國(guó)外信息資源管理(IRM)理論綜述
前言
信息資源管理源起于70年代后期的美國(guó),1980年美國(guó)國(guó)會(huì)通過(guò)的“文書(shū)削減法”可謂信息資源管理的里程碑,它以法律的形式確立了信息資源管理在聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)中的地位與作用。整個(gè)80年代是美國(guó)信息資源管理理論迅速發(fā)展的時(shí)期,80年代中期,信息資源管理理論開(kāi)始傳入歐洲并在那里逐漸演化為“信息管理”理論。90年代初,中國(guó)學(xué)者孟廣均和盧泰宏等人系統(tǒng)地引入了信息資源管理理論,它為處于低潮中的圖書(shū)情報(bào)學(xué)注入了活力,并在90年代中期形成了一個(gè)小的研究高潮。
一、國(guó)外信息資源管理理論
國(guó)外信息資源管理理論研究有兩個(gè)中心,一是美國(guó),二是英國(guó);除此之外,德國(guó)和日本也非常重視信息資源管理理論研究。就已出版的專(zhuān)著或教材而言,美國(guó)學(xué)者多用“信息資源管理”概念,歐洲學(xué)者則多用“信息管理”概念,但它們的內(nèi)容結(jié)構(gòu)沒(méi)有本質(zhì)的區(qū)別。在此,我們依出版時(shí)間為序?qū)W美的集中主要的信息資源管理理論加以評(píng)述,以期大家對(duì)信息資源管理理論有一個(gè)輪廓性的了解。
1、胡塞因的信息資源管理理論
美國(guó)新墨西哥州立大學(xué)的D·胡賽因(D·Hussain)和K·M·胡賽因(K·M·Hussain)在1984年出版了“Information Resource Management”[24]一書(shū),這是為管理學(xué)專(zhuān)業(yè)本科高年級(jí)學(xué)生和碩士生所寫(xiě)的一部教材。該書(shū)共分7單元22章,內(nèi)容如下:計(jì)算機(jī)資源[(1)導(dǎo)論;(2)計(jì)算機(jī)處理器;(3)軟件;(4)外圍設(shè)備;(5)數(shù)據(jù)]、計(jì)算機(jī)資源的獲取[(6)選擇供應(yīng)商;(7)財(cái)務(wù)與合同]、系統(tǒng)發(fā)展[(8)信息系統(tǒng)的規(guī)劃;(9)信息系統(tǒng)的發(fā)展;(10)項(xiàng)目管理]、資源控制[(11)性能評(píng)價(jià);(12)質(zhì)量控制;(13)隱私與安權(quán);(14)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的審計(jì)]、處理與管理[(15)處理與系統(tǒng)改造;(16)計(jì)算機(jī)處理的預(yù)算;(17)標(biāo)準(zhǔn);(18)變化的管理阻力]、資源組織[(19)計(jì)算機(jī)部門(mén)的組織;(20)分布式數(shù)據(jù)的處理;(21)計(jì)算機(jī)中心的監(jiān)控;(22)計(jì)算機(jī)部門(mén)的用人;(23)計(jì)算機(jī)服務(wù)]、計(jì)算機(jī)處理的環(huán)境[(24)計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè);(25)計(jì)算機(jī)在管理中的影響;(26)計(jì)算機(jī)與法律;(27)系統(tǒng)為什么成功或失敗]。
胡賽因的信息資源管理理論準(zhǔn)確地說(shuō)是一種“計(jì)算機(jī)資源管理理論”,其核心是信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、管理和計(jì)算機(jī)在工商企業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用問(wèn)題,因此它又稱(chēng)為“管理中的信息系統(tǒng)理論?!痹谠摃?shū)第一部分的開(kāi)篇,作者基于自己對(duì)計(jì)算機(jī)資源的理解,設(shè)計(jì)了信息資源管理的框架結(jié)構(gòu)(見(jiàn)圖2.3),其中,第一部分為沒(méi)有計(jì)算機(jī)知識(shí)的讀者提供背景知識(shí),其余六個(gè)部分則是計(jì)算機(jī)資源管理的展開(kāi)。
綜觀胡賽因的信息資源管理理論,可以歸納出這樣一些特點(diǎn):①注重計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)理論和管理理論的結(jié)合。如質(zhì)量控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的審計(jì)、計(jì)算機(jī)處理的預(yù)算、變化的管理阻力、計(jì)算機(jī)部門(mén)的組織與用人、計(jì)算機(jī)在管理中的影響等章節(jié)標(biāo)題就直觀而充分地體現(xiàn)了這種結(jié)合;②強(qiáng)調(diào)應(yīng)用性。一方面通過(guò)案例研究強(qiáng)調(diào)信息資源管理理論在工商企業(yè)管理中的應(yīng)用,另一方面通過(guò)附在每章后的關(guān)鍵詞、思考題、參考書(shū)目和附在書(shū)末的若干分考卷,強(qiáng)調(diào)其在教學(xué)中的應(yīng)用;③突出實(shí)用性。通過(guò)大量圖表、數(shù)據(jù)、事例,不僅詳細(xì)地剖析了計(jì)算機(jī)和相關(guān)技術(shù)構(gòu)成,而且還具體地介紹了如何選擇供應(yīng)商、如何評(píng)價(jià)計(jì)算機(jī)的性能、如何保證數(shù)據(jù)的安全、如何節(jié)省每一分錢(qián)等經(jīng)驗(yàn)性知識(shí);④深入淺出,通俗易懂。該書(shū)以流暢的大眾化語(yǔ)言講述計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí),即使毫無(wú)計(jì)算機(jī)背景知識(shí),也可得其門(mén)徑而入,誠(chéng)如作者所云,本課程“不需要先行課”;⑤計(jì)算機(jī)資源管理不等于信息資源管理,他充其量只是信息資源管理的一個(gè)子集,也就是說(shuō),該書(shū)存在名不符實(shí)的問(wèn)題。
任何理論都有其特定的時(shí)代背景和適合的生存空間,若將胡賽因的信息資源管理理論置于80年代中期的美國(guó),以管理和其他非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生和愛(ài)好者為對(duì)象,它無(wú)疑是非常受歡迎的能反映計(jì)算機(jī)發(fā)展前沿知識(shí)的熱門(mén)理論,事實(shí)上,即便在因特網(wǎng)迅速發(fā)展的今天,它仍不失為有價(jià)值的參考書(shū)。但是,胡賽因的信息資源管理理論也有基礎(chǔ)明顯的缺陷:①它未對(duì)信息資源和信息資源管理等概念做任何解釋?zhuān)?jiǎn)單地以計(jì)算機(jī)資源取代信息資源,這種做法未免有趕時(shí)髦之嫌;②它是根據(jù)美國(guó)數(shù)據(jù)處理管理協(xié)會(huì)(Data Processing Management Association,DPMA)所推薦的CIS(computer information system)15號(hào)課程的要求所構(gòu)建的理論體系,面向本科高年級(jí)學(xué)生和碩士生,但書(shū)中卻大量地講述計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí),這不能不導(dǎo)致重復(fù)問(wèn)題;③信息資源管理理論從產(chǎn)生伊始就以戰(zhàn)略層次的管理為主要內(nèi)容,但該書(shū)卻停留在信息系統(tǒng)管理的層次上,按霍頓等人的時(shí)期劃分,這只是信息資源管理初級(jí)階段的理論。當(dāng)然,作為早期的信息資源管理理論之一,胡賽因在理論方面的缺陷是可以理解的,從某種意義上講,他們的理論也是對(duì)信息資源管理的一種詮釋。
