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Excel技巧：設(shè)置單元格數(shù)字格式（詳細(xì)教程）

2016.03.17

當(dāng)向單元格輸入一個(gè)數(shù)字時(shí)，這個(gè)數(shù)字可能不會(huì)以輸入時(shí)的數(shù)值形式出現(xiàn)在工作表中，比如，輸入9/10，Excel會(huì)顯示為9月10日。這是因?yàn)镋xcel把所有的數(shù)字和日期都以數(shù)字形式保存，默認(rèn)把9/10這樣的分?jǐn)?shù)識(shí)別為日期，在屏幕上顯示時(shí)就會(huì)按日期的默認(rèn)“數(shù)字格式”來顯示。要改變它，就必須借助單元格數(shù)字格式的設(shè)置。

Excel提供了大量的數(shù)據(jù)格式，并將它們分成：常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專用、日期、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本、特殊和自定義等。如果不做設(shè)置，輸入時(shí)將使用默認(rèn)的“常規(guī)”單元格格式。

打開Excel數(shù)字格式設(shè)置的方法是：

選中需要設(shè)置數(shù)字格式的單元格或區(qū)域，點(diǎn)擊右鍵，選擇右鍵菜單中的“設(shè)置單元格格式…”，從而打開包含有“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，如圖 1所示。

圖1 設(shè)置單元格格式對(duì)話框的“數(shù)字”選項(xiàng)

1.設(shè)置為約定的數(shù)字格式

首先選擇要進(jìn)行設(shè)置的單元格或區(qū)域，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，進(jìn)入“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖 1所示。從中選擇需要的數(shù)字格式。

試一試：

1）新建一張工作表，在A1:A11中輸入如圖 2所示的文本，設(shè)置為右對(duì)齊。

2）依次設(shè)置B1:B11的“數(shù)字”格式為：數(shù)值(小數(shù)位數(shù)為2)、貨幣(小數(shù)位數(shù)為2，貨幣符號(hào)選“￥”)、會(huì)計(jì)專用（小數(shù)位數(shù)為2，貨幣符號(hào)選“￥”，注意“會(huì)計(jì)專用”格式與“貨幣”格式的差異）、日期（選擇類型為：*2001年3月14日）、時(shí)間（選擇類型為：13時(shí)30分55秒）、百分比（小數(shù)位數(shù)為2）、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本、特殊（類型設(shè)為“中文大寫數(shù)字”）、自定義（類型中輸入“000000”）。

3）然后B1:B11單元格中均填入“1234.56”，各個(gè)單元格顯示的結(jié)果就將如圖 2所示。

圖2 各種數(shù)字格式

*小提示：

1）如果只對(duì)一些數(shù)據(jù)的格式做一些比較簡單的設(shè)置，可以直接借助“開始”功能區(qū)帶中“數(shù)字”格式按鈕組來實(shí)現(xiàn)，如圖 3所示。各個(gè)按鈕的具體含義可以將光標(biāo)定位在按鈕上方小段時(shí)間，Excel將自動(dòng)彈出按鈕功能說明。

圖3 “數(shù)字格式”快捷按鈕

2）會(huì)計(jì)專用和貨幣格式的區(qū)別是：貨幣格式是右對(duì)齊，而會(huì)計(jì)專用是兩端對(duì)齊（即貨幣符號(hào)和數(shù)據(jù)最后一位都對(duì)齊）。

2.自定義數(shù)字格式

在Excel中，可以根據(jù)需要自己定義數(shù)據(jù)格式，當(dāng)Excel自帶的數(shù)字格式無法描述實(shí)際的數(shù)據(jù)時(shí)，就可以通過自定義格式來設(shè)計(jì)如何顯示數(shù)字、文本、日期等數(shù)據(jù)。如圖 2中最后一個(gè)數(shù)據(jù)就是“自定義格式”，定義的格式為“000000”，即郵政編碼格式。

創(chuàng)建自定義格式時(shí)最多可以指定4種格式，其書寫形式是：

正數(shù)格式；負(fù)數(shù)格式；零值格式；文本格式

*注意：

不同的格式部分之間以英文分號(hào)分隔（記住一定用英文的“;”），如果要跳過某一部分定義，那么該部分應(yīng)以分號(hào)結(jié)束。例如，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)不定義負(fù)數(shù)格式的自定義格式，其余3部分的書寫順序?yàn)椋?/p>

