文/北大方正集團有限公司法務(wù)部
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引言
在現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)范治理要求下，所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)訂立合同。合同的重要性勿庸質(zhì)疑。
然而，很多業(yè)務(wù)人員甚至后臺人員認(rèn)為，談合同、簽合同是業(yè)務(wù)部門的事；審合同、管合同是法務(wù)和商務(wù)部門的事。法務(wù)把合同審核工作做好，使我方風(fēng)險最小化、利益最大化，合同風(fēng)險就能得到有效控制。那么，是否法務(wù)通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作修改形成一份完美的合同，就可以高枕無憂？
我們假設(shè)一份待簽署的合同文本相當(dāng)規(guī)范，但若資信管理部門未對對方的資信能力進行審查，導(dǎo)致與沒有履約能力的合作方進行簽署，將給企業(yè)帶來風(fēng)險和損失；再假設(shè)，法務(wù)把合同條款修改得非常完美，但是業(yè)務(wù)未予采納，或者合同對方完全不予接受，最后蓋章的版本和法務(wù)修改的版本千差萬別，那么法務(wù)對合同的修改是徒勞的；進一步假設(shè)，合同順利的修改及簽署，但是后續(xù)并未按照合同條款去履行，那么合同并未發(fā)揮實際的約束作用，且可能因違約而承擔(dān)法律責(zé)任。因此，合同審核的結(jié)果是與信用部門、業(yè)務(wù)部門、用印部門都密切相關(guān)的。
由此可見，合同管理不能等同于合同審核。以合同簽署為界，合同簽署前涉及資信審查、立項、談判；合同簽署中涉及合同審核、審核意見的反饋、合同的審批和用印；合同簽署后涉及履約的跟進、存檔及證據(jù)搜集。合同審核僅僅是合同管理的一個環(huán)節(jié)。如下圖所示：
所有前述環(huán)節(jié)的管理共同構(gòu)成合同全程管理。
集團法務(wù)部將合同全程管理作為重點工作，進行了各方面的調(diào)研，通過向各產(chǎn)業(yè)集團搜集自評報告、對重點企業(yè)進行訪談和座談，形成《合同全程管理調(diào)研報告》，展示各產(chǎn)業(yè)集團合同全程管理的亮點和問題，并從前、中、后三個階段撰寫了合同全程管理的指引，提出合同管理中規(guī)范、有益、利于風(fēng)險控制的做法，本文將選取合同簽署前、中、后的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行論述和探討。
一、合同簽署前的資信審查管理
（一）內(nèi)外部做法及案例
合同成形之前，對合同的管理就已經(jīng)開始了。合同簽署前，資信審查環(huán)節(jié)尤為關(guān)鍵，關(guān)系到在一份合同里，是否選取了合適的交易對象、采取了合適的交易方式。
我們朝方正集團外部看一些優(yōu)秀企業(yè)的相關(guān)作法。比如西門子，秉承“四眼原則”，即兩只眼睛看業(yè)務(wù)，兩只眼睛看商務(wù)，所有重大的業(yè)務(wù)決策都由業(yè)務(wù)部門和后臺部門共同來做出。西門子非常重視資信管理，有一個完善和獨立的信用管理團隊，資信審查管理分為三個模塊：客戶資信調(diào)查評估、客戶資信檔案的建立和管理、客戶資信信息的定期更新。
方正集團內(nèi)部各企業(yè)對于資信審查管理的水平較為參差不齊，審查標(biāo)準(zhǔn)有的較為完備，有的卻較為粗糙；負(fù)責(zé)資信審查的部門也不一。
