| 辦公室的主要職能是為領導和機關工作提供服務，其中一項重要工作內(nèi)容，就是撰寫好職能范圍的各種文字材料。從煙草行業(yè)情況看，各級辦公室作為本單位的綜合部門，僅從做文字或文秘、文書工作的角度說，有兩方面內(nèi)容要落實：一方面是負責和協(xié)調(diào)整個機關（單位）的公文運轉(zhuǎn)即做好日常的公文處理工作，另一方面是負責完成本單位主要工作特別是領導工作所需要的各種文件材料的起草撰寫即文字材料工作。這兩個方面內(nèi)容在實際工作中密不可分、亦分亦合。相對而言，公文處理工作其法定性、規(guī)范性、業(yè)務性即“規(guī)矩”性的要求更多一些，文字材料工作（或者說廣義的公文寫作工作）則對文字能力特別是寫作方面的要求更高一些。因為公文處理工作有其相對統(tǒng)一、完整、系統(tǒng)的規(guī)范要求并經(jīng)常進行相關的培訓（這次培訓班也專門安排講），下面?zhèn)戎鼐秃笠环矫妫簿褪俏覀冝k公室及機關工作中經(jīng)常用到、而且每個機關工作人員都有需要的常用文字材料寫作的有關問題，談一些自己工作中的認識和體會。主要講四個方面： 一、文字材料撰寫是辦公室工作的基本功 辦公室的工作職能，通常我們講主要為“辦文、辦會、辦事”三大項。這個說法確實概括得比較準，也比較形象、簡而易記。但從實際工作來看，“辦文”也是辦事的一種，“辦會”中有很大一部分工作是在辦文，“辦事”的過程中又有好多事情需要通過“辦文”來完成。這么講不是說“辦文”就有多么重要，但它確實是貫穿在機關（科室）工作特別是辦公室工作的各個方面、各個崗位，所以說它是辦公室工作及其所有辦公室工作人員的基本功。當然，由于辦公室各崗位工作性質(zhì)和要求的不同，每個單位機構(gòu)設置和人員安排也不完全一樣，這里更多講的是從事秘書性、綜合性工作崗位的人員包括辦公室領導，其文字工作的功底和能力確實是一項必備條件，否則是很難適應工作要求的，也不能很好地完成所應承擔的任務。 首先，寫好文字材料是為領導和機關工作服務的基本要求。辦公室的工作主要是為領導工作提供服務，由于機關科室的工作性質(zhì)所決定，為領導工作服務特別是對其政務工作的服務，很大一部分工作要靠“寫文章”即撰寫材料、擬制文件、起草講話等來完成，因為一個單位行政效力的發(fā)揮，更多還是要靠文件也就是說要通過書面的文字形式即公文來體現(xiàn)和實現(xiàn)，辦公室作為單位的綜合部門，其工作職能就確定了必須承擔這樣的任務。嚴格說來，即使有些講話、報告是領導親自動手寫的，除非完全為個人署名的非工作范圍文章外，更多體現(xiàn)的也是一種單位或職務行為而非個人行為。因此，對于辦公室的文字材料的寫作，我們要從履行辦公室工作職能和崗位職責上來認識，把它作為完成所在崗位工作任務、為領導和機關工作提供服務的一項基本要求來看待，傾盡全力做好這方面的工作，通過把“文章”、“材料”寫好，努力為領導工作提供更充分、更有效、更放心、更滿意的服務。 第二，加強文字工作是履行好辦公室工作職能的重要基礎。既然文字工作是由職能所為，又有這么重要的作用，同時擔負的責任也很大，這就要求我們必須重視文字材料寫作工作，把它作為辦公室的一項基礎工作切實抓好。這方面的意義、作用、重要性可以講出很多，我們平時工作中就經(jīng)常能夠聽到或講到這樣的話：公文是一個單位的“門面”和“窗口”，公文質(zhì)量體現(xiàn)一個單位的政策水平、工作作風和精神面貌，公文質(zhì)量關系到行業(yè)、企業(yè)、單位的形象，等等。這里雖然講的是“公文”，其實我們各級辦公室所涉及到的文件材料基本如此，包括各級領導經(jīng)常對公文處理工作提出要求也是突出強調(diào)這點。僅此完全可以說明辦公室文字工作的重要性。