協(xié)同辦公這個(gè)名詞對大部分人來說并不新鮮，因?yàn)閰f(xié)同辦公的很多內(nèi)容和工具，比如工作流、文檔管理等，都是OA（辦公自動化）等概念中早已有之的。但說起協(xié)同辦公到底是什么，很多人又是一頭霧水，模棱兩可，分不清“協(xié)同辦公”和“協(xié)同辦公軟件”的差別。那么，協(xié)同辦公就是協(xié)同軟件嗎？比起ERP系統(tǒng)，協(xié)同辦公系統(tǒng)是個(gè)價(jià)值不大的小系統(tǒng)嗎？單一企業(yè)和集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公一樣嗎？集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公有什么特點(diǎn)，在不同管控模式下又該如何建設(shè)集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)呢？
實(shí)際上，協(xié)同辦公是一個(gè)很大的概念，根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同，業(yè)務(wù)多元化程度的不同，管控模式的不同，協(xié)同辦公的應(yīng)用范圍、應(yīng)用重點(diǎn)也會有所不同。比如集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公會明顯有別于單一企業(yè)?？上壳皩f(xié)同辦公的分析、探討，往往止步于單一企業(yè)，而對集團(tuán)企業(yè)如何建設(shè)協(xié)同辦公卻鮮有人關(guān)注。
協(xié)同辦公與軟件系統(tǒng)
一般來說，辦公是相對于業(yè)務(wù)而言的，基本不涉及采購、銷售、研發(fā)、生產(chǎn)等具體的業(yè)務(wù)活動本身，而更多地關(guān)注各種非業(yè)務(wù)性活動。非業(yè)務(wù)性活動和業(yè)務(wù)性活動相比，具有更強(qiáng)的不確定性，更強(qiáng)調(diào)上級和下級、業(yè)務(wù)部門之間、相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間的雙向的、隨時(shí)隨地的溝通。而所謂協(xié)同，就是要促進(jìn)這種溝通，提高非業(yè)務(wù)性活動的溝通效率，提高各種非業(yè)務(wù)性活動的工作效率。因此，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，就是要利用各種思想、理念、方法和工具，提高企業(yè)內(nèi)上級和下級、業(yè)務(wù)部門之間、相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間溝通協(xié)作的效率。那么協(xié)同辦公跟協(xié)同辦公軟件是不是一回事呢，二者之間又有什么關(guān)系？
【實(shí)施協(xié)同辦公絕不應(yīng)該僅僅關(guān)注軟件系統(tǒng)，而更應(yīng)關(guān)注作為協(xié)同辦公基礎(chǔ)的企業(yè)目標(biāo)和價(jià)值觀的協(xié)調(diào)統(tǒng)一?！?/font>
協(xié)同離不開軟件
談到協(xié)同辦公不能不談協(xié)同辦公軟件?，F(xiàn)在市面上的協(xié)同辦公軟件不少，有的從原來的OA產(chǎn)品升級、包裝而來，有的則依托于像Lotus Notes這樣的開發(fā)平臺?？偨Y(jié)一下，各種協(xié)同辦公軟件包含的主要功能如下所列：
不僅僅是軟件
事實(shí)上，從前面對協(xié)同辦公的定義來看，協(xié)同辦公軟件只是實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的方法和工具，并不等于協(xié)同辦公本身。協(xié)同辦公軟件或許是實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公所不可或缺的，但其作用卻未必是根本性和決定性的。就像現(xiàn)在可能大多數(shù)作家都用電腦來寫作，都用WORD作為編輯工具，但是電腦和WORD對于他們是否能夠?qū)懗鰞?yōu)秀的作品卻并不具有決定意義一樣。
那么，除了協(xié)同辦公軟件，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公還需要什么呢？或者說，更具有根本性和決定性的是什么呢？我們認(rèn)為，對于協(xié)同辦公來說，比軟件或方法和工具更重要的是協(xié)同辦公的思想和理念。
協(xié)同辦公的思想和理念主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
