妙用Outlook管理客戶資料
Outlook中的“聯(lián)系人”為市場和銷售人員帶來了極大的方便，利用“聯(lián)系人”功能可將客戶的資料保存在Outlook中，可以通過查找、字段選擇、分組等方法快速的查找到所需要的聯(lián)系人，并能夠?qū)⑴c客戶的業(yè)務(wù)往來一目了然。
市場和銷售人員遇到的最尷尬的事情莫過于客戶遞過名片后，發(fā)現(xiàn)其中的漢字不認(rèn)識(shí)。的確，中國的擁有博大的文化底蘊(yùn)，一個(gè)字不認(rèn)識(shí)是一件很平常的事情，但是如果不能夠正確書寫客戶的姓名，或者不能夠準(zhǔn)確念出客戶的姓名，對(duì)于銷售人員是一件不可原諒的事情。
現(xiàn)在，借助Microsoft Office提供的手寫輸入方法，就可以避免這一尷尬。例如，如果希望將客戶的資料信息管理起來，就可以打開Outlook，在“聯(lián)系人”視圖中選擇【文件】|【新建】|【聯(lián)系人】命令菜單，打開“聯(lián)系人”對(duì)話框（如圖1所示），在該對(duì)話框中就可以填寫豐富的客戶資料。
圖1 建立客資料
但是，某個(gè)客戶的名字叫“王蕈”，相信很多朋友都不能夠讀出這個(gè)人的名字，這對(duì)于習(xí)慣使用拼音輸入法輸入文字的朋友來說確實(shí)是一個(gè)挑戰(zhàn)。不過Microsoft Office提供了手寫輸入的方法，只要會(huì)“畫”出這個(gè)漢字就可以了，操作步驟如下：
（1）打開輸入法“語言欄”，并選擇“微軟拼音”輸入法，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在該語言輸入法工具欄中多出了像語音輸入、手寫輸入等輸入方式，如圖2所示。
圖2 語言欄
（2）單擊“框式輸入”按鈕，打開“框式輸入”對(duì)話框，在文字輸入?yún)^(qū)域利用鼠標(biāo)畫出這個(gè)漢字（如圖3所示），然后稍等片刻，這個(gè)漢字就出現(xiàn)在Outlook聯(lián)系人中了。
圖3 手寫輸入
（3）如果希望能夠準(zhǔn)確讀出這個(gè)漢字，就可以利用Word中的“注音”功能，為這個(gè)文字加上拼音。
默認(rèn)情況下，Outlook“聯(lián)系人”對(duì)話框中提供了大量的有用信息，如姓名、地址、公司、郵箱、生日等等。但是實(shí)際工作中我們所遇到的信息包羅萬象，常常會(huì)遇到這樣的情況：當(dāng)?shù)怯浡?lián)系人的一條重要信息時(shí)找不到相應(yīng)的選項(xiàng)，怎么辦？其實(shí)Outlook提供了簡單快捷的窗體設(shè)計(jì)功能，用它就可以解決這樣的問題。
例如，很多企業(yè)都會(huì)為客戶資料上添加一個(gè)“客戶行業(yè)”的信息，但是在Outlook聯(lián)系人中并沒有“客戶行業(yè)”這項(xiàng)，下面就來看看如何在“聯(lián)系人”中添加客戶行業(yè)的：
（1）打開Outlook然后在菜單欄上選擇【工具】|【窗體】|【設(shè)計(jì)窗體】命令，打開“設(shè)計(jì)窗體”對(duì)話框，如圖4所示。
圖4 “設(shè)計(jì)窗體”對(duì)話框
（2）在“設(shè)計(jì)窗體”對(duì)話框中選擇“聯(lián)系人”選項(xiàng)，然后單擊【打開】按鈕。這時(shí)Outlook會(huì)自動(dòng)打開“聯(lián)系人（設(shè)計(jì)）”窗口和“字段選擇器”面板，如圖5所示。
圖5 可編輯的窗口和字段選擇器
（3）單擊“字段選擇器”面板上方的下拉列表，選擇“文件夾中用戶定義的字段”選項(xiàng)；再單擊【新建】按鈕打開“新建字段”對(duì)話框，如圖6所示。
圖6 新建字段
