四象限＋時(shí)間日志 的方法，應(yīng)該可以幫助大家找到自己的時(shí)間黑洞，讓我們一起來試試看吧。

如果您有和“時(shí)間管理”相關(guān)的文章，歡迎投稿給GTDLife.cn。Email：zouxin2000^_^Gmail.com

剛進(jìn)大學(xué)時(shí)，一直沒有時(shí)間管理的想法，也從未考慮過認(rèn)真管理自己的時(shí)間，盡管知道時(shí)間很寶貴，可是我還是無法阻止它從身邊悄悄地溜走。后來，在大二下的時(shí)候，嘗試寫記事本，將每天要做的事情，簡單地列一張list，完成后就打上一個(gè)鉤。雖然比以前要稍微有點(diǎn)掌控自己時(shí)間的感覺，但是還是覺得條理不夠清楚。

一個(gè)偶然的機(jī)會，在emule上看到了網(wǎng)友對日本著名職場女王勝間和代的評論，順著這條線索去找了她的書來看，比如《白骨精學(xué)習(xí)法》、《時(shí)間投資法》、《知性化技巧》。對我影響最大的就是《時(shí)間投資法》，她關(guān)于事務(wù)的四種分類，以及記事本的方式，非常受用。

又一個(gè)偶然的機(jī)會，在鮮果網(wǎng)上閱讀了一篇GTD Life的文章，也是關(guān)于時(shí)間管理，激起了共鳴，繼而閱讀GTD Life的其他文章，受益匪淺。而這段時(shí)間自己對時(shí)間管理理論和方法非常著迷，總是想盡辦法借鑒前人經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套適合自己的時(shí)間管理方式。

雖然借鑒了勝間和代的時(shí)間投資理論，但是她所強(qiáng)調(diào)的量化管理的方法，我始終無法參透到底該如何實(shí)現(xiàn)量化管理。后來無意間看到了一篇《把效率提高三倍的時(shí)間管理方法》的文章，瞬間我就知道該怎么做了，并且為此特意設(shè)計(jì)了自己的管理模板。

    時(shí)間管理是一種習(xí)慣，而習(xí)慣則需要不懈的培養(yǎng)，正如此，本文尤其適合處于時(shí)間管理摸索期、困惑期的朋友閱讀，比如在校大學(xué)生、初入職場的新人們。

我將自己的時(shí)間劃分為四塊，分別是：

有效管理時(shí)間的根本目的是支配時(shí)間，使用記事本記錄日程是最有效的方法。

此處引用《把效率提高三倍的時(shí)間管理方法》一段關(guān)鍵性的文字：

“此處是使用日程表的方法。一整天當(dāng)你開始或完成某個(gè)活動時(shí)都把時(shí)間紀(jì)錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個(gè)活動的時(shí)間間隔。你可以僅在工作時(shí)間使用這個(gè)方法，或是一整天都用。一天結(jié)束時(shí)，把這些時(shí)間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費(fèi)時(shí)間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續(xù)做上一周，再計(jì)算你在每類活動中耗費(fèi)的時(shí)間占總時(shí)間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發(fā)電子郵件、閱讀新聞組、網(wǎng)上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費(fèi)了多少時(shí)間。當(dāng)你從椅子上站起來的時(shí)候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結(jié)束時(shí)會有50—100個(gè)日程記錄。”

準(zhǔn)備一本記事本。上班之前，或者是起床不久，就按照上述四個(gè)大塊，在記事本上劃出四個(gè)區(qū)域，分別將你需要做的事情填進(jìn)去，列好序號（即優(yōu)先程度）。

開始做某件事情的時(shí)候，在該項(xiàng)任務(wù)的右上角記下你開始的時(shí)間，完成時(shí)記錄下結(jié)束時(shí)間，可以很明顯地計(jì)算出自己完成某項(xiàng)任務(wù)花費(fèi)了多少時(shí)間。如果進(jìn)程中被打斷，那么重新開始時(shí)，就再次添加記錄。就這樣，每天做了多少事情，都可以直觀地計(jì)算出來！

（1）      記事本必須認(rèn)真記錄，對自己要誠實(shí)，實(shí)際花了多少時(shí)間就花了多少時(shí)間；

（2）      浪費(fèi)時(shí)間的罪魁禍?zhǔn)?，不是別的，就是因?yàn)闆]有計(jì)劃沒有安排沒有目的；

（3）      減少“消耗”，避免“浪費(fèi)”，增加“消費(fèi)”與“投資”！

（4）      貴在堅(jiān)持，持之以恒，養(yǎng)成習(xí)慣！

根據(jù)勝間和代的時(shí)間管理論和《把效率提高三倍的時(shí)間管理方法》一文的經(jīng)驗(yàn)，我開發(fā)

