第一章 公文
1 什么是公文？怎樣理解公文的基本含義？
答：公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效力與規(guī)范體式的文書。
公文的這一含義，可以從以下幾個方面來理解：
⑴ 公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。
?、?公文形成的條件是行使職權和實施管理。
?、?公文具有法定效力合規(guī)范體式的文書。
?、?公文是進行公務活動的重要工具。
2 公文產(chǎn)生的必要條件是什么？
答：公文，是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。它隨著階級、國家、文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著生產(chǎn)與管理活動的發(fā)展而不斷發(fā)展的。千百年來，人們在社會的政治生活與經(jīng)濟活動中都要憑借文書這一工具進行彼此間的聯(lián)系。這種聯(lián)系，是人類社會向前發(fā)展的必要條件。
3 簡述我國古代公文產(chǎn)生與發(fā)展的主要線索。
答：我國是世界文明古國，有悠久的歷史和古老的文化。在上古時期，我們的祖先就創(chuàng)造了“結繩記事”的方式，在共同勞動與共同生活中表達思想，相互聯(lián)系。隨著社會的不斷進步和越來越復雜的生產(chǎn)與生活需要，又漸漸產(chǎn)生了表意與表聲的原始刻寫符號與文字。文字是語言的載體，文字的創(chuàng)造發(fā)明是人類文化演進的重要里程碑。有了文字、語言的書面形式才得以出現(xiàn)，臨民治事的文書才能產(chǎn)生。
4 在我國古代，文書的載體材料主要有哪些？
答：漢代以前，我國文書的載體材料一般為金石、甲骨、青銅、竹木、 等。
5 論述公文的主要特點是什么？
答：⑴ 公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。法定的作者，就是指依據(jù)憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定職能權利和負擔一定的任務、義務的機關、組織或代表機關組織的領導人。
?、?公文有法定的權威。公文可以代表機關發(fā)言，代表志發(fā)機關的法定權威。因此，公文也就成為各級機關、組織開展工作的可靠依據(jù)。
?、?公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的現(xiàn)實效用，是公文制發(fā)機關的法定地位所賦予的。從每一份具體的文件來說，都有它本身的特定的現(xiàn)實效用，代表它的制發(fā)機關所賦予的法定效力和作用。
?、?公文有規(guī)范的體式。在黨和國家有關部門發(fā)布的關于公文處理的一系列規(guī)范性文件中，對公文的體式作出了統(tǒng)一的規(guī)定，提出了統(tǒng)一得要求。
?、?公文有規(guī)定的處理程序。公文的制發(fā)，一般應經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)的程序，任何人不能違法公文辦理程序擅自處理。
6 機關公文的作用表現(xiàn)在哪些方面？
答：⑴ 領導與指導作用。黨和國家的各級領導機關，可以經(jīng)常通過制發(fā)公文來部署各項工作，傳達自己的意見和決策，對下級機關或部門的工作進行具體的領導和指導。
⑵ 行為規(guī)范作用。公文具有行為規(guī)范作用，這時公文本身所具有的強烈政治性與法定的權威性等特點賦予的，這些規(guī)范性公文一經(jīng)發(fā)布，便成為全社會的行為規(guī)范，無論社會組織或個人都應當依照執(zhí)行，不可違反。
?、?傳遞信息作用。公文是傳遞信息的重要渠道。黨和政府的決策、方針、設想和意圖等，常常是通過公文的傳遞而取得的。
?、?公務聯(lián)系作用。各機關單位在處理日常事務工作中，經(jīng)常要與上下左右有關的機關單位進行聯(lián)系。
?、?憑據(jù)記載作用。公文是機關公務活動的文字記錄。既然每一份文件都反映了制發(fā)機關的意圖，那么對受文機關來說，就可將文件作為安排工作、處理問題的依據(jù)。還有一些公文具有明顯的記載作用，例如會議紀要等。
7 為什么要給公文分類？常見的公文分類的方法有哪些？
答：由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手，對機關在日常工作中所使用的公文進行科學分類。這是人們認識公文這一事務并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。
常見的公文的分類，主要是從公文的來源、使用范圍、行文關系、性質與作用、內(nèi)容與特點等方面來劃分的。
8 什么是公文文種？
答：公文的文種也就是每一份公文的名稱，在通常情況下，人們把公文名稱成為文種。
9 論述確定公文名稱的依據(jù)和正確使用公文名稱的重要性。（公文的文種是怎樣確定的？）
答：根據(jù)發(fā)文機關的權限、發(fā)文機關和收文機關之間的關系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文種名稱，可以概括地表明和反映各種公文的不同性能和不同作用，有利于機關工作的順利進行和實現(xiàn)公文處理的規(guī)范化、制度化。
現(xiàn)行機關的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關的職權范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用公文文種，不能濫用。否則，就會妨礙收文機關對文件意圖的準確理解，影響公文的及時處理。
10 我國現(xiàn)行的國家行政機關文種有哪些？它是何時發(fā)布的？
答：我國現(xiàn)行的國家行政機關文種有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。它是2000年8月24日發(fā)布的。
