【本講重點(diǎn)】
第三把“鋼鉤”——管理表格
管理表格的設(shè)計(jì)要點(diǎn)
銷售團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)管理表格
監(jiān)控客戶的進(jìn)程
第三把“鋼鉤”——管理表格
對(duì)于銷售隊(duì)伍來(lái)說(shuō)，管理表格是非常重要的，它是控制銷售隊(duì)伍的第三把“鋼鉤”。管理表格基本上能體現(xiàn)一名銷售人員在一天、一周甚至一個(gè)月的工作過(guò)程。
實(shí)際上，在管理表格的推行過(guò)程中常常會(huì)遇到很多問(wèn)題，例如銷售人員剛開(kāi)始時(shí)還能堅(jiān)持填寫(xiě)，過(guò)一段時(shí)間后就會(huì)敷衍了事，推行管理表格的銷售經(jīng)理也只好不了了之。銷售人員一般都愿意把工作過(guò)程說(shuō)出來(lái)，而不喜歡在管理表格中寫(xiě)出來(lái)。但是，無(wú)論是公司規(guī)范化管理的要求，還是銷售人員梳理整個(gè)業(yè)務(wù)情況的要求，管理表格都是非常重要的。銷售經(jīng)理一定要要求銷售人員養(yǎng)成填寫(xiě)管理表格的習(xí)慣。
管理表格的設(shè)計(jì)要點(diǎn)
設(shè)計(jì)管理表格的總體原則是：急用先行、控制關(guān)鍵、刪繁就簡(jiǎn)。控制關(guān)鍵，把繁瑣的內(nèi)容刪掉，把關(guān)鍵的內(nèi)容控制住，這是管理表格的核心。具體來(lái)說(shuō)，管理表格的設(shè)計(jì)包括如下要點(diǎn)：
1.簡(jiǎn)潔
管理表格的設(shè)計(jì)一定要簡(jiǎn)潔，不能設(shè)計(jì)得太復(fù)雜。一般來(lái)說(shuō)，銷售人員填寫(xiě)管理表格的時(shí)間每天平均不超過(guò)半小時(shí)比較合適。銷售人員的時(shí)間大致可以分為三部分：客戶類時(shí)間、商務(wù)聯(lián)絡(luò)時(shí)間、零散時(shí)間。
圖9-1 “五、三、二”結(jié)構(gòu)
◆客戶類時(shí)間，是指銷售人員為客戶幫忙、與客戶談話、給客戶辦事等為工作目的而接觸客戶的時(shí)間。
◆商務(wù)聯(lián)絡(luò)時(shí)間，是指銷售人員為了達(dá)到比較好的銷售而進(jìn)行計(jì)劃、規(guī)劃、內(nèi)部溝通、聯(lián)系資源的時(shí)間。
◆零散時(shí)間，是指銷售人員在辦公室里閑談、互相交流的時(shí)間。
一般來(lái)說(shuō)，銷售人員的三部分時(shí)間分配比較好的結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是“五、三、二”結(jié)構(gòu)。銷售人員應(yīng)該至少將50%的時(shí)間放在直接與客戶交往上；30%的時(shí)間放在支持客戶，或者做支持客戶的相關(guān)工作上，也包括參加例會(huì)、培訓(xùn)等工作；20%的時(shí)間進(jìn)行相互交流。
因此，如果管理表單的設(shè)計(jì)過(guò)于復(fù)雜，銷售人員的填寫(xiě)時(shí)間每天超過(guò)半小時(shí)，就會(huì)占用銷售人員的其它時(shí)間，銷售人員就很難控制其它時(shí)間了。
2.清晰
管理表格的欄目設(shè)計(jì)一定要清晰，不能模糊籠統(tǒng)。什么樣的欄目是籠統(tǒng)的呢？例如要求銷售人員填寫(xiě)與客戶接洽過(guò)程的欄目，銷售人員提筆就不知道該填寫(xiě)什么了，只能填寫(xiě)諸如“與客戶聊天、探討”之類的話。什么樣的欄目是清晰的呢？例如“什么時(shí)間、拜訪了哪個(gè)客戶，客戶的電話，達(dá)成了什么結(jié)果”等欄目就比較清晰，填寫(xiě)要求也很明確。
3.具有承上啟下的延續(xù)性
