我們是否反思過(guò)：日常工作中的數(shù)據(jù)分析和表格編制的工作量真有那么大嗎？有沒(méi)有存在“沒(méi)有困難，制造困難也要上”的情形？我們的表格從字段設(shè)置、行列布局到數(shù)據(jù)格式設(shè)置，還有數(shù)據(jù)分析流程、自己的Excel操作習(xí)慣，這其中各個(gè)環(huán)節(jié)存在什么問(wèn)題沒(méi)？有沒(méi)有可優(yōu)化的地方？重慶東銀控股集團(tuán)貴州黔西石橋煤業(yè)有限公司財(cái)務(wù)總監(jiān)羅惠民，就是一位“骨灰級(jí)”Excel達(dá)人，擅長(zhǎng)摸索Excel的強(qiáng)大功能來(lái)提升工作效率。
提升數(shù)據(jù)處理效率
羅惠民直言，現(xiàn)在很多財(cái)務(wù)人已學(xué)會(huì)使用的功能也許不到Excel功能的20%。平時(shí)使用得較多一點(diǎn)的Excel功能有：常用函數(shù)、篩選、排序、匯總、數(shù)據(jù)透.視、條件格式、數(shù)據(jù)有效性等等；其實(shí)，還有冷門一點(diǎn)的功能如定位、合并計(jì)算、模擬分析、單變量求解；高端一點(diǎn)的還有可以用來(lái)編寫各種應(yīng)用的VBA。先不說(shuō)這些功能真正會(huì)應(yīng)用的有多少，至少應(yīng)該要知道Excel有這些功能，它們能做什么?！爸挥袑?duì)Excel強(qiáng)大的功能有所了解，才會(huì)在遇到問(wèn)題的時(shí)候，首先想到用這些功能去解決問(wèn)題，而不是傻乎乎地采用手工方法?！绷_惠民建議，可以看幫助、搜帖子，有需求就有學(xué)習(xí)的動(dòng)力，通過(guò)自我學(xué)習(xí)解決了問(wèn)題，工作效率大幅提高，就會(huì)進(jìn)一步提高學(xué)習(xí)的興趣。
在了解了Excel的強(qiáng)大功能后，如果不進(jìn)行持續(xù)深入的學(xué)習(xí)，同樣無(wú)法掌握其基本的功能用法和實(shí)用技巧。數(shù)據(jù)處理效率低下還有一個(gè)重要的原因：滿足于當(dāng)前的解決方案，如果做表格時(shí)覺(jué)得數(shù)據(jù)處理效率不高、重復(fù)工作量大，請(qǐng)先別忙著埋頭苦干，想一想，方法是不是錯(cuò)了？如果沒(méi)錯(cuò)，那此方法是不是最優(yōu)的？是不是該向“谷哥”、“度娘”尋求更佳的解決方案？
羅惠民認(rèn)為，大部分財(cái)務(wù)人員對(duì)Excel的強(qiáng)大有足夠的認(rèn)識(shí)，也掌握了一些常用的功能，但是，由于缺乏對(duì)這些功能的靈活運(yùn)用，操作效率依然不高。比如查找替換是Excel最常見(jiàn)的功能之一，但大部分人對(duì)其認(rèn)識(shí)也僅限于簡(jiǎn)單的查找替換。實(shí)際上查找替換可實(shí)現(xiàn)很多功能，利用好了可大大提高操作效率。
不會(huì)靈活運(yùn)用的另外一個(gè)表現(xiàn)就是在表格制作的思路上，羅惠民舉例，比如每個(gè)月填報(bào)的報(bào)表大部分都是相同的，如合同匯總表、月度經(jīng)營(yíng)分析。這些報(bào)表都是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析加工分析后填報(bào)的，要分析的數(shù)據(jù)每個(gè)月的表格格式都是一樣的，可以通過(guò)編制公式、結(jié)合規(guī)范性的工作表命名、查找替換功能來(lái)翻新這些報(bào)表：只要將上月的報(bào)表復(fù)制一份，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)放到指定的文件夾，通過(guò)查找替換來(lái)批量修改公式引用的表格就可實(shí)現(xiàn)本月報(bào)表的統(tǒng)計(jì)分析，省卻了大量重復(fù)勞動(dòng)，極大地提高工作效率。
“Excel數(shù)據(jù)處理工作中還潛伏著一個(gè)無(wú)形殺手，就是不良的操作習(xí)慣?！绷_惠民特別強(qiáng)調(diào)，部分財(cái)務(wù)人員由于Excel知識(shí)缺乏，遇到問(wèn)題只有使用笨辦法來(lái)解決，久而久之，養(yǎng)成了不好的操作習(xí)慣，而這些習(xí)慣甚至又進(jìn)一步給數(shù)據(jù)處理造成了障礙。他又舉例道，在清單型的表格中習(xí)慣性地使用多行表頭、斜線表頭、合并單元格等等，習(xí)慣性地在清單型表格內(nèi)插入小計(jì)行，而這些不良的操作習(xí)慣給后期的數(shù)據(jù)處理帶來(lái)很大的障礙，極大影響了數(shù)據(jù)處理效率。
