我到過很多企業(yè)，也用過很多個品牌的ERP系統(tǒng)，有些公司的ERP形同虛設(shè)，很多工作都是系統(tǒng)外操作。
很多的企業(yè)在引進ERP之初，熱情很高，對ERP的期望值也高，但是在ERP正式運行之后，往往會出現(xiàn)很多的問題。這些問題最基本的就表現(xiàn)在很多工作沒有標(biāo)準(zhǔn)可循。所以，在ERP體系的搭建過程中，要時刻考慮標(biāo)準(zhǔn)化的準(zhǔn)則。服裝智能制造精英俱樂部針對以往經(jīng)驗，整理以下三個標(biāo)準(zhǔn)，供大家參考。
一、編碼規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化。
從原材料編碼、客戶代碼、供應(yīng)商代碼、庫位代碼、產(chǎn)線代碼，到狀態(tài)代碼、系統(tǒng)菜單代碼等，只要在系統(tǒng)體系內(nèi)的所有代碼，都要考慮標(biāo)準(zhǔn)化的問題。這個標(biāo)準(zhǔn)化，是其他一切功能和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。如果沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目紤]標(biāo)準(zhǔn)化問題，后續(xù)會造成嚴(yán)重的困擾。隨意舉一個例子，比如說扣子的編碼，如果編號沒有根據(jù)企業(yè)的特征和需要設(shè)置特定格式的編碼規(guī)則，那后續(xù)就無法根據(jù)扣子編號處理相關(guān)數(shù)據(jù)，和簡化查找。所以，在系統(tǒng)開發(fā)之初，就要全局規(guī)劃各種編碼規(guī)則，并設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。
服裝智能制造精英俱樂部表示，在編碼標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，要遵循以下原則：
1.編碼分類不可擴展性。對于每一種編碼，都會根據(jù)特征進行分類，比如說大類、小類，然后的擴展碼的形式。在這些分類中，每種分類的類型是不可擴展的。比如有汽車零部件企業(yè)在零件編碼中加入車型代碼，這種在后續(xù)就會產(chǎn)生嚴(yán)重的問題，因為隨著企業(yè)發(fā)展車型會越來越多，一方面會超出編碼位的設(shè)置空間，另一方面超出10類以上的分類在實際應(yīng)用中就沒有了分類的意義。所以，我們在編碼分類時，要考慮分類的不可擴展性。
2.編碼的可擴展性。往往在我們的編碼中，前幾位是根據(jù)各種需要和規(guī)則，分類碼的疊加，到后面幾位往往就是擴展碼。我們在編碼設(shè)計時，就要根據(jù)未來預(yù)計的數(shù)量級，預(yù)留足夠的擴展空間，確保在預(yù)知時間周期內(nèi)，有足夠的編碼可用。
3.編碼的唯一性。無論是什么編碼，是用于什么目的的，只要生成一個代碼號，就如同身份證號一樣，在系統(tǒng)內(nèi)，甚至是在企業(yè)信息化體系內(nèi)，是唯一性的。這個代碼可以表示一種物料、一個規(guī)則、一種事務(wù)、一種邏輯、一種狀態(tài)等等，只要它存在，它就在體系內(nèi)是唯一的，不可有重復(fù)概念的存在。
4.編碼的格式化。一旦以上原則掌握了，最后一個是編碼的格式要求。要求在出現(xiàn)重新定義編碼規(guī)則前，必須執(zhí)行現(xiàn)有編碼規(guī)則的固定格式要求。包括每一位編碼的含義、每一類編碼的要求、以及整個編碼的長度等等。一旦這些固化下來，編碼者只有選擇，沒有新定義的權(quán)利。這樣，就保證了不管多少年，誰都能看得懂和有效利用編碼。
有些人還有其他的一些原則，比如說可使用性、可讀性、效率性等等，我認(rèn)為這些是編碼存在前提，而不是編碼標(biāo)準(zhǔn)化的原則。或許，有待探討，我們可以討論。
二、流程標(biāo)準(zhǔn)化。
我們根據(jù)企業(yè)的管理需求和系統(tǒng)的邏輯要求，完成了系統(tǒng)的功能開發(fā)。服裝智能制造精英俱樂部專家說過，當(dāng)代，再厲害的系統(tǒng)，也無法完全滿足企業(yè)的需求，而只有在系統(tǒng)功能基礎(chǔ)上，配合流程規(guī)范，才能發(fā)揮系統(tǒng)最大的效用。這就是我常提到的，沒有完美的系統(tǒng)，只有完美的體系。這樣，我們就要有一整套匹配的流程規(guī)范。而企業(yè)的ERP系統(tǒng)涉及企業(yè)的整個運營過程，這樣，整套的流程規(guī)范就不是一兩個流程能夠解決的。所以，我們在編制流程規(guī)范時，就要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則。從格式，到內(nèi)容，要做到所有相關(guān)人員，只要了解企業(yè)流程的特征，都能依據(jù)流程看得懂、說得明、做得好，確保能夠通過書面的理解，正確的掌握操作規(guī)范。
在流程標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，要遵循以下原則：
1.流程版本格式化。不管是什么樣的流程，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)要求和流程特征，設(shè)定格式化的規(guī)范。從標(biāo)題、版本號、到流程圖、列表、注解等，都應(yīng)該有統(tǒng)一的規(guī)范。這樣，任何員工認(rèn)真閱讀，都能抽絲剝繭，理解到流程的核心內(nèi)容，并能正確的操作執(zhí)行。
