如何提高時(shí)間利用效率？
數(shù)學(xué)家華羅庚說過：“成功的人無一不是利用時(shí)間的能手！”
實(shí)際上，只要扎扎實(shí)實(shí)地用好每一分鐘，幾乎不可能不能成才、有所作為、享受美好的生活及健康長壽。有些人一生都沒有利用好時(shí)間，有些人只是利用好了青春，有些人只是利用了一生中的幾年，一流人才在盡量利用好每一天，而高手們?cè)诒M量利用好每一分鐘乃至每一秒鐘?？v觀高級(jí)人才的行為，很少有浪費(fèi)時(shí)間的行為，他們的成功實(shí)質(zhì)上時(shí)間利用上的成功。充分利用時(shí)間，實(shí)質(zhì)上就是以較少的時(shí)間做較多的事情。辦每件事都要考慮節(jié)約時(shí)間的問題。有些事情不能節(jié)約時(shí)間，為了保險(xiǎn)還要投入較多的時(shí)間。例如，試驗(yàn)新的水稻品種，要經(jīng)過一定時(shí)間的試驗(yàn)成功之后，才能全面推廣。如果急于推廣，有時(shí)會(huì)造成很大的損失。充分利用時(shí)間是一個(gè)永恒的問題，人類利用時(shí)間的能力在不斷進(jìn)步。如何充分利用時(shí)間呢？
一、以較小的時(shí)間單位辦事。這樣有利于充分安排和利用每一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，一時(shí)節(jié)約的時(shí)間和精力或許不多，但長期積累，可節(jié)約大量的時(shí)間。許多科學(xué)家、企業(yè)家、政治家辦事常以小時(shí)、分鐘為單位，而一般人常以天為時(shí)間單位。美國人辦事常以小時(shí)、分鐘為單位來計(jì)算，而我們辦事常以一天、一周為單位來計(jì)算?？梢?，我們的時(shí)間觀念遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上美國人，因而急需改進(jìn)。
猶太人把時(shí)間視作金錢，常以1分鐘得到多少錢的概念來工作。猶太老板請(qǐng)員工做事，工薪是以小時(shí)計(jì)算的。猶太人會(huì)見客人，十分注意恪守時(shí)間，絕不拖延。客人來訪，必須要預(yù)約時(shí)間，否則要吃閉門羹。猶太人對(duì)于突然來客是十分討厭的，如果是做生意，可能會(huì)導(dǎo)致失敗。
二、多限時(shí)。人的心理很微妙，一旦知道時(shí)間很充足，注意力就會(huì)下降，效率也會(huì)跟著降低；一旦知道必須在什么時(shí)間里完成某事，就會(huì)自覺努力，使得效率大大提高。人的潛力是很大的，多限制時(shí)間通常不會(huì)影響心身健康，卻可大大提高辦事效率，何樂而不為呢？
大科學(xué)家愛因斯坦成才途徑是艱難的。對(duì)他而言，根本就談不上什么科學(xué)研究條件。大學(xué)畢業(yè)后，盡管他想當(dāng)一名物理學(xué)家，由于是猶太人，他才當(dāng)上一個(gè)郵政局的小職員。但艱難的生活并沒有動(dòng)搖他攀登科學(xué)高峰的決心。他將一天8小時(shí)的工作有4小時(shí)內(nèi)干完。其余的時(shí)間用來進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究。
對(duì)多數(shù)事情而言，既可在較長的時(shí)間里做完，也可在較短的時(shí)間里做完，彈性相當(dāng)大。多限制時(shí)間有助于減少辦事時(shí)間，從而達(dá)到充分利用時(shí)間的目的。一件事情8小時(shí)可以做完，如果只給4小時(shí)，也可以想辦法完成。例如，開會(huì)最好限制時(shí)間，并提前告訴參加會(huì)議者需要多長時(shí)間，這樣既讓他們好安排時(shí)間，又利于減少開會(huì)時(shí)間。又如，約見朋友時(shí)，先說明自己想要多少時(shí)間交談，有了這個(gè)限制，大家就會(huì)認(rèn)真交談及直奔主題，避免了無謂的聊天，使得交談的效率大大提高。再如，有事與他人協(xié)商時(shí)，不妨請(qǐng)對(duì)方在指定的時(shí)間內(nèi)答復(fù)，以免浪費(fèi)時(shí)間。比如說：“這件事你考慮一下，下午打個(gè)電話答復(fù)我，好嗎？”一般不要說：“你想好了，打個(gè)電話給我。”否則，對(duì)方很可能會(huì)拖延較長時(shí)間，而你卻一直地等，既浪費(fèi)時(shí)間，又讓人厭煩，不可取。