“Excel要充分發(fā)揮其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能有一個(gè)基本前提：表格設(shè)計(jì)合理和數(shù)據(jù)錄入規(guī)范。這就要求我們使用Excel時(shí)要具備良好的數(shù)據(jù)管理理念?！绷_惠民進(jìn)一步解釋，數(shù)據(jù)管理理念是金字塔的塔底，中間是表格設(shè)計(jì)規(guī)范，塔尖才是基本操作及函數(shù)、VBA。如果沒(méi)有良好的數(shù)據(jù)管理理念和操作習(xí)慣，一味去追求學(xué)習(xí)操作技巧和復(fù)雜的公式，往往導(dǎo)致空有理論卻無(wú)法施展。沙地上是蓋不起高樓的，初學(xué)者不要熱衷于技巧而忽略了表格設(shè)計(jì)基本規(guī)范。
遵循Excel六大原則
使用Excel表格的目的就是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析后，整理出需要的信息，然后制作出報(bào)表，提交給信息的最終使用者。數(shù)據(jù)量較大時(shí)，各環(huán)節(jié)中，最關(guān)鍵、最復(fù)雜，甚至直接決定最終報(bào)表質(zhì)量的就是數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，因而，進(jìn)行Excel表格設(shè)計(jì)時(shí)就要一切以數(shù)據(jù)加工為中心，始終以“為數(shù)據(jù)加工服務(wù)”為原則。基于此，羅惠民強(qiáng)調(diào)在Excel表格設(shè)計(jì)時(shí)要遵循六大原則。
在實(shí)際工作中，要有良好的數(shù)據(jù)管理理念，先根據(jù)數(shù)據(jù)量的大小確定需要使用哪些類別的表格，然后根據(jù)表格的用途確定表格的類型，最后再確定各類表格的整體結(jié)構(gòu)、布局。清單型表格的結(jié)構(gòu)取決于數(shù)據(jù)的類型和復(fù)雜性，一定要結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、邏輯清晰、無(wú)冗余數(shù)據(jù)、以方便數(shù)據(jù)加工為原則；報(bào)表型表格以用戶需求為原則，在清晰直觀地反映信息的基礎(chǔ)上，適當(dāng)考慮報(bào)表使用者的習(xí)慣；其他型表格要以實(shí)用、效率為原則。
“在設(shè)計(jì)表格時(shí)要問(wèn)自己：此表是用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)還是作為報(bào)表輸出。如果用于存儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，那么數(shù)據(jù)的格式、表格的結(jié)構(gòu)和格式一定要有利于數(shù)據(jù)的加工分析，凡是不利于數(shù)據(jù)加工分析的結(jié)構(gòu)和格式一律要摒棄。如果是報(bào)表輸出則不必講究，只要結(jié)構(gòu)清晰、格式美觀、直觀地反映數(shù)據(jù)即可?！?/font>
堅(jiān)持一致性原則是要求表格內(nèi)、表格之間的字段名稱、數(shù)據(jù)類型、表格結(jié)構(gòu)格式等要保持一致。具體來(lái)講有三個(gè)基本要求：同物同名稱、同表同格式、同列同格式。
名稱規(guī)范、格式規(guī)范是要遵循的第三個(gè)原則。表格中的各類數(shù)據(jù)使用規(guī)范的格式，數(shù)字就使用常規(guī)或數(shù)值型的格式，而不應(yīng)使用文本型的格式。日期型數(shù)據(jù)不能輸入20140106、2014.1.6、14.1.6等不規(guī)范的格式。否則在有日期型單元格進(jìn)行運(yùn)算時(shí)，將影響數(shù)據(jù)的加工處理，比如，數(shù)字使用文本格式，使用SUM函數(shù)求和時(shí)就把它視為字符串，求和結(jié)果為零。日期型數(shù)據(jù)輸入類似“2014.1.6”就無(wú)法統(tǒng)計(jì)日期相隔天數(shù)，在使用透.視表時(shí)無(wú)法對(duì)日期按月、季、年進(jìn)行分組。
羅惠民還談到，有些時(shí)候，數(shù)據(jù)的來(lái)源不是手工輸入，而是從其他系統(tǒng)導(dǎo)出，比如ERP系統(tǒng)、網(wǎng)銀，這些系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)可能并不規(guī)范，比如數(shù)字是文本格式、數(shù)字后有空格、不可見(jiàn)字符，這時(shí)就需要按規(guī)范性原則轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。