（4）在“名稱”輸入框中輸入新建字段的名稱，如“客戶行業(yè)”；在“類型”下拉列表中選擇數(shù)據(jù)類型，這里選擇為“文本”，單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。這樣在“字段選擇器”面板就會(huì)多出“客戶行業(yè)”這個(gè)字段。
（5）從“字段選擇器”面板中拖動(dòng)“客戶行業(yè)”字段到“聯(lián)系人-設(shè)計(jì)”窗口中，并調(diào)整到合適的位置。
（6）選中“客戶行業(yè)”或它后面的輸入框，然后單擊工具欄上的【屬性】按鈕，打開“屬性”對(duì)話框，在其中對(duì)該控件的屬性作調(diào)整，例如更改標(biāo)題文字、顏色等信息。
提示：不同的控件的屬性不同，可更改的項(xiàng)目也不同。
（7）操作完成后，單擊“聯(lián)系人-設(shè)計(jì)”窗口工具欄上的【發(fā)布窗體】按鈕，打開“將窗體發(fā)布為”對(duì)話框。在“顯示名稱”輸入框中輸入顯示名稱，在“窗體名稱”輸入框中輸入窗體的名稱。
（8）發(fā)布完成后，保存并關(guān)閉“聯(lián)系人-設(shè)計(jì)”窗口。
提示：設(shè)計(jì)窗體不僅僅限于“聯(lián)系人”，用戶可以創(chuàng)建更多屬于自己的窗體。在創(chuàng)建過程中，還可以單擊工具欄上的【控件工具箱】按鈕，打開“控件工具箱”面板，使用更多的控件。用戶可以創(chuàng)建出更豐富的窗體，如下拉列表、復(fù)選框等等，如圖7所示。另外用戶還可以為窗體編寫程序，得到更高級(jí)的功能。關(guān)于控件的使用和編程的方法可以參閱有關(guān)書籍。
圖7 下拉列表
在創(chuàng)建完成自己的窗體后，如何使用呢？并且我們希望將自己定義的“聯(lián)系人”窗體作為默認(rèn)的“聯(lián)系人”填寫方式，這樣無論是填寫還是數(shù)據(jù)導(dǎo)入都很方便。將自定義窗體設(shè)置為默認(rèn)窗體的方法很簡單，操作步驟如下：
（1）在Outlook快捷欄中用鼠標(biāo)右鍵單擊【聯(lián)系人】圖標(biāo)，在快捷菜單中選擇【屬性】命令，打開“屬性”對(duì)話框。
（2）在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，有一個(gè)“投遞到此文件夾，使用”下拉列表，這里面有可供選擇的所有窗體，選擇剛剛定義好的窗體，然后單擊【確定】按鈕即可，如圖8所示。
圖8 選擇默認(rèn)窗體
（3）現(xiàn)在再新建聯(lián)系人時(shí)，Outlook就會(huì)自動(dòng)啟用帶有“客戶行業(yè)”的聯(lián)系人窗口了，如圖9所示。
提示：在新建聯(lián)系人時(shí)，可在聯(lián)系人視圖雙擊空白區(qū)域，就會(huì)打開“新建聯(lián)系人”的窗口。另外還可以利用聯(lián)系人“屬性”對(duì)話框中的“窗體”選項(xiàng)卡將自己創(chuàng)建的窗體保存為一個(gè)文件，這樣別人也可以使用這個(gè)窗體。同樣也可以使用別人編輯的窗體。
圖9 使用自定義的窗體填寫客戶信息
很多情況下，跟蹤與客戶的業(yè)務(wù)往來對(duì)市場和銷售人員是很重要的。而Outlook中聯(lián)系人的“活動(dòng)”選項(xiàng)卡就能夠自動(dòng)記錄用戶和聯(lián)系人之間的所有信息。在“顯示”下拉列表中，我們可以選擇需要顯示的用戶與聯(lián)系人之間的活動(dòng)信息。“顯示”下拉列表中供用戶選擇的項(xiàng)目有“便箋”、“電子郵件”、“即將開始的任務(wù)/約會(huì)”、“日記”和“所有選項(xiàng)”等選項(xiàng)，用戶可以根據(jù)要查看的內(nèi)容選擇相應(yīng)的項(xiàng)目，如圖10所示。
圖10 聯(lián)系人的活動(dòng)信息
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