首先，企業(yè)的員工是否有共同的、或者相互協(xié)調(diào)的目標(biāo)。這決定了是否能夠使他們有共同的、或者相互協(xié)調(diào)的意愿，追求辦公事務(wù)的效率和效果。沒有明確有效的績效目標(biāo)，或者績效目標(biāo)的設(shè)定不合理，都可能會對協(xié)同辦公造成根本的阻力。
其次，企業(yè)的員工是否具有相同或相似的價(jià)值觀。這決定了他們是否能夠更容易溝通和理解，能夠更快地對問題形成共識，對決策達(dá)成一致。
小系統(tǒng)大應(yīng)用
對比一下協(xié)同辦公系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，會對協(xié)同辦公系統(tǒng)以及它所承載的協(xié)同辦公有更深的理解。對比結(jié)果可以用一句話概括，那就是：ERP系統(tǒng)是大系統(tǒng)、小應(yīng)用，而協(xié)同辦公則是小系統(tǒng)、大應(yīng)用。
說ERP是大系統(tǒng)，是因?yàn)樗婕安少?、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也因?yàn)镋RP軟件系統(tǒng)復(fù)雜，資金和人員投入大，實(shí)施周期長；說它是小應(yīng)用，是因?yàn)樗ǔＪ翘幱谝痪€的少數(shù)人在用，而公司絕大多數(shù)人，尤其是中高層的管理者很少會用到。
說協(xié)同辦公是小系統(tǒng)，是因?yàn)樗雌饋砗芎唵?、使用起來也不?fù)雜，工作流、公文發(fā)布、文檔管理等功能都很容易開發(fā)和使用（也正因?yàn)槿绱?，做協(xié)同辦公的軟件企業(yè)非常多），而且投資小、實(shí)施周期短；說它是大應(yīng)用，是因?yàn)樗ǔ蔀槠髽I(yè)中使用人數(shù)最多、使用頻率最高的系統(tǒng)，也通常是企業(yè)中高層管理者使用最多的一個(gè)系統(tǒng)。
企業(yè)的信息化建設(shè)者常常會忽視協(xié)同辦公系統(tǒng)“小系統(tǒng)、大應(yīng)用”的特性，只把它當(dāng)作一個(gè)簡單的OA，在人力、物力、時(shí)間等方面的投入都比較少，卻希望上了協(xié)同辦公馬上就能見成效。而與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公中系統(tǒng)之外的因素卻常常被忽略，如目標(biāo)和價(jià)值觀的統(tǒng)一（比如對共享文化的宣傳），從而導(dǎo)致系統(tǒng)使用面窄（比如中層管理者用的少，而高層基本不用）、發(fā)揮的作用?。ū热缇窒抻诎l(fā)布通知公告、公司新聞等）。這不但是協(xié)同辦公本身的失敗，更使信息化建設(shè)者喪失了借協(xié)同辦公推動全體員工熟悉和接受信息化工作方式的機(jī)會，使眾多的中高層管理者和基層員工更對信息化的作用和意義感到困惑。
此協(xié)同非彼協(xié)同
同樣都叫協(xié)同辦公，集團(tuán)企業(yè)跟單一企業(yè)又有很大的差別，這種不同表現(xiàn)在什么地方呢？其實(shí)關(guān)鍵區(qū)別在于因協(xié)同辦公的實(shí)施條件、實(shí)施目標(biāo)不同，實(shí)施策略也有所不同。
實(shí)施條件
實(shí)施基礎(chǔ)條件不同不是指的方法和工具，因?yàn)椴还苁羌瘓F(tuán)企業(yè)、中型企業(yè)還是小企業(yè)，它們所使用的協(xié)同辦公軟件在功能上可能并沒有太多差別，而是指協(xié)同辦公的思想和理念，也就是前面提到的目標(biāo)和價(jià)值觀。具體來說，企業(yè)越大，目標(biāo)越不容易相互協(xié)調(diào)，價(jià)值觀越難以統(tǒng)一。
對于中小企業(yè)來說，主要企業(yè)員工間關(guān)系通常都非常緊密，目標(biāo)比較簡單、明確和統(tǒng)一，價(jià)值觀也比較接近。而對于集團(tuán)企業(yè)來說，由于下屬公司、分支機(jī)構(gòu)眾多，地理區(qū)域分散，要建立一套相互協(xié)調(diào)的目標(biāo)是一件難度極大的事情。集團(tuán)企業(yè)的員工價(jià)值觀也隨著企業(yè)發(fā)展過程中新員工的不斷加入帶來的文化稀釋作用，空降兵帶來的理念沖突以及多元化經(jīng)營過程中不同企業(yè)、不同領(lǐng)域的價(jià)值分化而常常顯得光怪陸離、難以統(tǒng)一。
【集團(tuán)企業(yè)實(shí)施協(xié)同辦公需要以人為本、注重長遠(yuǎn)，采取逐步推廣、潛移默化的策略?！?/font>
實(shí)施目標(biāo)
我們認(rèn)為，中小企業(yè)實(shí)施協(xié)同辦公的目標(biāo)，更以事為本、注重當(dāng)前，更側(cè)重于提高事務(wù)處理效率、降低成本、促進(jìn)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而集團(tuán)企業(yè)要以人為本、注重長遠(yuǎn)，更側(cè)重于將個(gè)人知識、事務(wù)工作形成為企業(yè)的長期知識、經(jīng)驗(yàn)積累，促進(jìn)企業(yè)文化的傳播和企業(yè)凝聚力的形成。
