| Microsoft Office中提供的Outlook組件是許多朋友喜歡使用的郵件客戶(hù)端之一，不過(guò)，盡管這款組件的功能十分強(qiáng)大，但正所謂“寸有所長(zhǎng)，尺有所短”，再?gòu)?qiáng)大的工具也有不盡如人意的地方。為此，請(qǐng)來(lái)Outlook的幾位“鐵哥們”為大家助力。 異地辦公，聯(lián)系人同步 由于工作需要，有時(shí)常在單位和家里兩個(gè)地方用Outlook撰寫(xiě)并收發(fā)郵件。那么，怎樣才能保持兩個(gè)Outlook之間的聯(lián)系人及時(shí)同步呢?不妨請(qǐng)“雪狐Outlook插件”來(lái)幫忙。 Step1：注冊(cè)并激活賬戶(hù) 只要在家里和單位的PC中都安裝了“雪狐outlook插件”。啟動(dòng)Outlook，會(huì)看到在工具欄下方多了一個(gè)雪狐工具欄。同時(shí)屏幕上將出現(xiàn)雪狐“登錄”對(duì)話(huà)框，單擊“注冊(cè)新用戶(hù)”，在打開(kāi)的頁(yè)面中按照提示輸人用戶(hù)信息，單擊“提交”按鈕。系統(tǒng)會(huì)向剛才注冊(cè)的郵箱發(fā)送一封確認(rèn)信，單擊郵件中的鏈接，即可激活賬戶(hù)。 Step2：登錄并同步 賬戶(hù)激活后，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)相應(yīng)的頁(yè)面，關(guān)閉它。返回雪狐登錄對(duì)話(huà)框，輸入“用戶(hù)名”和“密碼”，單擊“登錄”，雪狐會(huì)自動(dòng)將當(dāng)前Outlook聯(lián)系人信息同步到你的卡卡賬戶(hù)。以后，哪部機(jī)子更新了聯(lián)系人信息。只要在雪狐工具欄中單擊“同步”按鈕，讓服務(wù)器中的聯(lián)系人信息和Outlook中的同步。在另一部機(jī)子再單擊“同步”按鈕，即可讓本機(jī)中Outlook聯(lián)系人和服務(wù)器中的信息同步。 除了同步備份功能外，雪狐還具有強(qiáng)大的地址簿構(gòu)建功能。如果郵箱中積壓了大量郵件，且未將這些郵件的地址添加到聯(lián)系人中，就可以在工具欄中單擊“構(gòu)建地址簿”按鈕，打開(kāi)相應(yīng)的對(duì)話(huà)框，在列表中選擇好郵件所在的文件夾，并在下方的文本框中，設(shè)置好要搜索的聯(lián)系人的基本條件(如在幾天內(nèi)和你有過(guò)聯(lián)系，至少聯(lián)系了幾次)，選擇完畢，單擊“下一步”按鈕，在接下來(lái)的界面中按提示操作，即可將這些聯(lián)系人方便地添加到聯(lián)系人欄中，從而免去在Outlook要逐一手工添加的麻煩。 附件圖片，一擊便存 朋友發(fā)過(guò)來(lái)的郵件中，經(jīng)常帶有附件或圖片，有時(shí)需要將這些附件或圖片保存下來(lái)，以便以后查看。如果郵件中的附件較少還好辦，可以通過(guò)右鍵榮單。選擇“下載”。將它下載到本地。如果數(shù)量較多，這種方法顯然很麻煩，實(shí)際上可以用EZDetach for Microsoft Outlook這款插件，讓附件或圖片一擊即存。 安裝完畢后啟動(dòng)Outlook，在Outlook工具欄中，會(huì)看到多了一個(gè)“EZDetach”按鈕。打開(kāi)要保存附件或圖片的郵件，單擊工具欄中的“EZDetach”按鈕，然后在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中，單擊“Save Now” (立即保存)按鈕，郵件中所帶的附件或圖片即會(huì)被保存下來(lái)。 在默認(rèn)情況下，EZDetach會(huì)將附件或圖片保存在“C:\Documents and Settings\Administrator\MyDocuments\MailAttachments”目錄，如果要更改路徑，單擊“Browse(瀏覽)”，打開(kāi)相應(yīng)的對(duì)話(huà)框，指定附件保存的路徑。 