11中國共產(chǎn)黨機關現(xiàn)行的公文文種有哪些？它是何時發(fā)布的？
答：中國共產(chǎn)黨機關現(xiàn)行的公文文種有：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。它是1996年5月3日發(fā)布的。
第二章 公文寫作
1 什么是公文寫作？公文寫作的組織可分為哪幾種形式？
答：公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動。
公文寫作的組織可分為：
?、?由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。
⑵ 由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。
⑶ 由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿成文。
2 公文的質量主要體現(xiàn)在哪些方面？
答：公文質量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面。
?、?在思想內(nèi)容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。
?、?在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。
3 簡述為什么必須在公文寫作上嚴格把好質量關？
答：公文作為國家管理的工具，可以起到領導和指導作用、法規(guī)和準繩作用、溝通和聯(lián)系作用以及依據(jù)和憑證作用。公文質量的好壞，直接關系到公文效用的發(fā)揮。一篇公文，如果在內(nèi)容上脫離實際，言之無物，政治性不強，甚至違背客觀規(guī)律，那就不便于貫穿執(zhí)行，難以發(fā)揮公文應有的效用。
決策機關的公文更應注重質量。決策機關的公文，無論是對于方針政策的制定、宣傳和貫徹，還是對于具體工作的組織、計劃和安排，都是對下級機關實施領導、指導責任的重要工具和手段。否則會給決策機關工作帶來許多麻煩和困難，使決策機關的威信受到嚴重損害。因此，公文寫作確實是一項思想性、政策性、業(yè)務性都很強的工作，是一項非常嚴肅的工作，必須把好質量關。
4 為什么說機關領導要親自動手撰寫重要公文？
答：我們黨和國家歷來十分重視公文的撰寫工作。公文是為機關立言的，它代表了機關的政策水平、業(yè)務水平乃至整個領導水平。對于這樣一項重要工作，必須加強領導，必要時領導人要親自動手。
領導干部親自動手起草重要公文是領導工作中的原則性問題。在準備自己領導范圍內(nèi)的重要文件時，不動手，一切由秘書或別的人代勞，這樣做，實際上是放棄了自己的領導責任，嚴重地損害了黨的領導作用和領導威信。
5 公文寫作有哪些特點？
答：⑴ 被動寫作，遵命性強。 ⑵ 對象明確，針對性強。
⑶ 集思廣益，群體性強。 ⑷ 決策之作，政策性強。
?、?急迫之作，時限性強。 ⑹ 講究格式，規(guī)范性強。
6 簡述公文寫作的基本要求。
答：⑴ 要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。
?、?要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。
?、?在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯。
?、?公文汽曹要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。
⑸ 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。
7 公文寫作的步驟是什么？
答：⑴ 明確發(fā)文主旨 ⑵ 收集有關材料 ⑶ 擬出寫作提綱 ⑷ 認真起草正文 ⑸ 反復檢查修改
8 簡述正文的起草應注意的問題。
答：⑴ 把握公文主題，選好用好材料 ⑵ 觀點正確，情況屬實。
?、?內(nèi)容涉及的有關部門要經(jīng)過會商，取得一致意見 ⑷ 文字表達要簡練，交待問題要清楚
9 公文的修改要抓住哪些主要問題？
答：⑴ 關于主題的修改。對公文主題要進行全面審視，看主題思想是否鮮明，是否符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)等。
⑵ 關于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確，表達有無問題。
?、?關于材料的修改。材料是公文的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。
?、?關于結構的修改。修改公文的結構，包括公文總體結構的修正，起承轉合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等。
⑸ 關于語言的修改。從語言的整體風格上看是否符合文種的表達需要，以達到語言準確、鮮明、精煉、生動的要求。
10 論述公文寫作人員加強修養(yǎng)的重要性及修養(yǎng)的途徑。
答：公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性很強的工作。公文寫的好不好，不僅直接關系到公文效用的發(fā)揮，也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。公文寫作的這種獨特的地位和作用，決定了公文寫作人員加強修養(yǎng)的重要性。公文是國家黨政機關實施領導與管理的重要工具和手段。因此，公文寫作人員必須充分認識公文在國家管理活動中的重要作用，注重公文寫作的質量，公文質量是公文效用的基礎，公文效用是公文質量的反映，二者密不可分，具有一致性。
修養(yǎng)的途徑：⑴ 與時俱進，勇于創(chuàng)新 ⑵ 博覽群書，增長知識 ⑶ 深入實踐，勤學苦練
11 論述公文寫作人員的素質修養(yǎng)的內(nèi)容。
答：⑴ 政治素質好。就是要求公文寫作人員必須具備較好的政治品質。
