四川省宜賓市筠連中學(xué) 鄧敬
學(xué)校教務(wù)處每年都要打印帶照片的學(xué)生會(huì)考證和畢業(yè)證，政教處每學(xué)期都要打印上千份的校牌（胸卡）、學(xué)生證和榮譽(yù)證，總務(wù)處每月都要打印教職工的工資條，班主任每學(xué)期都要填寫學(xué)生的帶成績(jī)的通知書和學(xué)生檔案……若每一份都用手工填寫打印，須花很多時(shí)間且又麻煩，還易出錯(cuò)。若利用Word郵件合并功能，這些問(wèn)題就迎刃而解了，下面以制作準(zhǔn)考證為例進(jìn)行說(shuō)明。
一、準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備一份Excel的學(xué)生信息數(shù)據(jù)。需要注意的是：在使用Excel工作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。比如第一行里面包含了編號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個(gè)照片格式和照片名（照片名必須與學(xué)生姓名一致，“照片”的輸入如下圖所示，單擊G2，在G2的編輯欄中輸入“=A2&F2”后敲回車鍵，再雙擊單元格進(jìn)行自動(dòng)填充即可）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來(lái)的證件正確與否，所以必須要仔細(xì)校對(duì)檢查。
二、接下來(lái)的工作就是要用word設(shè)計(jì)模板格式了，設(shè)計(jì)好后，保存為模板格式。
四川省宜賓市普通高中會(huì)考
準(zhǔn) 考 證
姓 名
學(xué)籍號(hào)
照片
考試地點(diǎn)
考 試 安 排
科目
考試時(shí)間
科目
考試時(shí)間
科目
考試時(shí)間
語(yǔ)文
外語(yǔ)
歷史
數(shù)學(xué)
政治
地理
三、照片的拍攝采集與編輯
照片格式：jpg；大小：10~15 KB為宜；名稱：要與學(xué)生姓名一致，不能有同音字和形近字。然后將剛才編輯的Excel數(shù)據(jù)、word模板格式、編輯好的照片放在同一個(gè)文件夾中。
四、利用Word郵件合并功能將Excel數(shù)據(jù)、照片合并到word模板《四川省宜賓市普通高中會(huì)考準(zhǔn)考證》中。步驟如下：
1．啟動(dòng)word程序，打開(kāi)《四川省宜賓市普通高中會(huì)考準(zhǔn)考證》word模板，從菜單欄中選擇“工具→郵件合并向?qū)?#8221;命令，將出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對(duì)話框；
2．在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中的第一步：選擇“信函”并單擊“下一步”：“正在啟動(dòng)文檔”──單擊“使用當(dāng)前文檔”（如果想在一張紙上打印多份的話，選擇“目錄”），再在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“活動(dòng)窗口（A）”按鈕──點(diǎn)擊“下一步”：選取收件人──單擊“瀏覽”──選取數(shù)據(jù)源──郵件合并收件人──單擊“確定”按鈕。
3．單擊“下一步”：撰寫信函──“選擇”：其他項(xiàng)目──插入“合并域”──點(diǎn)擊“下一步：預(yù)覽信函”，如圖所示。
4．下面是實(shí)現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步，就是照片域的實(shí)現(xiàn)：
先把光標(biāo)定位在要插入照片的地方，單擊“插入”──“域”──在“域名”處選擇“Includepicture”—在“域?qū)傩?#8221;文件名中，為了方便起見(jiàn)填入任意字符，比如“1”──單擊確定。如圖：
單擊剛才插入的“域”──“shift”鍵 +“F9”鍵──選擇“1”點(diǎn)擊“插入合并域”──插入“相片”──點(diǎn)擊“合并到新文檔”──“確定”──單擊“保存”（在主文檔同一目錄下）──按“ctrl+A” 鍵全選──按“F9”。在同一頁(yè)紙中出現(xiàn)了多個(gè)準(zhǔn)考證。
五、諸如：畢業(yè)證；校牌（胸卡）；學(xué)生證；榮譽(yù)證；工資條；帶成績(jī)的通知書；學(xué)生評(píng)語(yǔ)都可以采用郵件合并功能來(lái)完成。
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