首先要明確一點(diǎn)：手機(jī)里的通訊錄，當(dāng)使用同步軟件時(shí)，它是與outlook同步的，然后再在outlook中將通訊錄導(dǎo)出成excel。
這樣當(dāng)手機(jī)中的通訊錄發(fā)生問題時(shí)，我們可將excel再導(dǎo)入到outlook，然后將手機(jī)與同步軟件連接，這樣outlook就可將手機(jī)里的通訊錄同步了。也就完成了手機(jī)中通訊錄的修復(fù)工作。（當(dāng)然從excel導(dǎo)出到outlook時(shí)，我們可選擇不要重復(fù)的內(nèi)容，再將手機(jī)中的通訊錄清空）
Office使用EXCEL中把通訊錄導(dǎo)入OUTlOOK通訊錄中% p! E) J Z$ I, l4 R& l
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在我們利用Office系列組件完成實(shí)際任務(wù)的過程中，可能會(huì)碰到如下一些問題：我有一份客戶通訊信息文件以Excel格式存在，是否可以直接導(dǎo)入Outlook的聯(lián)系人列表中，而不必重新輸入？或者我有一份Excel格式的學(xué)生信息表，但是我在Access中會(huì)用到這個(gè)表，該怎樣導(dǎo)入Access中等等。這兩個(gè)有代表性問題的一個(gè)其實(shí)Office 系列組件為了減少重復(fù)勞動(dòng)，以及提高Office組件間的協(xié)作能力，早就考慮到了這個(gè)問題，而且提供了相應(yīng)的解決方法。本文列舉四個(gè)關(guān)于Office組件中數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出的具體任務(wù)，詳細(xì)剖析操作過程，希望能夠給使用Office應(yīng)用的讀者帶來啟發(fā)，提高工作的效率。
說明：所有操作均在Office 2003版本下進(jìn)行，使用其它版本的朋友可以參照進(jìn)行。
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我們通過以上幾個(gè)典型任務(wù)，詳細(xì)介紹了Excel和Outlook，Excel和Access間數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出的方法，讀者朋友可以把這些任務(wù)稍加修改直接運(yùn)用于實(shí)際，在辦公過程中多注意Office組件間的協(xié)作使用常常能有效地提高工作效率。
一、將Excel“客戶通訊工作表”導(dǎo)入Outlook聯(lián)系人 , F: `) y2 E) i( t
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應(yīng)用目標(biāo)：實(shí)際工作中，工作人員已經(jīng)用Excel制作了客戶的聯(lián)系資料，為了能夠建立良好的客戶關(guān)系，我們需要將這些數(shù)據(jù)放到Outlook的聯(lián)系人中。請注意，不需要在Outlook中重新輸入，只要利用Outlook的“導(dǎo)入與導(dǎo)出”功能就可以了。
操作所需文件下載：Excel“客戶通訊錄”工作薄 / U2 k" L3 p# Z: `5 r/ ?
操作方法： " n5 I0 W( H7 f$ c w% ^$ y
（一）在Excel中指定“區(qū)域名稱” / r; H* `/ L I9 B) r
對于最新的Outlook2003版本，如果要想將Excel中的通訊錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入Outlook聯(lián)系人中，需要先對Excel中的數(shù)據(jù)指定“區(qū)域名稱”。 ; ?* j S, |/ {6 f. Q
1. 啟動(dòng)Excel 2003，打開“客戶通訊錄”工作薄，進(jìn)入“客戶通訊表”，選中需要導(dǎo)入的客戶通訊數(shù)據(jù)，如“A1:G5”單元格區(qū)域，將光標(biāo)定位于“名稱框”中，輸入這個(gè)區(qū)域的名稱“客戶通訊數(shù)據(jù)”(圖 1)，這個(gè)區(qū)域名稱可以根據(jù)自己的需要更改。7 U# k9 r! Y3 g
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2. 輸入后回車確認(rèn)，區(qū)域名稱的指定完成。為了測試，可以單擊名稱框右邊的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇“客戶通訊數(shù)據(jù)”，此時(shí)“A1:G5”單元格區(qū)域就被選中，這表明“區(qū)域名稱”的指定成功。
(二)將Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Outlook聯(lián)系人中 / u" [5 Y# y" Y) _$ }( O
1. 啟動(dòng)Outlook 2003，此時(shí)應(yīng)該已經(jīng)配置好了帳戶信息。選擇菜單“文件→導(dǎo)入和導(dǎo)出”命令，打開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂υ捒?，由于我們需要將Excel中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到 Outlook，因此在列表框中選擇“從另一程序或文件導(dǎo)入”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕(圖 2)。