2、里克斯和高的信息資源管理理論
里克斯和高都是美國(guó)弗吉尼亞州的信息資源管理研究人員,里克斯在該州老自治領(lǐng)大學(xué)做管理學(xué)教授,高則是記錄管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方面的顧問(wèn),他們于1984年聯(lián)合推出的《信息資源管理》(Information Resource Management)[3]代表了美國(guó)信息資源管理理論的另一種傳統(tǒng),這是一種類(lèi)似我國(guó)文獻(xiàn)信息學(xué)的信息資源管理理論。該書(shū)共分5單元20章,內(nèi)容如下:導(dǎo)論[(1)記錄管理系統(tǒng)]、系統(tǒng)規(guī)劃[(2)功能規(guī)劃;(3)記錄處理規(guī)劃;(4)設(shè)施規(guī)劃;(5)分類(lèi)系統(tǒng)的選擇;(6)存貯設(shè)備與用品;(7)縮微記錄學(xué)]、系統(tǒng)組織[(8)記錄管理手冊(cè);(9)系統(tǒng)操作于檢索;(10)集成信息系統(tǒng);(11)應(yīng)用特例]、系統(tǒng)人事[(12)記錄管理者;(13)發(fā)展職員;(14)記錄管理職業(yè)]、系統(tǒng)控制[(15)控制功能;(16)函件與復(fù)本控制;(17)文件指令控制;(18)表格和報(bào)告控制;(19)縮微記錄控制;(20)記錄安全與保障]。
如前所述,美國(guó)聯(lián)邦政府歷來(lái)有重視記錄管理的傳統(tǒng),早在1942年國(guó)會(huì)就通過(guò)了“聯(lián)邦報(bào)告法”以控制聯(lián)邦各機(jī)構(gòu)的文書(shū)工作,此后又推出一系列有關(guān)記錄管理的法案,1980年通過(guò)的“文書(shū)削減法”更明確地提出了信息資源管理的問(wèn)題。里克斯和高的信息資源管理理論就是上述記錄管理實(shí)踐發(fā)展的直接產(chǎn)物,因此,實(shí)際上是一種記錄管理理論。作者在“序言”中曾談及信息資源和信息資源管理兩個(gè)概念,但也僅此而已?!靶畔①Y源包括所有與信息的創(chuàng)造、采集、存儲(chǔ)、檢索、分配、利用、維護(hù)和控制有關(guān)的系統(tǒng)、程序、人力資源、組織結(jié)構(gòu)、設(shè)備、用品和設(shè)施。信息資源管理則是為了有效地利用這一重要的組織資源而實(shí)施規(guī)劃、組織、用人、指揮、控制的系統(tǒng)辦法”。通觀全書(shū),里克斯和高的信息資源管理理論的核心概念是記錄和記錄管理系統(tǒng),其體系結(jié)構(gòu)大致由兩部分構(gòu)成,第一單元即導(dǎo)論部分是記錄管理理論的濃縮,后四個(gè)單元即主體部分則是記錄系統(tǒng)管理過(guò)程的理論展開(kāi)。
記錄(record)是里克斯和高的記錄管理理論的邏輯起點(diǎn),它可以是記錄在任何媒體上的信息。記錄從形式上包括所有書(shū)籍、論文、圖片、地圖、信函、回憶錄、文件、報(bào)告、表格、縮微膠卷、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、文字處理軟盤(pán)、視盤(pán)、光盤(pán)乃至手稿等,從內(nèi)容上則包括能夠反映一個(gè)組織結(jié)構(gòu)的功能、政策、決策、程序、操作和其它活動(dòng)的資源。記錄是一個(gè)組織結(jié)構(gòu)的共同記憶,它既是一種組織資源又是一種組織財(cái)富;作為資源,它主要指記錄所包含的信息內(nèi)容本身;作為財(cái)富,它主要指記錄信息的文獻(xiàn)資料。比較而言,里克斯和高所理解的“記錄”更接近于我國(guó)學(xué)者所理解的“文獻(xiàn)信息”。
記錄管理系統(tǒng)(RMS)是里克斯和高的 記錄管理理論的有一核心概念,它是針對(duì)一定的目標(biāo),由輸入、處理和輸出三大板塊所構(gòu)成的有機(jī)體(見(jiàn)圖2.4)。在圖中,“處理板塊”所包含的記錄的創(chuàng)造、分配、利用、維護(hù)(包括整理和檢索)、存儲(chǔ)與刪除過(guò)程也稱(chēng)為記錄的生命周期,這是記錄管理所依持的規(guī)律,是從記錄角度展開(kāi)的記錄管理過(guò)程。
記錄系統(tǒng)管理的核心則是圍繞記錄系統(tǒng)的計(jì)劃、組織、用人、控制而形成的理論,這可以看作是從管理角度展開(kāi)的記錄管理過(guò)程。計(jì)劃取決于實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的方法而又決定著組織期望達(dá)到的目標(biāo),其對(duì)象包括記錄管理系統(tǒng)本身及相關(guān)設(shè)施、設(shè)備及用品等;組織是實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的過(guò)程,內(nèi)容包括編寫(xiě)記錄管理手冊(cè)、建立檢索系統(tǒng)、整合信息技術(shù)、記錄管理系統(tǒng)在不同領(lǐng)域的應(yīng)用等;用人是一種人力資源規(guī)劃,內(nèi)容包括制訂當(dāng)前和未來(lái)的用人計(jì)劃、招聘和安置新職員、培訓(xùn)和發(fā)展專(zhuān)門(mén)人才、對(duì)職員的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)等;控制是一種對(duì)照目標(biāo)來(lái)衡量結(jié)果的功能,內(nèi)容包括指揮、評(píng)估、提供反饋信息等。里克斯和高的記錄管理理論主要是依據(jù)管理過(guò)程展開(kāi)的,就此而言,它可以說(shuō)是記錄管理與管理理論的一種結(jié)合。
里克斯和高的理論是產(chǎn)生于文獻(xiàn)信息領(lǐng)域的信息資源管理理論,作為一種教材,它具有結(jié)構(gòu)流暢、敘述簡(jiǎn)潔、內(nèi)容豐富、案例生動(dòng)、編排靈活、體例規(guī)范等優(yōu)點(diǎn),此外,該書(shū)末尾所附的檔案管理、記錄管理史、歸檔規(guī)則及考題等也頗有參考價(jià)值。然而,記錄管理理論也為更多的涉及圖書(shū)館與情報(bào)服務(wù)等方面的內(nèi)容,因此,記錄管理理論只是一種擴(kuò)大化的檔案管理理論,其局限性是不言而喻的。
3、霍頓的信息資源管理理論