三、平常要充分利用時(shí)間，關(guān)鍵時(shí)刻要搶時(shí)間。如果搶時(shí)間的能力差，就很容易在關(guān)鍵時(shí)刻失敗，因此，每個(gè)人都要掌握好搶時(shí)間的技術(shù)。
四、采用先進(jìn)的工具和技術(shù)節(jié)約時(shí)間。這樣一時(shí)節(jié)約的時(shí)間或許不多，但長期積累則很多。假如一生都盡量采用較先進(jìn)的工具和技術(shù)，往往可以取得成功。盡管使用先進(jìn)的工具和技術(shù)可能要花不小的代價(jià)，但與長期積累所節(jié)約的時(shí)間相比，往往是值得的。
電腦是人類的好助手，花一些時(shí)間精通電腦很有好處。隨身攜帶一個(gè)筆記本電腦，乘飛機(jī)、坐汽車、坐火車都可以學(xué)習(xí)、工作和娛樂。
五、把自己的時(shí)間安排得滿滿的，從而促使自己努力。這是充分利用時(shí)間的最好辦法。假如給自己安排的事情不多，那么，無論如何認(rèn)真，時(shí)間還是沒有被充分利用。
把自己一生要做的事情都安排得滿滿的，比如一生準(zhǔn)備干多少事業(yè)，把自己的時(shí)間安排得滿滿的，從而促使自己勤奮。這一時(shí)對(duì)充分利用時(shí)間或許不很有利，但一生積累，的確非常有益。
六、優(yōu)先辦理重要的事情。所做的事情越有意義，時(shí)間的利用率就越高，反之，時(shí)間的利用率就越低。如果把大部分時(shí)間用在鎖碎的事情上，那是非常不應(yīng)該的。
七、投入最多的時(shí)間發(fā)揮自己的特長。發(fā)揮特長有助于個(gè)人發(fā)展，因此，應(yīng)投入較多的時(shí)間發(fā)揮特長。投入于特長的時(shí)間越多，對(duì)個(gè)人的發(fā)展越有利，一生的時(shí)間利用率也就越高。
八、通過合作節(jié)約時(shí)間。對(duì)于一件事，可分割成幾個(gè)較小的部分，自己只做其中一部分，其它部分讓別人去做。這樣可為自己節(jié)約很多時(shí)間。比如，將部分工作（特別是煩瑣事務(wù)）分給下屬去做；請(qǐng)咨詢公司收集有關(guān)信息。與人協(xié)作時(shí)，最好找效率不低于自己的人作伙伴；對(duì)比自己更重要的人，要配合他的時(shí)間。
有些事情自己無法親自去做，可請(qǐng)他人協(xié)助。個(gè)人的力量是有限的，要充分利用時(shí)間，就要盡量利用別人的力量，讓別人的時(shí)間為自己的時(shí)間。例如，工人的工作時(shí)間都由企業(yè)家管理，一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)家，無不把這筆時(shí)間當(dāng)做自己的時(shí)間而好好利用。
九、一心多用。邊吃飯，邊聽新聞、音樂；邊看電視，邊交談；邊看書，邊交談；邊吃飯，邊交談；邊打乒乓球，邊交談。在刷牙、洗臉、刮胡子、穿著打扮時(shí)，可讓自己放松、放松。高級(jí)人才都有一心多用的愿望，長期如此，也就在不知不覺之中形成了習(xí)慣，這對(duì)于充分利用時(shí)間非常有益。
大多數(shù)日本人無法接受無所作為的消遣方式，并把無所事事的消遣看作是痛苦的事情，因此，他們即使是在旅游、度假，也會(huì)安排一些有意義的事情，以達(dá)到邊玩、邊學(xué)習(xí)或邊工作的目的。這樣一時(shí)利用的時(shí)間資源或許不多，但一代人所爭取的時(shí)間資源將很多，代代相傳，對(duì)于民族發(fā)展將萬分有利。
十、給自己找更多的事情做。沒事做或沒有較多的事情做，是很多人沒有充分利用時(shí)間的主要原因。不斷進(jìn)取，樹立較大的目標(biāo)，是使自己有更多的事情做的最好辦法。個(gè)人的潛力是很大的，而大部分人只用到潛力的很小部分。假如讓自己一天做一件事情，可以度過每一天；如果讓自己一天做兩件事情，也可以度過每一天。如果你讓自己一天做10件事，你也可以想辦法完成它。
