第一部分，詢問報價及接單注意事項
一， 詢價 向船東提供目的港口有的港口會有多個碼頭則一定要說明）、柜型、貨物名稱（普通、危險品、凍貨、食品、特殊貨物等等）以及詢問運價所包含的內(nèi)容（有無含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等）以及船期、航程和是否中轉(zhuǎn)
二， 報價 了解運價在市場上有無優(yōu)勢以及客人對市場的了解程度）及艙位情況（特別是旺季），報價時首推公司優(yōu)勢航線；運費做PREPAID還是COLLECT（有些船東不接受COLLECT）； 2). 內(nèi)陸港口中轉(zhuǎn)費要先落實好后再報價，特別是有些中轉(zhuǎn)港的DTHC或其它費用需由SHIPPER支付的；美國及加拿大港口特別注意貨名、貨重及報價中有無含DDC/BAF/AMS等等；3). 公司有特價航線及主推航線時，要及時主動打電話給客戶通知價格；發(fā)E-MAIL或傳真報價不要注明船公司名稱，只能用電話說明； 4). 如客戶需要到付運費，要注意我司是否在目的港有代理，報價要含手續(xù)費； 5). 注意所報運價的構(gòu)成（全包價還是ORC、BAF、報關(guān)、碼頭、拖車等費用分列開來）以及利潤是否符合公司要求等
三. 接單、審單、寫（業(yè)務）單及錄電腦
1). 客戶接受報價后無論使用客戶委托單或我司委托單格式，都要注意審核：托運人、起運港、目的港、柜型、柜量、貨名、毛重、體積、運價、運輸條款、所配船東、提單類型、最后裝船期限、客戶特殊要求或注意事項等，還有是否有加蓋公章或簽名，新客戶還要留下聯(lián)系電話；
2). 有些特殊港口，如中東港口是否有船證要求，同時亦應詢問客戶是否要根據(jù)信用證初單，信用證有無特殊要求等，如有，要提前傳真與船東確認；
3). 確認有否艙位，如暴艙要及時告知客戶，并給客戶其它航線建議； 4). 寫單：即填寫業(yè)務聯(lián)系單，共三聯(lián)，貨主（四字簡稱）、應收應付金額、預（倒）付、代理使用等。填寫業(yè)務單要求字跡清楚工整，運價填寫準確，運費預 /到付清晰；如做到付哪些費用需預付，哪些需到付要清楚；利潤是否合乎公司要求；如客戶有特殊要求一定注明（并蓋上醒目的“特別注意事項”章）提醒操作注意；
5). 登本：即把工作號及其它信息登記上大本，分廣州出運和深圳出運；如果深圳出運還需寫上相應的深圳單號（由深圳總部提供）；
6). 錄入電腦：即錄客戶托運單，如果是老客戶，則一定用回原名，如果是新客戶，增加時一定要填寫完整資料，如公司名稱、電話、傳真、聯(lián)系人、地址、所屬部門（或業(yè)務員）；錄完保存后有一工作號自動跳出；如果是深圳出運在參考號一欄加上深圳單號（從大本上獲?。?；
7). 交單：即交單給操作部并向其交待客戶特別事項，必要時應跟蹤操作是否已按特別要求做；
8). 錄入計費及審核：即在操作完成后（柜子做完，報關(guān)也通過，操作部已錄完訂艙資料，提單類型也基本確定后），操作部將業(yè)務單中的第二聯(lián)與第三聯(lián)（即紅聯(lián)與藍聯(lián)）返回市場部，錄入FMS中的計費，這一項一定要準確無誤，因為涉及到應收應付對象、金額、幣種等，一有差錯就會影響到財務部付款；審核即審應付費用的海運費有無變動、船東有無更改、柜量（型）有無增減、操作途中產(chǎn)生的雜項費（查貨、換證、植檢等）有無向客戶收回。
第二部分 操作訂艙注意事項
一，訂艙