?、?有一定的政策理論水平。公文寫作是一項政策性、理論性都很強的工作，這就要求公文寫作人員必須具備一定的政策理論水平。
?、?熟悉業(yè)務和機關工作情況。好的公文寫作人員，應該熟悉本職業(yè)務，熟悉機關工作情況。
⑷ 有較寬的知識面。公文寫作人員應當具有廣博的知識，不僅要具有一定的社會科學知識和自然科學知識，還要緊緊圍繞自己服務的單位部門和工作內(nèi)容，熟悉業(yè)務和機關工作情況，努力拓寬知識面。
⑸ 有較好的文字功底。在公文中，宜事說理，表情達意都需借助于文字才能發(fā)揮效用。好的公文，應該主題鮮明、觀點正確、論證合理，論據(jù)充分，使人一讀就懂，一聽就明，便于理解執(zhí)行。
第三章 公文的體式與稿本
1 什么是公文體式？為什么公文要有一定的體式？
答：⑴ 公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。
?、?公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。
2 什么是公文文體？公文文體在表達方式和語言運用上有哪些特點？
答：公文的文體，是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。
公文文體與一般的應用問題不同，在表達方式和語言運用上有它自身的特點。
?、?公文的表達方式。表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達方式，并以說明為主，而一般不宜使用描寫和抒情。
?、?公文的語言特點。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點。由于公文具有很強的政治性、政策性和現(xiàn)實效用性，所以，公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體。
3 簡述公文寫作中怎樣才能做到語言簡明。
答：在公文寫作中，做到語言簡明，絕非易事。要寫得簡短明白，既需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎上，方能做到敘述平直，說明扼要，邏輯嚴密，議論精當。要力戒空話、套話，不要使用一些生僻的詞語。
4 什么是公文的書面格式？它在公文的文面上分成哪幾個部分？
答：公文的文面格式即公文的規(guī)格樣式，是指公文的各個要素在公文文面上標識的位置和書寫的樣式。公文講求文面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標志。
《國家行政機關公文格式》將公文各個要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。
5 什么是公文的構成要素？眉首、主體、版記三個部分各有哪些構成要素。
答：一份完整的公文是由一些規(guī)定的項目構成的，如發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等。這些項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。
眉首的構成要素：⑴ 公文份數(shù)序號 ⑵ 秘密等級和保密期限 ⑶ 緊急程度
?、?發(fā)文機關標識 ⑸ 發(fā)文字號 ⑹ 簽發(fā)人
主體的構成要素：⑴ 公文標題 ⑵ 主送機關 ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文時間
?、?公文生效標識 ⑺ 附注
版記的構成要素：⑴ 主題詞 ⑵ 抄送機關 ⑶ 印發(fā)機關和印發(fā)說明
6 發(fā)文字號的作用是什么？編排發(fā)文字號應當注意哪些問題？
答：發(fā)文字號的作用：一是統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。
編排發(fā)文字號要力求準確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。機關代字應是該機關名稱中最具特征、最精煉、最集中的概括。發(fā)文機關和機關內(nèi)各組織單位的代字應由機關的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，從機關和單位名稱中選取最具有代表性的字，并注意名稱相近的單位機關代字不能重復或雷同。主要是講究實用，盡量減少公文文字數(shù)。
7 公文標題是怎樣構成的？怎樣編寫好公文標題？
答：⑴ 公文標題由發(fā)文機關名稱、公文主題和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。
?、?公文標題的書寫位置應位于紅色橫線之下，分1行或多行居中排列。一般說來，公文標題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多，對那些較長的標題則要動些腦筋，先要把標題的意思搞懂，回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當；做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異議，然后再決定如何斷行，不要草率從事。
8 為什么要正確選定公文的主送機關？公文的主送機關一般有哪幾種情況？
答：公文的主送機關一定要選準，這是公文發(fā)出去以后能否得到及時處理的一個關鍵問題。因為任何一個機關的發(fā)文，都是為了公務活動的需要，公文中的事項或問題都要靠對方機關來處理或答復，這是公文的現(xiàn)實效用性所決定的。如果將主送機關的名稱定錯了，該送的沒送，或者將不該送的也送了，就會造成責任不明，意見不一，或相互推諉，無人過問，以致貽誤工作。
公文的主送機關一般有以下三種情況：
⑴ 上級領導機關對下級發(fā)出的公文，其所屬的下級機關單位都負有貫徹執(zhí)行的責任。
?、?下級機關向上級領導機關發(fā)出的請示或報告等上行文，在一般情況下都只有一個具體的主送機關，不要多頭主送。
?、?直接向社會公眾發(fā)布的公文。
9 簡述公文正文的結構及寫作要求。
答：正文的機構一般可分為導語、正文主體、結束語三個部分。