所以，各級辦公室都要切實重視文字工作，作為一項基礎性建設堅持抓好，人員缺位要配齊，力量不足要充實，功底不夠要加強培訓學習，崗位不適應也要進行適當調(diào)整，這不僅是完成工作任務的需要，也是提高辦公室工作水平的必要條件和基本保證。 第三，適應形勢和工作要求，努力提高文字材料寫作質(zhì)量。總的說，行業(yè)這么多年來通過召開辦公室系統(tǒng)各種會議和進行培訓，當然也包括各級領導對辦公室工作都非常重視，使各級辦公室的人員隊伍不斷得到充實加強，整體素質(zhì)不斷提升，公文處理和文字材料水平在不斷提高。但不能否認，高標準要求起來，我們的文字材料工作也確實存在較大差距。國家局領導就多次指出過局機關文件材料方面與上級有關領導部門的明顯差距，突出表現(xiàn)是文字工作不夠精細，下的功夫不夠，總體質(zhì)量水平還不高。同時還要看到，目前這項工作面臨一個比較實際的問題是，文字工作確實是個比較辛苦清苦的工作，好多人都不太愿意干這個事，或調(diào)整、或交流、或選人都比較困難。再有近幾年行業(yè)辦公自動化逐步全面推行，對各類文稿的審校把關、質(zhì)量保證等問題也提出新的要求。特別是隨著當今電腦使用和網(wǎng)絡發(fā)展，可以說對文字工作既帶來了極大方便也帶來了極大影響，錯字、別字及不規(guī)范使用文字的情況在網(wǎng)上、媒體上、各種文稿上經(jīng)常出現(xiàn)，這也可以說是對我們傳統(tǒng)紙質(zhì)文字的嚴峻挑戰(zhàn)。因此，要求我們各級辦公室更要樹立信心，更加嚴謹細致地做好這項工作，從辦公室領導到每個工作人員都要盡心盡職、兢兢業(yè)業(yè)，多方面采取措施，嚴格把好文字關，確保文件材料質(zhì)量，促進辦公室工作水平不斷提高。 二、辦公室常用文字材料的幾種主要形式 辦公室文字材料包含的內(nèi)容較多、面也比較大，從信息、宣傳、調(diào)研、督辦到文秘、公文處理等各項工作中各類文件、文稿的起草，都要涉及到文字工作，其中公文占了很大的一部分，包括有些最初的文字材料最終根據(jù)需要也都要形成或轉(zhuǎn)為公文印發(fā)。這里僅從辦公室秘書性工作的職責要求、從撰寫文字材料的角度，結(jié)合我們實際工作中經(jīng)常遇到的一些情況和問題，講以下幾種常見形式： （一）領導講話。 使用“領導講話”這個說法不一定很準確，叫“講話稿”可能包括的面更大些，但這里想要突出講的，主要是我們各級領導在各種工作會議上的講話。這個“領導講話”，特別是單位主要領導在年度或半年工作會議以及其他有關工作會議上的講話，實際并不僅僅是個簡單的發(fā)言或演講，它還有另一個名稱就是“工作報告”或叫“報告”，以至更嚴格地說稱為“報告”（與公文文種的“報告”不同，此報告非彼報告）可能更規(guī)范些，提法上也更貼切、更準確。多年來我們的各級部門、各個單位都是這么延續(xù)著做下來的，已逐步成為一種領導方式和工作方式，或者叫實施領導和部署工作的一種主要形式，并形成一種固定的機關應用文體了。這種會議上的“領導講話”所要反映的中心內(nèi)容，是一個單位或系統(tǒng)對全局工作或某個方面工作的總體部署，是對所管理的工作在一定時期的全面領導和指導，是履行和行使其行政職能的重要體現(xiàn)，也是所屬各單位都必須遵循和執(zhí)行的“大政方針”。這種“講話”正式印發(fā)下去，用我們習慣說法往往都是要“認真學習領會，堅決貫徹執(zhí)行”的，說它多重要就有多重要。這么講，這種“領導講話”材料就不純粹或說不完全是“寫”出來的，而是需要通過單位領導班子集體的研究、討論共同“制定、決定”出來的。有的公文寫作書把對“講話”與“發(fā)言”的分開而論不太認同，實際是對這種“講話”或說“報告”的本質(zhì)特征、工作要求及其形成過程缺乏更具體、深入的了解，其實二者的區(qū)別也正在這里。