十一、利用間斷時(shí)間。比如看電視時(shí)，人們通常只留意其精彩的內(nèi)容，因此，通過多換臺(tái)可以得到更多精彩的內(nèi)容。邊看電視邊做其它事情，電視內(nèi)容精彩時(shí)，就看一看，反之，就做事。在公文包里放一本好書，有空就拿出來看一看，工作中間沒事時(shí)可拿出來看；在飯店里等吃飯時(shí)看一看……
十二、利用零碎時(shí)間。利用好零碎時(shí)間并不難，但最容易為人們所突視。超級(jí)人才與一般人才的區(qū)別主要在于他們善于利用零碎時(shí)間，盡管一時(shí)的區(qū)別并不大，但長期積累，差距就產(chǎn)生了。例如坐地鐵、坐火車時(shí)，讀份報(bào)紙或構(gòu)思一個(gè)文件，或者好好地自我放松一下（比如閉目養(yǎng)神）。
在等待的時(shí)間里，可考慮發(fā)展計(jì)劃、讀幾頁書、看看報(bào)紙、處理一些瑣事、運(yùn)動(dòng)或放松一下。比如，帶上一個(gè)小問題在吃飯排隊(duì)時(shí)思考；交給上司遞方案往往要坐著等待他答復(fù)，可思考與此方案有關(guān)而尚未完成的問題。一個(gè)不善于利用零碎時(shí)間的人，不可能成為世界級(jí)人才。善于利用瑣碎時(shí)間，一時(shí)得利或許不大，但長期積累，是非常有益的。難怪高級(jí)人才都重視零碎時(shí)間，而且都自我磨煉成為利用瑣碎時(shí)間的能手？
十三、多考慮現(xiàn)在和未來，少考慮過去的事情，以充分利用時(shí)間和精力?；仡欉^去往往會(huì)浪費(fèi)時(shí)間和精力。當(dāng)然，在處理許多事情時(shí)，往往要考慮過去的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，因?yàn)檫^去有些東西可做為現(xiàn)在或以后辦事的參考。
十四、充分利用休息時(shí)間。比如，利用吃飯時(shí)間、飯后短暫的休息時(shí)間、運(yùn)動(dòng)后放松的時(shí)間，和朋友、同事交談，這樣既有利于放松心身及消除疲勞，又利于交友。有些領(lǐng)導(dǎo)者常利用吃飯和飯后休息的時(shí)間，輪流與下屬、同事交談，這樣既有利于增進(jìn)與下屬的互相了解，又利于獲得良好的意見和建立良好的團(tuán)體氣氛，又可減少一些會(huì)議和會(huì)談，十分有益。
十五、被干擾的時(shí)候做些簡單的事情。不速之客來了，可邊應(yīng)酬邊辦事。對(duì)于無關(guān)緊要的會(huì)議，應(yīng)想辦法推掉，以免浪費(fèi)時(shí)間。不得已參加這些會(huì)議時(shí)，可以簡單思考一下某個(gè)辦事計(jì)劃。
十六、常做記錄。隨身帶一本小冊(cè)子，有好的想法就記下來。比如，隨時(shí)記錄改進(jìn)工作、做好某事的好辦法，學(xué)習(xí)的心得體會(huì)等。好的想法不記下來，很容易忘記，即使勉強(qiáng)能回憶起來，也很費(fèi)時(shí)間和精力。一旦形成隨時(shí)記錄靈感和心得的習(xí)慣，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的靈感和心得很多，對(duì)于個(gè)人的成才、發(fā)展都非常有益。難怪多數(shù)高級(jí)人才都有隨時(shí)記錄靈感和心得的習(xí)慣。
小的筆記本可放在衣袋或公文包里，大的筆記本通常只能放在公文包里。每個(gè)人最好安排幾本筆記本，一本是學(xué)習(xí)用的，一本是工作用的，一本放在公文包里，一本放在睡床上，一本放在廁所里，并分別配上筆。這個(gè)投資相當(dāng)小，卻可換來很多方便，避免為找筆記本而浪費(fèi)時(shí)間和精力。躺在床上時(shí)，突然有些靈感，可立刻寫到筆記本。有些人不看筆記本也能寫出基本端正的字句。有些人在寫字時(shí)眼睛也不大留意筆記本，以免讓眼睛浪費(fèi)精力。 許多高手除了擁有筆記本電腦外，還有小巧的快譯通，隨時(shí)都可以將心得記錄下來，相比筆記本電腦方便得多。如果要記錄的內(nèi)容多，用筆記本電腦是比較好的。
根據(jù)個(gè)人的實(shí)際情況，每個(gè)人都要制訂一套充分利用時(shí)間的方案，并長期認(rèn)真執(zhí)行，以逐步形成充分利用時(shí)間的習(xí)慣。
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