| 項(xiàng)目經(jīng)理除了腳踏實(shí)地地做好項(xiàng)目管理之外，也要學(xué)會(huì)用兵之道，關(guān)鍵時(shí)刻耍點(diǎn)手腕，來點(diǎn)“陰謀詭計(jì)”也是十分必要的。 項(xiàng)目經(jīng)理除了腳踏實(shí)地做好項(xiàng)目管理之外，也要學(xué)會(huì)用兵之道，關(guān)鍵時(shí)刻耍點(diǎn)手腕、來點(diǎn)“陰謀詭計(jì)”也是十分必要的。 Sam是一家電腦制造企業(yè)的信息化項(xiàng)目經(jīng)理，幾年來大大小小的IT項(xiàng)目也做了不少，從最開始的費(fèi)力不討好，到現(xiàn)在的合作愉快，Sam經(jīng)歷了一個(gè)漫長而痛苦的過程，從一個(gè)單純的技術(shù)人員逐漸成長為一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理。 完勝 剛剛參加完為市場部開發(fā)的“營銷費(fèi)用管理平臺(tái)”的驗(yàn)收會(huì)，在會(huì)上，市場部的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)目的實(shí)施效果大加贊賞。項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收，可謂“完勝”，Sam心情大好。 經(jīng)過3個(gè)月的系統(tǒng)試運(yùn)行，市場部數(shù)額龐大的營銷費(fèi)用變得清晰了——每一筆費(fèi)用都可以準(zhǔn)確追溯到預(yù)算、計(jì)劃、執(zhí)行、報(bào)銷各步驟的具體情況(如圖1所示)，同時(shí)還可以看到該筆費(fèi)用在執(zhí)行過程中與各方簽訂的合同情況;并且系統(tǒng)還記錄了每個(gè)步驟的修改、變更以及相關(guān)人員的審核審批記錄。 一旦審核人員發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，可以輕松追查到所有相關(guān)的責(zé)任人，以前讓人頭痛的費(fèi)用管理變得不那么可怕了，相反可以為管理者提供清晰可靠的決策依據(jù)，幫助管理者隨時(shí)掌握營銷費(fèi)用的使用情況，再結(jié)合銷售部門的銷售數(shù)據(jù)，可以準(zhǔn)確了解投入的營銷費(fèi)用對(duì)銷售業(yè)績作出的貢獻(xiàn)。 翻開手中的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，Sam的思緒不由得飄回了半年前剛接到項(xiàng)目的時(shí)候，那時(shí)的心情可遠(yuǎn)沒有現(xiàn)在的輕松呀。 緣起 從CIO那里接下為市場部開發(fā)費(fèi)用管理系統(tǒng)的任務(wù)后，Sam回到辦公室，翻出了以前的項(xiàng)目檔案。原來3年前開發(fā)部曾經(jīng)為市場部開發(fā)過一個(gè)類似的系統(tǒng)，但是由于當(dāng)時(shí)正趕上公司的業(yè)務(wù)方向調(diào)整和組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)，導(dǎo)致了系統(tǒng)剛剛上線即面臨下馬的窘?jīng)r。 究其原因，很大程度上是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠靈活，流程都是固化在程序里，根本無法適應(yīng)業(yè)務(wù)的調(diào)整，而重新修改代碼的代價(jià)又太高，工期也無法保證，所以只好選擇放棄。 放下手中的項(xiàng)目檔案，Sam感到壓力重重。市場部是公司的“消費(fèi)大戶”，每年在市場營銷上的投入高達(dá)幾千萬，然而市場部卻是公司唯一沒有成功實(shí)施信息系統(tǒng)的部門，一直靠人工的方式來管理龐大的營銷費(fèi)用，整個(gè)市場部沒有誰能說得清這么多錢到底花在了哪里，是否獲得了預(yù)期的效果，有沒有被挪用和浪費(fèi)，甚至被貪污。 從當(dāng)前費(fèi)用管理的情況來看，存在著業(yè)務(wù)流程混亂，計(jì)劃變更頻繁，合同管理松散，費(fèi)用報(bào)銷嚴(yán)重滯后，工作效率低下等諸多問題;總部對(duì)各分公司的費(fèi)用管理和控制基本處于半失控的狀態(tài)，沒有什么手段和依據(jù)來限制分公司對(duì)營銷費(fèi)用的使用;對(duì)營銷費(fèi)用的投入和收效知之不詳，制定費(fèi)用預(yù)算時(shí)往往只能“跟著感覺走”，沒有切實(shí)可信的數(shù)據(jù)可供參考。 