設(shè)計(jì)出了以下模板：

    由于在EXCEL中無法使用時(shí)間格式計(jì)算總時(shí)間（也許是我沒有找到方法吧），我建議將時(shí)間換算成分?jǐn)?shù)（單位：分鐘），比如您是早上7：15起床，晚上11：30入睡休息，那么今天一整天的有效時(shí)間就是：23.5-7.25=16.25×60=975(分鐘)。

現(xiàn)在基本上是八小時(shí)工作制，但是也不排除某些朋友晚上總是加班（我就是屬于這種情況）——工作模塊的C13【工作效率比】==【一天實(shí)際有效工作時(shí)間】/【480mn】。所謂的“一天實(shí)際有效工作時(shí)間”指的是該480分鐘內(nèi)，加上必要的午餐和午休時(shí)間，真正花費(fèi)在工作上的時(shí)間，而不是與同事閑談、無聊發(fā)呆、上網(wǎng)閑逛或者看大堆垃圾新聞。

八小時(shí)是你的基本工作時(shí)間，但是無法控制加班與否的話，我傾向于將加班的時(shí)間劃分到“投資”一欄。為什么？就我自己而言，作為律界新人，必須跟著律師認(rèn)真學(xué)習(xí)各種辦案和做事的方法，免不了因?yàn)榉泵Φ墓ぷ骱头彪s的事情，而需要加班；加班既是為了事務(wù)所的發(fā)展，也是為了自己，你可以通過加班獲取加班費(fèi)或者獎(jiǎng)金，更重要的是這是為個(gè)人將來謀取進(jìn)一步發(fā)展的空間。因此，我會在“投資”一欄的最上的空格寫上“加班（×××）”，右邊填入加班的時(shí)間。

此外，還需要說明的是，【午餐與午休】也是屬于“工作”欄，之所以如此，是因?yàn)樵俟ぷ?，也要休息，而【午餐與午休】都是【必要的休息】，也是與同事溝通的好時(shí)間，故而將其添加進(jìn)去。但是，一般而言，上班族的午餐與午休時(shí)間是一個(gè)半小時(shí)到兩個(gè)小時(shí)之間，如果在該事件范圍內(nèi)還要其他的安排，那么就記錄實(shí)際的【午餐與午休】時(shí)間。

投資這方面，需要強(qiáng)調(diào)的不多。需要說明的是，除去“工作”一欄，余下三欄的百分比分母是【總有效時(shí)間-480】，而【總效率比】計(jì)算的是“工作”“投資”“消耗”三者之和占【總有效時(shí)間】的比率，得出的就是今天整天的實(shí)際效率。

消耗是不得不支出的時(shí)間，但是這部分時(shí)間還是相當(dāng)有彈性的，比如在上下班交通您可以聽有聲讀物或者外語，交通方便的還可以帶一本小書閱讀；比如，可以約客戶在吃飯的時(shí)間見面，將用餐時(shí)間與工作結(jié)合起來。至于如何計(jì)劃，看每個(gè)人的安排了。

此外，已記錄的總消耗的時(shí)間比可以在F26（公式= G24/F28）看到，可以檢討自己在常規(guī)的消耗項(xiàng)目上，今天是否用的時(shí)間過多，比如晚餐時(shí)間閑聊，導(dǎo)致無意義的時(shí)間浪費(fèi)。因?yàn)?，我們就餐、洗浴或者做常?guī)的事情，都是差不多的時(shí)間，應(yīng)當(dāng)將其固定下來，通過格式化該時(shí)間段，盡可能地節(jié)省時(shí)間投入到“工作”和“投資”！

這部分時(shí)間記錄是最有彈性的，也是特別考驗(yàn)人對自己要誠實(shí)的地方：浪費(fèi)了就浪費(fèi)了，老老實(shí)實(shí)地寫出來，不要為了一個(gè)虛假的效率比而欺騙自己。通過記錄，可以發(fā)現(xiàn)自己每天咋哪些事情上明顯浪費(fèi)了時(shí)間（還有隱形浪費(fèi)，見下述），控制自己盡量避免去做這種事情，把時(shí)間花在刀刃上。

需要說明的是，“工作”一欄效率比的分母是480分鐘，而其他三欄（投資、浪費(fèi)、消耗）的分母則是【總有效時(shí)間】減去480分鐘所余下的時(shí)間，所以單獨(dú)計(jì)算這三欄的效率比，不會與其他欄發(fā)生沖突。此外，為了計(jì)算【總有效比】，在B27處設(shè)計(jì)了公式：【C12+G12+G24】/【總有效時(shí)間】。