而從另一方面來看，不管這個“講話”需要怎么討論、怎么研究，總歸是要落實到文字上才能夠進行這種集體性的討論、研究并形成最終的“講話”文字稿，所以又確實是需要通過“寫”才能夠完成的。這樣就給我們怎么“寫材料”帶來非常“艱巨而光榮”的任務，它是形成領導講話最基本也是最關鍵的環(huán)節(jié)。至于這個“講話”是否由領導本人來寫以及在內(nèi)容上必然帶有的講話者即領導個人的傾向性，那是領導工作作風和領導的職務行為所在，與“講話”所屬的性質(zhì)并無矛盾。 既然領導講話材料屬于這樣一種性質(zhì)，那在起草或說撰寫這種材料時應當怎么寫、需要注意些什么，自己感覺有以下一些方面應特別注意掌握：（1）要有上級的精神（或說理論政策指導）。無論哪些方面的精神，包括文件、會議、講話等。什么時候的精神，包括長期、近期、當前的以及哪一級的精神等等，這些精神總要有而且必須有，這是貫穿在整個材料中并統(tǒng)領材料內(nèi)容的綱。從另一角度即工作角度講，領導講話或工作報告本身就是要貫徹執(zhí)行和結(jié)合實際貫徹落實上級精神。（2）要有對全局工作情況的了解和掌握。無論已完成的工作、目前的形勢狀況還是今后的計劃打算、發(fā)展趨勢或走向，無論“橫向”的還是“縱向”的，都要有大體的把握和盡可能多的掌握，這是形成材料最基本也是最主要部分的內(nèi)容。（3）要準確領會領導意圖和工作思路。這是形成材料主要觀點、主題思想、總體思路的關鍵。要盡可能地挖掘、擴展、捕捉、完善領導意圖。（4）要充分體現(xiàn)“講話”對工作要有指導性的要求。應該講到的情況在材料里都要有所體現(xiàn)，部署、安排工作盡可能全面，不應出現(xiàn)大的缺項或漏項。（5）要盡量使用定性語言。以“能做不能做、可不可操作”為基調(diào)選擇使用恰當語言，做到既要看得懂，又要聽得明白，減少使用研究性、渲染性、生僻性的用語。（6）要站在領導工作角度講領導該講的話。語氣、語調(diào)都應注意，是以“領導”身份講話而不能是起草人或執(zhí)筆者站在自己角度說的話，要把自己放到講話的情狀當中去選擇使用語言。（7）要明確講話的受眾范圍和對象。盡量在起草前就要知道是誰講話、在什么場合講、講給誰聽，盡量使之“有的放矢”。（8）要確定完成材料的階段和時限。這在研究材料時應盡量明確下來，以便于根據(jù)情況組織人員力量和安排好寫作、討論時間，也防止誤事。在內(nèi)容上，領導講話材料一般應包括總結(jié)工作中的成績、經(jīng)驗以及存在的問題和原因、分析當前形勢和發(fā)展趨勢、提出下一階段的工作部署和要求等幾個部分。以上僅從組織撰寫講話材料方面談了應當注意的幾點，一些寫作方法上須注意的問題待后面講。 與領導講話相近似的文字材料還有如工作總結(jié)、工作要點、工作安排意見、工作情況報告、向上級部門的工作匯報等，也都基本是大同小異、有同有異，實際工作中也經(jīng)常是依據(jù)這個主“報告”的精神來縮寫或改寫為其它材料，或者使用和貫徹其中的內(nèi)容，這當然都是可以的，并無不妥，但寫的時候必須注意一定要形成所寫材料所需要的新的思路，不能照搬照抄上去，最起碼是要注意區(qū)別對上匯報與對下提出要求的不同語氣，并要斟酌使用與其講話或匯報的領導者身份相適合的語言。至于領導在出席某個單項的會議或在某項活動上所需要的一般性講話稿，包括如一些祝賀性的、談話性的、演說性的講稿，即所謂“發(fā)言”材料，不少寫作知識書上常有介紹，這里不多說。 （二）經(jīng)驗材料。 經(jīng)驗材料或叫典型材料是我們辦公室文字材料中經(jīng)常要用到的一種形式。往往上級部門開個什么會議，需要我們準備材料在會議上介紹或交流，除座談性的會議是要求匯報工作情況外，多半就都屬于是經(jīng)驗材料一類。