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提到出版社信息化建設的話題，許多業(yè)內(nèi)人都是一臉的凝重，從上個世紀九十年代開始，出版業(yè)便開始考慮計算機管理的有效性，并出現(xiàn)了單機版的基于DOS的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，這給了我們走出傳統(tǒng)管理方式的啟示。

結論是肯定的，面對明確的資金投入和不確定的收益，我們在徘徊中跨入了二十一世紀，漫長的信息化道路卻不知通向何方。

管理困惑

因為相同產(chǎn)品的企業(yè)之間存在競爭關系，所以企業(yè)間的溝通是被隔絕的，甚至管理模式都成為企業(yè)秘密，使其管理差異明顯。出版社作為文化企業(yè)，它們之間的溝通甚為密切，甚至將自己的管理規(guī)定和各種文件印成冊，用作相互交流與學習。

因此在相互學習與完善中，各出版社的管理模式大同小異，具備了在信息化建設中相互借鑒的有利條件。

出版社之間管理的相互滲透，使傳統(tǒng)管理模式相對完善，而人工管理難以解決的矛盾卻依然存在。

管理效率的低下隨著市場競爭與出版總量的遞增日益突出，管理的不規(guī)范與決策的隨意性隨著人員規(guī)模、出版規(guī)模的不斷增加而攀升。

這一系列問題反作用于出版社運行效率，使之欲速則不達，一個不良決策往往需要多個決策來彌補，成本效益下降，出現(xiàn)增產(chǎn)不增收的局面。

資源的浪費進一步加大，出版總量對選題的決策細度造成沖擊，字數(shù)總量的考核與效益總量的考核在相互矛盾中催生低質量選題。在激烈的競爭中，我們對市場的把握度越來越差，為此投入的成本越來越高，以至于國內(nèi)圖書出版行業(yè)多年來沒有大的起色，不得不廣播多收，以品種充斥市場，以庫存宣泄產(chǎn)值。

面對不確定的未來，恐慌是必然的，我們清楚地看到了自己的現(xiàn)狀，但不知道未來會怎樣。

我們都明白“死穴”在哪里，那就是我們?nèi)绾伪苊饷つ繘Q策、盲目出版、盲目印刷。我們怎樣提高工作效率，怎樣降低我們的成本和供應鏈的總成本。

面對這些概念和那些紛雜的數(shù)據(jù)，靠拍腦袋，靠傳統(tǒng)管理模式，是不可能完成的。至此，出版社提出了新的課題—向信息化邁進。

自主開發(fā)一套管理信息系統(tǒng)要面臨許多關鍵問題，如：項目周期長、組織管理復雜、目標需求單一、標準化推廣問題等。

因此，我們放棄了自行開發(fā)的想法，改由購買和合作開發(fā)。經(jīng)過對多家開發(fā)出版軟件公司的考察學習，沒有找到任何一套完善現(xiàn)成的系統(tǒng)可用，只能另尋他途，即尋找合作開發(fā)伙伴。

我們的基本出發(fā)點是:合作伙伴應具有多年的管理系統(tǒng)開發(fā)實施經(jīng)驗和真實案例，具有一定研發(fā)能力及熟知出版業(yè)務的人員，系統(tǒng)起點高彈性好等。

經(jīng)過多方考察，我們選定了和佳公司作為合作伙伴。雖然他們有一套不完整的系統(tǒng)，甚至只是簡單的發(fā)行管理功能，和無法正常使用的編務管理功能，卻讓我們看到了邏輯嚴謹、思想到位、脈絡清晰的設計思路，因此，我們邁出了合作的第一步。

全面整合 決戰(zhàn)信息化

青島出版社在項目規(guī)劃中，充分考慮了各種因素可能帶來的一系列影響，包括人員結構的影響，崗位整合的影響，核算的影響等。本著總體規(guī)劃，分步實施的原則，將整個編務流程，發(fā)行流程，財務流程，甚至管理流程等，統(tǒng)籌規(guī)劃。

在實施規(guī)劃中，為避免上游編務數(shù)據(jù)落空及下游發(fā)行數(shù)據(jù)空位等，造成工作斷檔，我們首先從發(fā)行業(yè)務開始實施，導入全部在出售圖書基本信息，從系統(tǒng)做單。最后開始編務、財務、管理等的實施。

