不管單位大小、人多人少，也不論是機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，辦公室都是一個中心樞紐，辦公室主任都是一個非常重要的崗位，負(fù)責(zé)的工作任務(wù)重要繁雜。看似每天只做一些日?，嵤?，一年下來總結(jié)也沒有什么重大成果，但要當(dāng)一個合格的辦公室主任確實不易，當(dāng)一個優(yōu)秀的辦公室主任更是很難。本人在辦公室工作了二十多年，認(rèn)為當(dāng)好辦公室主任必須具備七種基本能力。
一是要具備參謀輔政的能力。在決策方面，辦公室主任不是決策者，但他是領(lǐng)導(dǎo)班子特別是主要領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參謀助手。一個單位的許多工作辦公室主任都有建議權(quán)，有時主要領(lǐng)導(dǎo)決策前還會征求辦公室主任的意見，特別是領(lǐng)導(dǎo)心中還沒底時，這種參謀建議就有了舉足輕重的作用。提高參謀輔政能力，首先要學(xué)好政治理論，提高政策水平。特別是當(dāng)前時事，尤其是中央領(lǐng)導(dǎo)的重要講話和會議文件，省市等本地方的重要會議和領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，都必須及時跟進(jìn)學(xué)習(xí)和掌握，準(zhǔn)確理解把握黨的路線方針政策和地方黨政的重大決策部署，這樣才能確保你給領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策時能順應(yīng)時代要求，不跑偏、不走題，符合上級要求和精神，整個單位的工作才能緊緊的圍繞中心來開展，才不會迷失前進(jìn)方向。
二是要提高公文寫作的能力。公文寫作是做好辦公室工作的基本功，文稿起草把關(guān)是辦公室的主要職責(zé)。辦公室主任要把提高自己的公文寫作能力作為履職的第一要務(wù)。既使你不自己動手去寫作，審核把關(guān)也需要你是公文寫作的行家里手。公文寫作和一般文章的寫作又有不同，既使原來有一定的寫作基礎(chǔ)，公文寫作也需要學(xué)習(xí)。先要學(xué)習(xí)上級的文件和講話，這既是很好的公文范本，也是熟悉上級政策的有效途徑，寫出的公文才符合上級的精神和要求；其次要熟悉了解相關(guān)的工作，特別是對工作中存在的問題，要有自己的研究和見解，寫出來的東西才能很好地結(jié)合實際，更有指導(dǎo)性、針對性和操作性。這就是上通＂天線＂、下接＂地氣＂。再次要熟悉公文的種類和格式，才不會把通知寫成通報，請示寫成報告。才能寫出格式規(guī)范、表達(dá)準(zhǔn)確、內(nèi)容全面、見解獨到的優(yōu)秀公文。這樣，公文的起草和審核把關(guān)都難不住你，才是一個合格的辦公室主任。
三是要增強(qiáng)公文處理的能力。公文處理是辦公室的主要業(yè)務(wù)，是上傳下達(dá)、機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的主要手段。公文處理看似簡單，辦理起來并不容易，出現(xiàn)一點失誤都會給工作帶來一定麻煩，影響工作有序開展，甚至?xí)斐深I(lǐng)導(dǎo)之間、單位（科室）之間的誤解，造成不良后果。因此，辦公室主任要精通《黨政機(jī)關(guān)公文處理條例》，這是公文辦理的法規(guī)和準(zhǔn)繩，同時，還要熟悉領(lǐng)導(dǎo)分工和各單位（科室）職責(zé)，這是公文處理的依據(jù)。把《條例》及相關(guān)資料作為案頭必備。因為辦公室在處理文件的過程中，會遇到許多具體的問題，只有熟悉掌握公文的文種、格式和辦理程序，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)和單位（科室）的職責(zé)分工，才能及時準(zhǔn)確、科學(xué)合理提出擬辦意見，迅速高效的辦理，出現(xiàn)問題也能有理有據(jù)解決，才不會把分發(fā)對象、辦理程序這些基本的東西搞錯，引起工作上的推諉扯皮和混亂，影響工作正常高效的開展。
