| 作者:劉成勇 來源:中國計算機報 時間:2006-2-20 | ||
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一個企業(yè)的管理信息系統(tǒng)能否成功實施，關(guān)鍵是企業(yè)要踏踏實實地處理十個“R”（Relationship），包括領(lǐng)導與員工、技術(shù)與業(yè)務(wù)、企業(yè)與廠商、遠景與近期、數(shù)據(jù)與流程、準備與實施、整體與局部、技術(shù)與管理、軟件與服務(wù)、產(chǎn)品與項目等十大關(guān)系。
一、領(lǐng)導與員工的關(guān)系 企業(yè)的管理信息系統(tǒng)建設(shè)絕對不只是IT技術(shù)的應(yīng)用問題，也不只是財務(wù)管理問題，而是對先進管理理念的理解和應(yīng)用。對于出版社來說，管理信息化涉及編、印、發(fā)、財?shù)戎T多環(huán)節(jié),幾乎涉及到所有的業(yè)務(wù)人員，是全局工作而不是局部工作。 只有“一把手”充分重視、分管高層領(lǐng)導保障資源、全力推行，全體員工積極參與、密切配合，管理信息系統(tǒng)的建設(shè)才能順利進行。信息化建設(shè)是“一把手工程”，一把手是系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。我館領(lǐng)導高度重視信息化建設(shè)工作，2003年10月成立了“商務(wù)印書館管理信息化領(lǐng)導小組”，總經(jīng)理楊德炎任組長，副總經(jīng)理江遠任常務(wù)副組長，有力地保障了項目的成功實施。 只有全館員工參與，系統(tǒng)與業(yè)務(wù)才能實現(xiàn)高度契合，數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計、分析、反饋、決策才是一個完整的閉環(huán)體系。 二、技術(shù)與業(yè)務(wù)的關(guān)系 信息技術(shù)是生產(chǎn)力，管理信息系統(tǒng)是工具，是包含了先進管理思想和模式的工具，是降低成本、提高效率的武器。但是，如何把這個武器用好，充分發(fā)揮效能，依賴于技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的協(xié)同作戰(zhàn)。 技術(shù)部門提供武器、業(yè)務(wù)部門進行使用的模式是絕對不可行的。這就像駕駛汽車，技術(shù)部門知道駕駛技術(shù)，業(yè)務(wù)部門熟悉路況，兩者緊密配合才能安全、快速地達到目的地。而要做到這一點，信息中心的組織協(xié)調(diào)、溝通協(xié)作是項目成功的根本保證。 三、企業(yè)與廠商的關(guān)系 企業(yè)選擇好的合作伙伴是項目成功的關(guān)鍵。我們認為，選擇一家IT廠商來實施管理信息系統(tǒng)，首先，要考慮該公司有沒有一個完整的產(chǎn)品線。許多出版社管理信息系統(tǒng)的實踐證明，因一家公司產(chǎn)品線不全而采用多家聯(lián)合開發(fā)的方式，往往由于公司之間的協(xié)調(diào)問題而導致項目流產(chǎn)。其次，要分析企業(yè)與廠商是否在信息化建設(shè)方面存在共同的理念。第三，要考察該公司在企業(yè)所處的細分市場上是否積累了豐富的實施經(jīng)驗，而不是僅僅用企業(yè)規(guī)模大小來衡量。 北京云因信息技術(shù)有限公司擁有書目數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息平臺和集編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)于一體的管理信息系統(tǒng)等非常全面的產(chǎn)品線，利于我館信息資源的整合。選擇云因公司可以縮短系統(tǒng)的建設(shè)周期，降低系統(tǒng)建設(shè)的風險。 四、遠景與近期的關(guān)系 企業(yè)管理信息化建設(shè)是一項長期的戰(zhàn)略任務(wù)，需要進行長遠的規(guī)劃。古人云：凡事預則立，不預則廢。由于規(guī)劃涉及到很多方面和較多的不確定因素，因此宜粗不宜細，主要是確定企業(yè)管理信息化建設(shè)的大方向。2002年底，商務(wù)印書館制定了簡稱為“四化二網(wǎng)”的信息化發(fā)展戰(zhàn)略：即辦公自動化、管理網(wǎng)絡(luò)化、資源數(shù)字化、商務(wù)電子化，外部互聯(lián)網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。 