。