良性循環(huán)需要激勵制度
在項目開展初期，可以給予小組成員一些物質(zhì)或者精神上的獎勵，如此良性循環(huán)后，公司的知識庫將不斷豐富，知識共享也將成為企業(yè)文化的一部分。三星SDS公司在開始實施知識管理時遇到的最大問題同樣是技術(shù)人員不愿意將資料和技術(shù)共享。為了吸引員工參與，三星SDS最初不得不采取“電子貨幣”的方式對貢獻(xiàn)知識與下載知識的員工進(jìn)行獎勵。但是實施知識系統(tǒng)5年后，共享文化在企業(yè)中形成，三星SDS知識庫中也收錄了10萬多條知識資料和20多萬件知識資源。5年來，整個三星SDS通過知識管理系統(tǒng)節(jié)省了1.6億元人民幣。
另外，將員工的合理化建議存入知識庫中也是豐富知識庫的重要途徑。員工在工作中解決了一個難題或發(fā)現(xiàn)了處理某件事件更好的方法后，可以把這個建議提交一個知識小組，知識小組對這些建議進(jìn)行審核，并把最好的建議存入知識庫中，在建議中注明建議者的姓名，以保證提交建議的質(zhì)量及促進(jìn)員工提交建議的積極性，而對公司有重大幫助建議者，可經(jīng)由知識小組提議給予其獎勵。
惠普（中國）公司就把這種提出建議行為與員工每年的個人業(yè)績評估結(jié)合在一起。員工樂于分享，將獲得額外的加分。除了業(yè)績評估外，惠普在管理制度上也給予了一些名譽上的鼓勵，比如在員工銘牌上標(biāo)明“星級”，對那些樂于與大家分享知識的員工，個人銘牌上加上星形標(biāo)志。在物質(zhì)獎勵上，分享知識也是惠普認(rèn)可的一個方面。
知識管理小組的任務(wù)除了上述內(nèi)容外，還要擔(dān)負(fù)起知識的評審、分類、變更等職責(zé)。一個新入系統(tǒng)的知識必須符合經(jīng)過實踐檢驗、有啟發(fā)性或指導(dǎo)性、在同類知識中最有代表性這三個原則，小組專家需要對該知識評級、分類，并確定它所指導(dǎo)的實踐范圍，將其錄入系統(tǒng)中的相應(yīng)位置，確保知識的安全和易于查找。每年知識小組都需要定期對知識進(jìn)行排查，剔除失效知識、更替最新知識，以保證公司員工在系統(tǒng)中查到的知識都是最新的，并能迅速指導(dǎo)其工作。
KM系統(tǒng)重在應(yīng)用
所有知識的最終目的都是為了使員工更好地完成工作，并創(chuàng)造出更多的價值，因此知識應(yīng)用是實施知識管理系統(tǒng)的重中之重。除了保證系統(tǒng)操作的簡潔性、知識分類的科學(xué)性、知識查找的便捷性之外，更重要的是建立一種企業(yè)學(xué)習(xí)文化，確保知識有所用。
某大型制造業(yè)企業(yè)已建置完備的Intranet系統(tǒng)及Notes資料庫，正逐步實施KM計劃，負(fù)責(zé)KM資料庫的員工，相當(dāng)盡職輸入了大量的資料，但卻發(fā)現(xiàn)員工的使用率極低，連帶也使得老板推動KM的決心大打折扣，讓整個辛苦設(shè)計的KM系統(tǒng)越來越像公式化的表面功夫。為了保證系統(tǒng)中的知識能夠被充分地利用，在項目開始初期可以將學(xué)習(xí)知識與KPI指標(biāo)相結(jié)合，使學(xué)習(xí)與員工的業(yè)績直接掛鉤，從而打造出一個學(xué)習(xí)型組織。
根據(jù)知識評級的不同，將會針對各個部門設(shè)置出必修科目，這些科目將更好地指導(dǎo)員工的工作，所有學(xué)習(xí)者都可以給知識發(fā)布者留言、與發(fā)布者交流，這是一次在學(xué)習(xí)的過程。在不斷的交流中，將會有越來越多的員工發(fā)現(xiàn)這個系統(tǒng)的好處，他們能從中找出困擾自己多時的疑難問題的答案，并有專家會在線即時為他們解答問題。
控制知識安全的出入口
在實施知識管理系統(tǒng)的過程中有一點是任何一家企業(yè)也無法忽略的，就是知識的安全問題。國內(nèi)某電子業(yè)OEM大廠，為了不讓核心研發(fā)知識外流，設(shè)計了復(fù)雜的信息系統(tǒng)，將各種文件層層加密，不允許同仁擅自做出儲存、修改、打印、上傳、下載等任何編修動作，都需要透過文件管制中心系統(tǒng)的“簽核流程”審核通過，才能公布、打印或傳閱。不過在某次信息中心清查中卻意外地發(fā)現(xiàn)，員工可以將檔案以E-mail夾檔的方式，傳至公司外部的服務(wù)器，并且有若干的設(shè)計圖已經(jīng)外流。
知識管理，成于蟻穴
生物科學(xué)家曾做過這樣一個實驗：將一小群工蟻放到一個適合筑窩的地方，出于本能，這些小螞蟻會立刻動手建筑蟻穴。但當(dāng)螞蟻的數(shù)量小于一定級別的時候，這些忙忙碌碌的螞蟻只會建造半個門拱，它們會反復(fù)建筑許多半個門拱，就是建不起一個完整的門。如果不斷地增加螞蟻的數(shù)量，在達(dá)到一定數(shù)量級別的時候，那些亂哄哄的螞蟻突然好像得到了完整的建筑圖紙一樣，一下子變得有序起來。不一會兒，一個完整的蟻門就會完成。
螞蟻的世界也有類似知識管理的機(jī)制存在著，推而廣之，其實不論是有意還是無意，知識管理普遍存在于世界的各個角落。優(yōu)秀的知識管理可以為企業(yè)帶來無窮的財富，相反，忽視知識管理的企業(yè)所面對的注定是無盡的浪費，它們永遠(yuǎn)也不會完成自己的“蟻穴”。
知識的收集與共享是成功實施知識管理系統(tǒng)的前提條件
知識管理系統(tǒng)要保證其操作的簡潔性、知識分類的科學(xué)性、知識查找的便捷性
（作者單位為北京正略鈞策企業(yè)管理咨詢有限公司）