管理表格的設(shè)計(jì)盡量要具有承上啟下的延續(xù)性，即管理表格應(yīng)當(dāng)一環(huán)套一環(huán)。周期工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃、周工作計(jì)劃和工作日志表應(yīng)該一環(huán)套一環(huán)，具有關(guān)聯(lián)性。
4.具有是否真實(shí)的可查性
管理表格的設(shè)計(jì)應(yīng)該具有是否真實(shí)的可查性，即管理表格填完后，銷售人員填寫(xiě)的內(nèi)容是否屬實(shí)應(yīng)當(dāng)可以查證。例如在工作日志表中設(shè)計(jì)的諸如“拜訪客戶、客戶姓名、職務(wù)、電話”等內(nèi)容就很容易查證。
5.可指導(dǎo)發(fā)覺(jué)問(wèn)題并做修正
管理表格的設(shè)計(jì)應(yīng)該可以指導(dǎo)發(fā)覺(jué)問(wèn)題并做修正。銷售經(jīng)理通過(guò)看管理表格的填寫(xiě)內(nèi)容可以指導(dǎo)銷售人員的具體工作。例如周工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃表明銷售人員的業(yè)績(jī)完成情況不好，原因是銷售人員沒(méi)有把更多的時(shí)間花在與客戶接觸上，于是，銷售經(jīng)理就可以指導(dǎo)銷售人員不要在搜集其他資料上花太多的時(shí)間，而應(yīng)當(dāng)花更多的時(shí)間用在與客戶接觸上。
【自檢】
有一名銷售經(jīng)理抱怨說(shuō)：“我們公司去年也通過(guò)管理表格來(lái)控制銷售隊(duì)伍，并強(qiáng)行推行，但是，大家都紛紛敷衍，填表格成了走形式，最后只好不了了之。”如果你的公司也存在類似的情況，該如何避免呢？
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◆見(jiàn)參考答案9-1
銷售團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)管理表格
銷售團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)管理表格主要包括兩類六個(gè)表格。銷售動(dòng)作類有四個(gè)表格：周期工作計(jì)劃表、月度工作計(jì)劃表、周工作計(jì)劃表和工作日志表；市場(chǎng)信息類表格有兩個(gè)表格：客戶檔案表和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息表。本講中主要介紹三個(gè)表格：月度工作計(jì)劃表、周工作計(jì)劃表和工作日志表。
圖9-2 基礎(chǔ)管理表格分類
月度工作計(jì)劃表
月度工作計(jì)劃表主要包括：回顧部分、事件部分、財(cái)務(wù)目標(biāo)部分和特別紀(jì)要部分。
表9－1 月度工作計(jì)劃表
月份： 姓名： 部門： 領(lǐng)導(dǎo)簽字：
回顧部分
本月
優(yōu)點(diǎn)
本月
不足
符合
欠缺
超額
完成比率
考核達(dá)成
財(cái)務(wù)指標(biāo)
項(xiàng)目
事件
事件
原因
事件
原因
簽訂單
應(yīng)收賬款
費(fèi)用控制
管理動(dòng)作
項(xiàng)目
符合
欠缺
補(bǔ)救行動(dòng)
事件
原因
考勤
述職
例會(huì)
管理報(bào)表
其他制度
事件部分
下月
大事
1．
2．
3．
第一周
（起止）
第二周
（起止）
第三周
（起止）
第四周
（起止）
第五周
（起止）
財(cái)務(wù)目標(biāo)部分
項(xiàng)目
事件
數(shù)額
型號(hào)
交付方式
備注
簽訂單
應(yīng)收賬款
費(fèi)用控制
特別紀(jì)要部分
問(wèn)題
原因
建議
提請(qǐng)支持
備注
1.回顧部分