調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實際案例。方正A公司長期合作并納入年度供應(yīng)商名錄的一家供應(yīng)商，一直為A公司提供產(chǎn)品和服務(wù)，但方正A公司發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商長期采取第三方代收款的方式與A公司交易，通過進一步了解，發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商早已被吊銷營業(yè)執(zhí)照。在資信審查環(huán)節(jié)的掉以輕心，導(dǎo)致公司長期與一已經(jīng)被吊銷的無合法民事主體資格的對方進行交易，使服務(wù)的提供及產(chǎn)品的質(zhì)量缺乏合理的保障。
（二）資信審查管理分工及流程指引
經(jīng)調(diào)研，我們認(rèn)為，在合同簽署前的資信審查環(huán)節(jié)，較理想的部門設(shè)置及流程如下圖：
資信審查發(fā)起部門（一般是業(yè)務(wù)部門），負(fù)責(zé)向合同對方收集相關(guān)的基礎(chǔ)資信材料，提交或者補充給資信審核部門；
資信審查管理部門具體是指本單位的信用部門或承擔(dān)運營管理職能的部門，負(fù)責(zé)進行資信審查從而確定合同對方的簽約資質(zhì)和履約能力，根據(jù)審查結(jié)果對合同對方進行合理的授信，并將結(jié)果反饋給各相關(guān)部門；
資信審查協(xié)助部門，包括法務(wù)部門和財務(wù)部門等，在此過程中提供和本部門職能相關(guān)的協(xié)助，法務(wù)部門重點協(xié)助審查合同對方主體是否合法、有效等，財務(wù)部門主要協(xié)助審查對方財務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的內(nèi)容。
在資信審查環(huán)節(jié)的部門設(shè)置中，最核心的是資信審查管理部門，該部門應(yīng)當(dāng)是專職的，需有足夠的能力和配備足夠的人員來承擔(dān)資信審查工作。實踐中，有的公司有大量的資信審查事項，但僅在某部門中設(shè)置一兩名資信審查人員，無法滿足實際需求；有的公司資信審查發(fā)起部門和管理部門是一體的，即由業(yè)務(wù)部門自行進行資信審查，易使業(yè)務(wù)部門出于業(yè)績的考慮對判斷缺乏中立性和客觀性，前述情形應(yīng)當(dāng)予以避免。
（三）資信審查方式及要求指引
根據(jù)合同對方系新合作方或長期合作方，資信審查方式及要求應(yīng)區(qū)別對待。詳細(xì)審查內(nèi)容建議參考下表設(shè)置：
| 對于新引入的合同對方的資信審查 | 要求合同對方主動提供資信信息 | 合同對方必須提供的資料：（不能提供則原則上應(yīng)及時終止交易并重新選擇合同對方） |
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| 根據(jù)交易類別判斷可能需要提交的資料：（不能提供則應(yīng)謹(jǐn)慎交易，必要時可進行相關(guān)調(diào)查） |
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| 資信審查管理部門視情況判斷是否需要提交的其他資料：（不能提供則應(yīng)謹(jǐn)慎交易，必要時可進行相關(guān)調(diào)查） |
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| 對合同對方進行實地信用調(diào)查 |
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| 通過網(wǎng)絡(luò)進行調(diào)查了解 |
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| 通過第三方機構(gòu)（如征信機構(gòu)或保險機構(gòu)）等進行信用調(diào)查 | 略 | ||||
| 資信審查管理部門認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取的其他審查方式 | 略 | ||||
| 對于已有合作記錄的合同對方的資信審查 | 適當(dāng)簡化審查標(biāo)準(zhǔn) | 可結(jié)合新合作方引入的審查要求及既有資信檔案記錄和資料，適當(dāng)簡化審查標(biāo)準(zhǔn) | |||