眼前狀況堪憂，前方荊棘密布，Sam犯了難，這個(gè)項(xiàng)目到底該怎么做呢? 謀定 考慮再三，Sam決定先分析項(xiàng)目的整體情況，再?zèng)Q定如何推進(jìn)，“謀定而后動(dòng)”，盡量減低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，避免失敗。經(jīng)過一番深思熟慮之后，初步的項(xiàng)目推進(jìn)方案出爐了。 首先，明確項(xiàng)目定位。 市場部作為公司營銷策略的制定者和執(zhí)行者，其營銷行為的成功與否，對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的銷售、生產(chǎn)、采購等環(huán)節(jié)都有著直接或間接的影響，其重要性毋庸置疑。市場部本身的業(yè)務(wù)繁多，包括營銷策略的制定、市場公關(guān)、創(chuàng)意企劃、費(fèi)用管理等等，從信息化的難易程度、緊迫性和重要性來看，對(duì)數(shù)額巨大的營銷費(fèi)用的監(jiān)管和控制無疑是重中之重。因此，項(xiàng)目的切入點(diǎn)應(yīng)當(dāng)首選“營銷費(fèi)用管理”這塊業(yè)務(wù)。 根據(jù)目前信息化的發(fā)展趨勢和業(yè)務(wù)需要，Sam將項(xiàng)目定義為“市場營銷費(fèi)用管理平臺(tái)”，把建立起一個(gè)包括“預(yù)算管理—>計(jì)劃制定—>計(jì)劃變更管理—>合同管理—>費(fèi)用報(bào)銷”在內(nèi)的營銷費(fèi)用全周期管理的閉環(huán)回路作為項(xiàng)目目標(biāo)，為市場部提供一個(gè)靈活完善的營銷費(fèi)用管理平臺(tái)。 其次，確定解決方案。 這個(gè)項(xiàng)目的難點(diǎn)在于對(duì)業(yè)務(wù)的理解和把握上，既要考慮到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程的實(shí)現(xiàn)，也要兼顧到對(duì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，既要符合基層用戶的習(xí)慣，也要滿足高層領(lǐng)導(dǎo)的管理和分析的需要;另外，因?yàn)橐呀?jīng)有過一次失敗的經(jīng)歷，為了增強(qiáng)用戶的信心和重塑開發(fā)部的信譽(yù)，一定要盡量降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，保證成功上線。因此，選擇一個(gè)合適的解決方案至關(guān)重要。 在設(shè)計(jì)上，Sam采用了靈活的審批流設(shè)計(jì)和簡潔的界面風(fēng)格;在技術(shù)上，Sam決定放棄剛剛引進(jìn)、還沒有成功應(yīng)用的新技術(shù)，而選擇了成熟的、已經(jīng)廣泛實(shí)施的現(xiàn)有技術(shù)架構(gòu)，這樣既降低了技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)也便于實(shí)現(xiàn)代碼重用。 再次，充分的需求分析。 由于現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的混亂，在項(xiàng)目初期，恐怕沒有人能夠提出一份全面細(xì)致的業(yè)務(wù)需求，而且市場部(尤其是分公司)的市場人員對(duì)信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和接受能力普遍比較差。因此，為了能夠充分了解業(yè)務(wù)需求，加強(qiáng)與用戶的溝通和交流，Sam決定在需求分析階段通過建立系統(tǒng)原型來配合需求的收集和分析。 通過系統(tǒng)原型的建立，可以將空泛的業(yè)務(wù)流程具體化、形象化，使其更加直觀地展現(xiàn)在用戶面前，讓用戶可以親身感受到系統(tǒng)上線之后會(huì)給自己的工作所帶來的改變，并逐步培養(yǎng)他們使用系統(tǒng)的習(xí)慣，以及使用系統(tǒng)來解決實(shí)際問題的能力。既便于全面收集各方的需求，也為系統(tǒng)的順利實(shí)施奠定了基礎(chǔ)。 然后，選擇生命周期模型。 