1). 接到市場部轉(zhuǎn)來的委托資料及業(yè)務聯(lián)系單后必需先審核業(yè)務單與客戶委托單要求是否 一致，資料是否齊全，訂艙前務必仔細閱讀客戶的委托單，審核貨物是否危險品，重量及尺碼是否適用客戶要求的柜型，特別注意客戶的特殊要求（如船證、信用證、船期、 啟運碼頭、免艙期或裝載要求等），如果是特殊貨物應先向客戶查詢清楚貨物的特性（如 超重貨、食品，冷藏貨，危險品等），致電船公司落實貨物托運可否接受，如可行，則 填寫訂艙委托書向船公司訂艙，并要注明有關(guān)特別事項，如船公司不接受，則注明原因退回市場部；
2). 注意船公司是否接受貨代單或做電放等，所使用的代理是否經(jīng)代理操作確認；所有業(yè)務單必須有市場部人員簽字才有效，否則不給以訂艙；對于急單，如果直接電告操作部訂艙，須經(jīng)市場部人員確認允許，但應盡快補上業(yè)務單；
3). 黃埔地區(qū)的訂艙原則是在一個工作日內(nèi)應及時向船公司索要訂艙確認書或放柜紙，如遇船公司艙位緊張應及時反饋給市場部，以便與客人協(xié)商改作其他安排；深圳地區(qū)的訂艙應考慮到船公司的開艙日期以及客人擬定的拖柜時間來催促深圳公司向船公司索要放 柜紙，如遇艙位緊張的情況盡快反饋給市場部作新的安排；
4). 在收到船公司的放柜紙后，應將放柜紙上所預定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等資料與客人的原始訂艙單一一核對，在確認完全準確后方可進行后續(xù)操作，如發(fā)現(xiàn)放柜紙資料有誤，則應馬上以書面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜紙，直至完全正確為止；若向同行訂艙，S/O傳給客人時注意抹掉同行的電話及傳真，以免泄漏；
5). 客戶的任何要求及保證，應有書面文字及蓋章，以免日后爭議無憑據(jù)
二，貨物進場
1. 客戶自拖自報
A). 從深圳出運的自拖自報客戶，我司應將放柜紙及時傳給客人，并電話落實客戶已收到，明確告知客戶船公司的開艙，截重，截放行條時間及要求；并落實客人的做柜時間以及做柜的情況，必須落實重柜已經(jīng)回場以及已經(jīng)放行，并將相應的柜號通知深圳的操作部。如遇客人取消訂艙的，務必盡快將消息通知深圳操作部，以便確保艙位充分利用；
B). 從黃埔地區(qū)出運的自拖自報客戶，我司應將放柜紙及時傳給客人，并電話落實客戶已收到，明確告知客戶黃埔地區(qū)的駁船船期，要求客人盡快提供貨物的中文貨名、柜號，以及分柜的裝貨情況（毛重，件數(shù)），并將該資料提供給船公司，以便向船公司索要黃埔的頭程船名、航次、相關(guān)的船舶編碼、以及運輸方式（國際中轉(zhuǎn)、國內(nèi)中轉(zhuǎn)、來往港澳、小型船舶運輸）、截單時間和地點等并將相關(guān)資料盡快告知客戶，以便客戶自行安排報關(guān)。跟緊客戶自行報關(guān)的情況，落實客戶的貨物已放行并能順利裝船；如遇到駁船名更改的情況，必須及時書面通知客戶更改，并電話落實客戶已收到通知，同時根據(jù)實際情況向責任方收回改船名費用。
2. 我司代拖車 ------包拖
A). 代拖車必須選擇與我司簽約的車隊，如果有特別原因使用其它車隊的，應向操作部經(jīng)理說明并得到同意才可使用，并由操作部聯(lián)系安排，公司統(tǒng)一支付運費；