對于中小企業(yè)來說，相比創(chuàng)業(yè)初期，企業(yè)規(guī)模小、人數(shù)少的時(shí)候，企業(yè)成長變大之后，會由靈活多變的人治、因人設(shè)事、因人設(shè)崗，逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，走向按制度、按程序做事，逐步淡化人治，強(qiáng)化法治。在這個(gè)過程中，協(xié)同辦公系統(tǒng)這一工具能夠起到促進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高辦公效率的作用。
不過，這只是企業(yè)發(fā)展過程中的一個(gè)階段，只是企業(yè)由一個(gè)小型企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)大中型企業(yè)的過程，但企業(yè)實(shí)際上仍然是單一的企業(yè)。當(dāng)企業(yè)由單一企業(yè)向集團(tuán)企業(yè)轉(zhuǎn)向的時(shí)候，企業(yè)的高層管理者（包括集團(tuán)總部的各職能部門）越來越少關(guān)注于具體的業(yè)務(wù)性工作，越來越少關(guān)注眼前的具體事務(wù)，而越來越多地關(guān)注人、關(guān)注長遠(yuǎn)。
對于集團(tuán)企業(yè)而言，即使有各種信息系統(tǒng)的支撐，能夠促進(jìn)一線信息比較及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞到總部，但是一個(gè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的、要求有快速反應(yīng)能力的企業(yè)，仍然應(yīng)該盡可能地將日常業(yè)務(wù)決策權(quán)留給一線人員和基層/中層管理者。這就像即使有最先進(jìn)的衛(wèi)星電視轉(zhuǎn)播，球隊(duì)仍然應(yīng)該由站在賽場邊的教練，而不是坐在電視機(jī)屏幕前的俱樂部經(jīng)理來指揮。
實(shí)施策略
由于實(shí)施條件、實(shí)施目標(biāo)的不同，決定了集團(tuán)企業(yè)和中小企業(yè)實(shí)施協(xié)同辦公應(yīng)該采取不同的策略。中小企業(yè)因?yàn)槟繕?biāo)和價(jià)值觀相對協(xié)調(diào)統(tǒng)一，協(xié)同工作的內(nèi)容也相對簡單，可以以工具為中心、以協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)施為核心，追求“短平快”，短時(shí)間內(nèi)形成對協(xié)同辦公的綜合應(yīng)用。
集團(tuán)企業(yè)則因?yàn)槟繕?biāo)和價(jià)值觀較為分散，同時(shí)協(xié)同工作的內(nèi)容也更為繁雜，應(yīng)該以理念和思想的推廣為核心，以協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施為輔助，不貪大求全，不搞大干快上，采取逐步推廣、潛移默化的策略，“冷水泡茶慢慢開”。
不同管控模式下的協(xié)同辦公
集團(tuán)總部的管控模式通常有財(cái)務(wù)管控、戰(zhàn)略管控和職能管控三種分類方法。在這三種不同管控模式下，對應(yīng)的協(xié)同辦公也是有很大差別的。
財(cái)務(wù)管控型
財(cái)務(wù)管控型指集團(tuán)總部主要是投資者的角色，對下屬的企業(yè)可能是長期的戰(zhàn)略性投資，也可能只是買入、賣出式的商品式的投資。在這種管控模式下，下屬企業(yè)常常分布在互不相關(guān)的許多行業(yè)，企業(yè)與企業(yè)之間除了有共同的股東之外，基本沒有太多關(guān)系，就像同住一個(gè)小區(qū)的居民，雖然同在這個(gè)小區(qū)，他們卻可能從來沒有見過面，沒有說過話。
在財(cái)務(wù)管控模式下，各個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)一般也是各自獨(dú)立、互不相關(guān)的，并沒有所謂集團(tuán)的信息化建設(shè)，當(dāng)然也沒有集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公，有的只是那家叫“集團(tuán)總部”的企業(yè)的協(xié)同辦公，和一家獨(dú)立的小公司的協(xié)同辦公可能沒有多少不同。
戰(zhàn)略管控型