霍頓是美國(guó)著名的信息資源管理學(xué)家,曾在聯(lián)邦文書(shū)委員會(huì)做信息管理方面的負(fù)責(zé)人,并且是許多外國(guó)政府和跨國(guó)公司(如IBM公司等)的信息管理顧問(wèn)?;纛D在1985年出版的《信息資源管理》(Information Resources Management)[6]中構(gòu)建了一種面向應(yīng)用的信息資源管理理論,這也是第一部真正以信息資源為邏輯起點(diǎn)的信息資源管理專(zhuān)著。該書(shū)共分5單元14章,內(nèi)容如下:生產(chǎn)率與信息資源管理[(1)生產(chǎn)率;(2)企事業(yè)單位中信息資源和財(cái)產(chǎn)的界定]、辦公室的信息資源和財(cái)產(chǎn)的管理[(3)辦公室信息流概述;(4)案例分析;(5)信息技術(shù)與產(chǎn)品在辦公室的應(yīng)用]、工廠信息資源和財(cái)產(chǎn)的管理[(6)工廠信息流概述;(7)關(guān)鍵工具與信息工程師的角色;(8)信息技術(shù)與產(chǎn)品在工廠的應(yīng)用]、實(shí)驗(yàn)室信息資源與財(cái)產(chǎn)的管理[(9)實(shí)驗(yàn)室信息流概述;(10)案例分析;(11)信息技術(shù)與產(chǎn)品在實(shí)驗(yàn)室的應(yīng)用]、信息資源管理的方法論[(12)信息資源管理方法論概述及其起點(diǎn)的確立;(13)信息資源和財(cái)產(chǎn)的成本估算與定價(jià);(14)信息資源和財(cái)產(chǎn)的分析與綜合]。
霍頓的信息資源管理理論是以如何提高生產(chǎn)率這一命題為出發(fā)點(diǎn)的。他認(rèn)為,適合于農(nóng)業(yè)時(shí)代和工業(yè)時(shí)代的生產(chǎn)率概念——產(chǎn)業(yè)除以投入——已不能適應(yīng)信息時(shí)代的需要,必須植入信息資源和財(cái)產(chǎn)概念以重新定義和測(cè)度生產(chǎn)率。他進(jìn)一步區(qū)分了作為單數(shù)和復(fù)數(shù)的信息資源概念和信息財(cái)產(chǎn)該:作為單數(shù)的信息資源(resource)指信息內(nèi)容本身,作為復(fù)數(shù)的信息資源(resources)指各種信息工具包括信息設(shè)備、信息用品、信息設(shè)施、信息工作者和其他信息處理工具,信息財(cái)產(chǎn)則指記錄在任何媒體上的信息內(nèi)容(諸如文獻(xiàn)、書(shū)籍、數(shù)據(jù)庫(kù)等)。信息是一種具有生命周期的資源,信息生命周期是信息運(yùn)動(dòng)的自然規(guī)律,它一般由信息需求的確定和信息資源的生產(chǎn)、采集、傳遞、處理、儲(chǔ)存、傳播與利用等階段組成;信息資源管理就是基于信息生命周期的一種人類(lèi)管理活動(dòng),是對(duì)信息資源實(shí)施規(guī)劃、指導(dǎo)、預(yù)算、決策、審計(jì)和評(píng)估的過(guò)程。從信息資源管理產(chǎn)生的角度考察,信息資源管理是不同的信息技術(shù)和學(xué)科正和發(fā)展的產(chǎn)物,這些技術(shù)與學(xué)科包括管理信息系統(tǒng)、記錄管理、自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理、電子通信網(wǎng)絡(luò)等。
霍頓信息資源管理理論的核心是辦公室、工廠、實(shí)驗(yàn)室環(huán)境中信息資源和財(cái)產(chǎn)的管理問(wèn)題。霍頓之所以選擇這三種工作環(huán)境是因?yàn)樵S多大型機(jī)構(gòu)都必須對(duì)付這三類(lèi)問(wèn)題,諸如大型跨國(guó)公司、聯(lián)邦級(jí)或州級(jí)政府機(jī)構(gòu)、大醫(yī)院、大學(xué)、專(zhuān)業(yè)學(xué)會(huì)或協(xié)會(huì)等大都同時(shí)擁有辦公室、工廠和實(shí)驗(yàn)室。九三種不同環(huán)境中的信息資源管理而言,其過(guò)程與方法大致是相同的細(xì)微之處,辦公室管理更強(qiáng)調(diào)辦公自動(dòng)化、總裁工作站、無(wú)紙辦公室、終端計(jì)算機(jī)利用等方面的活動(dòng),工廠管理更強(qiáng)調(diào)信息流對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的導(dǎo)向與控制作用和信息工程師的核心作用,實(shí)驗(yàn)室管理則更注重研究與發(fā)展管理、信息產(chǎn)品管理和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理。在此,霍頓收集了許多實(shí)例以證實(shí)、展開(kāi)和幫助人們理解不同環(huán)境中的信息資源管理問(wèn)題,這些實(shí)例客觀上也豐富和激活了其理論體系。
霍頓信息資源管理理論的最后一個(gè)單元是關(guān)于信息資源管理方法論的論述,這些論述既是三種不同環(huán)境中信息資源管理理論的升華,,又是人們理解和運(yùn)用信息資源管理理論的工具,還是信息資源管理理論逐步走向成熟的標(biāo)志?;纛D的方法論是圍繞信息資源管理過(guò)程的五個(gè)步驟展開(kāi)的:①認(rèn)識(shí)本單位的信息資源與財(cái)產(chǎn);②估算所利用的信息資源的價(jià)值以準(zhǔn)確地了解信息技術(shù)和輔助資源的成本;③根據(jù)信息資源在問(wèn)題解答或決策制訂過(guò)程中的重要程度確定信息資源的價(jià)格;④分析測(cè)度信息流和信息財(cái)產(chǎn)中的重迭與重復(fù)現(xiàn)象和信息資源不能滿足信息需求的脫節(jié)現(xiàn)象;⑤綜合上述要素,重建信息系統(tǒng),更好地滿足用戶的信息需求。
霍頓在1986年與馬爾項(xiàng)合作出版的《信息趨勢(shì):從信息資源中獲利》(Information: Profiting From Your Information Resources)[25]一書(shū)中進(jìn)一步發(fā)展了自己的信息資源管理理論,該書(shū)強(qiáng)調(diào)每一個(gè)企業(yè)都必須將信息資源作為一種戰(zhàn)略財(cái)產(chǎn)進(jìn)行管理,必須將信息資源管理與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃聯(lián)系起來(lái),在企業(yè)的每個(gè)層面上是識(shí)別信息資源和獲利機(jī)會(huì),并借以構(gòu)筑新的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。該書(shū)還提出了一個(gè)發(fā)人深省的命題——work smarter, not just harder(精明地工作,而不僅僅是努力地工作),從而指明了信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代智力資源的重要性和從信息資源中獲利的關(guān)鍵所在。
霍頓的信息資源管理理論是美國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)最有影響的信息資源管理理論之一,他以其獨(dú)到的理論視野與魅力征服了許多國(guó)家的政府官員和企事業(yè)巨頭,從而極大地促進(jìn)了信息資源管理理論的傳播、應(yīng)用和發(fā)展。究其所著的《信息資源管理》而論,主要優(yōu)點(diǎn)包括理論體系嚴(yán)謹(jǐn),概念術(shù)語(yǔ)規(guī)范,應(yīng)用色彩濃重,案例授舉得當(dāng),針對(duì)性強(qiáng),注重規(guī)律性和方法論研究等,其不足之處在于沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息資源大戶圖書(shū)館、檔案館和情報(bào)中心等在信息資源管理中的重要性,沒(méi)有在更大的范圍內(nèi)展開(kāi)信息資源管理理論。但就其所達(dá)到的理論高度而言,該書(shū)完全可稱(chēng)為信息資源管理的經(jīng)典之作。