| 資信材料動態(tài)更新 | 所簽訂的長期協(xié)議或函件到期應(yīng)重新簽訂的，或合同執(zhí)行期超過一定長度的，需重新進行適當(dāng)?shù)馁Y信審查；合同對方證照到期、基本情況發(fā)生變化的、出現(xiàn)合同履行異常、債務(wù)增加、不良債權(quán)增加、合并重組、企業(yè)改制、破產(chǎn)清算等情況，應(yīng)當(dāng)對資信檔案資料進行更新 | ||||
二、合同簽署中的審核意見反饋管理
（一）內(nèi)外部做法及案例
合同簽署中，每個公司基本都會制定合同審核、審批及用印相應(yīng)的制度和流程，但對于合同審核意見的反饋，做法千差萬別，是實踐中的難點。
在集團外部，大量金融企業(yè)，以及中石化等企業(yè)，所有的合同在簽署前由法務(wù)再度確認(rèn)，若未接受法務(wù)意見且法務(wù)認(rèn)為仍存在較大風(fēng)險，則無法對合同予以用印。聯(lián)想部分企業(yè)的高風(fēng)險合同由公司CEO作為審批人。
方正集團內(nèi)部多家企業(yè)未建立起明確、規(guī)范的合同審核反饋流程；或者存在雖有反饋，但反饋內(nèi)容粗糙、流于形式的情形。
調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實際案例。方正B公司某項目中，因供應(yīng)商拒絕按照合同約定發(fā)貨，導(dǎo)致項目無法順利進展，數(shù)千萬應(yīng)收款回款艱難，產(chǎn)生大量資金占壓成本。經(jīng)再三了解，供應(yīng)商拒絕發(fā)貨系因為經(jīng)辦銷售擅自加蓋了一份法務(wù)審核未通過的承諾函，在雙方簽署的供貨合同外承諾了突破慣例的大額預(yù)付款義務(wù)，故導(dǎo)致項目停滯、產(chǎn)生疑難應(yīng)收，亦無處追究供應(yīng)商責(zé)任。
（二）法律審核意見反饋指引
經(jīng)調(diào)研，我們認(rèn)為，在法律審核意見反饋環(huán)節(jié)，較理想的分工及流程如下圖：
合同審核發(fā)起部門（通常為業(yè)務(wù)部門）率先提起合同審核流程。在該步驟，發(fā)起部門原則上應(yīng)當(dāng)提交WORD版本的合同（不應(yīng)提供PDF版本或?qū)Ψ揭呀?jīng)蓋完章的紙質(zhì)版），同時提供合同業(yè)務(wù)背景和交易模式的情況介紹（比如合同修改的難度、雙方強弱勢介紹及關(guān)于本合同的特殊情況），并應(yīng)當(dāng)一并提供合同相關(guān)的文件（如中標(biāo)后簽署的合同應(yīng)提交招標(biāo)投標(biāo)文件等，有附件的合同應(yīng)提供附件，擔(dān)保合同提供主合同，補充協(xié)議提供原合同等）。
法務(wù)出具審核意見過程中，法務(wù)除需對協(xié)議進行修訂及批注外，對于總體性風(fēng)險、重大風(fēng)險或重要待確認(rèn)事項，應(yīng)出具法律意見書。一般情形下應(yīng)由配合前期談判的法務(wù)來進行嗣后的合同審核，方便進行銜接及在協(xié)議中落實談判要點。
針對法務(wù)審核意見，合同審核發(fā)起部門的反饋和說明尤為重要。業(yè)務(wù)應(yīng)重視并盡量采納法務(wù)意見，且不適合把內(nèi)部法務(wù)批注版本提供給對方（其中注明了己方底線或談判思路）；對于法律意見的采納情況、不能采納的原因及風(fēng)險防范措施，應(yīng)該進行準(zhǔn)確并具針對性的反饋；除關(guān)注協(xié)議修訂版外，需高度重視揭示總體性風(fēng)險、重大風(fēng)險的法律意見書。
