Word技巧:實戰(zhàn)準(zhǔn)考證打印 作者：向德海 來源：
http://www.pconline.com.cn熱 閱讀18396人次,更新于2005-11-5 【字體：
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關(guān)于帶照片的準(zhǔn)考證的打印，類似的文章較多，大多用VFP報表功能來實現(xiàn)。這里我們向大家介紹一種新的方法：用Word的郵件合并功能來完成帶照片的準(zhǔn)考證打印。
Word的郵件合并功能大家比較熟悉，用的也較多，但有圖片的數(shù)據(jù)源，如何才能實現(xiàn)這一功能呢？
如圖1為某學(xué)校參加會考學(xué)生的數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)全部用Excel錄入，照片作為其中的一個字段已放在單元格內(nèi)。如果用VFP，還需將工作表轉(zhuǎn)換成DBF格式，并將照片復(fù)制成一個個單獨的圖片文件，由于人數(shù)較多，用這種方法來實現(xiàn)是比較困難的。
圖1
一般來說，把帶照片的Excel數(shù)據(jù)文檔作為數(shù)據(jù)源，用郵件合并功能是無法顯示照片的。難道用郵件合并功能，就真的不能實現(xiàn)帶照片準(zhǔn)考證的打印了嗎？經(jīng)過筆者一番探索，此問題終于得到解決。
轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)源 設(shè)置圖片格式
1. 選中并復(fù)制圖1所示的Excel數(shù)據(jù)區(qū)域，打開Word，新建一文檔，命名為“源數(shù)據(jù)”。執(zhí)行“編輯→粘貼”命令，將Excel數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為Word表格。由于表格中的圖片不是作為字符存在的，因此，圖片無法作為數(shù)據(jù)進行郵件合并，也就是說，合并后的主文檔是不能顯示照片的。所以，本例的關(guān)鍵在于圖片格式的設(shè)置。Word圖片與文字的排版方式有五種。只有嵌入型方式在排版時能將圖片作為文字對象來處理。所謂嵌入型是把插入的圖片當(dāng)做一個字符插入到文本中，在與別的圖片進行排版時它被當(dāng)成了文字對象，要改變其位置可以像改變文字位置一樣使用鍵盤上的空格鍵來實現(xiàn)。因此只要將圖片版式設(shè)定為嵌入型就可以了。
2. 選中圖片，點擊鼠標(biāo)右鍵，打開“設(shè)置圖片格式”對話框，點擊“版式”選項卡，選擇“嵌入型”，單擊〔確定〕按鈕退出。用同樣方法，將所有圖片版式設(shè)定為嵌入型后，保存文檔退出。下一步就可進行郵件合并了。
制作打印模板 進行郵件合并
1. 圖2為準(zhǔn)考證樣式，在準(zhǔn)考證上實現(xiàn)數(shù)據(jù)套打，具體步驟如下：先用掃描儀將準(zhǔn)考證掃描下來，注意掃描時比例選擇100%，掃描分辨率設(shè)為75dpi即可。為確保掃描圖片大小不變，掃描前用黑色鋼筆或鉛筆將明信片四周邊緣涂上一圈黑線條。將圖片掃描完成后，用Photoshop圖片處理軟件將黑線條之外的多余部分剪切掉，同時將黑線條擦掉。將圖片大小設(shè)置為準(zhǔn)考證實際大小，保存圖片為GIF或JPG格式。
圖2
2. 啟動Word 2000，執(zhí)行“插入圖片→來自文件”，將掃描好的圖片插入文檔中。右擊圖片，選擇“設(shè)置圖片格式”命令，在彈出的“設(shè)置圖片格式對話框”中將“顏色和線條”設(shè)為黑色實線，“版式”為襯于文字下方，“大小”設(shè)置和原圖相同寬和高。在需要套打文字或圖片的區(qū)域插入文本框，將文本框線條和顏色設(shè)為無線條顏色。雙擊文本框，設(shè)定文本框文字格式。一切設(shè)定完成后，打印模版就建成了。
3. 在打印模板主文檔中，執(zhí)行“工具→郵件合并”命令，打開“郵件合并幫助器”對話框，點擊“主文檔”右側(cè)的〔創(chuàng)建〕按鈕，選擇“套用信函”選項，在彈出的對話框中按〔活動窗口〕按鈕。在上述對話框中，單擊數(shù)據(jù)源下面的〔獲取數(shù)據(jù)〕按鈕，定位并打開轉(zhuǎn)換的“源數(shù)據(jù)”表格，一路〔確定〕下去。然后關(guān)閉“郵件合并幫助器”對話框。將光標(biāo)移至主文檔需要插入合并域的地方，點擊郵件合并工具欄上的〔插入合并域〕按鈕，如圖3所示，完成所有合并域的插入。
圖3
4. 郵件合并完成后，下一步就是打印準(zhǔn)考證了。為避免將圖片打印出來，影響效果，首先將掃描的準(zhǔn)考證圖片刪除。單擊郵件合并工具欄上的〔查看合并數(shù)據(jù)〕按鈕，就可預(yù)覽合并后的結(jié)果，并可實現(xiàn)數(shù)據(jù)定向打印，效果如圖4所示。也可按下〔合并到打印機〕按鈕，實現(xiàn)數(shù)據(jù)批量打印。原本需要很長時間完成的打印任務(wù)，幾分鐘就可以搞定了，怎么樣，很簡單吧。
圖4
發(fā)表于：2005-10-08
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