?、?導語。導語部分的寫作一般有依據(jù)式、目的式、原因式三種寫法，以表明制發(fā)這份公文的依據(jù)、目的或原因。
?、?正文主體。正文的主體是公文的最主要部分，也是寫好公文的關鍵和難點所在。由于公文的文種不同，行文目的不同，其寫作的具體要求也不同。
?、?結束語。結束語就是正文的結尾。結束語部分要意盡言止，自然終結。
10 公文標注主題詞的作用是什么？主題詞的標注應當注意哪些問題？
答：公文標注主題詞的作用是：
?、?公文標注主題詞，可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。
?、?公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個機關的辦事效率。
?、?公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化。
公文標注主題詞應當注意以下問題：
?、?必須在公文主題詞表中選用主題詞。
?、?公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用。
?、?主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。
?、?一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。
⑸ 在公文上標注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。
⑹ “主題詞”三字居左頂格用3號黑體字標注在抄送機關上1行，“主題詞”后標冒號，一般不超過五個主題詞為宜。
11 什么是“版記”？怎樣正確理解“版記”的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關系？
答：置于主題詞之下的各要素統(tǒng)稱版記。
版記的特點是位置要依公文主題的構成而定?！陡袷健芬?guī)定，版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后以行。這樣，眉首與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以準確認定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主體、版記三部分缺一不可。
12 簡述公文的排版形式與裝訂要求。
答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各構成要素在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。
?、?對公文提出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。公文印在左側裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整，不空。無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘。裁切成品尺寸齊整，四角成90度，無毛茬或缺損。
13 比較公文的草稿與定稿，正本、副本與存本的異同。
答：草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱之為草稿。草稿主要供發(fā)文機關內(nèi)部在撰擬公文過程中的討論、修改和送審使用。草稿是未定型的非正式文稿。
定稿。定稿是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿是機關執(zhí)法文件的唯一可靠的標準稿本。
正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點是蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署，以證實文件的效力。
副本。凡是根據(jù)公文正本復制、譽抄的其他稿本成為副本，副本又稱抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、參考和備查使用。
存本。公文的存本，是指發(fā)文機關印制一份文件的正本留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點是根據(jù)正本印制甚至同時印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標記。
第四章 公文的行文規(guī)范
1 什么是公文的行文規(guī)范？它包括哪幾方面？
答：按照一定的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。
2 什么是公文的行文關系？確定行文關系的基本原則是什么？
答：公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。
確定行文關系的基本原則是：
⑴ 國家行政機關的隸屬關系和職權范圍。⑵ 黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍。
3 怎樣劃分機關之間的行文關系？
答：⑴ 同一系統(tǒng)的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。
⑵ 上級業(yè)務主管部門和下級業(yè)務部門之間具有業(yè)務上的指導關系。
?、?非同一系統(tǒng)的機關之間，無論級別高低，既無領導與被領導關系，又無上下級業(yè)務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。
?、?同一系統(tǒng)的同級機關之間的關系，屬于平行關系。
4 簡述公文的行文方向與方式。
答：根據(jù)機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向，并根據(jù)機關工作的需要分為以下幾種不同的行文方式：