正數(shù)格式；；零值格式；文本格式

*擴(kuò)展知識(shí)點(diǎn)：

在Excel中，如果有需要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)表示特定含義的，如上方以分號(hào)（“;”）表示格式的分隔，那么這些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)就必須使用英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不能使用中文的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)往往被當(dāng)作字符處理。

創(chuàng)建自定義數(shù)字格式的過程很簡單，關(guān)鍵在于如何使用數(shù)字格式符號(hào)定義所需格式，有關(guān)數(shù)字格式符號(hào)的說明如表 1所示。

表1 數(shù)字格式符號(hào)

格式化符號(hào)

功能

G（通用格式）

對(duì)未格式化的單元格使用默認(rèn)的格式。在列寬允許的情況下，盡可能地顯示數(shù)字的精度。對(duì)于大數(shù)值或很小的數(shù)值使用科學(xué)記數(shù)法格式

#

數(shù)字位置標(biāo)志符。只顯示有意義的數(shù)字而不顯示無意義的零，當(dāng)數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)兩邊的數(shù)字格式比格式中指定的“#”數(shù)少，并不顯示增加的零。例如，定義格式代碼為####.##，則1234.529顯示為1234.53，而234.5顯示為234.5

0

數(shù)字位置標(biāo)志符。用以指定小數(shù)點(diǎn)兩邊的位數(shù)。例如定義格式代碼為0.00，則0.567顯示為0.57，0.3顯示為0.30

數(shù)字位置標(biāo)志符。規(guī)則與0相同。格式化的數(shù)據(jù)以小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊

_

下劃線。用來使跟在下劃線后面的字符跳過一個(gè)字符的寬度。例如，在一個(gè)正數(shù)格式的末尾輸入_，將留出等于右括號(hào)的寬度。這個(gè)特性可使正數(shù)和括號(hào)內(nèi)的負(fù)數(shù)對(duì)齊

.

小數(shù)點(diǎn)。用以標(biāo)出小數(shù)點(diǎn)的位置

,

逗號(hào)。用作千分位符，只需要在第一個(gè)千位的位置做出標(biāo)示

%

將單元格的值乘以100，并以百分?jǐn)?shù)形式顯示

E- E+ e- e+

科學(xué)記數(shù)格式符。如果指數(shù)代碼的右側(cè)含有0（零）或#（數(shù)字符號(hào)），Excel將按科學(xué)記數(shù)法顯示數(shù)字，并插入E或e。右側(cè)0或#的代碼個(gè)數(shù)決定了指數(shù)的位數(shù)，E-或e-將在指數(shù)中添加符號(hào)。E+或e+在正指數(shù)時(shí)添加正號(hào)，負(fù)指數(shù)時(shí)添加符號(hào)。

: $ ￥￡ € - + ( ) 空格

這些符號(hào)可以直接輸入到格式中并按其通常的意義使用

/

在分?jǐn)?shù)里作為分隔符使用

“文本”

顯示雙引號(hào)中指定的文本

*字符

用跟隨在星號(hào)后面的字符填充剩余的列寬

@

作為一個(gè)格式代碼，用來指示出用戶輸入的文字將出現(xiàn)在這個(gè)格式中

[顏色]

用指定的顏色格式化單元格內(nèi)容。顏色代碼必須是格式定義代碼部分的第一項(xiàng)

[條件值]

當(dāng)使用一個(gè)格式時(shí)，在數(shù)字格式里使用條件值。條件由比較運(yùn)算符和數(shù)值兩部分組成。例如，[Red][<=100]; [Blue][>100]格式以紅色字體顯示了小于等于100的數(shù)字，而以藍(lán)色字體顯示了大于100的數(shù)字

*提示：

1）一旦創(chuàng)建了自定義的數(shù)字格式，該格式將一直被保存在工作簿中，并且能像其他Excel自帶格式一樣被使用，直到該格式被刪除。

2）實(shí)質(zhì)上前面介紹的約定數(shù)字格式（“數(shù)值”、“貨幣”、“會(huì)計(jì)專用”等），都是可以通過自定義格式來實(shí)現(xiàn)的。讀者可以依次選中圖 2中的B1:B11單元格，點(diǎn)擊右鍵，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，然后在“數(shù)字”的分類中選中“自定義”，可以查看到這些預(yù)定義的約定數(shù)字格式實(shí)質(zhì)的格式定義。如圖 4顯示的是圖 2中的B2（即貨幣格式設(shè)置的類型定義）。