4、史密斯和梅德利的信息資源管理理論
史密斯和梅德利是美國(guó)加利福尼亞州的學(xué)者,史密斯是大西洋·里奇費(fèi)爾德公司的信息系統(tǒng)主管,梅德利是加利福尼亞州立理工大學(xué)信息系統(tǒng)系主任,他們聯(lián)手于1987年出版的《信息資源管理》[2]可以說(shuō)是繼霍頓《信息資源管理》之后的有一部經(jīng)典著作。該書(shū)共分4單元12章,內(nèi)容如下:導(dǎo)論[(1)管理環(huán)境;(2)信息、知識(shí)與管理的關(guān)系;(3)信息資源管理的演化]、信息資源管理的原則[(4)信息資源管理的角色與社會(huì)學(xué);(5)組織;(6)計(jì)劃與控制;(7)信息資源管理的行為科學(xué)領(lǐng)域]、信息資源管理過(guò)程[(8)系統(tǒng)發(fā)展;(9)信息資源管理內(nèi)部的安全與整合;(10)信息資源管理思想的交流;(11)信息資源管理中的人力資源管理]、信息資源管理的發(fā)展方向[(12)進(jìn)展與趨勢(shì)]。
該書(shū)也是根據(jù)美國(guó)數(shù)據(jù)處理管理協(xié)會(huì)規(guī)定的“計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)本科教學(xué)計(jì)劃模型”中CIS-15號(hào)課程(即“信息資源管理”)的要求編寫(xiě)的一種教材,與此相關(guān),它非常注重系統(tǒng)性、完整性、理論性和可讀性,在每一章開(kāi)篇都給出文摘,末尾則列出思考題,深合教學(xué)之所需。與胡賽因的《信息資源管理》相比,史密斯和梅德利的理論有著長(zhǎng)足的進(jìn)步,它已不再是一種計(jì)算機(jī)資源管理,它將信息技術(shù)和信息系統(tǒng)建設(shè)等有機(jī)地融入了管理理論與實(shí)踐的框架中,從而使“已擁有計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的人可借以把握一般管理的概念和職責(zé),使一般管理學(xué)家可借以獲取計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí),從而在整合的過(guò)程中形成真正的信息資源管理理論體系”。
史密斯和梅德利的信息資源管理理論是從管理思想演變史的角度切入的。他們從最早的人類(lèi)管理活動(dòng)談起,簡(jiǎn)略地追述了管理學(xué)思想的演變過(guò)程,剖析了現(xiàn)代管理所面臨的新形勢(shì),并指明了信息資源管理出現(xiàn)的必然性[8]。隨后,他們又從數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)等基本概念入手,探討了他們之間的相互關(guān)系及其對(duì)管理活動(dòng)的影響[26],并由此轉(zhuǎn)入信息資源管理及其演化過(guò)程的論述。作者認(rèn)為,信息資源管理還是一個(gè)發(fā)展中的概念,它至少有兩層含義:其一,信息資源管理將一個(gè)組織機(jī)構(gòu)所擁有的信息等價(jià)于資本和人力資源,其實(shí)質(zhì)是一種指導(dǎo)性的管理哲學(xué);其二,信息資源管理將傳統(tǒng)意義上的信息服務(wù)形式如通訊、辦公系統(tǒng)、記錄管理、圖書(shū)館功能和技術(shù)規(guī)劃等整合起來(lái),形成統(tǒng)一的管理過(guò)程,其實(shí)質(zhì)是一種新的管理理論與實(shí)踐;目前,信息資源管理正由管理哲學(xué)向管理過(guò)程理論發(fā)展。就信息資源管理本身的演化而言,它主要經(jīng)歷了五個(gè)階段:數(shù)據(jù)處理(DP)階段→信息系統(tǒng)(IS)階段→管理信息系統(tǒng)(MIS)階段→終端用戶(end-user)階段→信息資源管理(IRM)階段;再次,信息資源管理體現(xiàn)了適合組織機(jī)構(gòu)需求的多種技術(shù)的功能整合,它既包括信息技術(shù)的管理也包括信息內(nèi)容的管理,已演變?yōu)榕c戰(zhàn)略規(guī)劃相對(duì)應(yīng)的新型管理理論。
史密斯和梅德利的信息資源管理理論非常注重管理理論與計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)理論的結(jié)合,這種結(jié)合似一根紅線貫穿始終,形成了其理論體系的主旋律。首先,這種結(jié)合在實(shí)踐部門(mén)產(chǎn)生了一種新的職位——首席信息官員或信息主管(CIO),這是企事業(yè)單位中僅次于總經(jīng)理(chief executive officer, CEO)的新職位,信息主管的任務(wù)是全面負(fù)責(zé)一個(gè)單位的信息資源管理,為本單位的戰(zhàn)略規(guī)劃服務(wù)。其次,這種結(jié)合產(chǎn)生了信息資源管理的過(guò)程管理理論,其內(nèi)核是管理過(guò)程理論在信息資源管理中的應(yīng)用,內(nèi)容包括信息資源管理的組織、規(guī)劃、控制、行為管理和人力資源管理。再次,這中結(jié)合信息系統(tǒng)理論注入了新的活力,使信息系統(tǒng)的發(fā)展融入信息資源管理的框架之中,這樣就形成了包括信息系統(tǒng)的發(fā)展、信息資源管理的安全與控制、信息資源管理思想的交流等內(nèi)容的信息資源系統(tǒng)管理理論。
史密斯和梅德利信息資源管理理論的最后篇章是關(guān)于信息資源管理發(fā)展趨勢(shì)的描述,其論述范圍涉及計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)及其發(fā)展趨勢(shì)、信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)、社會(huì)環(huán)境和組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)等。作者最后指出,“信息資源管理能力已成為組織之間乃至國(guó)家之間競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵,信息資源管理專(zhuān)業(yè)人員理應(yīng)珍惜時(shí)代所提供的機(jī)會(huì)”。這里可引用偉大運(yùn)動(dòng)員佩奇(S.Paige)的忠告,“永遠(yuǎn)不要向后看,有人可能正在逼近尼(Never look back,someone may be gaining on you)”。
史密斯和梅德利的信息資源管理理論是面向教學(xué)、側(cè)重理論探討的信息資源管理理論體系,它較好地處理了信息系統(tǒng)理論和管理理論的關(guān)系與融合問(wèn)題,使基于信息與信息資源概念并按信息資源管理的邏輯結(jié)構(gòu)展開(kāi)的一體化信息資源管理理論。但它同樣為能超越管理信息系統(tǒng)的約束,未能真正體現(xiàn)“通訊、辦公系統(tǒng)、記錄管理、圖書(shū)館功能、技術(shù)規(guī)劃等”多功能整合的理論思維。與霍頓的理論體系相比較,使密斯和梅德利的體系更富于理論的完整性,他們可以說(shuō)是美國(guó)信息資源管理理論領(lǐng)域的糧多奇葩。