同一事項(xiàng)數(shù)據(jù)放在同一工作表、同一類型的工作表放在同一個(gè)工作簿、同一類工作簿放置在同一文件夾?！爸挥性跀?shù)據(jù)錄入時(shí)貫徹整體性原則，在統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)、編輯修改公式時(shí)才會(huì)得心應(yīng)手，不必為數(shù)據(jù)的移動(dòng)、合并、無(wú)法批量修改公式而煩惱?！?/font>
此外，還要遵循可擴(kuò)展性原則，主要體現(xiàn)在編輯公式要有良好的可擴(kuò)展性?！拔覀?cè)诰庉嫻綍r(shí)，應(yīng)考慮其擴(kuò)展性，這樣才能快速提高數(shù)據(jù)分析效率。編制公式時(shí)，單元格引用時(shí)應(yīng)正確使用相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用，以便使用鼠標(biāo)拖拉填充柄填充公式?！?/font>
對(duì)清單型表格使用公式或數(shù)據(jù)透.視表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，羅惠民建議將清單型表格設(shè)為列表（表格），這樣當(dāng)添加新記錄時(shí)公式或透.視表可自動(dòng)將新增的記錄包含進(jìn)去，不必再手動(dòng)修改公式的引用范圍。
“使用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)一定要注意數(shù)據(jù)的安全，否則輕則導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，一切都要從頭再來(lái)，重則造成數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、分析結(jié)果不正確，給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失，也影響自己的職業(yè)前途?！绷_惠民特別強(qiáng)調(diào)要注意數(shù)據(jù)的安全。比如，要分發(fā)的表格一定要注意保護(hù)工作表，僅允許其他用戶修改可以修改的單元格；如果引用了其他工作簿的數(shù)據(jù)，在不需要鏈接時(shí)就應(yīng)斷開鏈接，以免源表格被刪.除或移動(dòng)后，造成本表數(shù)據(jù)丟失；斷開鏈接的方法是點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡→編輯鏈接→在彈出的“編輯鏈接”對(duì)話框點(diǎn)擊右側(cè)的“斷開鏈接” 按鈕。
養(yǎng)成定期備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣非常重要，羅惠民笑談，“如果你發(fā)生過(guò)因表格損壞或因誤操作而將原表格替換掉，導(dǎo)致辛苦幾天做出來(lái)的表格眨眼間灰飛煙滅的悲劇，體會(huì)過(guò)那痛徹心扉的懊悔，你應(yīng)該知道這習(xí)慣是多么的重要和必要?！?/font>
除了保證數(shù)據(jù)安全不丟失之外，還要注意公司和個(gè)人信息的安全。不注意保護(hù)信息安全，可能會(huì)給公司和個(gè)人帶來(lái)無(wú)可挽回的損失?！氨砀裨趯?duì)外發(fā)布之前，一定要檢查有無(wú)敏感數(shù)據(jù)、有無(wú)不能提供的數(shù)據(jù)未刪.除。這些數(shù)據(jù)可能在隱藏的行列中、也可能在隱藏的工作表中?！?/font>
羅惠民強(qiáng)調(diào)，關(guān)于信息安全，需要特別提醒的是，透.視表是會(huì)隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)的，即使已經(jīng)將源文件刪.除。因而，在對(duì)外發(fā)送帶有數(shù)據(jù)透.視表的表格時(shí)一定要注意透.視表的源文件是否有敏感數(shù)據(jù)，如果有敏感數(shù)據(jù)，建議將透.視表轉(zhuǎn)換為普通的表格，再對(duì)外發(fā)送。
財(cái)務(wù)分析圖表實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)
“工欲善其事，必先利其器”，有著豐富Excel使用技巧的羅惠民總結(jié)了很多實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。他建議，要善用輔助表格來(lái)簡(jiǎn)化圖表的制作。輔助表格就是將原數(shù)據(jù)表進(jìn)行轉(zhuǎn)換或添加相應(yīng)的輔助數(shù)據(jù)，來(lái)簡(jiǎn)化圖表的制作。一些圖表如果不使用輔助行列就很難繪制出來(lái)，比如價(jià)差量差分析圖、各因素影響分析圖、材料進(jìn)銷存對(duì)比圖等等。
