隨著企業(yè)信息化及辦公自動化的不斷發(fā)展，郵件系統(tǒng)在企業(yè)中扮演著越來越重要的角色，郵件已經(jīng)成為人們?nèi)粘９ぷ髦胁豢苫蛉钡囊徊糠?，也是企業(yè)中員工交流溝通及處理日常業(yè)務(wù)的重要手段。在當(dāng)前隨機(jī)應(yīng)變的環(huán)境中，E-MAIL 已經(jīng)成為各公司處理各項(xiàng)事務(wù)的核心工具；公司大量重要的業(yè)務(wù)信息產(chǎn)生并保存在郵件系統(tǒng)中，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)的無比重要的信息資產(chǎn)。
為了保護(hù)這些信息資產(chǎn)，同時為了應(yīng)對隨時可能出現(xiàn)的危機(jī)和災(zāi)難恢復(fù)，需要對郵件進(jìn)行備份，這也是郵件存儲的最初要求。但隨著電子郵件成為企業(yè)信息往來最主要的方式之一，郵件數(shù)據(jù)膨脹性的增長成為企業(yè)需要面對的最主要問題。郵件數(shù)據(jù)量翻倍的增長，郵件服務(wù)器隨時面臨崩潰危機(jī)，郵件及附件種類繁多，雜亂無章，如何安全高效地管理郵件信息，如何從大量郵件中快速搜索出所需的歷史郵件和附件，是企業(yè)信息管理必須要面對的問題，通過簡單的郵件備份已經(jīng)無法解決企業(yè)當(dāng)前和未來要面對的問題。選用適合本企業(yè)的電子郵件歸檔管理系統(tǒng)是目前最常采用，才是最有效的解決方案。
目前市場上很多人把郵件備份當(dāng)成了郵件歸檔，以為通過備份郵件就可以使企業(yè)安枕無憂。但實(shí)際上，郵件備份和郵件歸檔是有本質(zhì)區(qū)別的，備份并不能替代郵件歸檔，以下詳細(xì)介紹兩者的區(qū)別，主要體現(xiàn)在三個方面。
1. 概念
1） 郵件歸檔
郵件歸檔是指對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實(shí)時搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理，當(dāng)數(shù)據(jù)停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統(tǒng)把他們轉(zhuǎn)移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外，當(dāng)需要時，可以即時獲取所需數(shù)據(jù)并快速搜索。為企業(yè)電子郵件的法規(guī)遵從和規(guī)則的執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)了高度集成化，中心化，并可實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)測等功能。
2） 郵件備份
備份是指數(shù)據(jù)副本，萬一原始數(shù)據(jù)丟失或者損壞且無法修復(fù)，副本就可用于恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。備份用于保護(hù)正在使用的數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)備份時間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個月，每月的完全備份保留一年，最后，一年的完全備份保留七年。一年的完全備份也稱為七年歸檔。這份時間表存在一個問題：很難從整個備份中挑選出需要長期保留的特定文件，因此用戶在使用這種方法時，最終不得不將整個備份都打包為大型的“歸檔”。此外，在兩次備份間隔時間中，如果有些郵件被刪除，這些郵件將永久丟失，并不能在備份中尋找到，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)的丟失。
2. 存儲
1） 備份系統(tǒng)用于歸檔的困境
首先，當(dāng)用戶需要查找?guī)啄昵暗囊恍┫嚓P(guān)資料時，就必須記住這些文件存放哪個備份文件中。這不是一件容易的事，即使用戶能記住，由于計(jì)算機(jī)平臺和軟件的日新月異，要找到當(dāng)年的讀取設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序，甚至還需要訪問權(quán)限去打開這些文件是相當(dāng)費(fèi)力的。
其次，用備份數(shù)據(jù)來滿足電子發(fā)現(xiàn)的要求就更加困難。例如，公司要獲取某個員工在3年前某兩個月內(nèi)從Exchange服務(wù)器上發(fā)出的所有電子郵件，或許可以花很長時間從備份系統(tǒng)中恢復(fù)特定時間內(nèi)在Exchange服務(wù)器上保存過的電子郵件，但如果接收者在收到該員工電子郵件的同一天把它刪除了，那么被刪除的電子郵件就沒能在當(dāng)晚的備份作業(yè)中保存。因此，嚴(yán)格說來，即使找到了所有已備份的電子郵件，也不能符合電子發(fā)現(xiàn)的特定要求。
第三，恢復(fù)備份數(shù)據(jù)并進(jìn)行查找會消耗大量時間和費(fèi)用。試想一下，如果要把過去10年中滿足某些條件的Exchange服務(wù)器上的電子郵件找出來，而公司每星期做一次備份，那么該公司的IT管理員就必須把每個恢復(fù)到Exchange服務(wù)器中的滿足條件的電子郵件存入一個.pst文件，這樣的手工作業(yè)至少要重復(fù)500多次。