). 首先要落實船公司的開艙及截重日期的要求，將具體情況告知客戶；要求客戶傳委托拖車的要求單（一般包含在客戶的訂艙單中），明確拖柜的具體地點、時間、聯(lián)系人、電話和是否需要提貨單，是否轉(zhuǎn)關(guān)等資料，如與船公司的規(guī)定時間有沖突應盡快通知客人，以便客人做出適當?shù)恼{(diào)整；
C). 填寫拖車作業(yè)委托書，注意是否轉(zhuǎn)關(guān)還是一般貿(mào)易，并標明客人的要求，將船公司的放柜紙以及拖車作業(yè)委托書傳給拖車行，并電話落實車行已收妥。重要的注意事項必須逐一解釋清楚，以便車隊能順利執(zhí)行；在轉(zhuǎn)關(guān)的情況下，要明確告知車隊封關(guān)地點，以便車隊根據(jù)當?shù)睾ｊP(guān)要求派車；
D). 裝柜當天應將車隊提供的柜號、車牌號、司機的聯(lián)系方式通知客人，以便客人了解代拖車的實際進行情況。監(jiān)督車隊的拖裝情況，有問題要盡快處理，落實貨柜已安全返回指定的碼頭。將重柜進場紙?zhí)峁┙o負責報關(guān)的有關(guān)單位。（蛇口出口的貨物僅提供重柜進場紙的復印件，鹽田出口的貨物必須提供重柜進場紙的正本，黃埔出口的貨物僅需提供正確的柜號）。
3. 碼頭內(nèi)裝
A). 如果客人要求我司安排代裝箱的，應該在訂艙時聲明，要在訂艙之前與客人落實出運碼頭，以便安排客人的貨物進入相應的倉庫裝箱。訂艙同期應該與客人落實送貨時間、貨名、數(shù)量、重量等，如有可能可要求客人提供貨物的裝箱單資料。另外應將進倉的地圖及時傳給客人，并電話落實客戶已知悉倉庫的聯(lián)系方式，客戶送貨的單號。另外，如客人對裝柜有特殊要求要客人傳書面確認。尤其所裝貨物超過一個貨柜的，一定要客戶傳裝柜要求，對裝箱數(shù)量，型號，先裝，后裝，貨物可否擠壓的均需明確；
B). 在拿到船公司的放柜紙后，根據(jù)船公司的開倉以及截倉時間，將放柜紙連同裝箱要求，裝箱委托書，貨物明細資料，貨物入倉號等一并傳真給倉庫，應電話聯(lián)系倉庫講解裝箱的要求，確認倉庫明了各項要求并執(zhí)行。在裝箱過程中應與倉庫保持聯(lián)系，如有問題應盡快聯(lián)系,
C). 裝箱完畢后，應盡快核對由此產(chǎn)生的相關(guān)費用，若有額外費用應盡快告知客戶確認和落實相關(guān)的費用。應盡快告知客戶柜號，貨柜還場以后，重柜進場紙應參照我司代拖車的第D項進行操作；
E). 裝箱的實際件數(shù)要告知相應的文件，文件要嚴格按照此數(shù)量簽發(fā)提單給客戶。
三，報關(guān)工作
1). 如有訂艙客戶委托我司代報關(guān)的，應在接受訂艙單后將《海關(guān)報關(guān)要求》的通知傳給客戶，并電話告知客戶按通知上面的要求來準備報關(guān)資料；
2). 當客戶將報關(guān)資料送至我司或送至我司指定的報關(guān)行，應先審核報關(guān)資料是否齊全，如有任何錯漏應及時通知客戶更換，并予以落實，以免延誤。審核完畢應將報關(guān)資料交給報關(guān)行；
3). 傳報關(guān)委托書給報關(guān)行，落實報關(guān)行已經(jīng)清楚報關(guān)的各項要求及相關(guān)的船名、航次、柜號、單號、截收放行條時間等，并保持與報關(guān)行聯(lián)絡(luò)，以確認報關(guān)過程順利進行，如遇特殊問題應盡快聯(lián)系客戶，以便妥善解決。
