這里講的“傳”，即傳達(dá)，把一方的意思告訴另一方。管理者所做的大量工作就是上傳下達(dá)。

上傳是指及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)傳達(dá)本單位信息；下達(dá)是指將領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)的部署與意圖傳達(dá)到應(yīng)知對(duì)象。

上傳下達(dá)看起來非常簡單，卻一直困擾著很多管理人員。這里和你做簡要的分享與探討。

一、上傳

上傳，主要是向上級(jí)匯報(bào)情況。向上級(jí)匯報(bào)情況有兩種情形：一種是文字的，可以把它叫作上報(bào)情況，還有一種是口頭的，可以把它叫作匯報(bào)情況。向上級(jí)匯報(bào)又有兩種類型：一種是上級(jí)要求匯報(bào)，還有一種是自己主動(dòng)匯報(bào)。上級(jí)要求匯報(bào)的比較好辦，按照要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和內(nèi)容匯報(bào)即可。關(guān)鍵是上級(jí)沒有要求的，怎么匯報(bào)?我們重點(diǎn)討論一下這個(gè)問題。

(一)書面匯報(bào)

書面匯報(bào)主要是指用文字向上級(jí)報(bào)告。上報(bào)什么情況?我認(rèn)為主要有四個(gè)方面：一是“超前型”信息；二是“傾向性問題”信息；三是“創(chuàng)新型”信息；四是“突發(fā)性”信息。怎樣匯報(bào)?我認(rèn)為應(yīng)把握以下三個(gè)方面：

1、提前預(yù)測，及時(shí)迅速

要堅(jiān)持服務(wù)于中心工作的原則，做到提前預(yù)測。也就是說要提前匯報(bào)，并對(duì)下一步工作作出預(yù)測，提供帶規(guī)律性的東西，起到預(yù)測和總結(jié)的作用。及時(shí)迅速，就是上報(bào)要快，要講究時(shí)效，不能“馬后炮”，防止信息的價(jià)值衰減或消失。

2、針對(duì)需要，突出特點(diǎn)

要根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)和不同業(yè)務(wù)部門的需要提供不同的信息。也就是說，要研究不同層次的領(lǐng)導(dǎo)的不同要求，提供他們所需要的情況。另外，上報(bào)的情況要有特色，是某個(gè)行業(yè)、某個(gè)業(yè)務(wù)口上最具代表性的，或者有獨(dú)到的做法。

3、真實(shí)準(zhǔn)確，情況典型

真實(shí)準(zhǔn)確是上報(bào)情況的生命，否則，會(huì)導(dǎo)致工作失誤。同時(shí)，提供的情況要有典型性，因?yàn)榈湫托允枪残院蛡€(gè)性的統(tǒng)一，也就是說，典型的情況不僅包含本單位的個(gè)性特點(diǎn)，而且?guī)в泄残缘钠毡橹笇?dǎo)意義。有了典型情況，就能通過個(gè)性反映共性，即通過本單位最有特點(diǎn)的典型事例，反映一個(gè)具有普遍性的規(guī)律?？傊蠄?bào)情況一方面要有本單位的個(gè)性特點(diǎn)，另一方面要有普遍指導(dǎo)意義，符合全局利益。

(二)口頭匯報(bào)

這里講的匯報(bào)，主要是指面對(duì)面的口頭匯報(bào)。匯報(bào)什么情況?應(yīng)該說，什么情況都有，關(guān)鍵是怎么匯報(bào)?？陬^匯報(bào)受個(gè)人素質(zhì)，比如理論水平、思想水平、表達(dá)水平、綜合概括能力等因素的制約，同時(shí)還取決于匯報(bào)人對(duì)情況了解的廣度和深度。匯報(bào)不一定十全十美，但匯報(bào)技巧還是有的。

1、要揣摩

揣摩領(lǐng)導(dǎo)想聽什么。最典型的匯報(bào)我認(rèn)為有兩種情況：一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下來了解情況；二是向自己的領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)匯報(bào)。要想?yún)R報(bào)得好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，首先要知道領(lǐng)導(dǎo)想聽什么。一般領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的情況包括：一項(xiàng)新的政策、決策出臺(tái)后下面有什么反映，落實(shí)情況如何，執(zhí)行中遇到了什么問題；新形勢下所屬單位出現(xiàn)了哪些新情況、新問題；在貫徹落實(shí)上級(jí)指示過程中有哪些特色的做法等等。