在完成前述環(huán)節(jié)并提報領(lǐng)導(dǎo)審批之前，法務(wù)應(yīng)當(dāng)對審批版本再度審閱，對當(dāng)前法務(wù)與業(yè)務(wù)部門尚存的分歧點是否可以接受予以確認(rèn)。建議各企業(yè)設(shè)置提升決策領(lǐng)導(dǎo)層級的機制，在業(yè)務(wù)部門反饋相關(guān)重大風(fēng)險無法避免、而法務(wù)部門建議不予簽署時，由原審批領(lǐng)導(dǎo)上一級領(lǐng)導(dǎo)進行決策。此外，實踐中，在領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，若領(lǐng)導(dǎo)僅批復(fù)原則性的“同意”，未針對各部門會簽意見一一批復(fù)，則存在難以確定最終版本的問題，故領(lǐng)導(dǎo)簽批意見需盡量明確。
在用印步驟，用印部門除核對相關(guān)合同是否經(jīng)審批外，還應(yīng)對法律審核意見是否采納、是否已進行反饋及說明進行把關(guān)，否則不予用印。用印后做好簽署版本的留存?zhèn)浒腹ぷ鳌?/p>
三、合同簽署后的履行管理
（一）內(nèi)外部做法及案例
合同簽署完畢后，對于合同的管理并沒有結(jié)束。
全球五百強企業(yè)中多家企業(yè)均很重視合同履行過程的跟進，注重履行跟進的規(guī)范化和信息化。西門子（全球）以及大量跨國企業(yè)都使用SAP公司較為完備的ERP系統(tǒng)，中石油在五六年前即已建立了合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)從立項、選商、申報到簽訂、履行、違約情況通報、查詢統(tǒng)計的覆蓋全過程的信息管理系統(tǒng)。
方正集團內(nèi)部大多數(shù)企業(yè)由業(yè)務(wù)或者運營部門跟進合同履行，法務(wù)普遍在履行階段系被動介入履行，難以及時發(fā)現(xiàn)并處理異常問題。也有部分企業(yè)法務(wù)人員定期抽查或檢查合同履行的異常情況，填寫“合同履約情況跟蹤表”來跟進合同履行進度，取得較好效果。
調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實際案例。方正C公司與客戶簽署設(shè)備買賣協(xié)議，C公司需向客戶交付設(shè)備到客戶倉庫，客戶收到設(shè)備后支付貨款。合同約定若延期付款或交貨超過30日，守約方享有單方解除權(quán)。合同簽署后，客戶電話稱倉庫近期無法存放，要求先放置在C公司倉庫，后續(xù)客戶自行提貨。然而在交貨日滿30天后，客戶拒絕付款并且反而向C公司發(fā)出解除通知，稱因C公司延期交貨，需解除合同并索要違約金。
（二）履行跟進及證據(jù)搜集指引
我們認(rèn)為，合同履行跟進及證據(jù)搜集過程中，較為理想的分工及流程如下表所示：
履行跟進中涉及兩個階段，一般情形是由履行跟蹤部門（可能為業(yè)務(wù)部門或運營部門）進行跟進，記錄合同履行情況和搜集資料，對于合同履行過程中出現(xiàn)的異常情況建立預(yù)警機制，對于已經(jīng)發(fā)生的違約、爭議情形及時報告，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行風(fēng)險防范和糾紛處理。法務(wù)、財務(wù)、檔案管理部門提供支持：財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的管理，執(zhí)行合同資金收付，核對款項收支情況；法務(wù)部門應(yīng)對履行中出現(xiàn)的或可能出現(xiàn)的違約履行或其他不當(dāng)履行情形、法律糾紛等提供法律支持，對相應(yīng)情形及時出具法律意見和建議，協(xié)助參與談判。
若履行異常，到達糾紛或訴訟階段，則主要是由法務(wù)主導(dǎo)證據(jù)的搜集、指導(dǎo)相關(guān)人員進行調(diào)查取證，協(xié)調(diào)發(fā)送律師函或處理訴訟、仲裁事宜，履行跟蹤部門進行積極配合。
履行跟進中難點有兩處：首先，法務(wù)普遍為被動介入履行跟蹤，難以及時發(fā)現(xiàn)并處理異常問題。建議法務(wù)可以通過定期或不定期的檢查主動跟進履行情況，信息化建設(shè)程度高的企業(yè)可以在系統(tǒng)中設(shè)置重大合同履行異常時的自動發(fā)送提醒。其次，業(yè)務(wù)部門和運營部門在訴訟前主導(dǎo)資料搜集，尚無法達到法務(wù)的專業(yè)度和敏感度，較難從后續(xù)訴訟角度充分考慮證據(jù)的必要性和形式。建議各企業(yè)法務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)類型，研究確定符合本企業(yè)及業(yè)務(wù)實際情況的合同臺賬信息要點及證據(jù)資料收集范圍，并通過公示和培訓(xùn)使履行跟蹤部門了解、掌握相關(guān)要點。