郵件正文，多格式保存 郵件附件是病毒或木馬傳播的一個(gè)途徑。所以許多人出于對(duì)安全的考慮，會(huì)將公文、合同等重要內(nèi)容直接放在郵件正文中發(fā)送過(guò)來(lái)。不過(guò)這樣一來(lái)。難免為后期保存工作帶來(lái)不便。即使將文件保存成最普通的DOC格式，也要經(jīng)過(guò)“復(fù)制粘貼到Word保存”等一系列流程。此時(shí)，ABC Amber Outlook Converter(以下簡(jiǎn)稱(chēng)AAOC)插件的作用就顯現(xiàn)出來(lái)了。借助于它，可以輕松地將郵件內(nèi)容保存成幾十種文檔格式。 Step1：允許AAOc訪(fǎng)問(wèn)0utlook郵件 安裝后啟動(dòng)程序，在程序的主界面中，單擊左側(cè)的“收件箱”項(xiàng)。此時(shí)，屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話(huà)框。警告“有一程序正試圖訪(fǎng)問(wèn)保存于Outlook的電子郵件地址”，不管它。勾選“允許訪(fǎng)問(wèn)”項(xiàng)，然后在右側(cè)文本框的下拉菜單中，選擇時(shí)間為“10分鐘”，單擊“是”按鈕。 step2：保存郵件內(nèi)容 AAOC會(huì)自動(dòng)讀取Outlook“個(gè)人文件夾”中的郵件。并將剛才選擇的項(xiàng)目(此例中是“收件箱”)中的郵件呈現(xiàn)在右側(cè)的列表中。雙擊某郵件即可查看信件的具體內(nèi)容，或者直接在界面右下方的列表中選擇好相應(yīng)的格式，如PDF、CHM、HTML等，單擊“Save As”(另存為)按鈕。在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中，設(shè)置好保存路徑及文件名，單擊“保存”按鈕，即可將信件內(nèi)容保存成指定的格式。 約會(huì)、任務(wù)、桌面顯示 除了強(qiáng)大的郵件通訊功能外，Outlook同時(shí)還是一款相當(dāng)優(yōu)秀的日程計(jì)劃管理工具，日歷、任務(wù)一應(yīng)俱全。不過(guò)，正像Microsoft Office的其他組件一樣，該工具也明顯存在著啟動(dòng)緩慢，對(duì)系統(tǒng)資源占用較大等缺點(diǎn)。如果只是想查看或編輯Outlook中的日程計(jì)劃，就不用啟動(dòng)Outlook了。請(qǐng)Desklook來(lái)幫忙，它能將日歷、任務(wù)和約會(huì)等信息顯示在桌面上，不啟動(dòng)Outlook就能直接完成任務(wù)、約會(huì)和郵件的撰寫(xiě)工作。 安裝后運(yùn)行軟件。軟件會(huì)自動(dòng)搜索outlook中存在的日歷和計(jì)劃安排，并將它顯示在桌面上。同時(shí)，軟件運(yùn)行后，會(huì)在系統(tǒng)托盤(pán)區(qū)顯示一個(gè)圖標(biāo)。右擊該圖標(biāo)，在彈出的右鍵菜單中選擇“New Item”，在出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中，會(huì)看到三個(gè)命令：Appointment(約會(huì))、Task(任務(wù))和Mail Message(郵件通知)，選擇相應(yīng)的命令，即可打開(kāi)Outlook對(duì)應(yīng)的撰寫(xiě)窗口。如“未命名-約會(huì)”、“未命名a任務(wù)”和“未命名的郵件”等。在這些窗口中，可以進(jìn)行任務(wù)與郵件等的撰寫(xiě)工作了。 收件人地址，自動(dòng)輸入 凡是用過(guò)Gmail的朋友都知道，在Gmail中撰寫(xiě)郵件，只需在“收件人”文本框中輸入一個(gè)字符，此前曾經(jīng)和我們聯(lián)系過(guò)的，并且以此字符為開(kāi)頭的聯(lián)系人的郵箱地址，即會(huì)出現(xiàn)在下拉框中以供選擇。然而，遺憾的是，Outlook并無(wú)此功能。