5、馬?。╓.J.Martin)的信息管理理論
馬丁在英國(guó)昆士大學(xué)任教,它1988年出版的專(zhuān)著《信息社會(huì)》(The Information Society)[4]中專(zhuān)門(mén)辟有“信息管理”(Information Management)一章。需要說(shuō)明,馬丁的信息管理理論雖只有一章的篇幅,但作為一種理論框架,它濃縮了馬丁對(duì)信息管理的認(rèn)識(shí),足以使我們了解信息資源管理理論傳入英國(guó)后所發(fā)生的變化。馬丁的信息管理理論主要涉及一下內(nèi)容:信息管理的內(nèi)涵與意義、信息管理的要素、信息管理的原則、信息管理的認(rèn)知、信息管理的制約因素、信息管理的實(shí)施與信息管理過(guò)程等。
馬丁的信息管理理論受美國(guó)信息資源管理理論的影響非常大,它在文中多次引證霍頓和馬爾香的論著,但其理論有不完全是信息資源管理理論的翻版。馬丁是圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域的學(xué)者,在談及信息管理產(chǎn)生的背景時(shí),他認(rèn)為,信息管理可以從兩個(gè)層次上理解:其一,信息管理是圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域久已熟知的挑戰(zhàn)的更為復(fù)雜的變體,他設(shè)計(jì)信息擴(kuò)散、信息載體的異致性、信息爆炸等問(wèn)題;其二,這些問(wèn)題的復(fù)雜化又是社會(huì)內(nèi)部變化的結(jié)果,這些變化源于信息的機(jī)構(gòu)化和人們對(duì)信息認(rèn)知的深化——信息是競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和利潤(rùn)之源。
馬丁認(rèn)為,信息管理是使有價(jià)值的資源隸屬于標(biāo)準(zhǔn)的管理和控制過(guò)程以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的活動(dòng),它必須超越程式化的信息收集、儲(chǔ)存和傳播工作,必須致力于使信息利用為組織機(jī)構(gòu)的目標(biāo)服務(wù)。信息管理不同于管理信息系統(tǒng),后者是為特定的管理層次提供特定類(lèi)型信息的方法,前者則是為整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的所有層次包括戰(zhàn)略層次、戰(zhàn)術(shù)層次、操作層次等服務(wù)的。但信息管理與信息資源管理沒(méi)有什么區(qū)別,“因?yàn)樗鼈儚母旧现v是一回事。信息管理和信息資源管理難以區(qū)分。鑒于這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)中‘信息管理’比較短,人們多傾向于使用它——這種操作性的定義將形成信息資源管理領(lǐng)域最初使用的定義的一種變體”*。馬丁的解釋有助于澄清我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)信息管理和信息資源管理的認(rèn)識(shí)分歧,因?yàn)槲覀兊膶W(xué)者雖然也認(rèn)為信息管理就是信息資源管理,但他們所構(gòu)建的信息管理體系卻全然不同于信息資源管理[2],與國(guó)際共識(shí)的信息管理理論相違,無(wú)助于與國(guó)際接軌。
信息管理是一種特殊形式的管理活動(dòng),其范圍廣及數(shù)據(jù)處理、文字處理、電子通信、文書(shū)和紀(jì)錄管理、圖書(shū)館和情報(bào)中心、辦公系統(tǒng)、外向型信息服務(wù)、所有與信息有關(guān)的經(jīng)費(fèi)控制活動(dòng)等領(lǐng)域,其構(gòu)成要素則包括技術(shù)、專(zhuān)家、可利用的資源和系統(tǒng)等。信息管理建立在這些原則的基礎(chǔ)上:其一,作為資源的信息的利用對(duì)于所有其它資源的開(kāi)發(fā)都是至關(guān)重要的;其二,信息管理首先關(guān)心的是信息資源,它需要區(qū)分方法與結(jié)果和傳遞信息的方法與信息本身;其三,信息管理是對(duì)所有資源的集成管理;其四,信息管理的每一個(gè)領(lǐng)域都應(yīng)由受過(guò)嚴(yán)格的專(zhuān)門(mén)化訓(xùn)練的個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)。信息管理不是孤立地發(fā)展的,置身于社會(huì)大環(huán)境之中,信息管理的發(fā)展不可避免地要受各種社會(huì)因素的影響,這些因素包括理論因素、方法論因素、組織機(jī)構(gòu)因素、人的因素、法律因素、財(cái)政因素和政治因素等。
信息管理也是一種管理過(guò)程,是對(duì)信息資源進(jìn)行規(guī)劃、預(yù)算和決算的過(guò)程。馬丁認(rèn)為,信息管理建立在作為資源的信息概念的基礎(chǔ)上,好的信息管理常常意味著用較少的信息來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo),這就需要削減信息采集、儲(chǔ)存和傳播活動(dòng)的成本,需要對(duì)目標(biāo)、方法、預(yù)期結(jié)果、信息資源、信息需求與利用、限制條件等因素進(jìn)行規(guī)劃,需要對(duì)信息的投入和產(chǎn)出進(jìn)行預(yù)算,需要對(duì)照計(jì)劃成本和實(shí)際成本進(jìn)行決算和評(píng)估,需要對(duì)信息管理全過(guò)程實(shí)施成本控制。總之,信息管理是利用信息來(lái)支持組織目標(biāo)的活動(dòng),是戰(zhàn)略層次的管理活動(dòng)。
馬丁的信息管理理論是一種英國(guó)化了的信息資源管理理論,其基本概念與理論框架雖直接承繼霍頓和馬爾香的理論,但又有所不同。將信息管理置于信息社會(huì)中論述表明了作者對(duì)信息管理重要性的認(rèn)識(shí)程度,重視投入——產(chǎn)出理論的應(yīng)用則體現(xiàn)了信息與資源的內(nèi)在關(guān)聯(lián),但遺憾的是,作者雖幾次談到圖書(shū)館與情報(bào)服務(wù)和記錄管理,但卻沒(méi)有將圖書(shū)館與情報(bào)服務(wù)納入信息管理的框架。我們認(rèn)為,圖書(shū)館與情報(bào)學(xué)是信息資源管理理論體系的重要組成部分,有意無(wú)意地忽略其存在都將導(dǎo)致信息資源管理論的不完整。
6、克羅寧(B.Cronin)和達(dá)文波特(E.Davenport)的信息管理理論
克羅寧與達(dá)文波特于1991年合作出版的《信息管理的要素》(Elements of Information Management)[28]開(kāi)拓了信息資源管理理論研究的新領(lǐng)域??肆_寧供職于美國(guó)印地安納大學(xué)圖書(shū)館和情報(bào)學(xué)院,達(dá)文波特執(zhí)教于蘇格蘭斯特拉斯克萊德大學(xué)情報(bào)科學(xué)系,他們不滿足于現(xiàn)有的理論思維和探索,試圖從直覺(jué)入手,運(yùn)用模型、隱喻和相關(guān)的方法論,剖析信息管理的深刻內(nèi)涵,并使之上升到一般理論的層次。該書(shū)僅分5章,內(nèi)容包括:模型、隱喻與轉(zhuǎn)喻;激活財(cái)產(chǎn);價(jià)值分析;競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì);商品與市場(chǎng)。
