outlook2010中的聯(lián)系人模塊能幫助我們便捷的管理我們的通訊錄。我們可以把我們的聯(lián)系人信息進(jìn)行分類，在outlook的聯(lián)系人模塊中，我們根據(jù)業(yè)務(wù)的不同，或者地區(qū)的不同，把我們的客戶、同事、好友進(jìn)行分門別類的存放，這樣，在我們發(fā)郵件的時(shí)候，可以在茫茫聯(lián)系人當(dāng)中快速找到我們想要找到的對(duì)象。如果我們手中有一分excel表格的通訊錄，但因?yàn)閿?shù)量比較多，如果我們逐個(gè)輸入到outlook聯(lián)系人當(dāng)中的話，會(huì)增加我們很多的工作量，那么我們可以使用批量導(dǎo)入的方法，來減輕我們的工作量。
步驟一：首先，我們先從outlook聯(lián)系人模塊中新建一個(gè)文件夾，命名為“同事”。
outlook默認(rèn)的聯(lián)系人工作組為“我的聯(lián)系人”，我們可以在這個(gè)工作組中新建一個(gè)文件夾，也可以先新建一個(gè)工作組，然后再新建一個(gè)文件夾。
注：將光標(biāo)放到工作組“我的聯(lián)系人”區(qū)域內(nèi)，單擊右鍵，就可以出現(xiàn)關(guān)于文件夾相應(yīng)的各種操作。在彈出的對(duì)話框中，我們同樣可以選擇要把新建的文件夾存放在哪個(gè)工作組中。
步驟二：
在outlook聯(lián)系人中設(shè)置好文件夾后，我們打開一份excel表格，里面的信息是我們需要導(dǎo)入到outlook中的內(nèi)容。選擇好需要導(dǎo)入的信息，然后在excel公式欄的“名稱區(qū)域”寫入“通訊錄”，然后回車。excel會(huì)將你選中的區(qū)域命名為“通訊錄”。
步驟三：
我們回到outlook2010，選擇“文件”選項(xiàng)卡，選中“打開”功能，點(diǎn)擊“導(dǎo)入”，在“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)?/span>”對(duì)話框中，我們選擇“從另一個(gè)程序或文件導(dǎo)入”功能，單擊“下一步”
步驟四：因?yàn)槲覀兊臄?shù)據(jù)是存在excel當(dāng)中，因此我們選擇“Microsoft Excel97-2003”功能。
單擊“下一步”，選擇我們準(zhǔn)備好的excel文件，然后單擊“下一步”，在“導(dǎo)入文件”對(duì)話框中我們查看一下所選的文件路徑是否正確，并且在“選項(xiàng)”中我們選擇“用導(dǎo)入的項(xiàng)目替換重復(fù)的項(xiàng)目”，繼續(xù)單擊“下一步”。
注：目前“導(dǎo)入”功能還不支持office新文件類型。假如我們的excel是新文件格式的話，需要“另存為97-2003格式”
步驟五：我們選擇最初建立的“同事”文件夾，單擊“下一步”，出現(xiàn)的對(duì)話框會(huì)讓我們選擇將我們?cè)?/span>excel中設(shè)置的有名字的區(qū)域的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到outlook中，選擇當(dāng)時(shí)我們命名的“通訊錄”，再點(diǎn)擊“映射自定義字段”，會(huì)出來相應(yīng)的對(duì)話框，這是關(guān)鍵的一步，我們要將excel選中的區(qū)域里的各項(xiàng)字段映射到outlook聯(lián)系人卡片的各項(xiàng)字段中。用鼠標(biāo)可以將字段拖拽倒outlook的相關(guān)字段中。
注：excel中的字段只可以單一使用，例如：“姓名”字段如果映射在outlook中的“姓名”字段，就不能映射到outlook的其他字段。
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