所謂策劃既是策略和規(guī)劃，是從全局的、前瞻的、長遠(yuǎn)的、動(dòng)態(tài)的角度對(duì)某種活動(dòng)進(jìn)行安排和部署，為活動(dòng)目標(biāo)順利成功的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。所以，會(huì)展策劃既是為會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行、會(huì)展目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)而在展前、展中、展后對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)、步驟及其目標(biāo)的完成進(jìn)行全方位、多角度規(guī)劃。

  會(huì)展策劃包括會(huì)議策劃和展覽策劃。所以會(huì)展策劃關(guān)鍵就是做好這兩方面的工作。

  一方面，會(huì)議策劃要使會(huì)議能切實(shí)的達(dá)到信息交換的目的。

   另一方面，展覽策劃就是要使各種各樣的展覽能到達(dá)產(chǎn)品展示和技術(shù)交流的目的。在這兩種情況下，要充分利用現(xiàn)有的條件和資源，用最有效率的方式，以最小的成本獲得最大的收益為準(zhǔn)則達(dá)到營銷活動(dòng)預(yù)定目標(biāo)。

   會(huì)展策劃是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程。需要大量的人力、物力和財(cái)力，還要周密的布置和安排以及必須的一些程序。

  會(huì)展策劃包括四個(gè)階段：

    一 ，展覽籌備階段：

        決策階段（展覽決定，展覽目標(biāo)，展覽選擇），展覽策劃（拓展與組團(tuán)，聯(lián)絡(luò)與談判）

    二，籌備階段：

        展品與運(yùn)輸，設(shè)計(jì)與施工，宣傳與公關(guān)，展臺(tái)工作準(zhǔn)備

    三，展出階段：

        展臺(tái)工作管理

    四， 展后階段：

        后繼工作（評(píng)估與總結(jié)）

首先，我們先看第一階段。決策階段，先是展出決定，展出決定需要考慮多方面因素：（一）內(nèi)部有無發(fā)展需要（營銷需求）（二）外部何處市場有潛力（市場條件）（三）應(yīng)使用何種營銷手段（四）內(nèi)部有多少資源可以利用（內(nèi)部條件）。我們說會(huì)展是一種很好的營銷方式，但應(yīng)注意選擇營銷方式要綜合多方因素：營銷目標(biāo)和戰(zhàn)略，市場環(huán)境和條件，營銷方式本身的形式和作用。無論那種方式只要能很好的達(dá)到目標(biāo)，并使成本效益最低就是好方法。所以不一定要選擇會(huì)展。另外還要考慮內(nèi)部條件，比如財(cái)力，人力，精力（注意展覽籌備時(shí)間要在6個(gè)月以上，且不能中斷）

如果綜合分析之后確定要參展，要制定展出目標(biāo)：制定恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)是展出成功的必要條件。展出目標(biāo)包括基本目標(biāo)，產(chǎn)品目標(biāo)，價(jià)格目標(biāo)，宣傳目標(biāo)，銷售目標(biāo)，管理目標(biāo)。如果是集體展出還要有集體目標(biāo)。制定目標(biāo)一定要有依據(jù)，要全面考慮展出與其他工作的關(guān)系，要實(shí)際，有重點(diǎn)，具體，穩(wěn)定，落實(shí)。

展出選擇;首先對(duì)展覽種類進(jìn)行選擇也即在性質(zhì)，內(nèi)容等大的方面選擇符合展出者營銷目標(biāo)要求的展覽項(xiàng)目。二，選擇在時(shí)間，質(zhì)量等具體方面合適的項(xiàng)目

展出策劃。展出策劃有四大因素：（1）明確人員及分工（2）確定工作事項(xiàng)及順序(3)規(guī)定時(shí)間和期限（4）規(guī)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)   ： 制定預(yù)算方案。預(yù)算方案指定的好壞直接影響會(huì)展的收益以及效益。預(yù)算方案的制定要有計(jì)劃、有步驟，不斷更新信息。一般來說制定一份會(huì)展預(yù)算應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.歷史數(shù)據(jù)。2.行政管理費(fèi)。3.收益。4.固定費(fèi)用。5.可變費(fèi)用。6.詳細(xì)開列的項(xiàng)目。7.調(diào)整控制。

   展覽策劃方面包含拓展與組團(tuán)，聯(lián)絡(luò)與談判。其中，拓展與組團(tuán)要先進(jìn)行拓展宣傳(注意宣傳對(duì)象，宣傳內(nèi)容，宣傳方式)，選擇參展者，還要注意組團(tuán)管理等。而聯(lián)絡(luò)與談判方面則主要和主辦方的交涉，要和主辦方保持良好的關(guān)系，對(duì)參展的作用不言而喻。

第二，籌備階段;