遠期規(guī)劃和近期目標要有機結(jié)合。近期目標可操作性要強，要有明確的階段劃分，要能夠在一定時期內(nèi)取得階段性成果。理想的結(jié)果是從一個勝利走向另一個勝利。我館管理信息系統(tǒng)按照“總體規(guī)劃，分步實施” 的原則，分為三期：一期初步實現(xiàn)編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)子系統(tǒng)一體化建設(shè)，重點建設(shè)以財務(wù)管理為核心的信息流統(tǒng)一，實現(xiàn)財務(wù)意義上的單品種核算；二期實現(xiàn)生產(chǎn)流程管理，加強印制成本的控制，加強管理會計的職能，推動電子商務(wù)的開展；三期以流程為導向，業(yè)務(wù)為主導，強化事前預算、事中控制、事后核算，建成商務(wù)印書館ERP系統(tǒng)。 五、數(shù)據(jù)與流程的關(guān)系 關(guān)于信息化建設(shè)有個觀點：三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)。只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準和統(tǒng)一，業(yè)務(wù)流程才能通暢流轉(zhuǎn)；只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效積累，決策才有據(jù)可循；只有數(shù)據(jù)準確，才能證明系統(tǒng)完善。 管理信息系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)。為了能夠取得階段性成果，不過早地陷入到流程細節(jié)問題中去，我們確定了“重點突破”的戰(zhàn)略：數(shù)據(jù)先行，標準先行。一期工程的核心任務(wù)是“以財務(wù)為核心，實現(xiàn)單品種核算”，凡是涉及到與核心任務(wù)相關(guān)的銷售收入和生產(chǎn)成本問題重點解決；而對編輯出版流程管理等問題放在二期工程解決，這也符合20/80原則。 管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)數(shù)據(jù)的全局共享，它處理的對象是數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)信息集成的前提，在此基礎(chǔ)上才談得上信息的準確、完整和及時。我們制訂了規(guī)范的數(shù)據(jù)采集、錄入制度，強化了業(yè)務(wù)人員的數(shù)據(jù)質(zhì)量觀念，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集、錄入的準確性，實現(xiàn)出版社內(nèi)部數(shù)據(jù)資源充分共享。 六、準備與實施的關(guān)系 前期的準備工作是項目實施必不可少的重要環(huán)節(jié)，甚至在某種意義上決定著項目實施的成敗。在系統(tǒng)正式實施之前，我們做了充分的準備工作，歷經(jīng)市場調(diào)研、選擇軟件供應(yīng)商、成立管理信息化領(lǐng)導機構(gòu)、制定實施方案、構(gòu)建系統(tǒng)運行環(huán)境、組織系統(tǒng)培訓、需求分析與整理、簽訂合同等過程，為時9個月，為項目實施打下了堅實的基礎(chǔ)。 管理信息系統(tǒng)運行需要大量的初始化信息，例如選題信息、材料信息等。信息中心與總編室、出版部等部門一起整理了有關(guān)材料，組織人力對信息進行錄入，為管理信息系統(tǒng)順利運行提供了保證。可以說，本項目的成功實施和前期調(diào)研工作做得比較扎實是分不開的。 七、整體與局部的關(guān)系 從出版社信息化的大局來說，管理信息系統(tǒng)只是其中的一個有機組成部分，應(yīng)該將其納入“四化二網(wǎng)”的框架當中，充分考慮與OA、CM、CRM、SCM、書目數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、電子商務(wù)等系統(tǒng)進行全面、統(tǒng)一的整合與信息共享，不能孤立地進行管理信息系統(tǒng)建設(shè)。 