在Excel中錄入數(shù)據(jù)時(shí)，我們常常需要保證某些數(shù)據(jù)的唯一性，這些數(shù)據(jù)不能重復(fù)，如公司代碼、商品編號(hào)、公司員工編號(hào)以及身份證號(hào)碼等等。在錄入這些資料時(shí)，我們可以設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性驗(yàn)證來確保這些數(shù)據(jù)的唯一性，這樣即保證了數(shù)據(jù)的正確性，同時(shí)也提高了數(shù)據(jù)的錄入效率。
下面以錄入員工身份證號(hào)碼為例介紹一下操作的具體步驟:
(1)假設(shè)G列為員工“身份證號(hào)”字段，G2單元格為第一個(gè)員工的身份證號(hào)碼所在的單元格。在未輸入之前，我們可先設(shè)置該列的有效性條件來確保該列數(shù)據(jù)的唯一性。
(2)選中G2單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。
(3)在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，在“允許”下拉列表中選擇“自定義”，在“公式”框內(nèi)輸入“=COUNTIF(G:C,G2)=1"(公式內(nèi)所有的字符使用半角英文，不包括雙引號(hào))。
(4)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜一單中的“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。
(5)在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“出錯(cuò)警告”標(biāo)簽，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入“數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤”，在“錯(cuò)誤信息”框內(nèi)輸入“你剛才“輸入的數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，請(qǐng)檢查數(shù)據(jù)的唯一性!”。
(6)設(shè)置完之后，單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在己經(jīng)設(shè)置了G2單元格的有效性條件驗(yàn)證和出錯(cuò)提示信息。為了將這個(gè)設(shè)置應(yīng)用到整個(gè)G列(除了字段名稱所在的單元格即G1單元格)，可用“填充柄”工具向下拖動(dòng)將公式復(fù)制到G列其他的單元格。
以上設(shè)置完成之后我們就可以向G列中輸入員工的身份證號(hào)了。每輸入一個(gè)員工的身份證號(hào)，Excel會(huì)自動(dòng)對(duì)該數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性驗(yàn)證:如果該數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，系統(tǒng)將彈出出錯(cuò)警告提示框。
上述功能只能驗(yàn)證數(shù)據(jù)的唯一性。若數(shù)據(jù)位數(shù)輸入錯(cuò)誤，系統(tǒng)則檢測不出這一錯(cuò)誤。若在輸入時(shí)需要同時(shí)驗(yàn)證數(shù)據(jù)的位數(shù)，還是以身份證號(hào)為例，可將步驟"(3)”中的公式改為“=AND(GOUNTIF(G:G,G2)=1,OR(LEN(G2)=15,LEN(G2)=18))”，步驟“(5)”中的錯(cuò)誤信息改為“請(qǐng)檢查數(shù)據(jù)的唯一性或輸入數(shù)據(jù)位數(shù)錯(cuò)里”。設(shè)置完后重新復(fù)制G2單元格的公式至G列其他的單元格。
由于G列輸入的是身份證號(hào)，位數(shù)超過了11位數(shù)據(jù)，所以最好在輸入數(shù)據(jù)之間，選將G列全部選定，設(shè)置“單元格格式”中的“數(shù)字分類”格式為“文本”格式，這樣才能保證身份證號(hào)以正確形式輸入。
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