2、要集中

匯報(bào)要有一條主線，要圍繞主題展開，不能偏，不能散。

3、要實(shí)在

這里講的實(shí)在有兩層意思：一是不能空，要言之有物。二是實(shí)事求是，不夸大，

不縮小。

4、要簡潔

語言要概括提煉。重要的匯報(bào)要形成文字稿，一般的匯報(bào)要有提綱，有腹稿。用稿子匯報(bào)不等于讀稿子，在匯報(bào)的時(shí)候與領(lǐng)導(dǎo)要有充分的交流和溝通，這樣才能取得好的效果。

5、要請(qǐng)示

匯報(bào)結(jié)束后，要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)有何意見和指示，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)作出的指示要有回應(yīng)或者表態(tài)，讓領(lǐng)導(dǎo)放心。

二、平傳

平傳，主要是部門之間、同級(jí)之間、友鄰之間的協(xié)調(diào)。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，本著協(xié)商辦事的精神，溝通信息，化解矛盾，共同行動(dòng)，使機(jī)關(guān)各職能部門協(xié)調(diào)一致地開展工作。那么應(yīng)該怎樣協(xié)調(diào)?協(xié)調(diào)是機(jī)關(guān)工作人員的基本職能之一，管理者輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)上下左右關(guān)系，是為了達(dá)到和諧統(tǒng)一的目的，從而實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策。為此，管理者首先要做的工作是使信息雙向溝通，在這個(gè)基礎(chǔ)上，或者化解矛盾，或者淡化矛盾，或者緩解矛盾。我們來看以下案例：

一天，某學(xué)院政委把院辦的下屬叫到跟前：“政治部是怎么搞的?基層黨支部書記集訓(xùn)不是15號(hào)結(jié)束的嗎?你告訴組織處張?zhí)庨L馬上把材料報(bào)上來，對(duì)他這種作風(fēng)要批評(píng)!”下屬大概受到政委的感染，氣沖沖地找到張?zhí)庨L：“你們是怎么搞的?基層黨支部書記集訓(xùn)還設(shè)搞完?政委都發(fā)火了!”“發(fā)火怎么了?別拿政委壓人，我不吃那一套!”原來張?zhí)庨L的老伴一個(gè)星期前住了醫(yī)院，孩子又小，里里外外全靠他，還要到醫(yī)院看護(hù)，耽誤了送總結(jié)一事。案例中下屬的行為不是協(xié)調(diào)關(guān)系，而是激化矛盾。之所以會(huì)如此，從心理素質(zhì)方面講，一是角色認(rèn)知錯(cuò)誤，沒有擺正與張?zhí)庨L的角色關(guān)系；二是缺乏自控性，不能表現(xiàn)出理智的情感。那么，如何搞好協(xié)調(diào)呢?

1、要重視人際交往

協(xié)調(diào)是在人與人之間進(jìn)行的，良好的人際交往是搞好協(xié)調(diào)的必要條件。怎樣才能獲得好的人緣關(guān)系?最重要的要有好的人品，待人真誠，尊重他人，舍得付出。

2、要軟化事務(wù)矛盾

協(xié)調(diào)工作常常要面對(duì)大量的矛盾和意見分歧，解決起來不是事事都順利，當(dāng)協(xié)調(diào)工作碰到“釘子”的時(shí)候，要注意做好軟化、消解工作，不能硬碰硬，否則會(huì)把事情搞砸。矛盾主要來自兩個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)與部門之間。由于領(lǐng)導(dǎo)與部門看問題的角度不同，處理問題的方法不同，加之個(gè)人的素養(yǎng)不同，因而容易在工作中產(chǎn)生矛盾和分歧。在協(xié)調(diào)這類矛盾時(shí)，應(yīng)著力做好彌補(bǔ)、勸說工作，擴(kuò)大共同點(diǎn)，縮小分歧點(diǎn)，凡是有利于協(xié)調(diào)的話就說，不利于協(xié)調(diào)的話不說。來回傳話，既不能“失真”，也不能“逼真”，不要把領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)的話、部門牢騷的話一古腦兒兜出來傳給對(duì)方。

二是部門與部門之間。部門之間協(xié)調(diào)，應(yīng)該采取說理的辦法，消除誤解，取得共識(shí)：如果分歧比較大，協(xié)調(diào)不通，可報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)時(shí)．要客觀公正地說明情況，不能打“小報(bào)告”。

3、要講究語言藝術(shù)

協(xié)調(diào)工作全憑一張嘴。說話要有情趣，有感染力、說服力，讓人感到親切，愿意聽．千萬不能講噎人的話，更不能拿領(lǐng)導(dǎo)來壓人，給平行機(jī)關(guān)或部門作協(xié)調(diào)，語言基調(diào)應(yīng)該是互敬、協(xié)商，甚至用探詢的口氣。

三、下達(dá)

下達(dá)，主要是向下級(jí)傳達(dá)上級(jí)的指示。常見的形式有三種：文件傳達(dá)，會(huì)議傳達(dá)，個(gè)別傳達(dá)。怎么達(dá)？