4). 報關(guān)放行后應確認放行條已經(jīng)交到指定的船公司或者船公司代理，并將報關(guān)放行的結(jié)果通知客戶。
5). 報關(guān)完畢后，操作人員應填好業(yè)務聯(lián)系單，核對好相關(guān)資料，并將資料輸入FMS系統(tǒng)，將單證交給文件，并告知文件在核對提單時應注意的具體事項。如遇對單過程中客人有特殊要求，操作人員要協(xié)助文件解決。
注意事項以及要點
為保證貴司貨物順利通關(guān)，望各客戶注意以下事項：
報關(guān)基本文件：
1．無炭復寫報關(guān)單一式兩份，需蓋報關(guān)專用章；
2．代理報關(guān)委托書一份，需蓋公章；（黃埔舊港，羅沖圍，廣州內(nèi)港以及深圳鹽田的請使用代理報關(guān)委托書； 黃埔新港請使用代理報關(guān)及運輸委托書；蛇口地區(qū)請使用蛇口代理報關(guān)委托書）
3．裝箱單一式兩份，需蓋單證專用章；
4．發(fā)票一式兩份，需蓋發(fā)票專用章；
5．合同一份，需蓋正本公章或正本合同專用章；
6．核銷單，需蓋公章，不可以涂改；
7．如有商檢換證的，黃埔地區(qū)出運的請?zhí)峁┐砩陥髾z驗檢疫委托書；如在羅沖圍、石牌、廣州內(nèi)港、深圳地區(qū)出運的請?zhí)峁﹫髾z委托書，需蓋公章。
注意事項：
1. 所有報關(guān)單證要清晰，不能涂改；
2. 貴司所有出口貨物的外包裝上必需標明箱號并注明于裝箱單上，否則海關(guān)將不接受報關(guān)；
3. 貴司出口的商品如有牌子，請注明于報關(guān)單上，（例如：剪刀，小刀，電池等）；另外要注明貨物的生產(chǎn)廠家。
4. 若是外省的報關(guān)單證，請注意是否有在廣州海關(guān)/黃埔海關(guān)/深圳海關(guān) 注冊或年審；
5. 八位數(shù)商品編碼（H.S.編碼）認定必須準確。
6. 凡三資企業(yè)，報關(guān)時需提供《中華人民共和國臺港澳僑投資企業(yè)批準證書》的復印件以及企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本的復印件；
7. 為保障貴司利益，貴司在提供報關(guān)單證給我司時，必須將所有資料填好，如需我司代填而產(chǎn)生的一切責任及后果，我司概不負責。配送、特殊單證要求：
1. 當出口的貨物需商檢或植檢時，請先與我司市場部查詢，落實是否可行后再訂艙；
2. 當出口的貨物為整套機械時，需提供彩圖及中文說明書； 3. 當出口的貨物為軸承或帶發(fā)動機的商品時，合同蓋正本的機電商會章4. 如需出口到香港的紡織品需提供香港入口許可證； 5. 如有動物皮毛所制成的商品，需提供非瀕危證明。
第三部分 文件對單審單注意事項一，對單程序
1). 與客戶對毛單應在船開前完成。如客戶在船開當天甚至船開后幾天才補料，應不再和客戶來回對毛單，而是先將補料傳給船東，同時抄送一份給客戶。當然，出華展單的情況除外。且只有出華展單的情況才可以用我華展單的格式單與客戶對毛單，否則一律用PML-1（核對）此格式傳給客戶核對2). 特別是配“廣州中海”走集司的貨物，一定要在頭程截關(guān)當天補料3). 對單過程記得標注詳細時間，要詳細到幾號幾時幾分（如02/7-12：30），方便審核客戶的對單速度及提供的單證的準確性4). 對單過程中嚴禁機械地將船東B/L來回傳送，而是要發(fā)揮對毛單的作用，先自行核對修改，待基本與毛單一致后再傳給客戶做最后確認。客戶的確認件還要再檢查一次是否有疏漏之處；