一 下行文：⑴ 逐級下行文 ⑵ 多級下行文 ⑶ 直達基層組織和群眾的下行文
二 上行文：⑴ 逐級上行文 ⑵ 多級上行文 ⑶ 越級上行文
三 平行文：平行文是指同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。
5 為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式？
答：逐級上行文就是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。這是上行文中最基本、最常用的一種方式。在正常情況下，下級機關一般都應當采取這種逐級行文的方式向所屬上級領導機關請示和報告工作，以保證正常的領導關系和業(yè)務工作關系。
6 行文規(guī)則的主要內(nèi)容有哪些？
答：⑴ 注意隸屬關系，尊重機關職權。
?、?大力精簡文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。
⑶ 在一般情況下，黨政機關不得越級行文。
?、?牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文。
?、?行文必須正確確定主送機關和抄送機關。
?、?主送機關與公文文種要相互呼應。
?、?關于聯(lián)合行文的問題。
⑻ 關于“請示”的行文問題。
?、?關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題。
⑽ 經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，應視為正式公文依照執(zhí)行。
7 簡述行文關系與發(fā)文范圍之間的關系。
答：各級機關的行文都必須本著精減的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。上級機關對其所隸屬的下級機關有權行文，而不是對其所屬的機關都一定要每文必發(fā)，按級別確定發(fā)文范圍，行文關系和發(fā)文范圍，可以發(fā)文和每文必發(fā)是有區(qū)別的。
8 為什么說在一般情況下黨政機關不得越級行文？
答：黨政機關要嚴格控制越級行文，除非確有特殊情況，一般以不越級為宜，以免打亂正常的領導隸屬關系和工作業(yè)務聯(lián)系。下級機關如果拋開直接的上級機關越級向上行文，就可能使直接的上級機關的工作陷入被動，或者造成公文往返傳遞延誤時間。同樣，上級機關的業(yè)務主管部門向下級行文，一般也要按照直接的隸屬關系而不應當越級，這樣，上下級機關或業(yè)務部門之間就可以及時溝通情況，以免造成工作上的脫節(jié)。
9 為什么說牽涉到幾個部門的問題要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決后才能向下行文？
答：在機關工作中，有些問題往往牽涉到幾個部門，尤其在當前改革經(jīng)濟體制和轉變政府職能的新形勢下，對某些問題的決定可能影響到某些部門的利益或增加某些部門的工作難度。這就要從全局或整體利益出發(fā)，經(jīng)過有關方面充分協(xié)商。如果意見未協(xié)商一致，就匆匆忙忙各自向下發(fā)文件，把不同的意見捅下去，會使下級單位無所適從。如部門擅自行文，上級機關有權責令糾正或下令撤銷。
10 簡述公文的主送機關與公文名稱之間的關系。
答：一份公文的文種要與該份公文的主送機關相互呼應。主送機關是直屬上級領導機關的，其行文可使用“請示”、“報告”等上行文種；主送機關是直屬下級機關的，其行文可使用通知、通報、命令、指示、決定、批復等下行文公文文種；主送機關是同級機關或不相隸屬、不同級別的機關，一般只用平行文“函”的公文文種。如果公文文種與主送機關搭配不當，也會出現(xiàn)行文關系上的混亂。
11 什么是聯(lián)合行文？聯(lián)合行文要注意哪些問題？
答：一般來說，同級機關、部門或單位可以聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文要注意的問題：
⑴ 聯(lián)合行文的各機關或部門必須是同級的，不同級別的機關或部門不能聯(lián)合行文。
⑵ 聯(lián)合行文對于共同貫徹執(zhí)行有關方針、政策或興辦某些事業(yè)是非常有利的。
?、?幾個平行機關或部門聯(lián)合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關，以便于公ton處理或貫徹執(zhí)行。
?、?聯(lián)合行文應當確有必要，且單位不宜過多。
12 各級黨政機關辦公廳（室）的行文如何把握好職權范圍和授權范圍？
答：各級黨政機關的辦公廳（室）向下行文，必須把握好職權范圍和授權范圍。
?、?各級黨政機關的辦公廳（室）是各級黨政機關的辦事機構，黨政機關的一些文件，常常以辦公廳（室）的名義發(fā)文，要求下一級黨政機關或有關部門貫徹執(zhí)行，這是辦公廳（室）的工作職責。
?、?辦公廳（室）雖然有代表它所隸屬的黨政機關直接向下發(fā)文的權力，但它畢竟不是黨政機關本身，而是黨政機關的辦事機構，只限于它的職權范圍內(nèi)的文件和經(jīng)它所隸屬的黨政領導機關授權的文件。
?、?在自己的職權范圍內(nèi)行文和按照授權的范圍內(nèi)行文有著不同的要求，因而在文字表達上也就有所區(qū)別。
?、?凡是授權辦公廳（室）名義下發(fā)的文件，對授權機關或領導人要在文件開頭加以說明。
第五章 機關法定公文的寫作 （上）
1 哪些領導機關有權發(fā)布命令？
答：國家最高領導人、國務院及其所屬各部委、鄉(xiāng)級以上地方各級人民政府，有權發(fā)布命令。
2 命令的主要特點是什么？
答：⑴ 權威性 ⑵ 指揮性 ⑶ 強制性
3 嘉獎令應當怎樣寫？
答：嘉獎令的正文一般由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召三部分組成。
?、?先進事跡應放在正文的最前面，扼要清晰地說明受嘉獎人最主要的功績，以證明此人確實值得嘉獎。
?、?嘉獎內(nèi)容說明給予受嘉獎人怎樣的鼓勵，如授予榮譽稱號，晉職、晉級，給予物質獎勵等。
