1.完勝
Sam是一家電腦制造企業(yè)的信息化項目經(jīng)理，剛剛開完為市場部開發(fā)的“營銷費(fèi)用管理平臺”項目的驗(yàn)收會。
會上市場部負(fù)責(zé)人對項目的實(shí)施效果大加贊賞，通過3個月的試運(yùn)行，市場部龐大的營銷費(fèi)用變得清晰了，每一筆錢都可以方便的查看到預(yù)算、計劃、執(zhí)行、報銷的各步驟的情況，還可以查看到執(zhí)行過程中簽訂的合同情況，并且對系統(tǒng)中每次的修改、變更以及相關(guān)人員的審核審批記錄進(jìn)行查看，一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以輕松的追查到相關(guān)的責(zé)任人，以前讓人頭痛的費(fèi)用管理變得不那么可怕了，相反可以為領(lǐng)導(dǎo)提供清晰可靠的決策依據(jù)，幫助決策者隨時掌握營銷費(fèi)用的使用情況，如果再對比銷售數(shù)據(jù)，還可以了解到營銷費(fèi)用取得的效果。
2.緣起
剛剛接下了為市場部開發(fā)一套管理系統(tǒng)的任務(wù)。
回到辦公室，Sam翻開了以前的項目檔案，發(fā)現(xiàn)3年前信息部門曾經(jīng)開發(fā)過一個類似的信息系統(tǒng)給市場部，但是由于正好趕上公司的業(yè)務(wù)方向調(diào)整和組織結(jié)構(gòu)變動，系統(tǒng)剛剛上線就面臨下馬的窘?jīng)r。究其原因，很大程度上是因?yàn)檐浖脑O(shè)計不夠靈活，流程都是固化在軟件里的，根本無法適應(yīng)業(yè)務(wù)的調(diào)整，而重新修改代碼的代價又太高，工期也無法保證，所以只好放棄。
放下手中的項目檔案，Sam感到壓力重重。市場部是公司主要的“消費(fèi)大戶”，每年在市場營銷上的投入高達(dá)幾千萬，卻是當(dāng)下唯一一個沒有成功實(shí)施信息系統(tǒng)的部門，一直依靠人工的方式在管理，沒有誰能說得清這么多錢到底花在了哪里，是不是獲得了預(yù)期的效果。
以目前市場部費(fèi)用管理的情況來看，其業(yè)務(wù)流程混亂，計劃變更頻繁，合同管理松散，費(fèi)用報銷嚴(yán)重滯后，工作效率低下；總部對各分公司的費(fèi)用管理和控制基本處于半失控的狀態(tài)，沒有什么手段和依據(jù)來限制分公司對費(fèi)用的使用；管理者對營銷費(fèi)用的花費(fèi)和收效知之不詳，在制定費(fèi)用預(yù)算時往往只能“跟著感覺走”，沒有確實(shí)可信的數(shù)據(jù)可供參。
Sam犯了難，這個項目到底該怎么做呢？
3.謀定
考慮再三，Sam覺得還是應(yīng)該仔細(xì)分析一下這個項目的整體情況，然后再決定自己該采取怎樣的措施來進(jìn)行，盡量減低項目風(fēng)險，避免失敗。
首先，要確定項目的定位。
市場部作為公司營銷策略的制定者和執(zhí)行者，其營銷行為的成功與否，對整個供應(yīng)鏈的銷售、生產(chǎn)、采購等環(huán)節(jié)都有著直接或間接的影響，其重要性毋庸置疑。市場部本身的業(yè)務(wù)繁多，包括營銷策略的制定、市場公關(guān)、創(chuàng)意企化、費(fèi)用管理等等，從信息化的難易程度、緊迫性和重要性來看，對數(shù)額巨大的營銷費(fèi)用的監(jiān)管無疑是重中之重。所以，項目的切入點(diǎn)就選擇費(fèi)用管理這塊業(yè)務(wù)。
根據(jù)目前信息化的發(fā)展趨勢和業(yè)務(wù)需要，Sam將項目明確的定位為“市場營銷費(fèi)用管理平臺”，把建立起一個包括“預(yù)算管理—＞計劃制定—＞計劃變更管理—＞合同管理—＞費(fèi)用報銷”在內(nèi)的營銷費(fèi)用全周期管理的閉環(huán)回路為目標(biāo)，開發(fā)出一套靈活完善的營銷費(fèi)用管理平臺。
其次，要確定項目解決方案。
這個項目的難點(diǎn)主要在于對業(yè)務(wù)的理解和把握上，既要考慮到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，也要兼顧到對流程的優(yōu)化，既要符合基層用戶的習(xí)慣，也要滿足高層領(lǐng)導(dǎo)的匯總和分析的需要。