四是要提高辦理會務(wù)的能力。會議是一個地方和單位統(tǒng)一思想認(rèn)識、安排落實工作的重要方式。會務(wù)辦得如何直接關(guān)系到單位運(yùn)轉(zhuǎn)有序和工作質(zhì)量效率。辦公室主任是機(jī)關(guān)單位辦理會務(wù)的主要負(fù)責(zé)人或牽頭辦理者，對會議主題選擇、議題提出、召開形式、議程擬定、人員確定等會議要素有一定的決定作用或重要的參謀意見，會議通知起草下發(fā)，會議資料的起草把關(guān)、收集歸檔等等也是由辦公室主任負(fù)責(zé)。如何把會議辦好，既不能增加基層負(fù)擔(dān)，也能確保達(dá)到開會的目的和效果，就是對辦公室主任能力的考驗。
五是要提升綜合統(tǒng)籌的能力。辦公室的中樞作用主要體現(xiàn)在綜合統(tǒng)籌協(xié)調(diào)上，任何工作和任務(wù)都不是一個單位或個人可以獨立完成的，許多工作以及疑難問題都需要辦公室主任出面協(xié)調(diào)解決。辦公室主任必須學(xué)會協(xié)調(diào)上下、左右溝通、內(nèi)外聯(lián)動的方式方法。寓落實于協(xié)調(diào)、化矛盾于無形。有人說，當(dāng)辦公室主任的要圓滑一些，擺平就是水平，實際說的就是要綜合協(xié)調(diào)能力。這里還包括單位內(nèi)部科室和人員的統(tǒng)籌兼顧都要做到合情合理、科學(xué)有序、有條有理、均衡有度。保證機(jī)關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)的決策和意志順利的落到實處。
六是要提升禮儀接待的能力。辦公室是一個地方和單位的門面和窗口，文明辦事、禮貌待人是基本要求。所以辦公室主任及下屬都要學(xué)習(xí)一定的公務(wù)禮儀，從著裝、語言、交流、辦事都要規(guī)范有度，體現(xiàn)機(jī)關(guān)文明形象。比如，辦公室在單位及領(lǐng)導(dǎo)的對外交往和公務(wù)洽談中，雙方領(lǐng)導(dǎo)見面、座談、簽約等等，對場景、程序、人員都有規(guī)范要求，這些辦公室主任都要精準(zhǔn)把握，既要有儀式感，又要符合程序和雙方身份。特別是新形勢下的公務(wù)接待，規(guī)定多，規(guī)矩也嚴(yán)，更要把好政策關(guān)，才能既很好的完成接待任務(wù)，又不違反有關(guān)規(guī)定，留下財經(jīng)方面的隱患。
七是要提高督促落實的能力。抓落實是辦公室的重要職責(zé)。上級決策部署在本單位的落實、本單位及領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，還有一些臨時的任務(wù)都要辦公室去跟蹤督促落實。要建好工作落實臺帳，逐項逐事分解，明確落實的內(nèi)容、責(zé)任單位、責(zé)任人，完成的時限和達(dá)到的要求，形成定期或不定期調(diào)度督查的制度。推進(jìn)中在職權(quán)范圍內(nèi)的問題，要敢于擔(dān)當(dāng)，及時協(xié)調(diào)解決，不能上交矛盾；自己不能解決的問題要及時報告，請示上級和領(lǐng)導(dǎo)幫助解決，千萬不能知情不報，把小事拖大，大事拖炸。這樣一件一件的去辦，做到事事有著落，件件有回音。
當(dāng)好辦公室主任需要的能力還很多，比如后勤保障能力、數(shù)字技術(shù)能力等等，所以有人說辦公室主任是＂萬金油＂，就是什么都要能都要懂的意思。但我認(rèn)為以上七種能力是當(dāng)好辦公室主任必須具備的最基本的能力，具備了，當(dāng)一個合格的辦公室主住就沒有問題了，做得好，當(dāng)一個優(yōu)秀的辦公室主任也沒有問題。