⑶ 號召部分表達發(fā)布命令者對于有關人員的期望，一般應具體指出要向受嘉獎人學習什么，不可泛泛地叫幾句口號。
4 哪些機構和人員可以提出議案？
答：可以提出議案的，是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。
5 議案的主要特點是什么？
答：⑴ 行文關系及辦理程序的法定性。議案的提出者和受理者，法律或法規(guī)已作了明確規(guī)定，任何其他機構或個人，都無權提出或受理議案。
?、?行文內(nèi)容的單一性和可行性。議案的內(nèi)容必須單一，即一個議案提請審議一個事項，不能在一個議案中提出兩個或兩個以上的事項，否則就會給會議審議帶來困難。
6 議案寫作應注意什么問題？
答：⑴ 提出的問題重要且已具備解決的條件。
?、?要注意提出的權限和時限。
?、?要注意行文格式和辦理程序。
7 決定的主要特點是什么？
答：⑴ 內(nèi)容重要。決定一般都不是由個人作出的，而是由領導集團或權力機構，針對重要事項或者重大行動，集體研究討論后作出的安排和部署，因而其內(nèi)容重要。
?、?政策性強。決定涉及的問題重大，它公布后，對下級機關和人民群眾的活動有指導 、導向作用，因而政策性極強。
?、?有約束力。決定對有關人員具有約束力，它的執(zhí)行是帶強制性的。
8 決定有幾種類型？
答：⑴ 指揮型 ⑵ 個案型 ⑶ 知照型
9 指揮型決定應當怎樣寫？
答：指揮型的決定，一般由決定理由、決定事項、執(zhí)行要求三部分組成。寫作時要注意做到?jīng)Q定理由充分，決定事項清楚，執(zhí)行要求明確。指揮型決定因為涉及下級和有關群眾的實踐活動，波及面大，所以作決定時一定要慎之又慎，不能違背黨和國家的方針政策、法律、法規(guī)，寫作時要注意體現(xiàn)這一要求。至于具體行文，理由部分要寫明簡單扼要，決定事項和執(zhí)行要求這兩部分，可以分開寫，也可以合在一起寫，視具體情況決定。
10 個案型決定應當怎樣寫？
答：個案型的決定，一般由個案事實分析（決定理由）、決定事項，期望要求三部分組成。針對個案做決定，主要目的是擴大影響，讓群眾學習榜樣，警惕錯誤，所以事實分析要清楚，期望要求要具體。
11 決議有什么特點？可分幾種類型？
答：決議的特點：⑴ 表達群體意志 ⑵ 有權威性和約束力
決議的類型：⑴ 決策部署型 ⑵ 結果公布型
12 決定和決議有什么共同點和不同點？
答：決定和決議都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側重于對重要事項的決策，在文字表述方面，風格也一致，都要求準確、簡潔。
決定和決議的不同在于：
?、?形成的程序不完全一樣。⑵ 內(nèi)容的范圍不盡相同。⑶ 發(fā)布形式略有不同。
13 指示有什么特點？
答：⑴ 針對性 ⑵ 原則性。
14 指示的正文應當怎樣寫？
答：指示的正文一般由指示根據(jù)、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。指示根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實根據(jù)等等，這部分文字要精煉扼要，要突出主要根據(jù)。指示事項和執(zhí)行要求是指示的主要部分，這兩個部分要寫得具體明白，使下級能正確領會、方便執(zhí)行。
15 意見有幾種類型？
答：⑴ 直接指導型 ⑵ 批轉執(zhí)行型
16 意見寫作要注意什么？
答：意見的寫作，總的說來和“指示”差不多，既要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條例清晰，等等。下面再強調(diào)兩點：
?、?意見的標題，一般也是發(fā)文單位加事由加文種，但如經(jīng)上級機構批轉或轉發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面。
⑵ 意見的正文，一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現(xiàn)實根據(jù)。第六章 機關法定公文的寫作 （中）
1 公告與通告有什么共同點和不同點？
答：公告、通告是性質相近而有一定差別的文種，它們在三個方面有大同小異的特點：
?、?公布的公開性：公告和通告的內(nèi)容都是公開的，公布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發(fā)布的范圍不盡相同，一般而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。
?、?事項的重要性：公告和通告是代表政府或一定的機構發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內(nèi)，也是重要的事情。
⑶ 操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會批準，一般機關團體，不能隨意發(fā)布公告。發(fā)布通告的機構也要注意自己的權限范圍，不能超越權限辦事。不代表法定機構的團體或個人，不能隨意發(fā)布通告。
2 公告與通告有幾種類型？
答：⑴ 涉及法定事項的公告、通告：在憲法、法律、法規(guī)賦予的權力范圍內(nèi)，有關機構可以發(fā)布公告、通知，規(guī)定一些事項，有關人員必須遵守。
?、?知照性公告、通告：這類公告、通告發(fā)布的目的，只是讓群眾或者有關人員知道，并不需要大家去遵守或者執(zhí)行。
3 寫作公告與通告要注意什么？
答：⑴ 符合權限，一事一告。公告、通告寫作前一定要明確是否有必要使用這一文種，發(fā)布該文種是否在自己的權力范圍之內(nèi)。
?、?內(nèi)容明確，語氣莊重。公告、通告是公開宣布較重要的事情，要有關人員知道或遵守，所以內(nèi)容一定要十分明確，以免執(zhí)法時出現(xiàn)差錯。
?、?注意格式。公告、通告的標題有四種形式：發(fā)文單位加事由加文種，發(fā)文單位加文種，事由加文種，只有文種名稱。
4 公報有什么特點？它與公告有何區(qū)別？
