縱觀一個(gè)公司，開得最多的會(huì)便是例會(huì)，基本上，上到老板下到基層管理者，每周都要開展例會(huì)。如果例會(huì)開展得好，能方便各部門之間互相協(xié)作推進(jìn)，如果開得不好，只能是浪費(fèi)彼此的時(shí)間。那么，怎么開例會(huì)呢？今天就給大家分享最全的開例會(huì)流程。
一、明確開例會(huì)的目的
在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，為什么要組織不同部門的管理者開例會(huì)呢？主要是為了達(dá)到“會(huì)而議、 議必決、決必行、行必果”的目的。對(duì)此，就需要我們把例會(huì)拆分為以下幾個(gè)部分：
1、目的：會(huì)議一定要有目的，而且這個(gè)目的應(yīng)該具體。有沒(méi)有想過(guò)，周例會(huì)的目的是什么？是通過(guò)跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)，推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?？傊?，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開會(huì)而開會(huì)，是為了達(dá)成目標(biāo)解決實(shí)際問(wèn)題。
2、議程：相對(duì)固定的例會(huì)議程，可以提高各部門工作效率。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)分為三部分，即：上周行動(dòng)計(jì)劃目標(biāo)的完成情況、過(guò)程中好的方面及存在的問(wèn)題，需要改進(jìn)的地方、本周新的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)、責(zé)任人。
3、時(shí)間：例會(huì)時(shí)間相對(duì)固定，比如在星期幾的某一個(gè)時(shí)間段，控制在1個(gè)小時(shí)以內(nèi)即可，超過(guò)1.5個(gè)小時(shí)的會(huì)議多數(shù)在浪費(fèi)時(shí)間。如果覺(jué)得會(huì)議內(nèi)容太多，1個(gè)小時(shí)時(shí)間不夠，怎么辦？那就精減會(huì)議內(nèi)容，直到控制在1小時(shí)之內(nèi)。
4、信息：就是會(huì)議的內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向性，聚焦在上周的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)上和新一周的行動(dòng)計(jì)劃上。
5、 結(jié)果：會(huì)議要有結(jié)果，需要大家根據(jù)會(huì)議上制定的行動(dòng)計(jì)劃來(lái)落地執(zhí)行。
總之，開會(huì)的目的是為了所議之事能夠落地執(zhí)行，否則會(huì)議的結(jié)果就是零。
二、了解開例會(huì)的具體流程
1、組織：例會(huì)由各部門自行組織，時(shí)間地點(diǎn)要通知到位；
2、前期準(zhǔn)備：在例會(huì)之前，部門內(nèi)員工要對(duì)自己上一周的工作先行總結(jié)，對(duì)于結(jié)果與計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng)，要尋找到根源，并制定改善行動(dòng)點(diǎn)。部門主管要對(duì)本部門上一周的工作進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于需要改進(jìn)的事項(xiàng)制定改善行動(dòng)點(diǎn)；
3、宣布開始：會(huì)議召集人準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，開場(chǎng)要說(shuō)明此次開例會(huì)的目的；
4、員工總結(jié)：首先是部門內(nèi)部員工對(duì)自己上周的工作進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)，對(duì)于工作結(jié)果與工作計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng)，將接受部門主管的質(zhì)詢，確定改善行動(dòng)點(diǎn)；
5、部門總結(jié)：部門主管對(duì)本部門上周的工作進(jìn)行總結(jié)回顧，對(duì)沒(méi)有完成目標(biāo)的事項(xiàng)進(jìn)行分析，找出原因，制定改善行動(dòng)點(diǎn)，并形成本部門周總結(jié)報(bào)告；
6、計(jì)劃：在例會(huì)上，部門主管與部門內(nèi)成員一起制定本周部門工作計(jì)劃和個(gè)人工作計(jì)劃，確定工作要點(diǎn)和完成期限，并填在周度計(jì)劃表內(nèi)；
7、會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束前，會(huì)議召集人對(duì)本次會(huì)議過(guò)程進(jìn)行回顧，并對(duì)形成的決議和行動(dòng)點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)；
8、整理紀(jì)要：每次會(huì)議，必須進(jìn)行詳細(xì)地記錄，會(huì)后要整理出會(huì)議紀(jì)要，部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要要交行政部門存檔；
9、落實(shí)：對(duì)于會(huì)議中形成的決議和行動(dòng)點(diǎn)，由各部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，追蹤和檢核，以保證會(huì)議結(jié)果能夠得到很好貫徹。
綜上所述，如果你是一名剛剛晉升的管理者，還不知道如何組織開例會(huì)的話，建議大家按照以上流程進(jìn)行執(zhí)行，一定能確保每次開會(huì)都能高效達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。
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