還可以根據(jù)需要適當(dāng)?shù)卦O(shè)定垂直軸刻度適合的最大值、最小值，以突出或弱化數(shù)據(jù)的變化、對(duì)比，讓圖表來(lái)證明、強(qiáng)化財(cái)務(wù)分析的論點(diǎn)。與之類似，可以將圖表壓扁、拉窄，以突出或弱化數(shù)據(jù)的變化和對(duì)比。圖表的網(wǎng)格線應(yīng)細(xì)、顏色要淡，有時(shí)甚至可取消。垂直軸可取消，只標(biāo)注刻度，如果有數(shù)據(jù)標(biāo)簽，也可以不要垂直（值）軸。
此外，圖表應(yīng)盡量簡(jiǎn)化，在不影響圖表閱讀和理解的前提下，能刪.除的圖表元素盡量刪.除。“圖表可適當(dāng)?shù)孛阑?，但注意不能美化過(guò)度，要避免花哨，要突出數(shù)據(jù)本身，而不是圖表。因而不必使用圖片來(lái)美化圖表，除非更有助于理解數(shù)據(jù)的本質(zhì)?！?/font>
羅惠民指出，如非必要，盡量不要使用立體圖，因?yàn)榱Ⅲw圖設(shè)置不當(dāng)可能會(huì)給人視覺(jué)上的錯(cuò)覺(jué)，引發(fā)讀者對(duì)數(shù)據(jù)的誤讀，除非是有意識(shí)地要達(dá)到這種效果。如果各項(xiàng)目間不是為了比較，或突出特定項(xiàng)目，數(shù)據(jù)系列的顏色可采用同一顏色。比如各項(xiàng)目的銷售收入，可使用同一顏色，而不必使用不同顏色。
“為了便于閱讀，可考慮直接標(biāo)注折線圖的各條折線，從而將注意力集中在比較圖形上。條形圖最好按大小順序進(jìn)行排列，因?yàn)檫@樣讓各項(xiàng)目的大小比較更直觀，而且從視覺(jué)效果上來(lái)看，更美觀。”羅惠民還介紹道，當(dāng)需要多維度分析或展示數(shù)據(jù)時(shí)盡量使用動(dòng)態(tài)圖表，以簡(jiǎn)化圖表的制作，也更方便展示。系列數(shù)據(jù)差異較大時(shí)，應(yīng)該使用次坐標(biāo)。如果使用同一垂直坐標(biāo)，將無(wú)法看出銷售價(jià)格的變化，使用次坐標(biāo)就可圓滿地解決此問(wèn)題。
出書心得
談起與Excel的“不解之緣”，羅惠民回憶，2000年底他開始使用Excel辦公軟件時(shí)，最初只是為了滿足簡(jiǎn)單的辦公需求，然而隨著知識(shí)的積累和應(yīng)用水平的提高，越發(fā)覺(jué)得Excel奇妙無(wú)窮。經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間的鉆研，他用函數(shù)和公式成功編寫了迷你記賬軟件（《逸凡賬務(wù)系統(tǒng)》），幫助眾多會(huì)計(jì)人員減輕了工作的負(fù)擔(dān)，也獲得了諸多網(wǎng)友的好評(píng)。當(dāng)時(shí)頗感成就，覺(jué)得可以進(jìn)行一些更大的嘗試。后來(lái)，又設(shè)計(jì)了《逸凡工作簿合并助手》、《逸凡對(duì)賬能手》兩個(gè)免費(fèi)的軟件，陸續(xù)寫了十幾篇Excel方面的文章?！皩戇@些文章既是為了與網(wǎng)友分享這些經(jīng)驗(yàn)技巧，尋求一點(diǎn)成就感，也是對(duì)知識(shí)的整理，是深入學(xué)習(xí)的過(guò)程。”
后來(lái)應(yīng)機(jī)械工業(yè)出版社編輯邀請(qǐng)，羅惠民決定寫一本Excel在財(cái)務(wù)方面應(yīng)用的圖書。為了能按時(shí)交稿并且發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，他還邀請(qǐng)同事錢勇一起寫作。2015年1月，集結(jié)羅惠民多年Excel實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的《“偷懶”的技術(shù)：打造財(cái)務(wù)Excel達(dá)人》正式出版發(fā)行。
羅惠民頗為感慨地表示，“數(shù)字有時(shí)只是一種手段，獨(dú)立的數(shù)字常常沒(méi)有任何意義，數(shù)字的背后，才是財(cái)務(wù)的真相。如何將這些真相抽絲剝繭展現(xiàn)在報(bào)表使用者的面前，是財(cái)務(wù)人員應(yīng)該掌握的技能，而數(shù)字真相最直觀的展現(xiàn)方法是圖表?！倍特?cái)務(wù)人員如何將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)變成可視化的信息、如何制作典雅精致、商務(wù)氣質(zhì)的財(cái)務(wù)表格，亦是羅惠民的初衷。
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