進行信息化改造，是要將語言邏輯與行為邏輯等變成計算機邏輯，對于管理行為中由感情因素，甚至其他因素造成的許多不規(guī)范行為，計算機是無法實現(xiàn)的。

這就需要我們將管理行為規(guī)范化、制度化，將管理流程進行合理組合調整，使之邏輯嚴謹、精細高效，這就是流程再造。

實施信息化是一項技術難度不算高的工作，但卻是一道管理實施難度很高的綜合題。

其一，流程再造是對管理行為和管理主體的改革，很顯然，這是一把手工程，沒有尚方寶劍是不行的，即使有了尚方寶劍，沒有CIO的地位和資信，也是行不通的。

其二，日常工作與系統(tǒng)實施是一種矛盾沖突，被實施者完全有理由拒絕接受，這需要我們通過各種途徑讓被執(zhí)行者從感情上接受改造。

其三，新舊流程的銜接點與切換時間很難把握，需要我們做到脈絡清新、計劃到位。整合后的流程也需要不斷磨合與協(xié)調，使人機系統(tǒng)更加友好。

隨之而來的這種必然也是可喜的，我們的流程信息化再造凸現(xiàn)了很多特點。規(guī)范性差，靈活性好，是人工管理的最大特點，計算機管理系統(tǒng)恰好相反，管理靈活性差，不會摻雜情感因素等，管理規(guī)范性、協(xié)調性和時效性好。

因此，在編務管理環(huán)節(jié)，我們僅用13個計算機管理環(huán)節(jié)可靠地替代了人工管理的21 個環(huán)節(jié)，大大縮短了流程、提高了流速。

在印刷管理環(huán)節(jié)，過去要有兩個人開具付印單，手填手算的差錯難以避免，工作效率很低。

改用系統(tǒng)后，圖書信息來源于編務環(huán)節(jié)，原料、工價等信息來源于系統(tǒng)和虛擬庫，現(xiàn)在一個人完全接管，并且在兩年的時間里，印量翻了一倍，仍然由一個人操作，平均開單時間是過去的十分之一，差錯為零。

稿費的管理也有了質的改變，系統(tǒng)包含了作者信息和合同信息，杜絕了稿費的重開、錯開和多開等問題。經(jīng)初步估算，目前每年帶來的直接經(jīng)濟和管理收益可收回1-2倍的系統(tǒng)投資。

編務、印務、發(fā)行、財務、供應、管理等系統(tǒng)運作到位后，一個完整的管理信息系統(tǒng)就算完成了，但是并不完善，管理信息系統(tǒng)的真正意義，并不僅僅把手工操作轉移到計算機上，而是將過去迫切想做的，利用人工難以做到的，大量數(shù)學運算、邏輯運算等，移植到計算機中去。

對數(shù)據(jù)的挖掘、分析，直至模擬、決策、預測等是我們信息系統(tǒng)的終極目標，衡量ERP系統(tǒng)的成功與否，也在于此。

就像我們無法保證任何決策做到百分之百正確一樣，ERP的人機系統(tǒng)是不會有百分之百的成功。因為在每個環(huán)節(jié)對我們的工作都有不同程度的促進，經(jīng)濟和社會效益明顯，我們的ERP系統(tǒng)是成功的。

反思變革

實施管理信息化是一把手工程，涉及人權、財權、物權和管理權的整合，如果沒有一把手對系統(tǒng)功能的深切理解和堅定信念，系統(tǒng)難以順利實施。

項目負責人起到承上啟下、黑白相接的作用，要有誠懇堅定的信念，清晰的思路，善于解決問題，溝通關系。

系統(tǒng)開發(fā)和調試過程漫長，進入試用期時員工怨聲載道，全盤否定，甚至將自己的工作失誤歸罪于軟件系統(tǒng)。這種現(xiàn)象是必然的，一把手必須充分理解和支持，避免出現(xiàn)僵持與對峙。

權限管理遵循先緊后松的原則，責任到部門。發(fā)行、財務、倉庫等前期平帳處理。如有其他管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，只能將庫存等基本數(shù)據(jù)導入新系統(tǒng)，在途等過程數(shù)據(jù)在原系統(tǒng)中并行核銷。

操作培訓將集中培訓與個別培訓相結合，認真聽取用戶意見，特別是對領導層的培訓，要當成一次有效的溝通與交流機會，認真聽取領導的需求，并加以完善。

青島出版社信息化建設是在陌生中不斷探索與學習，一步步走到今天，肯定存在許多不盡人意的地方，希望有機會與同行相互交流學習，打造一個更完善的管理系統(tǒng)。

來源：賽迪網(wǎng)