戰(zhàn)略管控型指集團(tuán)總部不但要作為投資者獲取投資回報(bào)，還要參與到成員企業(yè)的戰(zhàn)略決策當(dāng)中，但是通常對成員企業(yè)的具體的決策執(zhí)行過程并不要求細(xì)致、深入的掌控，而只定期對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核，以修正之前的戰(zhàn)略決策、或者為制定新的戰(zhàn)略決策提供參考依據(jù)。
在戰(zhàn)略管控模式下，如果成員企業(yè)間屬于相關(guān)多元化或者關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，則整個(gè)集團(tuán)可能使用統(tǒng)一的協(xié)同辦公軟件，其中針對集團(tuán)總部需求的部分，也有成員企業(yè)各自使用的部分。具體的事務(wù)處理的工作流程、過程文檔，更多是屬于成員企業(yè)內(nèi)部的部分。集團(tuán)總部范圍內(nèi)的，則除了把集團(tuán)總部看成一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)而產(chǎn)生的自身管理的需求之外，主要是作為成員企業(yè)的管理機(jī)構(gòu)。
管理機(jī)構(gòu)的工作，一方面是當(dāng)前性的管控性的工作，這體現(xiàn)在協(xié)同辦公上，可能是和成員企業(yè)高層（如CEO/CFO）相關(guān)的審核、審批工作流（比如集團(tuán)總部可能規(guī)定成員企業(yè)CEO/CFO某些類別，或者一定金額以上的合同或報(bào)銷必須經(jīng)過集團(tuán)總部相關(guān)部門或人員審批），也可能相關(guān)的成員企業(yè)運(yùn)營計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、年度總結(jié)文檔等。另一方面，也是更重要的方面，是我們前面提到過的以人為本的、長遠(yuǎn)性的一些工作。當(dāng)然，如果成員企業(yè)間關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，則可以考慮在不同的成員企業(yè)內(nèi)使用相互獨(dú)立的協(xié)同辦公軟件。
職能管控型
職能管控型目前可能是三類管控模式中比例最大的一類。職能管控型指集團(tuán)總部對成員企業(yè)的具體職能有比較深入的參與和掌控，包括財(cái)務(wù)、人力資源、法律、行政等各個(gè)方面。同時(shí)，職能管控型集團(tuán)的成員企業(yè)間也有著緊密的聯(lián)系，它們可能處在產(chǎn)業(yè)鏈的上下游，是供應(yīng)商和客戶的關(guān)系，也可能是同一產(chǎn)業(yè)中的不同職能，比如研發(fā)公司、采購公司、生產(chǎn)公司、銷售公司。
在職能管控模式下，協(xié)同辦公的建設(shè)和戰(zhàn)略管控型有類似之處，不同在于職能管控型集團(tuán)總部需要更及時(shí)詳盡地了解成員企業(yè)的運(yùn)營情況，成員企業(yè)之間也往往需要隨時(shí)隨地的進(jìn)行協(xié)作，因而需要隨時(shí)隨地了解其它成員企業(yè)的相關(guān)信息。因此職能管控型的集團(tuán)企業(yè)往往需要建設(shè)統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)，此外，職能管控型集團(tuán)總部也更多地參與到和成員企業(yè)相關(guān)的流程當(dāng)中，在查看成員企業(yè)文檔、人員信息等方面有更多的權(quán)限。
從前面的分析中我們可以看到，實(shí)施協(xié)同辦公絕不應(yīng)該僅僅關(guān)注軟件系統(tǒng)，而更應(yīng)關(guān)注作為協(xié)同辦公基礎(chǔ)的目標(biāo)和價(jià)值觀的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這對于集團(tuán)企業(yè)來說尤其重要。集團(tuán)企業(yè)和作為單一企業(yè)的中小型企業(yè)實(shí)施協(xié)同辦公的條件不同，目標(biāo)也有所不同。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)該從自身的特點(diǎn)出發(fā)，在目標(biāo)設(shè)定中以人為本、注重長遠(yuǎn)，同時(shí)在實(shí)施中不搞大干快上、貪大求全，而應(yīng)該務(wù)求實(shí)際，逐步推廣，不斷深化應(yīng)用。同時(shí)，不同類型管控模式的集團(tuán)企業(yè)建設(shè)協(xié)同辦公時(shí)也各有不同，在建設(shè)過程中應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。