需求分析階段的系統(tǒng)原型，因?yàn)椴捎玫氖浅墒斓募夹g(shù)架構(gòu)，故而可以將其一直迭代到代碼開發(fā)階段，直至系統(tǒng)交付，所以采用“迭代原型法”的開發(fā)模式是最恰當(dāng)?shù)倪x擇。 采用“迭代原型法”的開發(fā)模式具有很明顯的優(yōu)勢，可以盡量在項(xiàng)目早期發(fā)現(xiàn)問題，降低項(xiàng)目后期發(fā)生需求變更的風(fēng)險(xiǎn)。 不過，它也有一個(gè)缺點(diǎn)，在原型迭代的過程中，開發(fā)人員很容易陷入對(duì)細(xì)節(jié)的無止境的糾纏當(dāng)中，從而導(dǎo)致需求蔓延和需求“鍍金”。在這一點(diǎn)上，Sam提醒自己一定要注意對(duì)項(xiàng)目的管理，定期進(jìn)行檢查點(diǎn)回顧，時(shí)刻注意檢查項(xiàng)目進(jìn)度，一旦發(fā)現(xiàn)“蔓延”的趨勢必須及時(shí)修正，保證主要功能和流程的開發(fā)進(jìn)度，將風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)。 最后，循序漸進(jìn)地實(shí)施項(xiàng)目。 為了保證系統(tǒng)最終能夠成功上線，必須注意實(shí)施過程中所采取的方法和步驟。 費(fèi)用管理的業(yè)務(wù)涉及到總部市場和全國所有的分公司，系統(tǒng)的最終用戶遍布全國，而且人員眾多，水平參差不齊，因此想要在所有分公司一次性同時(shí)上線，幾乎是不可能的。 比較合理的方式是，首先在總部市場和北京分公司做試點(diǎn)，因?yàn)樗麄兣c開發(fā)部在同一個(gè)辦公地點(diǎn)，并且用戶的計(jì)算機(jī)水平也相對(duì)比較高，培訓(xùn)和調(diào)試的成本比較低。等到系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行一個(gè)月以后，再向全國推廣，屆時(shí)有了總部和北京分公司的成功經(jīng)驗(yàn)，可以達(dá)到以點(diǎn)帶面的示范效果，將會(huì)大大降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。 詭道 以上都是在項(xiàng)目進(jìn)行過程中必須要考慮和解決的問題，都是光明正大的措施和手段。但是，除了要做到以上這幾點(diǎn)之外，作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，在管理這樣一個(gè)復(fù)雜的，容易反復(fù)的，而且曾經(jīng)有過失敗經(jīng)歷的項(xiàng)目時(shí)，Sam還需要一些無傷大雅的“陰謀詭計(jì)”來保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，正所謂，“兵者，詭道也”。簡單點(diǎn)說，就是以下幾點(diǎn)。 項(xiàng)目初期，以用戶為中心 項(xiàng)目初期，用戶剛剛開始接觸系統(tǒng)原型，系統(tǒng)的界面風(fēng)格、操作模式、按鈕設(shè)置等是用戶最直觀的感受，尤其是對(duì)于以前沒有使用過信息系統(tǒng)的市場人員來說，這些操作層面的簡便性、易用性將直接影響到他們對(duì)系統(tǒng)的感受。 在這一時(shí)期，為了讓用戶能夠比較容易接受，項(xiàng)目經(jīng)理要盡量按用戶的習(xí)慣來設(shè)計(jì)和修改，在這些特性上可以做出最大程度的妥協(xié)，只求能讓用戶慢慢習(xí)慣使用系統(tǒng)即可。 項(xiàng)目中期，樹立項(xiàng)目經(jīng)理的專業(yè)權(quán)威 到了項(xiàng)目中期，系統(tǒng)的界面風(fēng)格和基本流程已經(jīng)確定，在這一階段，要“懷柔”與“高壓”并用。 懷柔——對(duì)于一個(gè)非關(guān)鍵、雙方有爭議的功能需求，項(xiàng)目經(jīng)理可以先按照用戶的想法來做，但是一定要事先強(qiáng)調(diào)自己的看法，并指出用戶的想法可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)保留自己的意見。待功能按用戶的要求實(shí)現(xiàn)之后，用戶會(huì)發(fā)現(xiàn)，這樣做果然是會(huì)出問題的，還是項(xiàng)目經(jīng)理說的對(duì)。