PowerPoint的打包，確實(shí)是一個(gè)很好很有用的工具。而且是Microsoft PowerPoint的復(fù)制、移動(dòng)、更名帶鏈接文件的正規(guī)操作法（其它的我們自己“摸著石頭過河”的做法都是“非正式授權(quán)”的手段——往往是打得贏就打、打不贏就走）。使用“打包”可以將與PPT有鏈接關(guān)系的所有文件都自動(dòng)集合在同一個(gè)文件夾下，并保持它們之間的鏈接關(guān)系，不管這個(gè)包“走”到哪里？不管這個(gè)“包”怎么“走”？包內(nèi)的這些文件都會“同舟共濟(jì)、‘鏈接’與共”，一到新“地方”，鏈接就會自動(dòng)更新。
“打包”大量使用是在做PPT與音樂文件的鏈接。曾記否？在PPT中插入音樂，當(dāng)聲音文件無法內(nèi)嵌到PPT中時(shí)（小于100KB的.wav聲音文件才可內(nèi)嵌），PPT只能與這個(gè)音樂文件作鏈接。而要異機(jī)使用PPT且保證不斷鏈、播放時(shí)正常發(fā)聲，正規(guī)的做法就是“打包成CD”。
溫故而知新，粘貼Excel鏈接也可使用這個(gè)方式，道理是一樣的，可謂殊途同歸。然而畢竟是“殊途”，殊途的兩類行者常用的電腦操作的交集很小，要“同歸”又談何容易？
在PPT插入音樂的人一般以娛樂為主，與“CD”交往甚深，也經(jīng)常打包發(fā)送，熟悉此操作，但他們之間很少會去粘貼枯燥的數(shù)據(jù)圖表鏈接互相進(jìn)行交流，甚至根本不會使用Excel；
而經(jīng)常粘貼Excel數(shù)據(jù)圖表的Office雇員也很少去插音樂,因?yàn)樯纤竞屠习逑騺碇粚浔臄?shù)據(jù)感興趣，演示場合也相對比較嚴(yán)肅，人們不太會欣賞嫌為蛇足的背景音樂。他們也許已經(jīng)熟練使用Excel多年，甚至天天使用，然而只是在年終總結(jié)或向上司匯報(bào)時(shí)才做PPT用以點(diǎn)綴，此時(shí)功力也是下在模板、背景圖案、動(dòng)畫和切換，而“打包”這一操作就往往束之被遺忘的高閣。
當(dāng)然，這個(gè)“打包”操作的名稱有點(diǎn)別扭，似乎是存心不讓更多的人使用，它的全稱是“打包成CD”（PPT2007改為“發(fā)布”- “CD數(shù)據(jù)包”）。
對PowerPoint的“文件”中“打包成CD”（PPT2007為“文件”-“發(fā)布”-“CD數(shù)據(jù)包”）的標(biāo)題，要廣義理解，這一標(biāo)題有的版本已修改，原來的意思確實(shí)是詞不達(dá)意。因?yàn)檫@一操作不僅是可以將PPT和Excel、音樂文件等鏈接文件一起捆綁打包，復(fù)制到CD光盤，而且也可以不刻錄光盤而只是將其復(fù)制到同一個(gè)文件夾。很多人一看標(biāo)題，認(rèn)為自己不需刻錄光盤就放棄這一操作，這是很可惜的。
打包的具體操作如下：
1. 如果你的PPT文件制作完畢，比如文件名是“PPT_2010_0528.ppt”，這個(gè)PPT粘貼了一些Excel文件中的圖表鏈接，你準(zhǔn)備使用打包形式將這些文件放到同一個(gè)文件夾中，并有可能復(fù)制到其它路徑或其它電腦中。那么可以打開“PPT_2010_0528.ppt”在它的菜單欄中點(diǎn)擊“文件”—“打包成CD”（如圖1）(或PPT2007為“文件”-“發(fā)布”-“CD數(shù)據(jù)包”)
圖1
2. 在彈出的“打包成CD”（別被文字忽悠！不見得一定是CD噢！）的對話框中（如圖2）， “將CD命名為” 是將若干文件捆綁打包后輸出的文件夾名（再說一遍：別被文字忽悠！不見得一定是CD噢！），文本框中的“演示文稿 CD”是默認(rèn)的。（如圖2）