1、要全面準(zhǔn)確

領(lǐng)導(dǎo)指示不是個(gè)人言論，它代表著一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)對(duì)工作的要求，是一種組織行為，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。因此在傳達(dá)過程中，一定要原汁原昧，不能憑個(gè)人的理解自由發(fā)揮，更不能隨意添加內(nèi)容。有文件的原原本本地傳達(dá)；有開會(huì)記錄的抓住要點(diǎn)傳達(dá)；不便原始傳達(dá)的，轉(zhuǎn)換角度傳達(dá)。

2、要快速及時(shí)

上級(jí)的指示一般都有時(shí)效要求，在接到上級(jí)指示后，應(yīng)在第一時(shí)間傳達(dá)到應(yīng)該傳達(dá)的對(duì)象。這既是工作的需要，也是管理者雷厲風(fēng)行作風(fēng)的體現(xiàn)。

3、要提出意見

傳達(dá)上級(jí)指示。不是簡單地當(dāng)“傳聲筒”，最終是要把上級(jí)的指示落實(shí)到工作中去。因此，在傳達(dá)過程中，既要原原本本地領(lǐng)會(huì)，又要結(jié)合本單位、本部門的工作實(shí)際，有針對(duì)性地提出貫徹落實(shí)的具體意見。

4、要抓好落實(shí)

傳達(dá)指示，只是做了上篇文章，還應(yīng)該根據(jù)要求做好下篇文章，下大力抓好貫徹落實(shí)，及時(shí)解決問題，做到有布置、有檢查、有總結(jié)、有講評(píng)、有反饋，確保上級(jí)指示落到實(shí)處。

四、管理者上傳下達(dá)的技巧

做好上傳下達(dá)工作并不簡單，需要掌握五個(gè)方面的技巧。

1、內(nèi)容要斟酌

管理者作為領(lǐng)導(dǎo)意圖的貫徹執(zhí)行者，一般來說，只要是領(lǐng)導(dǎo)交代的傳達(dá)內(nèi)容，都

要一絲不茍地認(rèn)真對(duì)待，但有的時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容不能原話照傳。比如：幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在一起議論工作，可能涉及某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的是非對(duì)錯(cuò)，管理者在傳達(dá)中，就不能犯自由主義，不能不加分析地隨意傳達(dá)。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)另一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作可能會(huì)有不同的看法，當(dāng)著下屬的面發(fā)了幾句牢騷，講了幾句過頭話，管理者傳達(dá)就要把過頭話刪掉?？傊?，管理者傳達(dá)一定要從團(tuán)結(jié)和協(xié)作的大局出發(fā)，該傳的傳好，不該傳的堅(jiān)決不傳。

2、傳達(dá)要準(zhǔn)確

領(lǐng)導(dǎo)讓下屬傳達(dá)一般都是口頭交代，因此，管理者要注意幾個(gè)問題：

①領(lǐng)受任務(wù)時(shí)要聽清記清，記住領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的原話，沒聽清的要問清，確保準(zhǔn)確無誤；

②對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交代的話要進(jìn)行“回昧”，真正準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，切實(shí)理清傳達(dá)的中心思想；

③傳達(dá)時(shí)表達(dá)要準(zhǔn)確，不能說含糊不清的話，不能說易引起誤解的話，更不能加上自己的觀點(diǎn)和評(píng)價(jià)，以確保其他領(lǐng)導(dǎo)獲得準(zhǔn)確無誤的信息。

3、時(shí)機(jī)要恰當(dāng)

一般情況下，遇到以下情況時(shí)不要傳話：領(lǐng)導(dǎo)與別人談工作的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)特別忙的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議的時(shí)候；領(lǐng)導(dǎo)研究重要問題的時(shí)候；領(lǐng)導(dǎo)與群眾聚會(huì)的時(shí)候，等等。

4、言語要禮貌

管理者在傳達(dá)時(shí)，一定要有禮節(jié)性的語言，以增強(qiáng)傳話的效果。比如，代主官

向副職傳話時(shí)，可“突出商議、信任、稱贊之類的言詞；代副職向主官傳話時(shí)，可以突出請(qǐng)示、匯報(bào)、尊敬之類的言詞，在同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間傳達(dá)時(shí)，可以突出協(xié)調(diào)、幫助、支持之類的言詞，等等。當(dāng)然運(yùn)用禮節(jié)性言詞也要注意把握分寸，否則會(huì)起反作用。

5、語言要簡潔

向領(lǐng)導(dǎo)傳話，語言要簡潔明了，直奔主題，突出重點(diǎn)和關(guān)鍵內(nèi)容，不兜圈子，不繞彎子。