此外，備份系統(tǒng)用于保存歸檔數(shù)據(jù)是相當(dāng)?shù)托У?。一個歸檔系統(tǒng)對每個文件通常保存1~2份拷貝就足夠了，而備份系統(tǒng)卻沒有這樣的邏輯，特別是全備份系統(tǒng)，每次備份總是把未刪除的舊數(shù)據(jù)又保存一次，浪費(fèi)了很多存儲空間。隨著備份格式和磁帶介質(zhì)更新?lián)Q代，許多企業(yè)耗費(fèi)了相當(dāng)大的精力進(jìn)行設(shè)備升級和數(shù)據(jù)拷貝、遷移以及各種轉(zhuǎn)換，同時又保留舊的備份格式和舊磁帶上的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致不同格式數(shù)據(jù)的許多副本分散在不同的設(shè)備和介質(zhì)中，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理和查詢幾乎不可能。
2） 郵件歸檔存儲
歸檔是原始數(shù)據(jù)從初始站點(diǎn)移除后，發(fā)送到其它站點(diǎn)，用作長期保留。郵件歸檔可以說是在線的備份，只要你收發(fā)郵件，在歸檔系統(tǒng)掃描間隔時間中，發(fā)現(xiàn)原本歸檔數(shù)據(jù)有新的更新，就會把這些新的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。哪怕你立刻對郵件進(jìn)行了刪除，但這些郵件數(shù)據(jù)已經(jīng)被歸檔，不會造成數(shù)據(jù)丟失。
許多郵件歸檔系統(tǒng)具備壓縮存儲功能，從而進(jìn)一步降低存儲消耗。此外，有些存儲系統(tǒng)采用一些特別的技術(shù)減少存儲量，例如TurboMail拓波歸檔系統(tǒng)的單一實(shí)例存儲功能。如果一個附件發(fā)送給多個用戶，在存儲系統(tǒng)中，將只保留一份文件，這大大地節(jié)約了存儲空間。TurboMail的壓縮存儲功能可以節(jié)約近1/3的存儲空間。
3. 分類和搜索
軟件和備份軟件的另一項(xiàng)區(qū)別在于分類和搜索功能。
一些備份軟件具有基本的歸檔功能，可以將文件獨(dú)立或按組歸檔，保留時不受備份限制?？梢愿鶕?jù)文件種類、日期、所有權(quán)及其它搜索標(biāo)準(zhǔn)命名或標(biāo)記內(nèi)容。但是，如果公司會形成并需要處理大量歸檔，如電子郵件和圖像數(shù)據(jù)等，那么僅僅創(chuàng)建簡單的搜索標(biāo)簽并不足夠;還需要擁有更加高級的歸檔解決方案，具備基于內(nèi)容和所有權(quán)的搜索功能。
一個有效的歸檔系統(tǒng)則包含了足夠多的元數(shù)據(jù)，并能通過邏輯方式獲取信息。例如，一個電子郵件歸檔系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)應(yīng)至少包括發(fā)件人、收件人、主題、時間等信息，通常還會把電子郵件主體放入數(shù)據(jù)庫用于全文搜索，甚至把附件的相關(guān)信息和關(guān)鍵詞也提取出來作為元數(shù)據(jù)保存。當(dāng)需要查找需要的郵件時，輸入限制條件，能夠在幾分鐘甚至是秒鐘內(nèi)查找到所需的郵件。
4. 郵件歸檔產(chǎn)品
此外，近年來，西方國家發(fā)生了一些重大的企業(yè)舞弊案件，使得政府和整個社會都對企業(yè)數(shù)據(jù)資料的保存提出了更為嚴(yán)苛的要求，從而使數(shù)據(jù)歸檔的地位上升到關(guān)系到企業(yè)存亡和社會安定的高度。這一切都表明了未來郵件歸檔系統(tǒng)將逐漸走上市場的主流。
目前國內(nèi)外眾多廠家也提供了種類繁多、功能各異的郵件歸檔系統(tǒng)，例如Mirapoint、C2C Systems的Archive One，GFI的 MailArchiver, Intradyn的 ComplianceVault,等等。各個系統(tǒng)都是各有特色，但這些歸檔系統(tǒng)有個很明顯的共同點(diǎn)就是都沒有集成到他們的郵件系統(tǒng)中，企業(yè)必須單獨(dú)購買一個郵件歸檔系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)歸檔管理，甚至有的還要再購買設(shè)備來安裝歸檔系統(tǒng)。對于大企業(yè)，這些人力、物力的消耗可能不成問題，甚至有時候就是為了分開管理而單獨(dú)購買歸檔系統(tǒng)。但對于中小企業(yè)而言，搭建完郵件系統(tǒng)，還要再繼續(xù)搭建歸檔系統(tǒng)，無論是物力、人力、財(cái)力都是不小的支出。
如果把郵件歸檔系統(tǒng)集成到郵件系統(tǒng)中，對于資源較緊張的企業(yè)而言，不但方便管理，還節(jié)約人力、物力和財(cái)力，一舉兩得。目前，市場上完成集成的有TurboMail郵件系統(tǒng)。這個系統(tǒng)是采用文本數(shù)據(jù)庫存儲的，在郵件搜索方面速度很快，能在很短的時間內(nèi)調(diào)出所需的郵件，而且在攔截垃圾郵件、病毒郵件方面很強(qiáng)，能自動把這些郵件攔截在歸檔系統(tǒng)外，大大提高了歸檔效率，而且這個軟件還能提供試用，對于企業(yè)而言，只有自己用過的東西才真正知道是不是適合自己的。