回顧部分就是銷售人員對(duì)本月情況所作的總體回顧。
（1）月度計(jì)劃表的填寫(xiě)時(shí)間
一般來(lái)說(shuō)，月度計(jì)劃表的填寫(xiě)時(shí)間定在每月的25日左右比較合適，銷售人員回顧的是從上個(gè)月的25日到本月的25日這段時(shí)間的銷售工作情況。如果把表格的填寫(xiě)時(shí)間定在每月的最后一兩天，如果出現(xiàn)特殊情況，表格的填寫(xiě)時(shí)間往往會(huì)向后拖一段時(shí)間，也許會(huì)拖到下個(gè)月的中旬，這樣，月度計(jì)劃表就會(huì)給人一種不完整的感覺(jué)；如果把時(shí)間定在25日，即使往后拖幾天，也不至于拖到下個(gè)月，計(jì)劃表基本上是完整的。一般來(lái)說(shuō)，如果認(rèn)真填寫(xiě)這張表，尤其是第一次填寫(xiě)，大概需要一個(gè)半小時(shí)以上的時(shí)間。有些銷售人員經(jīng)常抱怨填寫(xiě)時(shí)間太長(zhǎng)，但是這張表格一個(gè)月僅填寫(xiě)一次，而且認(rèn)真填寫(xiě)對(duì)銷售人員下個(gè)月的工作有很好的指導(dǎo)意義。
【自檢】
在你的企業(yè)里是否填寫(xiě)月度計(jì)劃表？填寫(xiě)時(shí)間定在哪一天？通過(guò)學(xué)習(xí)你將如何改進(jìn)？
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◆見(jiàn)參考答案9－2
（2）本月優(yōu)點(diǎn)和不足
回顧部分的重點(diǎn)是本月優(yōu)點(diǎn)和不足。填寫(xiě)優(yōu)點(diǎn)和不足時(shí)一定要寫(xiě)明具體原因，原因的填寫(xiě)要求具體明確，不能含糊籠統(tǒng)。例如“我本月的銷售額超過(guò)目標(biāo)計(jì)劃的120%”、“我本月的優(yōu)點(diǎn)是訪問(wèn)客戶量達(dá)到45個(gè)，比上個(gè)月多了20個(gè)”等等，這樣的填寫(xiě)就是明確具體的。在填寫(xiě)本月優(yōu)點(diǎn)時(shí)，有的銷售人員喜歡填寫(xiě)諸如“我本月的優(yōu)點(diǎn)是工作積極努力”、“我本月的優(yōu)點(diǎn)就是服從管理”之類的話，這是毫無(wú)意義的。
（3）考核達(dá)成
考核達(dá)成是要求銷售人員填寫(xiě)銷售指標(biāo)的完成情況，在這個(gè)欄目中務(wù)必要寫(xiě)清楚指標(biāo)完成情況的原因。分析原因有助于銷售人員對(duì)自己業(yè)務(wù)完成情況進(jìn)行梳理，有助于不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。有的銷售人員“丟了”銷售單后，從來(lái)不去思考其中的原因；有的銷售人員發(fā)現(xiàn)本月的銷售額超過(guò)了50%，心里盲目的樂(lè)觀，其實(shí)有幾張銷售單公司已經(jīng)努力幾個(gè)月了，本月正好是回收期，本月銷售業(yè)績(jī)超額并不是銷售人員本月努力的結(jié)果，如果要求銷售人員每月填寫(xiě)原因，銷售人員就不會(huì)盲目的樂(lè)觀或悲觀了。有些銷售人員對(duì)本月未完成任務(wù)的原因非常清楚，但在填寫(xiě)表格時(shí)，決不會(huì)填寫(xiě)自己上月太懶惰，往往會(huì)找各種借口來(lái)搪塞。銷售經(jīng)理要求銷售人員每月填寫(xiě)原因，至少有助于他們?nèi)ミM(jìn)行認(rèn)真的思考。
2.事件部分
（1）下月大事
下月大事實(shí)際上是下月的三個(gè)目標(biāo)。這里的目標(biāo)不是指財(cái)務(wù)指標(biāo)，而是銷售人員在工作上要做的三件事情。例如銷售人員下月要全面整理客戶檔案；要走訪以前曾經(jīng)買過(guò)設(shè)備的所有老客戶；在這個(gè)地區(qū)有三個(gè)處長(zhǎng)，都是在下個(gè)月過(guò)生日，銷售人員要想一個(gè)辦法使他們的生日過(guò)得非常難忘。財(cái)務(wù)指標(biāo)是指具體的財(cái)務(wù)分配指標(biāo)，例如下個(gè)月要完成多少銷售額。