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圖22. 進(jìn)入“導(dǎo)入文件”對話框，選擇文件類型為“Microsoft Excel”，單擊“下一步”按鈕(圖 3)。
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3. 接著單擊“瀏覽”按鈕，通過“瀏覽”對話框，定位到存放“客戶通訊錄.xls”Excel工作薄文件的位置，選中它并確定，單擊“下一步”按鈕(圖 4)。
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圖4
4. 選擇導(dǎo)入的目標(biāo)文件夾為“聯(lián)系人”，單擊“下一步”按鈕(圖 5)。
圖55. 這里是最重要的一步，我們需要在這里進(jìn)行字段的映射。單擊“映射自定義字段”按鈕，打開“映射自定義字段”對話框(圖 6)。: Q$ s5 c6 q9 \
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圖66. 通過該對話框可以看到，如果“客戶通訊數(shù)據(jù)”中和Outlook聯(lián)系人完全相同的字段，Outlook會(huì)自動(dòng)建立映射。如“姓名”字段和“單位”字段(圖 7)。沒有自動(dòng)建立映射的，就需要我們手動(dòng)建立，否則導(dǎo)入的數(shù)據(jù)就不完全。
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圖77. 自定義映射的方法為：在左邊的列表框中選中一個(gè)字段如“
手機(jī)”，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖拉到右邊列表框中與該字段含義相同的字段的右邊，“手機(jī)”字段應(yīng)該拖動(dòng)到“
移動(dòng)電話”字段右邊。用同樣的方法建立其它自定義字段，完成后的效果如下圖(圖 8)。
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圖8! a2 d* g* L# ?) M `# i$ U
8. 檢查一下，確定無誤之后，依次單擊“確定”按鈕和“完成”按鈕，立即出現(xiàn)導(dǎo)入數(shù)據(jù)的進(jìn)度提示，一會(huì)之后完成。我們進(jìn)入“聯(lián)系人”選項(xiàng)卡，可以看到 Excel“客戶通訊數(shù)據(jù)”已經(jīng)成功導(dǎo)入Outlook聯(lián)系人(圖 9)，以后就可以方便地使用它們和客戶進(jìn)行聯(lián)系了。- V' O* ]% _% S
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圖9. o8 Z7 [0 l7 Z& C. C' J# J9 y
二、將Outlook聯(lián)系人信息導(dǎo)出到Excel打印和備份
應(yīng)用目標(biāo)：實(shí)際工作中，有時(shí)需要將聯(lián)系人信息導(dǎo)出到Excel打印或備份，同樣利用Outlook的“導(dǎo)入與導(dǎo)出”功能可以實(shí)現(xiàn)。
操作所需文件：在前面操作的基礎(chǔ)上進(jìn)行 2 i! K- A9 l- ^
操作方法： ( U; R; O9 W; K# v1 Y6 [
1. 啟動(dòng)Outlook 2003，選擇菜單“文件→導(dǎo)入和導(dǎo)出”命令，打開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂υ捒?，由于是需要?dǎo)出數(shù)據(jù)，因此在列表框中選擇“導(dǎo)出到一個(gè)文件”項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕(圖 10)。
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圖 10
2. 在“導(dǎo)出到文件”對話框中，選擇創(chuàng)建文件的類型為“Microsoft Excel”，然后單擊“下一步”按鈕(圖 11)。& R5 E% X6 A. B0 S \' ]. ?: o
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圖 11
3. 接著選擇導(dǎo)出文件夾的位置為“聯(lián)系人”,單擊“下一步”按鈕(圖 12)。6 i" F1 z# Z& D: H. g$ I
j圖 12
4. 接下來為導(dǎo)出的文件指定一個(gè)路徑和名稱，單擊“下一步”按鈕，在這里仿照前面的方法映射好自定義的字段后，單擊“完成”按鈕，一會(huì)之后數(shù)據(jù)就導(dǎo)出為Excel格式并存放在你指定的位置了。
1.當(dāng)一個(gè)excel文件中有很多sheet時(shí)候，必須每個(gè)sheet都要指定好區(qū)域名稱！
2.為了更快的映射，在sheet表格中用outlook聯(lián)系人表達(dá)方式！