因此，在技術(shù)上不宜采用沒有經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的新技術(shù)和新工具，而選擇采用上一個版本的技術(shù)架構(gòu)，并重用其它系統(tǒng)中已經(jīng)成熟的權(quán)限管理模塊。
再次，進(jìn)行充分的需求分析。
鑒于市場部現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的論亂，在項目初期，恐怕沒有人能夠提出一份全面細(xì)致的業(yè)務(wù)需求。為了與業(yè)務(wù)人員充分溝通，也為了盡量降低項目風(fēng)險，Sam決定采用原型法來配合需求分析階段的工作。
因?yàn)槭袌霾?，尤其是分公司的市場人員對信息系統(tǒng)的認(rèn)識和接受能力普遍比較差，通過原型的開發(fā)，可以將空泛的業(yè)務(wù)流程具體化、形象化，更加直觀的展現(xiàn)在用戶面前，讓用戶可以親身感受到系統(tǒng)實(shí)施之后將會給自己的工作所帶來的改變，逐步培養(yǎng)他們使用系統(tǒng)的習(xí)慣，以及通過系統(tǒng)來解決實(shí)際問題的能力。
接下來，采用“迭代原型法”開發(fā)。
由于在需求分析階段使用的系統(tǒng)原型，采用了上一個版本成熟的技術(shù)架構(gòu)及模塊復(fù)用，故而可以將其一直迭代到代碼開發(fā)階段，直至系統(tǒng)交付，即“迭代原型法”的開發(fā)模式。
如上所述，采用“迭代原型法”有一個很明顯的優(yōu)勢，可以盡量在項目早期發(fā)現(xiàn)問題。降低在項目后期發(fā)生需求變更的風(fēng)險。
不過，該方法也存在一個缺點(diǎn)，很容易在開發(fā)過程中陷入對細(xì)節(jié)的無止境的糾纏當(dāng)中，從而導(dǎo)致需求蔓延和需求“鍍金”。在這一點(diǎn)上，項目經(jīng)理一定要注意對項目的管理，定期進(jìn)行檢查點(diǎn)回顧，時刻注意檢查項目進(jìn)度，一旦發(fā)現(xiàn)“蔓延”的趨勢必須及時修正，保證主要功能和流程的開發(fā)進(jìn)度，將風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。
最后，循序漸進(jìn)的項目實(shí)施階段。
為了保證系統(tǒng)最終能夠成功上線，必須注意項目實(shí)施過程中所采取的方法和步驟。
費(fèi)用管理的業(yè)務(wù)涉及到總部市場和全國所有的分公司，系統(tǒng)的最終用戶遍布全國，而且人員眾多，水平參差不齊，因此想要在所有分公司一次性的同時上線，幾乎是不可能的。
比較合理的方式是，首先在總部市場和北京分公司做試點(diǎn)，因?yàn)樵谕粋€辦公地點(diǎn)，并且員工計算機(jī)水平也比較高，技術(shù)人員培訓(xùn)和調(diào)試起來都比較方便。等到系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行了一個月之后，再向全國推廣，因?yàn)橛辛丝偛亢捅本┓止镜某晒?jīng)驗(yàn)，可以達(dá)到一點(diǎn)帶面的示范效果，會大大降低實(shí)施風(fēng)險。
4.“詭計”
以上都是在項目進(jìn)行過程中必須要考慮和解決的問題，都是光明正大的措施和手段。但是，除了要做到以上這幾點(diǎn)之外，作為一名項目經(jīng)理，在管理這樣一個復(fù)雜的，容易反復(fù)的，而且曾經(jīng)有過失敗經(jīng)歷的項目時，Sam還必須要在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)耍一些無傷大雅的“陰謀詭計”，來保證項目的順利進(jìn)行。簡單點(diǎn)說，就是：
在項目初期，以用戶為中心