因為既然是介紹本單位的工作或某個方面的工作情況，就說明在這些方面有供別人可學習借鑒之處，無論是否構(gòu)成經(jīng)驗或僅是一般做法，那只是相對而言或有程度上的差別，性質(zhì)上大體如此。再有一種情況是領導了解發(fā)現(xiàn)或從某些方面反映出來，說哪個單位或哪些方面工作做得不錯，派機關同志下去專門總結(jié)某個單位某些方面的經(jīng)驗，做有關會議準備如經(jīng)驗交流會或通過其它形式予以推廣。一般不外乎這兩種情況。這方面材料我們在工作中使用得比較廣，幾乎每年各種會議上都能見到。 典型經(jīng)驗材料的寫法也基本形成套路，一般多為“三段式”或“四段式”（或說是三要素、四要素）。即“認識”、“做法”、“效果”或再加“體會”，這是指一般性的經(jīng)驗交流材料，通常只要具備這幾方面的內(nèi)容并符合上級部門或會議的有關要求就應該可以用。如果是向較高層領導機關報送譬如是在全國性會議上介紹的典型經(jīng)驗，那就要組織力量認真總結(jié)和加以提煉，真正能夠提供更具普遍意義的經(jīng)驗，但這幾個方面內(nèi)容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料結(jié)構(gòu)倒不一定完全要按著這幾步先后順序去套，應根據(jù)具體工作情況和做法來合理組織材料，寫法可多種多樣，但這幾層意思肯定在材料中都會有所反映。 與經(jīng)驗材料比較接近的還有如事跡材料、情況匯報材料等。事跡材料（包括單位或集體、個人事跡）在評選推薦先進時常用。寫這類材料最需注意的是要突出特點和有具體事例，把最典型的事跡反映出來，同時兼顧到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套話太多、過于平淡。情況匯報材料也是要注意能夠體現(xiàn)出本單位自身的工作特點，據(jù)實反映情況，多用事實和數(shù)字說話，并提出有關建議，以助于上級部門了解真實情況和作出正確分析判斷，切忌空泛議論。 （三）調(diào)研報告。 調(diào)研報告過去更多情況下是稱調(diào)查報告，現(xiàn)在在形成材料時也多用調(diào)查報告。從我們辦公室工作接觸的情況看，更多是屬于這種調(diào)研性質(zhì)的調(diào)查報告。它多用于就某些方面工作的現(xiàn)狀進行調(diào)查研究，更多地是為領導決策和指導工作提供服務。其中有些調(diào)研情況可成為總結(jié)典型經(jīng)驗的前提，據(jù)此或再經(jīng)進一步了解就可以整理或撰寫為經(jīng)驗材料，有些調(diào)研則成為領導決策的參考依據(jù)，比如我們各單位每年召開行業(yè)工作會前所組織的調(diào)研即是如此。這種調(diào)查報告在寫法上的基本要求也可以說是共性要求，就是要“有情況、有分析、有措施、有建議”（亦即三或四要素）。起草這種調(diào)研材料對執(zhí)筆人的理論政策水平、綜合分析能力、文字表達能力等都要求比較高，辦公室工作要提高服務水平，很重要的是要能夠提供出有質(zhì)量、有水平的調(diào)研報告。與此相類似的還有情況反映、工作建議等材料，也多是根據(jù)調(diào)查研究的情況來寫的，有些內(nèi)容本身就是調(diào)研報告的一部分，根據(jù)需要可分別進行整理。調(diào)查報告還有另一種需要就是針對某種問題進行的專項調(diào)查，一般也都要形成調(diào)查材料或調(diào)查報告，這種調(diào)查多是根據(jù)領導指派或由各有關專業(yè)職能部門來完成的，包括對一些案件情況的調(diào)查處理等，有其特定要求，在此不再多講。 |