克羅寧和達(dá)文波特認(rèn)為,迄今為止的信息資源管理理論多少都帶有形式主義的特征,為了克服這種理論通病,他們放棄運(yùn)用觀察和統(tǒng)計(jì)解釋方法而代之以直覺(jué)和模型方法,他們強(qiáng)調(diào)隱喻這一造模要素在信息管理理論中的重要性,更關(guān)心認(rèn)知和概念層次的信息管理和信息本身。在他們看來(lái),大家都是信息管理者,“當(dāng)你儲(chǔ)存、歸檔和參考那些構(gòu)成你的公民和法律身份的紀(jì)錄(如保險(xiǎn)號(hào)碼,醫(yī)療卡片,出生,婚姻與死亡證明,抵押文獻(xiàn),地契等)時(shí),你就在扮演信息管理者的角色。”而信息之所以能夠被管理是因?yàn)樗梢阅P突?。他們進(jìn)一步歸納了信息管理中的三種模型:隱喻模型是根據(jù)源事物描述目標(biāo)事物的方法,常見(jiàn)的隱喻包括資源、武器、資產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、商品等;轉(zhuǎn)喻模型是以部分代表整體的方法,常用的轉(zhuǎn)喻包括肖像、關(guān)鍵詞、文摘、概要、屏幕菜單等;分類(lèi)模型基于共同的明顯的因素來(lái)約束分離的實(shí)體,常用的分類(lèi)方法包括等級(jí)分類(lèi)、綜合分類(lèi)、語(yǔ)義網(wǎng)、圖形理論、結(jié)群分類(lèi)等。模型方法能夠幫助我們理解周?chē)氖澜纾兄谖覀儼盐崭鱾€(gè)學(xué)科領(lǐng)域的概念結(jié)構(gòu)。究其實(shí),克羅寧和達(dá)文波特的模型和隱喻方法是從已有概念所蘊(yùn)含的豐富的語(yǔ)義內(nèi)容來(lái)推知、建立理論模型的方法,這是一種需要想象和創(chuàng)見(jiàn)的方法。
信息財(cái)產(chǎn)是信息管理的一個(gè)重要概念,套用上述模型,它屬于隱喻式模型。作者認(rèn)為,信息財(cái)產(chǎn)是在特定情境中實(shí)現(xiàn)模型化的,具體的情境有很多種,但他們主要考察了企業(yè)、政府、大學(xué)和圖書(shū)館四種情境,,并運(yùn)用2×2矩陣表逐一分析了這四種情境中信息財(cái)產(chǎn)的表現(xiàn)形式、類(lèi)型和如何激活這些財(cái)產(chǎn)的方法。以圖書(shū)館為例,其信息財(cái)產(chǎn)可以概括為藏書(shū)、不動(dòng)產(chǎn)、職業(yè)技術(shù)、信譽(yù)、技術(shù)基礎(chǔ)和繼承物六種主要類(lèi)型,這些財(cái)產(chǎn)有可歸入財(cái)產(chǎn)矩陣模型中進(jìn)行分析(見(jiàn)圖2.5);作者認(rèn)為,由于缺乏生產(chǎn)、包裝、分配、營(yíng)銷(xiāo)等有效手段,圖書(shū)館的財(cái)產(chǎn)只是一種靜態(tài)的財(cái)產(chǎn),我們必須運(yùn)用財(cái)產(chǎn)管理戰(zhàn)略才能激活這些財(cái)產(chǎn),這些戰(zhàn)略包括轉(zhuǎn)讓、出租、特許經(jīng)營(yíng)、合同承包、重新估價(jià)和開(kāi)發(fā)等。
信息價(jià)值是與信息財(cái)產(chǎn)相關(guān)的概念,從某種意義上說(shuō),價(jià)值是財(cái)產(chǎn)的內(nèi)涵,沒(méi)有價(jià)值的事物不可能成為財(cái)產(chǎn)。作者認(rèn)為,信息只有在適合當(dāng)前任務(wù)或出境時(shí)才有價(jià)值。信息價(jià)值有實(shí)際價(jià)值和符號(hào)價(jià)值之分,例如,商標(biāo)和產(chǎn)品就分別對(duì)應(yīng)著信息的符號(hào)價(jià)值和實(shí)際價(jià)值。在現(xiàn)有信息資源管理理論中,測(cè)度信息價(jià)值的常用方法是研究信息與生產(chǎn)率的關(guān)系,但其結(jié)果往往缺乏說(shuō)服力,為此,作者發(fā)展了情境——模式——焦點(diǎn)相結(jié)合的信息價(jià)值三維研究模型,這可看作是信息價(jià)值分析方法的一種突破。
因?yàn)樾畔⒖赊D(zhuǎn)換為一種有價(jià)值的財(cái)產(chǎn),所以它能幫助以個(gè)人、一個(gè)組織乃至一個(gè)國(guó)家確立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。從一般意義上講,競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)源于超人的力量、神經(jīng)和健康,源于對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手優(yōu)勢(shì)和不足的洞察,源于對(duì)競(jìng)爭(zhēng)意圖的理解和追隨,源于為取勝而又不犯規(guī)的小動(dòng)作,源于聯(lián)盟。從信息管理的角度而言,競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)主要源于對(duì)內(nèi)、外部信息的分析、綜合和管理。如果說(shuō)競(jìng)爭(zhēng)是一個(gè)游戲的過(guò)程,那么這種游戲是在戰(zhàn)略層次上進(jìn)行的,信息有助于競(jìng)爭(zhēng)者理解自己自己扮演的角色,了解游戲規(guī)則和仲裁者,了解游戲本身和游戲工具等,而這些都是集聚競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)并確保競(jìng)爭(zhēng)獲勝的重要前提。
競(jìng)爭(zhēng)本身為信息商品的出現(xiàn)創(chuàng)造了前提,“信息商品是直接或間接地在信息市場(chǎng)中買(mǎi)賣(mài)的信息財(cái)產(chǎn)、價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)的統(tǒng)一體。”信息產(chǎn)品(書(shū)籍、雜志、軟件包等)、信息服務(wù)(聯(lián)機(jī)檢索、信息咨詢(xún)和分析、圖書(shū)館服務(wù)等)、信息軟產(chǎn)品(專(zhuān)利、配方、廚房、設(shè)計(jì)、商標(biāo)等)、信息資產(chǎn)(計(jì)算機(jī)及其配件、計(jì)算機(jī)外圍設(shè)備等)、信息渠道(商業(yè)網(wǎng)絡(luò)、廣播、有線電視等)皆可稱(chēng)為信息商品。當(dāng)然,在許多情境中,信息還不是商品;但如果信息管理者不是講信息管理看作一種支持式服務(wù)或高高在上的服務(wù),而是將信息管理置于開(kāi)放的市場(chǎng)中加以發(fā)展,那么更多的信息資源將變?yōu)樾畔⑸唐贰?br>克羅寧和達(dá)文波特的信息管理理論是一種0艱深的理論,它運(yùn)用直觀的而非實(shí)證的方法進(jìn)行分析和推導(dǎo),其理論深度和高度都是其它信息資源管理理論難以企及的。尤為難能的是,它完全超越了多年來(lái)形成的具體的信息行業(yè)及其觀念的約束,在一般理論層次上發(fā)展了信息管理理論,因此具有普遍的指導(dǎo)意義。誠(chéng)然,該理論也有曲高和寡、晦澀難懂、過(guò)于抽象、實(shí)證不足等缺陷,但作為哲學(xué)意義上的信息管理理論,其體系和方法地確立是成功的,它也可以稱(chēng)為信息資源管理的經(jīng)典之作。