項目初期，用戶剛剛開始接觸原型，界面風(fēng)格、操作模式、按鈕設(shè)置等是用戶最直觀的感受，尤其是對于以前沒有使用過信息系統(tǒng)的市場人員來說，這些操作層面的簡便性、易用性將直接影響到他們對系統(tǒng)的感受。
所以，為了讓用戶能夠比較容易的接受，項目經(jīng)理要盡可能的按照用戶的操作習(xí)慣來修改，在這一時期，只要能讓他們習(xí)慣于使用系統(tǒng)，項目經(jīng)理都可以最大程度的妥協(xié)。
項目中期，樹立項目經(jīng)理的專業(yè)權(quán)威
到了項目中期，系統(tǒng)的界面風(fēng)格和基本流程已經(jīng)確定，在這一階段，要“懷柔”與“高壓”并用。
懷柔——對于一個雙方有爭議的功能需求，項目經(jīng)理可以保留自己的意見，按照用戶的想法來做，但是一定要事先強(qiáng)調(diào)自己的看法，并指出用戶的想法可能存在的風(fēng)險。等到功能實(shí)現(xiàn)之后，用戶會發(fā)現(xiàn)，這樣做果然是會出問題的。在這個時候，項目經(jīng)理在用戶心中的專業(yè)權(quán)威就樹立起來了，以后再出現(xiàn)爭議的時候，用戶就會充分信任并尊重項目經(jīng)理的意見。
高壓——當(dāng)項目經(jīng)理在用戶心中成為了一個權(quán)威之后，對于一些開發(fā)成本很高而使用價值不大的功能需求，項目經(jīng)理就可以利用這一點(diǎn)來向用戶“高壓”一下，取消或者放到項目二期、三期的時候再作。
當(dāng)然，“懷柔”和“高壓”都不能濫用，對于開發(fā)成本很高的功能使用懷柔政策，很容易造成資源浪費(fèi)和進(jìn)度落后；而過多的使用高壓政策也是十分不明智的，就像“狼來了”一樣，同一招用多了也就不靈了。
項目后期，威逼加利誘
在后期的實(shí)施過程中，項目經(jīng)理要學(xué)會威逼利誘。
對先期的試點(diǎn)人員威逼——對于第一個吃螃蟹的人，困難是可想而知的，為了保證不會半途而廢，除了對其加強(qiáng)培訓(xùn)之外，取得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過強(qiáng)制手段保證系統(tǒng)真正用起來并且能夠用下去，是十分必要的。
對后期跟進(jìn)的人員利誘——前期的成功經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)擺在那里，項目經(jīng)理所作的就是將使用系統(tǒng)治后帶來的工作效率的提高，工作量的降低，流程透明度的增加充分的介紹給未來的用戶，使他們對系統(tǒng)的應(yīng)用充滿信心。
項目改進(jìn)階段，從信息化的角度推進(jìn)流程優(yōu)化
一個項目不可能將所有的業(yè)務(wù)需求一次完成，通常的做法是將一個項目分解成兩到三個階段來完成，在完成初期最基礎(chǔ)的功能之后，還要繼續(xù)進(jìn)行項目的二期、三期。
如果說，項目的一期階段完成了信息系統(tǒng)的從無到有，項目的二期、三期就是對業(yè)務(wù)的整合和流程的完善。在一期階段，業(yè)務(wù)部門最為需求的提供者，對項目的方向起主導(dǎo)作用，最后的交付產(chǎn)品也大多是對現(xiàn)有流程的忠實(shí)再現(xiàn)和信息化。如果在這時信息部門想對業(yè)務(wù)流程提出改進(jìn)建議，阻力會非常大。然而在二期、三期階段，由于業(yè)務(wù)部門已經(jīng)習(xí)慣了信息系統(tǒng)的使用，已經(jīng)離不開它了，這時如果信息部門從企業(yè)信息化的角度出發(fā)，對整個業(yè)務(wù)流程提出自己的改進(jìn)建議和方案，業(yè)務(wù)部門一定會給與充分的重視，推進(jìn)過程也會比較順利。
所以說，項目經(jīng)理學(xué)會耍點(diǎn)手腕，必要的時候來點(diǎn)陰謀詭計也是十分必要的。
總之，項目經(jīng)理要充分認(rèn)清信息系統(tǒng)建設(shè)周期中各個階段的特點(diǎn)，以保證自己在適當(dāng)?shù)臅r間做出適當(dāng)?shù)臎Q定，在不同的階段采取不同的措施，保證項目始終立于不敗之地。
