辦公室是一個(gè)綜合部門，承擔(dān)著“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的職能。辦公室主任作為部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，其工作做得好壞，將會(huì)直接影響到領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化以及單位各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)落實(shí)完成與否。同時(shí)，協(xié)調(diào)處理好各方面關(guān)系，對(duì)保證單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著十分重要的作用。本人結(jié)合工作實(shí)際，淺談一名稱職的辦公室主任將如何發(fā)揮參謀助手作用。
一、行文工作的“傳遞員”。文秘工作是辦公室最基礎(chǔ)性的工作。作為辦公室主任需具備一定的文字功底，適時(shí)了解金融經(jīng)濟(jì)政策，掌握一定的法律、法規(guī)知識(shí)，及時(shí)規(guī)范地做好行文的上傳下達(dá)。一是在行文過程中要緊緊圍繞中心工作，密切聯(lián)系工作實(shí)際，堅(jiān)持規(guī)范、精簡(jiǎn)、高效的原則，領(lǐng)會(huì)文體的格式，通盤掌握行文的各種要素，并能熟練運(yùn)用。切實(shí)規(guī)范對(duì)內(nèi)對(duì)外行文，發(fā)揮辦公室文字把關(guān)作用。二是在辦文過程中，要敏銳地捕捉文件的重點(diǎn)信息和核心要件，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供參考處理建議或方案。三是對(duì)文件的落實(shí)處理中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的閱示意見不折不扣地執(zhí)行督辦到位，做到按時(shí)辦結(jié)，及時(shí)反饋。同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)文字針對(duì)性、思想性和綜合性水平，充分發(fā)揮參謀助手作用。
二、調(diào)研工作的“統(tǒng)計(jì)員”。如今，信息是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和決策的重要依據(jù)，做好信息源的收集、加工和利用，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。辦公室主任要在調(diào)查研究上下功夫，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需要決策的問題和關(guān)注點(diǎn)，去開展調(diào)查研究，力求做到有分析、有建議，出思路、出觀點(diǎn)，找出解決問題的辦法，提出對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有參考價(jià)值的建議。一是收集信息。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)參與決策的需要，廣泛收集相關(guān)的信息，努力做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，不斷拓寬信息渠道，主動(dòng)將信息觸角延伸到各個(gè)方面。二是加工信息。對(duì)收集的信息必須進(jìn)行綜合分析，把那些能反映本質(zhì)、體現(xiàn)趨向，對(duì)工作可能產(chǎn)生重大影響或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)決策起作用的信息及時(shí)篩選出來，供領(lǐng)導(dǎo)參考。要深入調(diào)研中去，把最真實(shí)的情況，反饋給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做到科學(xué)決策，避免決策失誤。
三、公務(wù)工作的“勤務(wù)員”。在公務(wù)活動(dòng)中需要能輔佐領(lǐng)導(dǎo)處理公務(wù)。在處理公務(wù)活動(dòng)中，辦公室主任要進(jìn)一步強(qiáng)化大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從各個(gè)環(huán)節(jié)提供堅(jiān)強(qiáng)保障，努力讓領(lǐng)導(dǎo)和基層滿意。為此，必須提倡嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)去對(duì)待每一項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)；在具體工作過程中不推諉、不拖拉、不出紕漏。同時(shí)，要做到不講空話，多干實(shí)事，每一件工作都要認(rèn)真細(xì)致地抓好落實(shí)。不斷提高公務(wù)活動(dòng)的質(zhì)量和效率，是辦公室履行參謀助手職責(zé)的基本要求。
四、會(huì)務(wù)工作的“服務(wù)員”。作為辦公室主任，統(tǒng)籌組織好每一次的會(huì)務(wù)、接待工作是義不容辭的，是當(dāng)好參謀助手的具體體現(xiàn)。堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成任務(wù)，做到會(huì)前準(zhǔn)備充分、會(huì)中安排得當(dāng)、會(huì)后落實(shí)到位，力爭(zhēng)充分發(fā)揮會(huì)議上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通、集思廣益、破解難題、促進(jìn)發(fā)展的作用，可以用“細(xì)節(jié)決定成敗”來形容。
五、督辦工作的“監(jiān)督員”。督辦工作其實(shí)就是對(duì)重要工作的再落實(shí)，同時(shí)也是體現(xiàn)執(zhí)行力是否到位的標(biāo)尺。作為辦公室主任在督辦過程中，要提高工作責(zé)任心，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好督辦的各項(xiàng)日?；A(chǔ)性工作，對(duì)未完成的要查明進(jìn)度和原因，真正做到事事有回音，件件有結(jié)果。把事前督辦與事中、事后督查相結(jié)合，積極主動(dòng)發(fā)揮監(jiān)督職能作用。
六、溝通工作的“講解員”。有效溝通能夠促進(jìn)工作的順利完成，溝通也是信息交流的紐帶。如果溝通不暢，就會(huì)導(dǎo)致信息堵塞，出現(xiàn)紊亂，傳遞下去的信息就會(huì)與實(shí)際狀況不符。一是做好上下溝通。及時(shí)將上級(jí)機(jī)關(guān)的任務(wù)要求報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；及時(shí)將單位的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)工作向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)；及時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)了解基層和部室反映的突出問題和重要情況；及時(shí)將單位中心工作傳達(dá)給基層和部室。二是加強(qiáng)左右溝通。適時(shí)將有關(guān)部門和單位需要共同完成某項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容和要求報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
七、協(xié)調(diào)工作的“調(diào)解員”。辦公室工作處于溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐地位，是保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”。提高綜合協(xié)調(diào)水平，協(xié)調(diào)各方面力量，形成推進(jìn)工作的合力，營造溫馨和諧的工作環(huán)境，為各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供服務(wù)保障。一是做好內(nèi)外聯(lián)絡(luò)。進(jìn)一步加強(qiáng)與上級(jí)機(jī)關(guān)的聯(lián)系，多請(qǐng)示匯報(bào)，積極爭(zhēng)取上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)工作的關(guān)心、支持。二是做好左右協(xié)調(diào)。主動(dòng)溝通情況，爭(zhēng)取多方支持；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作計(jì)劃，安排日常事務(wù)和辦理具體事項(xiàng)；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)重要活動(dòng)安排；協(xié)調(diào)推進(jìn)部室工作進(jìn)度，抓好各項(xiàng)工作落實(shí)，形成工作整體合力。
八、后勤服務(wù)的“保障員”。要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，耐心周到地做好后勤服務(wù)工作，為單位各項(xiàng)工作順利開展提供后勤保障。辦公室主任要替領(lǐng)導(dǎo)多了解和關(guān)心員工的生活情況，幫助基層、員工排憂解難，做耐心細(xì)致的工作，讓基層、部門、員工感受單位的溫暖。用真心、真情的服務(wù)，做好后勤保障工作，增強(qiáng)后勤工作的主動(dòng)性和前瞻性，堅(jiān)持以人為本，在保障工作優(yōu)質(zhì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，盡最大力量為領(lǐng)導(dǎo)、部門和基層提供人性化的后勤服務(wù)，樹立良好的企業(yè)文化。
總之，要成為一個(gè)稱職辦公室主任，就是要努力在當(dāng)好參謀上下功夫，超前謀劃、搞好服務(wù)、抓好協(xié)調(diào)、樹好形象，不斷提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，推動(dòng)單位工作再上新臺(tái)階。
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