“考勤提醒：已到打卡時(shí)間，別忘記打卡哦。”
抬頭看看日程表，還剩5項(xiàng)工作未完成，明天的會(huì)議通知還沒來得及發(fā)，后天要交的方案還沒構(gòu)思，回訪電話還沒打完，今天又要加班了……
可是，為什么有的伙伴幾乎不加班，OKR達(dá)成仍然是100%呢?我的時(shí)間都去哪兒了?
新年伊始，來GET一下高效工作的小技巧，為你的新一年加碼。
一 、提前規(guī)劃
1、思考在前，行動(dòng)在后
很多時(shí)候我們接到一個(gè)任務(wù)，便動(dòng)手開始做，做到一半猛然驚覺，這個(gè)事情還有更好的操作方式，可以節(jié)省大把時(shí)間，這時(shí)候，或是立刻調(diào)整采用新方式，或是咬牙堅(jiān)持。前者，則會(huì)出現(xiàn)“重復(fù)工作”，后者，則會(huì)出現(xiàn)“精力浪費(fèi)”。
接到任務(wù)時(shí)，先不急于動(dòng)手，全盤構(gòu)思、拆解步驟，多想幾種做事的思路，然后判斷一下各個(gè)思路的難易程度和時(shí)間消耗，以及可能會(huì)遇到的問題，避免出現(xiàn)“精力浪費(fèi)”和”重復(fù)工作”。
2、制定時(shí)間表
一般情況下，我們都會(huì)把當(dāng)天的待辦事項(xiàng)列出來，完成了一項(xiàng)打鉤，卻忽略了對(duì)事情完成的先后順序進(jìn)行排列，導(dǎo)致在“黃金時(shí)間”做了事務(wù)性的工作，在“低迷時(shí)間”卻撰寫重大項(xiàng)目方案，從而降低了工作效率。
這里可以借用一個(gè)耳熟能詳?shù)摹皶r(shí)間管理四象限”。
列出每天各個(gè)事項(xiàng)的截止時(shí)間，放入四象限中，排列事件完成的先后順序，第二象限內(nèi)的事情我們最好放在“黃金時(shí)間”(上午10:00-11:00,下午15:00-17:00)完成，此時(shí)效率相對(duì)最高。同時(shí)，針對(duì)每個(gè)事項(xiàng)，可以增加對(duì)應(yīng)的時(shí)間段并預(yù)估具體需要的完成時(shí)間，確保事項(xiàng)完成度。
舉個(gè)栗子：
長(zhǎng)此以往，可以加強(qiáng)我們對(duì)于時(shí)間的管控能力，高效利用好時(shí)間。
二、專注高效
1、避免多任務(wù)處理
工作中，我們經(jīng)常會(huì)有多任務(wù)處理的情況，例如寫一會(huì)報(bào)告，刷一下網(wǎng)頁(yè)，查一下資料，收一下郵件，回去做一下數(shù)據(jù)，點(diǎn)開微信回應(yīng)一下……
看似很高效，其實(shí)會(huì)耗費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間，報(bào)告寫到一半，再次開始時(shí)需要重新瀏覽此前寫到的內(nèi)容，郵件編輯到一半，需要重新加載網(wǎng)頁(yè)….這些看似碎片的時(shí)間，其實(shí)都是在拉低我們的工作效率。把事項(xiàng)盡可能排進(jìn)時(shí)間表里，一段時(shí)間專注于一件事。
2、被打斷，怎么辦
工作時(shí)，出現(xiàn)臨時(shí)任務(wù)是”家常便飯”，很多小伙伴會(huì)被打斷思路，從而影響了整體的工作進(jìn)度，遇到臨時(shí)任務(wù)兩步走，向“被打斷”say no。
“任務(wù)是什么?”接到臨時(shí)任務(wù)，第一時(shí)間確認(rèn)任務(wù)內(nèi)容，預(yù)估需要的完成時(shí)間。
“什么時(shí)候前需要完成?”和對(duì)方明確截止時(shí)間，在不耽誤手上工作的情況下，立刻排進(jìn)日程表里，避免事后遺忘。
3、克服拖延癥
“deadline是第一生產(chǎn)力”對(duì)于這句話，小編個(gè)人也是感同身受，很多“重要不緊急”的事情，因?yàn)椤安幌胱觥薄ⅰ拔冯y”等等原因，活生生變成“重要緊急”，最后不得不加班熬夜完成，對(duì)抗拖延癥，人人有責(zé)。
4、把任務(wù)劃分成關(guān)卡
遇到“不愿意做的事情”，劃分關(guān)卡可以有效減免我們的負(fù)面情緒，抵抗拖延癥。例如研發(fā)一門課件，想到要做一個(gè)幾十頁(yè)的PPT，感覺“頭大”，但換一種思路，把其拆解為“確定需求”、“收集素材”、“撰寫大綱”…心理壓力會(huì)小很多，推進(jìn)起來也會(huì)更順利。
5、給自己獎(jiǎng)勵(lì)
對(duì)應(yīng)上一條的“關(guān)卡”，每個(gè)關(guān)卡完成后，可以給自己一些激勵(lì)，加強(qiáng)自驅(qū)力，例如一杯奶茶，一次SPA等。
6、一旦“開始”，就可以持續(xù)去做
如同銷售最難的是“開口”一樣，拖延癥最怕的是“動(dòng)手”。克服掉內(nèi)心的拖延因子，從第一個(gè)關(guān)卡開始動(dòng)手做，和拖延說拜拜。
三、回顧時(shí)間
一天工作結(jié)束后，對(duì)應(yīng)開頭提到的“時(shí)間表”，運(yùn)用我們熟知的“PDCA”循環(huán)（即計(jì)劃Plan→執(zhí)行Do→檢查Check→處理Act）進(jìn)行“CHECK”：
計(jì)劃和實(shí)際的事項(xiàng)是否一致?
1、每一項(xiàng)工作的完成時(shí)間是否一致?
2、時(shí)間過長(zhǎng)，是否有的環(huán)節(jié)出現(xiàn)了時(shí)間浪費(fèi)，是否有可以優(yōu)化的地方?
3、全天的時(shí)間安排是否最優(yōu)?
如此復(fù)盤，看看“時(shí)間都去哪兒了?”
以上就是一些提高工作效率的小技巧，試試給自己的一天做做規(guī)劃，開啟更完美的自己吧!
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