（2）每周大事
每周大事這欄一共分成五周，要求每周至少填寫(xiě)一個(gè)確定的目標(biāo)，每月的工作任務(wù)要落實(shí)到具體的每一周。例如下月有三件事：整理客戶檔案、拜訪客戶和市場(chǎng)調(diào)查。第一周安排整理客戶檔案，第二周拜訪客戶，后三周分別在三個(gè)不同的區(qū)域進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。
3.特別紀(jì)要部分
在特別紀(jì)要部分，銷售人員主要填寫(xiě)所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、原因分析、對(duì)策思考和提請(qǐng)支持。例如銷售人員發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手現(xiàn)在都在降價(jià)，于是對(duì)降價(jià)問(wèn)題分析具體原因，并作出思考對(duì)策，若自己實(shí)在無(wú)法應(yīng)對(duì)，則可向銷售經(jīng)理或公司提請(qǐng)支持。
周工作計(jì)劃表
周工作計(jì)劃表主要包括本周大事、每天填寫(xiě)內(nèi)容和財(cái)務(wù)考核達(dá)成。
表9－2 周工作計(jì)劃表
姓名： 部門： 領(lǐng)導(dǎo)簽字：
本周大事
(1)
(2)
時(shí)間
工作內(nèi)容
拜訪對(duì)象
聯(lián)系方式
達(dá)成目標(biāo)
備注說(shuō)明
周一
周二
周三
周四
周五
周六
周日
財(cái)務(wù)
考核
達(dá)成
項(xiàng)目
事件
指標(biāo)達(dá)成
備注
簽訂單
應(yīng)收賬款
費(fèi)用控制
1.周工作計(jì)劃表的準(zhǔn)確率
周工作計(jì)劃表的準(zhǔn)確率比月度計(jì)劃高得多，月度工作計(jì)劃表往往會(huì)產(chǎn)生偏差。月度工作計(jì)劃表平均偏差將近50%，尤其是財(cái)務(wù)指標(biāo)的完成偏差更高，而周工作計(jì)劃表的偏差大概是20%。
2.本周大事的兩個(gè)目標(biāo)
本周大事主要是寫(xiě)兩個(gè)目標(biāo)，這兩個(gè)目標(biāo)不是財(cái)務(wù)指標(biāo)，而是銷售人員要做的兩件事情。例如拜訪一位客戶，或者寫(xiě)關(guān)鍵的建議書(shū)，或者約某位技術(shù)工程師到客戶那兒去做產(chǎn)品展示。
3.每天填寫(xiě)內(nèi)容
每天填寫(xiě)內(nèi)容只寫(xiě)與工作相關(guān)的內(nèi)容。月度工作計(jì)劃要體現(xiàn)在周計(jì)劃工作表里，每周的工作任務(wù)要分解到每天。例如一個(gè)月要完成200萬(wàn)元的銷售業(yè)績(jī)，每周平均要完成50萬(wàn)元的業(yè)績(jī)，每天至少要完成7萬(wàn)元左右的業(yè)績(jī)才行。
周工作計(jì)劃表要求在每周五的下午填好，周工作計(jì)劃表和月度工作計(jì)劃表都需要上級(jí)經(jīng)理部門簽字。如果一些銷售人員經(jīng)常出差，每周工作計(jì)劃表可以通過(guò)傳真或電子郵件的方式來(lái)填寫(xiě)。
工作日志表
工作日志表就是銷售人員一天的工作記錄。工作日志表要求在每天下班之前填好。工作日志表的填寫(xiě)要注意如下問(wèn)題：
表9－3 工作日志表
姓名： 區(qū)域： 日期：
工作（拜訪）內(nèi)容
工作（拜訪）對(duì)象
聯(lián)系方式
開(kāi)始時(shí)間
結(jié)束時(shí)間