7、施特勒特曼(K.A.Stroetmann)的信息管理理論
施特勒特曼是德國(guó)的信息管理學(xué)家,他在1992主編的《“為信息服務(wù)的信息管理——90年代的經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)”會(huì)議論文集》中撰寫(xiě)了一篇題為《90鳥(niǎo)代的信息管理:一個(gè)概念框架》的論文[15],系統(tǒng)地闡述了自己的信息管理理論。其主要內(nèi)容包括:信息管理的意義與定義、為信息服務(wù)的信息管理的背景、信息的經(jīng)濟(jì)化過(guò)程、信息資源、戰(zhàn)略管理、信息服務(wù)中戰(zhàn)略信息管理的分析框架等。
施特勒特曼認(rèn)為,信息管理是對(duì)信息資源與相關(guān)信息過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃、組織和控制的理論。信息資源包括信息內(nèi)容、信息系統(tǒng)和信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)三部分,信息過(guò)程則包括信息產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程和信息服務(wù)的提供過(guò)程。引入“價(jià)值鏈”概念,信息管理可簡(jiǎn)單地概括為沿著價(jià)值鏈的信息資源管理;而所謂“價(jià)值鏈”概念,據(jù)施特勒特曼的理解,就是由信息資源的供給、輸入、生產(chǎn)、輸出、推銷(xiāo)、用戶服務(wù)等環(huán)節(jié)所組成的有序過(guò)程。施特勒特曼還針對(duì)圖書(shū)館與情報(bào)服務(wù)指出,它們必須在兩個(gè)方面改進(jìn)信息管理:在內(nèi)部,它們必須改進(jìn)信息資源管理以提高生產(chǎn)率,提高服務(wù)質(zhì)量和改進(jìn)服務(wù)效果;在外部,它們必須把握各類(lèi)用戶的信息需求并設(shè)法滿足用戶的特殊需求,以支撐它們的信息管理。
施特勒特曼信息管理理論的核心是對(duì)信息管理背景、信息的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)換過(guò)程和信息資源的論述。他認(rèn)為,信息管理的背景可分為三個(gè)層次,這些層次由內(nèi)而外呈環(huán)狀層層相套(見(jiàn)圖2.6),其中,信息管理是信息服務(wù)的內(nèi)核,信息服務(wù)則構(gòu)成了信息管理的第一重背景,圖書(shū)館和情報(bào)服務(wù)就是信息服務(wù)的有機(jī)組成部分;在信息服務(wù)的外圍,信息市場(chǎng)和信息環(huán)境依次構(gòu)成了信息管理的中觀背景和宏觀背景。
信息的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)換過(guò)程是施特勒特曼信息管理理論最為精彩的部分。在我們所接觸的信息資源管理理論中,要么只描述信息信息資源的規(guī)劃、預(yù)算、控制等所謂“管理過(guò)程”,要么單論信息資源的獲取、組織、傳遞等所謂“信息過(guò)程”,施特勒特曼的成功之處則在于巧妙地實(shí)現(xiàn)了兩種過(guò)程的統(tǒng)一,并從而形成獨(dú)具特色的信息轉(zhuǎn)換過(guò)程(見(jiàn)圖2.7)。
在上圖中,供應(yīng)者和顧客均處于市場(chǎng)之中,它們與信息服務(wù)體統(tǒng)進(jìn)行著信息、資源、貨幣等多方面的交流,信息服務(wù)系統(tǒng)本身又分為兩個(gè)層次,管理層次的功能是對(duì)操作曾進(jìn)行規(guī)劃、組織和控制,操作層的功能則是實(shí)施信息轉(zhuǎn)換。施特勒特曼的信息管理過(guò)程理論是一種比較理想的模式,他一方面統(tǒng)一了管理過(guò)程和信息過(guò)程,另一方面又為職業(yè)的信息管理(如圖書(shū)館、檔案、情報(bào)服務(wù)等)與應(yīng)用信息管理(如管理信息系統(tǒng)、辦公系統(tǒng))提供了“,結(jié)合點(diǎn)”,因此它具有較大的普遍性。
信息資源,據(jù)施特勒特曼的理解,包括三個(gè)組成部分:①信息內(nèi)容,即包括產(chǎn)生與信息服務(wù)或從外部信息源獲取的信息,也包括與內(nèi)部活動(dòng)有關(guān)的理論和方法論信息、管理和操作信息、與決策相關(guān)的信息,還包括與外部活動(dòng)有關(guān)的交易信息、用戶信息和市場(chǎng)信息;②信息系統(tǒng),其要素包括系統(tǒng)目標(biāo)、操作人員、信息內(nèi)容、軟件、硬件、內(nèi)部規(guī)則等;③信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),在此是指一個(gè)組織結(jié)構(gòu)的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它由各種可共享的數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他軟件、局域網(wǎng)等所構(gòu)成。信息內(nèi)容、信息系統(tǒng)、信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)形成了一個(gè)組織的信息管理的三位一體結(jié)構(gòu)。
信息管理是一種戰(zhàn)略管理,施特勒特曼認(rèn)為,戰(zhàn)略信息管理中在創(chuàng)新,包括信息產(chǎn)品或服務(wù)的創(chuàng)新、信息轉(zhuǎn)換過(guò)程的創(chuàng)新和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)的創(chuàng)新等。他還進(jìn)一步抽象出了適用與信息服務(wù)領(lǐng)域的戰(zhàn)略信息管理分析框架,這是由信息資源——信息轉(zhuǎn)換過(guò)程——戰(zhàn)略信息管理(即規(guī)劃、組織和控制)所組成的三維結(jié)構(gòu),它可用于分析作為整體的圖書(shū)館和情報(bào)服務(wù)以及它們的個(gè)別服務(wù)或產(chǎn)品,可用于調(diào)節(jié)與外部活動(dòng)相關(guān)的特殊戰(zhàn)略管理領(lǐng)域。
施特勒特曼的信息管理理論閃爍著德國(guó)學(xué)者的理性思維色彩,其寬廣的視野、準(zhǔn)確的理解、細(xì)微的分析、簡(jiǎn)潔的模型等無(wú)不具有理論的魅力。尤為值得贊賞的是,作者試圖將新興的信息管理理論與“圖書(shū)館和情報(bào)學(xué)”統(tǒng)一起來(lái)并取得了成功。但與其它理論相比較,該理論缺乏實(shí)踐案例的支持,它更多的是一種理論推導(dǎo)或創(chuàng)新。
8、博蒙特(J.R.Beaumont)和薩瑟蘭(E.Sutherland)的信息資源管理理論