圖2
3. 你可以改動(dòng)這個(gè)默認(rèn)名，鍵入你選定的名字，比如你要將和PPT以及和它有鏈接的所有Excel文件打包后的公共文件夾更名為“PPT_2010”，那么就鍵入新文件夾名。以往發(fā)生鏈接錯(cuò)誤，往往就因?yàn)楦奈募A名。按這個(gè)方法在這個(gè)文本框中鍵入新文件夾名就不會出錯(cuò)了（如圖3）。
圖3
4. 在圖3的“要復(fù)制的文件”中已經(jīng)將你要復(fù)制的PPT文件“PPT_2010_0528.ppt”默認(rèn)添加，需要再增加，就點(diǎn)擊“添加文件”，比如可以再增加一個(gè)PPT等；
5. 此時(shí)已默認(rèn)將鏈接文件（如Excel文件等）和播放器包含在內(nèi)，如需改變，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，彈出“選項(xiàng)”對話框（如圖4）：
圖4
6. 在“選項(xiàng)”對話框中（如圖4）：
第一個(gè)選擇是：要不要包含PowerPoint播放器，如選了此項(xiàng)，將PowerPoint播放器一起打包，那么即使別的電腦沒有安裝PowerPoint，也可以播放你的PPT，但是這個(gè)“包”比較大；如果你確認(rèn)對方的電腦已安裝PowerPoint，就可以不選此項(xiàng)。
第二個(gè)選擇是：如有多個(gè)文稿，是按什么先后順序方式播放。
第三個(gè)選擇是：鏈接文件是否包含。這一項(xiàng)當(dāng)然是要選的，因?yàn)槲覀兙褪潜贾@一條來的。此條選中后，你就不必再操心哪些鏈接文件會遺漏、會斷鏈，一切交給它處理，Microsoft Office PowerPoint的程序代碼已經(jīng)將所有這些相關(guān)事宜統(tǒng)統(tǒng)考慮周到，你就放心吧。
7. 后面幾項(xiàng)字體、密碼之類的事各取所需。
8. 確定后，退回到“打包成CD”對話框（圖3），選擇“復(fù)制到文件夾”，選擇打包后準(zhǔn)備存入的路徑，就會將打成的“包”存入你指定的地方。即使你原來鏈接的文件并非在同一個(gè)文件夾內(nèi)，而是分散在不同的路徑，這時(shí)它們也會匯聚到你的這個(gè)包中，一起“兜著走”。
9. 將這樣打好的“包”拷貝到別的機(jī)器，或者壓縮后用電子郵件發(fā)送給別人，都可以保證鏈接路徑自動(dòng)更新。
10. 之后如果因工作需要，要將打完包的文件夾改名，最好不要直接改。還是應(yīng)該打開這個(gè)“包”，打開那個(gè)“PPT_2010_0528.ppt”文件，從上述第1步開始，重新打一個(gè)包。在上面的第3步，在“將CD命名為”的文本框中鍵入你要改的那個(gè)新名稱即可。
“打包”是PPT中的正規(guī)操作，微軟的代碼可以保障所有與PPT有鏈接的文件一起打包兜著走，而且在新路徑下自動(dòng)更新鏈接。
與其費(fèi)九牛二虎之力去尋找非正規(guī)操作造成錯(cuò)誤的理論原因，不如放棄非正規(guī)的習(xí)慣性的操作，按微軟規(guī)定的做一次——盡管在這個(gè)性張揚(yáng)的時(shí)代許多人很不情愿——但此事畢竟不是“黑貓白貓抓老鼠”，激揚(yáng)的個(gè)性只得讓位于冷冰冰的代碼——雖然代碼是生硬的字符，但是它們也很溫柔、很懂人情，很富有哲理，知道你想要什么，事先為你安排好了一切，并且不顯山露水地靜候你的差遣。如果將它束之高閣、敬而遠(yuǎn)之，恐怕并非微軟代碼設(shè)計(jì)工程師的本意。只是希望2010版發(fā)布時(shí)，這一菜單名稱的漢化至少不至于讓人發(fā)生誤解，不會令人望而卻步。