答：公報是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，都具有內(nèi)容的公開性和重要性，發(fā)布機關的權威性。兩者的區(qū)別，從發(fā)布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告。從內(nèi)容來說，宣布單獨事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。
5 公報有幾種類型？
答：常用的公報有會議公報、統(tǒng)計公報、外交公報三種類型。
會議公報：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。
統(tǒng)計公報：發(fā)布國民經(jīng)濟和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計數(shù)字。
外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方的觀點及取得的共識。
6 發(fā)布統(tǒng)計公報要注意什么問題？
答：統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家制定的機構發(fā)布，任何機構不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計數(shù)字。統(tǒng)計公報已發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學、準確。涉及國家機密的統(tǒng)計數(shù)字，不得在公報中公布。統(tǒng)計公報一般分項分點或結合表格形式發(fā)布。
7 通知有幾種類型？
答：⑴ 發(fā)布性通知 ⑵ 批轉性通知 ⑶ 轉發(fā)性通知 ⑷ 指示性通知 ⑸ 任免性通知 ⑹ 事務性通知
8 批轉和轉發(fā)性通知應怎樣寫？
答：批轉性、轉發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉、轉發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行了。多數(shù)情況下發(fā)文單位還要對原文件發(fā)表點意見，最好是另起一段寫，內(nèi)容一般是對原文件的評價、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。
9 指示性通知應怎樣寫？
答：指示性通知寫法相對比較復雜。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三個方面講清楚。指示性通知正文的構架大體如此：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當于小結，對受文單位提出總的要求和希望。
10 通報有何特點？可分幾種類型？
答：通報的特點：⑴ 周知性：即在發(fā)文范圍內(nèi)讓所有人都知道所通報的情況。
?、?指導性：同胞的目的不僅僅是要讓群眾知道發(fā)生了什么事情，更重要的是要群眾認清事情的性質，提高思想認識。
通報的類型：表彰先進型 批評錯誤型 傳達事項型
11 表彰先進的通報應當怎樣寫？
答：表彰先進的通報，一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習這樣四個步驟寫。介紹先進事跡要簡明扼要，突出最主要、最感人的部分。宣布表彰決定，只要說明給予怎樣的獎勵就行了。分析先進思想是寫作的難點，要避免一般化，要結合當時的形勢，著重分析先進人物的先進思想。如何向先進學習，要結合形式、切合實際，不可太空泛。
12 批評錯誤的通報應當怎樣寫？
答：批評錯誤的通報，應把批評根據(jù)、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。
⑴ 批評根據(jù)是說明，為什么要對這種錯誤作出處分并公開批評，要把有關政策、規(guī)定交待清楚，使被批評者和群眾都認識到批評是嚴肅的、有理由的。
?、?錯誤事實要說得準確、扼要，不要糾纏具體細節(jié)。
⑶ 對錯誤性質的分析，要著重分析錯誤帶來或可能帶來的惡劣后果。
?、?善后辦法是指明被批評者和其他部門及群眾，應如何吸取教訓，改進工作，避免類似錯誤的發(fā)生。
這五個部分，除善后辦法應放在最后外，其余四個部分孰先孰后、孰詳孰略，可根據(jù)實際需要決定。
第七章 機關法定公文的寫作 （下）
1 報告有什么特點？
答：⑴ 重陳述。報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應當是報告的主要內(nèi)容。
?、?有主見。匯報工作不能只擺事實而沒有匯報者的觀點，匯報者在報告中，應當對所報告的事實，提出自己的看法。
2 報告寫作要注意什么問題？
答：⑴ 陳述事實要清楚扼要。以匯報工作情況為主的報告，應突出重點，把主要事實講清楚。
?、?表達觀點要精煉清晰。報告中需要表達報告者觀點的地方也不少，匯報工作需要有自我評價，對今后工作提意見或建議，更是以闡述觀點為主。
?、?語言要簡潔樸實。報告是向上級匯報工作，因而一定要實事求是，不可夸大或縮小事實，不可報喜不報憂，不可過分強調(diào)困難。
3 請示有什么特點？
答：⑴ 超前性：請示必須在辦事之前。
?、?說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。
?、?單一性：請示必須堅持“一文一事”，不能在一份公文中同時請示兩件以上的事情。
4 請示可分幾種類型？
答：⑴ 請求批準型 ⑵ 請求幫助型 ⑶ 請求批轉型
5 請示寫作要注意什么問題？
答：⑴ 要遵守行文規(guī)則。 ⑵ 理由要充分，要求要合理。 ⑶ 格式要正確，語言要得體。
6 請示和報告有何區(qū)別？
答：報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。請示是下級機關向上級機關請示或批準的報請性公文。報告重陳述并要有主見，請示則具有超前性、說明性和單一性的特點。
7 批復有什么特點？