（三）履行跟進記錄及證據(jù)搜集要點示例
下表以購銷合同為例，對合同臺賬管理及履行中搜集的證據(jù)要點進行了羅列：
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| 合同管理臺賬需記錄的事項 | 合同履行過程中需搜集的證據(jù)等資料 |
| 合同 簽訂 | 1、合同編號、項目名稱、簽約時間； 2、交易對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、組織結(jié)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等； 3、交易對方法定代表人名稱、注冊地址、經(jīng)營地址、聯(lián)系方式（如各事項聯(lián)系人、電子郵件、傳真號碼等）、賬戶信息等交易信息 | 合同文本、合同附件、擔(dān)保函、補充協(xié)議、變更協(xié)議、交易信息確認(rèn)表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、訂貨單等 |
| 交付 | 1、約定的交付標(biāo)的物明細(xì)、交付時間和地點、指定簽收人、交付方式（自提/代辦托運/送貨上門）等； 2、實際履行中的交付貨物明細(xì)、交付時間、交付方式（自提/代辦托運/送貨上門）、承運人； 3、是否正常交付或存在異常履行、違約情況等 | 備貨憑證、發(fā)貨單、物流單、承運單、入庫單、倉儲單、簽收單、提單等 |
| 驗收 （初驗、終驗） | 1、約定的驗收時間、驗收人員、驗收條件、驗收方式； 2、實際履行中的驗收時間、驗收人員、驗收方式、驗收結(jié)果； 3、是否正常驗收或存在驗收未通過等情形，異議及答復(fù)處理情況、最終驗收結(jié)果，是否存在異常履行或違約情況 | 已達驗收條件的文件證明（如驗收申請）、驗收合格證明、書面異議、異議處理相關(guān)文件（如退貨單）等 |
| 收款、付款 | 1、約定的合同金額、計價單位、收付款時間、方式、周期及比例； 2、實際履行中的合同金額、收付款時間、方式、周期及比例； 3、是否逾期及逾期天數(shù)，逾期或未予收款的相關(guān)原因 | 收據(jù)和發(fā)票、銀行記錄、逾期說明、擔(dān)保函、催款函、欠款確認(rèn)書、還款協(xié)議、律師函等 |
| 售后 | 1、約定的售后服務(wù)和質(zhì)保年限、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)內(nèi)容； 2、實際履行中的售后服務(wù)和質(zhì)保標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容，是否進行維修及相關(guān)維修次數(shù)及結(jié)果、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員和培訓(xùn)費用的承擔(dān)； 3、是否存在異常履行或違約情形 | 售后服務(wù)、維修記錄、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)考核記錄等 |
| 異常履行及 糾紛處理 | 根據(jù)本單位制度靈活掌握，但至少應(yīng)包括： 1、暫未解決的原因； 2、協(xié)商談判過程及結(jié)果； 3、介入的相關(guān)部門及相關(guān)部門的風(fēng)險評估意見、建議和意見的執(zhí)行情況； 4、已采取的措施及將要采取的措施 | 根據(jù)實際情況需補充的相關(guān)證據(jù) |
責(zé)編/王大瑩
實習(xí)編輯/孫顯
為無訟供稿/tougao@wusongtech.com