出版信息化發(fā)展到目前階段，我們認為，如果要進行管理信息系統(tǒng)建設(shè)，就應(yīng)該實施包含編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)等業(yè)務(wù)的、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的、全面的系統(tǒng)，僅僅孤立地實施單個或兩三個模塊功能，是不合時宜的。我館實施云因系統(tǒng)之前，由于管理信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，計財處、發(fā)行部等部門從自身的業(yè)務(wù)應(yīng)用角度，購買或開發(fā)適合本部門的管理軟件，使我館管理信息系統(tǒng)建設(shè)處于部門級應(yīng)用水平，重要數(shù)據(jù)的編碼標準和口徑不統(tǒng)一，財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)共享，形成了信息化建設(shè)中備受詬病的“信息孤島”現(xiàn)象，系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法交換，信息滯后，影響了工作效率。我館管理信息系統(tǒng)一期工程致力于打破“信息孤島”，強調(diào)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實現(xiàn)信息高度共享，建立流暢的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的“信息高速公路”，體現(xiàn)了現(xiàn)代管理理念中協(xié)同商務(wù)的概念。 八、技術(shù)與管理的關(guān)系 中國出版社目前的發(fā)展現(xiàn)狀是管理水平落后于信息技術(shù)發(fā)展。我們堅持以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新，優(yōu)化管理流程，解決管理制度執(zhí)行不力、管理的隨意性較大等老大難問題。在中國必須強調(diào)，利用信息技術(shù)促進管理。 出版社信息化的過程是一個管理模式轉(zhuǎn)變和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程，而一個傳統(tǒng)出版社要改變其管理方式和業(yè)務(wù)流程會遇到很大阻力，這也往往成為信息化實施失敗的一個關(guān)鍵原因。 九、軟件與服務(wù)的關(guān)系 軟件與服務(wù)同等重要。出版社管理信息化是一個過程，而非一個結(jié)果。一套軟件的上線對出版社而言并不代表什么，而軟件帶來的企業(yè)運作與管理方式的改變和競爭力的提高才是終極目的。管理的進步和提高沒有終點，信息化建設(shè)也就沒有終點。出版社管理信息化將是一個沒有結(jié)束的動態(tài)過程，因此，服務(wù)就變得異常重要。出版社管理信息系統(tǒng)并不是“交鑰匙工程”，需要持續(xù)地改進。 對于大部分出版社來說，目前還沒有購買服務(wù)的意識，還認為免費服務(wù)是天經(jīng)地義的事情。這種觀點是狹隘的、片面的，應(yīng)該把軟件與服務(wù)同樣看成是IT廠商提供的產(chǎn)品。 十、產(chǎn)品與項目的關(guān)系 出版社進行管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是根據(jù)自己的需求定制，還是利用現(xiàn)成的解決方案？這是一個非常不好回答的問題。我們認為，既不能純粹地購買產(chǎn)品，也不能完全按照項目來建設(shè)，應(yīng)該在廠商提供的標準產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，進行個性化定制。簡單地購買產(chǎn)品并加以應(yīng)用，難免有削足適履之嫌，必然不可能完全滿足出版社的管理需要。而完全按照項目建設(shè)，出版社不但要為此付出昂貴的代價，而且項目失敗的風險和概率較大。 我館管理信息系統(tǒng)是在云因公司現(xiàn)有軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合商務(wù)印書館業(yè)務(wù)特點進行了二次開發(fā)。從實施效果來看，我們在較短的時間內(nèi)，以較低的成本實現(xiàn)了比較全面的系統(tǒng)功能，較好地滿足了商務(wù)印書館的管理優(yōu)化和業(yè)務(wù)創(chuàng)新的需要。 來源：中國計算機報 | ||