按照計(jì)算出了總有效時(shí)間，也就可以按照百分制計(jì)算出【實(shí)際浪費(fèi)比】。何謂實(shí)際浪費(fèi)比？本文3.5處的“浪費(fèi)”一欄，定位到表格中是C25，C25計(jì)算的就是明顯的根據(jù)你自己知道的自己在哪些事情上浪費(fèi)了時(shí)間，所導(dǎo)致的浪費(fèi)比。但是，當(dāng)你通過計(jì)算【總有效利用時(shí)間】除以【總有效時(shí)間】得出【實(shí)際浪費(fèi)比】的時(shí)候，一旦發(fā)現(xiàn)C25與B26的數(shù)據(jù)不一致（當(dāng)然是B26>C25），就要好好檢討自己還在哪些地方浪費(fèi)了時(shí)間！這是最有效地驚醒自己注意時(shí)間的方式！

這是我今天的日程表，供大家參考：

為了總結(jié)出合適的公式，頗費(fèi)腦筋，前前后后一共修改了模板N次，總算定下來了。下面的公式是根據(jù)模板中的表格來提供：

（1）      工作效率比= C12/480

（2）      投資百分比=G12/(F28-480)

（3）      浪費(fèi)百分比= C24/(F28-480)

（4）      消耗百分比= G24/(F28-480)

（5）      實(shí)際浪費(fèi)比= 100%-B27

（6）      總效率比= (C12+G12+G24)/F28

（7）      總消耗時(shí)間= G24/F28

（8）      總有效時(shí)間= (C12+G12+G24)/F28

就量化時(shí)間管理來說，如果每天堅(jiān)持如此記錄，就會很直觀地看到時(shí)間利用情況。但是，

此種記錄與管理方法存在一個(gè)隱蔽的缺點(diǎn)，那就是：量化，但是沒有質(zhì)化。

舉例來說，對于一個(gè)律界助理新人，接到律師指令就某個(gè)客戶做short due diligence，不

復(fù)雜的話，你需要2個(gè)以上小時(shí)。但是，你總不能今后遇到此類人物每次都會是2個(gè)以上小時(shí)才能完成吧？

所以，行事效率必須提到最高的層面來，而不只是每天僅僅完成了一些簡單或常規(guī)任務(wù)，但是卻看到效率表很高而欣慰……這實(shí)際上就是在浪費(fèi)時(shí)間，也就是說，單位時(shí)間里你應(yīng)該可以做更多的事情。

為此，特別需要提醒讀者一定要做好以下幾點(diǎn)pre-work：

（1）      擬定計(jì)劃，在不影響工作質(zhì)量的情況下，預(yù)估每項(xiàng)任務(wù)所可能花費(fèi)的時(shí)間；

（2）      任務(wù)過程中，如果可以在該段時(shí)間里，能夠做到比你擬定的計(jì)劃做到更多，那么就辛苦一點(diǎn)，保持高效率，不要僅僅為了體面的百分比而欺騙自己；

（3）      不要被任務(wù)進(jìn)程中的小事情而打斷，比如聽到了一個(gè)不是很嚴(yán)重但是令人沮喪的消息（esp.你的股票跌了），專心完成你的任務(wù)；

（4）      日程管理不必那么硬性，不要求制定極為詳細(xì)的目錄，比如上午幾點(diǎn)到幾點(diǎn)一定要完成某項(xiàng)任務(wù)（除非這是必須在該段時(shí)間內(nèi)完成的指令工作）。——給自己的任務(wù)一個(gè)可以隨性發(fā)揮的空間，以便隨時(shí)調(diào)整。

（1）《把效率提高三倍的時(shí)間管理方法》：http://www.360doc.com/content/10/0325/11/611932_20186557.shtml

（2）勝間和代相關(guān)書籍：《白骨精學(xué)習(xí)法》《時(shí)間投資法》《效率提升10倍的google化知性生產(chǎn)技巧》

我將自己的管理模板和想法，通過電子郵件發(fā)給David后，很快就給我回信，并建議我

寫出自己的使用方法，以與大家交流，而這正就是本文得以與大家見面的由來。

大家對我的模板有興趣的話，可以發(fā)郵件至langshandaoshi@126.com，由我將Excel模

板發(fā)給大家。如果大家使用的是MS OFFICE 2003，請安裝2007兼容包，否則無法打開。

更歡迎大家對我的管理方法提出批評和意見，謝謝！