這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理在用戶心中的專業(yè)權(quán)威就樹立起來了，以后再出現(xiàn)爭議的時(shí)候，用戶就會(huì)給予項(xiàng)目經(jīng)理充分的信任和尊重。 高壓——當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理在用戶心中成為權(quán)威之后，對(duì)于一些開發(fā)成本很高而使用價(jià)值不大的功能需求，項(xiàng)目經(jīng)理就可以利用自己的權(quán)威來向用戶“高壓”一下，使用戶同意取消該需求或者放到項(xiàng)目的二期、三期的時(shí)候再實(shí)現(xiàn)。 當(dāng)然，“懷柔”和“高壓”都不能濫用，如果對(duì)開發(fā)成本很高的功能使用懷柔政策，很容易造成資源浪費(fèi)和進(jìn)度落后;而過多的使用高壓政策也是十分不明智的，就像“狼來了”一樣，同一招用多了也就不靈了。 項(xiàng)目后期，“威逼”加“利誘” 在后期的實(shí)施過程中，項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會(huì)“威逼”和“利誘”。 對(duì)先期的試點(diǎn)用戶“威逼”——對(duì)于第一個(gè)吃螃蟹的人，困難是可想而知的，為了保證不會(huì)半途而廢，除了對(duì)其加強(qiáng)培訓(xùn)之外，取得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過高壓手段保證系統(tǒng)真正用起來并且能夠用下去，是十分必要的。 對(duì)后期跟進(jìn)的用戶“利誘”——前期的成功經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)擺在那里，項(xiàng)目經(jīng)理所作的就是將實(shí)施系統(tǒng)所帶來的效率的提高、工作量的降低、流程透明度的增加等，充分的介紹給準(zhǔn)用戶知道，使他們對(duì)系統(tǒng)上線和隨之而來的好處充滿信心。 項(xiàng)目持續(xù)改進(jìn)階段，從信息化的角度推進(jìn)流程優(yōu)化 一個(gè)項(xiàng)目不可能將所有的業(yè)務(wù)需求一次完成，通常的做法是將一個(gè)項(xiàng)目分解成兩到三個(gè)階段來完成，在完成初期最基本的功能之后，還要繼續(xù)推進(jìn)項(xiàng)目的二期、三期，以使業(yè)務(wù)流程更加完善，更符合企業(yè)信息化的整體規(guī)劃要求。 如果說，項(xiàng)目的一期階段完成了信息系統(tǒng)的從無到有，項(xiàng)目的二期、三期就是對(duì)業(yè)務(wù)的完善和優(yōu)化。在一期階段，業(yè)務(wù)部門作為需求的提供者，對(duì)項(xiàng)目的方向起主導(dǎo)作用，最后的交付產(chǎn)品也大多是對(duì)現(xiàn)有流程的忠實(shí)再現(xiàn)和信息化。如果在這時(shí)信息部門想對(duì)業(yè)務(wù)流程提出改進(jìn)建議，阻力會(huì)非常大。 然而，在二期、三期階段，由于業(yè)務(wù)部門已經(jīng)習(xí)慣了信息系統(tǒng)的使用，已經(jīng)離不開它了，這時(shí)如果信息部門從企業(yè)信息化的整體規(guī)劃角度出發(fā)，對(duì)業(yè)務(wù)流程提出自己的改進(jìn)建議和優(yōu)化方案，業(yè)務(wù)部門一定會(huì)給予充分的重視，推進(jìn)過程也會(huì)順利很多。 所以說，項(xiàng)目經(jīng)理除了腳踏實(shí)地地做好項(xiàng)目管理之外，也要學(xué)會(huì)用兵之道，關(guān)鍵時(shí)刻耍點(diǎn)手腕，來點(diǎn)“陰謀詭計(jì)”也是十分必要的。 總之，項(xiàng)目經(jīng)理要充分認(rèn)清信息系統(tǒng)建設(shè)周期中各個(gè)階段的特點(diǎn)，以保證自己在適當(dāng)?shù)?span href="tag.php?name=%CA%B1%BC%E4">時(shí)間做出適當(dāng)?shù)臎Q定，在不同的階段采取不同的措施，保證項(xiàng)目始終立于不敗之地。 來源：中國計(jì)算機(jī)用戶 作者：商蓉蓉 時(shí)間：2007-08-20 06:46 |
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