博蒙特和薩瑟蘭于1992年出版的《信息資源管理》(Information Resources Management)[5]是為工商管理領(lǐng)域的管理者和工商管理碩士(Master of Business Administration,MBA)所提供的理論武器。全書(shū)共分九章,內(nèi)容如下:變化中的商界,我們的組織機(jī)構(gòu)將走向何方,信息產(chǎn)業(yè)及其變化中的性質(zhì),在信息時(shí)代從商,計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),信息系統(tǒng)戰(zhàn)略與實(shí)施,我們能夠?qū)Ω秵幔瑓R報(bào)是什么信息資源管理。
博蒙特和薩瑟蘭的《信息資源管理》成書(shū)于90年代初,是作為“當(dāng)代商業(yè)叢書(shū)”的一種出版的,它所選擇的副標(biāo)題“基于知識(shí)的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的管理”(management in our knowledge-based society and economy)表明本書(shū)作者對(duì)即將來(lái)臨的新一輪信息熱潮——信息高速公路熱潮——以有所覺(jué)察和認(rèn)識(shí)。作者認(rèn)為,以往的信息資源管理著作都是從技術(shù)的角度強(qiáng)調(diào)信息和通信技術(shù)(ICT)的重要性,而未能捕捉商界重的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題并理解信息和通信技術(shù)所提供的機(jī)會(huì),為此,作者更多地是從管理的角度來(lái)認(rèn)識(shí)信息資源管理,來(lái)考察信息合同新技術(shù)的利用怎樣影響一個(gè)組織機(jī)構(gòu)并進(jìn)而影響商業(yè)運(yùn)行和競(jìng)爭(zhēng)的。
博蒙特和薩瑟蘭的信息資源管理理論大致可分為兩大部分:前三章以理論分析為主,重點(diǎn)論述了90年代急劇變化的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)環(huán)境,工商企業(yè)的戰(zhàn)略定位,新興的信息產(chǎn)業(yè)及其服務(wù)于產(chǎn)品等內(nèi)容。后劉章以應(yīng)用分析為主,重點(diǎn)論述了信息時(shí)代工商管理的獨(dú)特性質(zhì),不同類(lèi)型的信息系統(tǒng)(包括管理信息系統(tǒng)、辦公信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、基于知識(shí)的系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)內(nèi)系統(tǒng)等),信息系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和安全保障,人力資源管理與企業(yè)文化,信息投資的回報(bào),新興管理實(shí)踐等內(nèi)容。作者認(rèn)為,90年代工商企業(yè)所面臨的時(shí)日以信息化的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)環(huán)境,任何企業(yè)都不可能回避信息和通信技術(shù)的全面影響,但技術(shù)的因素并非決定因素,最終的決定力量仍是人——第一流的管理這才是最稀缺的資源,他們是信息時(shí)代商戰(zhàn)的弄潮兒。
博蒙特和薩瑟蘭對(duì)信息資源管理的理解也有獨(dú)到之處。他們認(rèn)為,信息資源管理是一個(gè)集合名詞,它包括所有能夠確保信息利用的管理活動(dòng),其管理對(duì)象則包括所有類(lèi)型的數(shù)據(jù)、號(hào)碼、文本、視象、聲音和各種不同的信息與通信技術(shù)。他們還認(rèn)為,信息資源不同于企業(yè)資源,它只是企業(yè)資源的一部分,其核心是由信息和通信技術(shù)所組成的技術(shù)平臺(tái)(見(jiàn)圖2.8),這個(gè)平臺(tái)用于獲取、存儲(chǔ)、處理、分配和檢索數(shù)據(jù);而在企業(yè)的所有活動(dòng)中,信息資源管理作為整體又起著相當(dāng)于“平臺(tái)”的作用,所有其它活動(dòng)都是在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行的(見(jiàn)圖2.9)。就信息資源管理所包容的知識(shí)領(lǐng)域而言,它涉及如何應(yīng)用信息和通信技術(shù)獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的商業(yè)知識(shí)、信息經(jīng)濟(jì)如何改變市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、信息和通信技術(shù)如何影響法律框架的法律知識(shí)、信息和通信技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展趨勢(shì)方面的技術(shù)知識(shí)等,這無(wú)疑是一個(gè)綜合應(yīng)用的知識(shí)領(lǐng)域。
博蒙特和薩瑟蘭是管理學(xué)專(zhuān)業(yè)教師,他們長(zhǎng)期為管理學(xué)專(zhuān)業(yè)的本科生、研究生和MBA講授信息資源管理方面的專(zhuān)業(yè)課程,同時(shí)又在各種企業(yè)中從事過(guò)管理咨詢(xún)和實(shí)際工作,足跡遍及英國(guó)、美國(guó)和歐洲。他們豐富的經(jīng)理和經(jīng)驗(yàn)一方面有助于他們了解管理領(lǐng)域的最新變化和工商管理者的真實(shí)需求,另一方面又有助于理論與實(shí)踐的相互引證和結(jié)合,有助于提高他們的理論品位。在他們的專(zhuān)著中,每一章開(kāi)篇都提出本章的“學(xué)習(xí)目的”,穩(wěn)重則穿插大量的案例分析,末尾又列出復(fù)習(xí)題、討論體和“泛讀材料”,這樣不僅有利于讀者自學(xué),而且也滿足了不同層次讀者的需求,有效地?cái)U(kuò)展了其著作的信息容量。博蒙特和薩瑟蘭要求讀者閱讀時(shí)思考這樣一些問(wèn)題:怎樣理解一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略信息環(huán)節(jié),怎樣發(fā)展一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的“信息文化”,怎樣確定管理決策的信息需求,怎樣預(yù)測(cè)潛在的投資回報(bào),怎樣設(shè)計(jì)和完善信息系統(tǒng),怎樣診斷企業(yè)問(wèn)題。其實(shí),這些問(wèn)題也是作者試圖解答的問(wèn)題。
博蒙特和薩瑟蘭的信息資源管理理論是一種高層次的應(yīng)用管理理論,它對(duì)信息技術(shù)、信息資源及其管理、信息產(chǎn)業(yè)等問(wèn)題的理解比之80年代的同類(lèi)著作有明顯的進(jìn)步,在案例研究方面,它也有所突破。然而,該理論仍然是一種重技術(shù)的理論,未能對(duì)信息資源的建設(shè)予以更多的關(guān)注,也未能講圖書(shū)情報(bào)等職業(yè)信息資源管理部門(mén)納入統(tǒng)一的信息資源管理框架,其應(yīng)用范圍因而更多地局限在工商管理領(lǐng)域。
(以上文章引自中國(guó)經(jīng)理人論壇)
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