2.流程的邏輯性。在ERP體系中的流程，是對系統(tǒng)操作端，或者是系統(tǒng)邏輯無法實現(xiàn)或者實現(xiàn)過于復(fù)雜的“盲點”，進行流程的規(guī)范和補充。因此，我們在設(shè)計和規(guī)范流程時，必須考慮流程本身和流程之間的邏輯關(guān)系，包括在管理過程中，也需要考慮邏輯性。依據(jù)這樣的要求，流程邏輯性要求的標(biāo)準(zhǔn)化原則就有：A盡可能保證單一邏輯，即從上一步到下一步，沒有可選擇性，只能選擇執(zhí)行；B如果必須有選擇，要明確選擇的前提條件，而這個前提條件不能有模棱兩可或重疊的邏輯。如果確保了以上兩條標(biāo)準(zhǔn)，流程的邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性可期。
3.流程的可執(zhí)行性。流程是用來執(zhí)行的。在設(shè)計和規(guī)范流程時，一方面是考慮管理需要和系統(tǒng)功能的配合，另一方面是考慮員工的可執(zhí)行。如果我們設(shè)計了一套流程規(guī)范，什么都好，就是員工無法執(zhí)行，不管什么原因，這套流程都是有問題的。
服裝智能制造精英俱樂部專家說：如果我們把握了以上三個原則，相信所規(guī)范的流程，會起到期望的作用。還是那句話：沒有完美的系統(tǒng)，只有完美的體系。流程規(guī)范就是這個完美體系中的重要組成部分。
三、KPI標(biāo)準(zhǔn)化。
我們完美體系，還有一個重要組成部分，就是KPI體系。KPI是對實際運營過程的考核，包括對系統(tǒng)功能的考核、操作執(zhí)行的考核、還有管理策略的考核等?？己说慕Y(jié)果是為了后續(xù)優(yōu)化，是使系統(tǒng)功能、流程規(guī)范，甚至策略、戰(zhàn)略，更符合未來的實際發(fā)展。服裝智能制造精英俱樂部專家說表示，KPI往往是對某一期間數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，反映這段期間實際的狀況，是結(jié)果導(dǎo)向管理策略；但不同期間的匯總數(shù)據(jù)的匯總，就是將結(jié)果導(dǎo)向過程化，最終形成數(shù)據(jù)的過程管理策略。因此，KPI的標(biāo)準(zhǔn)化就至關(guān)重要了。沒有標(biāo)準(zhǔn)化的KPI數(shù)據(jù)，就無法匯總，無法對比，無法反映真實過程，也就沒有了實際意義。
同樣，也要談一談KPI標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該遵循的原則：
1. KPI數(shù)據(jù)源的標(biāo)準(zhǔn)化。為統(tǒng)計KPI，所需要的數(shù)據(jù)要來源于一致的數(shù)據(jù)庫，要有明確的數(shù)據(jù)篩選條件，以及數(shù)據(jù)整理后數(shù)據(jù)表現(xiàn)的含義必須一致。這樣，首先從數(shù)據(jù)層面，確保最終KPI的結(jié)果是有效的。
2. KPI統(tǒng)計方法的標(biāo)準(zhǔn)化。在數(shù)據(jù)有效的前提下，要把握同一統(tǒng)計方法和數(shù)據(jù)處理過程，確保數(shù)據(jù)整理的過程是有效的。往往在實踐中，要么沒有剔除無效數(shù)據(jù)、要么遺漏關(guān)鍵條件、要么數(shù)據(jù)匯總結(jié)果不一致，導(dǎo)致后續(xù)的數(shù)據(jù)無法加總、對比和分析。這樣，最終的KPI統(tǒng)計是無效的。
3. KPI輸出的標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)據(jù)源正確，數(shù)據(jù)過程正確，那最后就是要正確的數(shù)據(jù)輸出了。這就要求KPI輸出格式標(biāo)準(zhǔn)化。我們整理了正確的KPI數(shù)據(jù)，每天、每周或其他固定期間，都以固定格式的版本，輸出KPI數(shù)據(jù)。所有需要的管理者和員工，都能看得懂和方便的使用這些數(shù)據(jù)，關(guān)鍵不能造成誤解。這樣搭建的KPI體系，最終才能實現(xiàn)其存在的價值。
KPI其實就是PDCA循環(huán)中的C，我們擁有了ERP系統(tǒng)，有了運營過程量化的數(shù)據(jù)庫，可以充分利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，反映真實的狀況和問題，甚至是發(fā)現(xiàn)表層問題背后的真正原因，最終根據(jù)這些問題和原因，制定系統(tǒng)功能、流程規(guī)范、甚至是管理策略的調(diào)整和優(yōu)化方案，實時的創(chuàng)造最適合的運營管理環(huán)境。
服裝智能制造精英俱樂部專家說，從本質(zhì)上講，標(biāo)準(zhǔn)化，其實就是人與人交流和合作的前提。因為有了統(tǒng)一的意識和語言，人們才能合作；因為有了統(tǒng)一的貨幣，人們才有了交易；因為有了規(guī)范或默認(rèn)的法則，社會才有了規(guī)則；因為有了體系的標(biāo)準(zhǔn)化，ERP體系才有了表現(xiàn)強大作用力的前提。這也是渺小的人類，能夠統(tǒng)治龐大的地球的根源所在。所以，我們要重視標(biāo)準(zhǔn)，重視標(biāo)準(zhǔn)化原則。