展品與運(yùn)輸：首先選擇展品，要有針對(duì)性，代表性。這些要考慮到展出者的供應(yīng)能力，市場條件和需求潛力等因素。然后展示展品，注意包裝和裝箱。

          （二）運(yùn)輸  運(yùn)輸之于展覽就如糧草之于軍隊(duì)。俗話說："兵馬未動(dòng)，糧草先行。"后勤保障對(duì)于任何行業(yè)都是至關(guān)重要的。在展覽運(yùn)輸中根據(jù)形式的不同分為國內(nèi)展品運(yùn)輸和國外展品運(yùn)輸，本地參展運(yùn)輸和異地運(yùn)輸。一般來說，本地參展的運(yùn)輸環(huán)節(jié)較少比較好解決，但異地參展中的運(yùn)輸問題則往往是最讓組織者頭疼的問題。因此，運(yùn)輸要考慮多方因素：運(yùn)輸方式，路線，日程，費(fèi)用，公司，代理，展品特點(diǎn)等，另外又分去程運(yùn)輸和回程運(yùn)輸。  
設(shè)計(jì)與施工需要設(shè)計(jì)策略。商業(yè)展覽展示設(shè)計(jì)是以傳達(dá)展覽信息、吸引參觀者為主要技能的有目的、有計(jì)劃的環(huán)境、展臺(tái)、展品設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)策略要詳細(xì)具體，操作性強(qiáng)。

　 宣傳和公關(guān)要制定媒體策略?，F(xiàn)代社會(huì)，人與人之間、企業(yè)與企業(yè)之間都需要交流，而信息交流的主要載體是各種各樣的煤體。會(huì)展組織者要根據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會(huì)議或者展覽會(huì)的需要和條件，來選擇合適的媒體，在選擇媒體的類型時(shí)需要綜合考慮目標(biāo)受眾的媒體習(xí)慣、產(chǎn)品性質(zhì)、信息類型以及廣告成本等因素。

   第六，撰寫策劃方案。包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬訂策略、方案的實(shí)施、事后的追蹤與評(píng)估過程。廣義的會(huì)展策劃可以涵蓋經(jīng)市場調(diào)查而成生的市場可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書、項(xiàng)目建議書以及廣告策略方案、宣傳手冊(cè)等，包括圍繞會(huì)展展前、展中、展后所有的策劃文案

   展臺(tái)準(zhǔn)備階段 ：  也即會(huì)展設(shè)計(jì)階段，要注意展示空間設(shè)計(jì)，會(huì)戰(zhàn)陳列設(shè)計(jì)，會(huì)展照明，色彩設(shè)計(jì)等另可為你的展覽會(huì)設(shè)計(jì)一個(gè)主題，如果你試圖接觸某個(gè)特定的團(tuán)體，就得設(shè)計(jì)一個(gè)主題去對(duì)那個(gè)團(tuán)體表明你的意圖。  
   三，展出階段：

        展臺(tái)工作管理

       創(chuàng)造一個(gè)吸引人的展臺(tái)環(huán)境  
        一個(gè)貿(mào)易展覽會(huì)上，你的展臺(tái)應(yīng)該在不到5秒鐘的時(shí)間內(nèi)引起某個(gè)客戶的注意。如果你的展臺(tái)布景使用超過4年，就要利用新的顏色和外型布置一下。 
    選定特殊廣告 
    要求參觀者填寫調(diào)研表格，然后送上富有創(chuàng)新意義而實(shí)用的贈(zèng)品。  
    訓(xùn)練員工  
    讓您的員工接受訓(xùn)練，學(xué)習(xí)介紹產(chǎn)品和提供服務(wù)、熟悉展覽會(huì)的禮儀、知道怎樣達(dá)成交易、熟練制定一個(gè)銷售帶頭人、讓貿(mào)易保持活力。  
    選擇引人注目的形象  
    先要確定自己在貿(mào)易會(huì)上的形象，讓員工參與，集思廣益。有時(shí)，西裝會(huì)是很好的選擇；有時(shí)，合身、配套的上衣或T恤衫會(huì)引來潛在顧客的詢問和尋求幫助。

  另外，可策劃一些活動(dòng)。策劃一個(gè)成功的活動(dòng),可以起到豐富完善展會(huì)的作用,活躍會(huì)展氣氛,吸引更多的潛在參展企業(yè)與觀眾,但活動(dòng)要符合一定的原則：

1.活動(dòng)的主題與形式必須符合展會(huì)的需要..

   四， 展后階段

    后繼工作（評(píng)估與總結(jié)）

   會(huì)展的后續(xù)工作很多，實(shí)施效果評(píng)估是最重要的一種。另外，建立客戶信息數(shù)據(jù)庫發(fā)展，發(fā)展客戶關(guān)系，洽談簽訂合同。據(jù)統(tǒng)計(jì)60％的業(yè)務(wù)是在會(huì)展后達(dá)成的。