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能需要借助于NK2View來(lái)實(shí)現(xiàn)。 軟件運(yùn)行后，會(huì)自動(dòng)搜尋Outlook中已經(jīng)存在的郵件地址，并將其呈現(xiàn)在軟件主界面的列表中。以后用Outlook撰寫(xiě)郵件時(shí)，只需在“收件人”文本框中輸入一個(gè)字符，所有以該字符開(kāi)頭的地址即會(huì)出現(xiàn)在列表中，而你要做的，就是根據(jù)需要選擇即可。 郵件搜索，快你一步 Outlook的郵件搜索能力并不完善，當(dāng)在Outlook中存儲(chǔ)了大量的電子郵件后，如果想從中找到自己所需的郵件，恐怕得費(fèi)一番功夫。相比之下，使用Lookeen這款獨(dú)特的Outlook插件，就可以讓郵件的搜索操作變得簡(jiǎn)單。 當(dāng)Lookeen安裝完成后，在Outlook的工具條上就會(huì)出現(xiàn)Lookeen插件欄。點(diǎn)擊“Options(選項(xiàng))”按鈕，再在設(shè)置窗口的“Indexer(索引)”面板中點(diǎn)擊“Add Outlook Store(添加Outlook文件夾)”按鈕，在彈出的窗口中將列出Outlook中的所有存儲(chǔ)文件夾，選擇“個(gè)人文件夾”項(xiàng)即可。當(dāng)然，也可以點(diǎn)擊“Add Local Folder(添加本地文件夾)”按鈕，添加本地文件夾，同樣可以對(duì)其中的文件進(jìn)行搜索。選定了檢索的對(duì)象后，在Lookeen插件欄上點(diǎn)擊“Indexer”按鈕，在檢索窗口中點(diǎn)擊“Start(開(kāi)始)”按鈕，開(kāi)始執(zhí)行數(shù)據(jù)的檢索操作。然后在Lookeen插件欄的搜索框中輸入郵件的相關(guān)數(shù)據(jù)。例如收信人名稱(chēng)、郵件主題、郵件內(nèi)容、附件名稱(chēng)等內(nèi)容，同時(shí)Lookeen支持模糊查找功能，可以大大提高搜索的精度。 點(diǎn)擊“Lookeen”按鈕(或者點(diǎn)擊回車(chē)鍵)，在打開(kāi)的搜索窗口中的“Mails(郵件)”面板中即可列出所有符合條件的郵件?？梢钥吹?，即使在Outlook中存儲(chǔ)了大量的郵件數(shù)據(jù)，Lookeen也可以“閃電”般地將它找出來(lái)。在搜索列表中選擇對(duì)應(yīng)的郵件，在窗口底部即可預(yù)覽它的內(nèi)容，雙擊該郵件項(xiàng)目，即可在Outlook中打開(kāi)。 Lookeen還提供了同類(lèi)查詢(xún)功能。在搜索列表中選中對(duì)應(yīng)的郵件，右鍵菜單中選擇“Find More(更多)”項(xiàng)，Lookeen就可以分析該郵件的關(guān)鍵特征(例如發(fā)件人名稱(chēng)等)，并根據(jù)此特征對(duì)搜索列表進(jìn)行過(guò)濾操作，將與之同類(lèi)的郵件提取出來(lái)。 為了處理相關(guān)郵件，還可以在Outlook中創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的文件夾(例如“重要郵件”)，然后在搜索列表中選中合適的郵件(可以多選)，右鍵菜單中選擇“Copy Items to Folder”項(xiàng)，在彈出窗口中選擇對(duì)應(yīng)的文件夾，確定后即可將其復(fù)制到該文件夾中。 此外，Lookeen還提供了相似郵件檢索功能，在Outlook中選擇某個(gè)郵件，在Lookeen插件欄上點(diǎn)擊“Find More Like The Selected Mail”按鈕，Lookeen即可根據(jù)該郵件的特征信息對(duì)所有的郵件進(jìn)行檢測(cè)，之后在搜索窗口中列出所有與之相似的郵件。 有了上面這些“鐵哥們”的幫忙，你的Outlook是不是用起來(lái)更方便，功能也更強(qiáng)大了? |