答：⑴ 針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。
?、?指導性：批復針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復。
8 批復可分幾種類型？
答：⑴ 表態(tài)性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。
?、?指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。
9 請示寫作要注意什么問題？
答：⑴ 要先回應后批復。 ⑵ 態(tài)度要鮮明，措辭要明確。 ⑶ 要及時批復。
10 函有什么特點？
答：⑴ 形式靈活，適應性強。 ⑵ 務實性強。
11 函可分幾類？
答：⑴ 商洽函 ⑵ 問復函 ⑶ 請準函 ⑷ 知照函
12 函的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 一事一函，直陳其事。 ⑵ 語言要平時、親切、自然。
13 會議紀要有什么特點？
答：⑴ 紀要性 ⑵ 約束性 ⑶ 知照性
14 會議紀要有幾種類型？
答：⑴ 決議性會議紀要 ⑵ 協(xié)議性會議紀要 ⑶ 研討性會議紀要
15 會議紀要的正文應當怎樣寫？
答：會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結束語三個部分。
⑴ 會議概況介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。
?、?會議內(nèi)容是正文的主要部分，介紹會議討論和決定的主要事項。
?、?結束語是真?zhèn)€正文部分的小結，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。
16 條例可分幾種類型？
答：⑴ 黨的中央機關制定的條例 ⑵ 國家行政機關制定的條例 ⑶ 地方權力機關制定的條例
17 規(guī)定可分幾幾種類型？
答：⑴ 黨內(nèi)規(guī)定 ⑵ 法規(guī)性規(guī)定 ⑶ 一般性規(guī)定
18 條例和規(guī)定的寫作要注意什么？
答：條例和規(guī)定都是規(guī)范性文種，關于規(guī)范性文件的寫作，可綜合以下四點：
?、?草擬條例和規(guī)定要遵循下列原則：堅持四項基本原則，為改革、開放、搞活和社會主義現(xiàn)代化建設服務；符合憲法和法律，符合黨和國家的路線、方針、政策；從實際出發(fā)，實事求是；貫徹民主集中制，充分發(fā)揚民主。
⑵ 起草條例和規(guī)定，應當對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理。
⑶ 條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。
?、?語言要準確、嚴密。
第八章 機關其他常用文書的寫作 （上）
1 什么是規(guī)章類文書？它主要包括哪些文種？
答：規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機構。
規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實施細則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種。
2 規(guī)章類文書有什么特點？
答：規(guī)章類文書都具有內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性三大特點。
3 實施細則的寫作要注意什么？
答：實施細則就是實施法律、法規(guī)的細小規(guī)則。
?、?實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”，但其第一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。
?、?法律法規(guī)必須概括，實施細則必須具體，便于操作。實施細則的內(nèi)容，必須和法律、法規(guī)的有關條款相對應。
4 守則的寫作要注意什么？
答：守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。
守則因為需要有關人員都遵守，涉及的人比較多，因此必須簡短、精煉、易記。其寫法多半是把內(nèi)容概括為幾條，甚至是朗朗上口的若干短句或詞組，以便群眾容易掌握。
守則的寫法和條例、辦法、章程等規(guī)章文書有明顯的不同，簡潔易記是它的最大特點。
5 什么是計劃類文書？它主要包括那些文種？
答：計劃類文書是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。
計劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計劃、安排等文種。
6 計劃類文書有什么作用？
答：計劃類文書之所以被普遍使用，因為它在下情上達、上情下達、統(tǒng)一自身步調(diào)三個方面都有作用。
7 計劃類文書有什么特點？
答：⑴ 目標的前瞻性：任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標，這目標不是任意確定的，它必須服從更長遠的奮斗目標。
⑵ 操作的預想性：工作計劃必須有實現(xiàn)目標的步驟和措施。
8 計劃類文書的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 分析情況要認真細致 ⑵ 確定目標要實事求是
⑶ 措施步驟要切實可行 ⑷ 條目要分明，語言要簡潔
9 總結有什么作用和特點？
答：總結的主要作用是下情上達和提高自身。
總結的主要特點有二：
?、?回顧性：總結的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。
⑵ 經(jīng)驗性：總結的目的不僅僅在回顧已經(jīng)做過的工作，還在于把感性的認識上升到理性高度，從具體工作中引出經(jīng)驗教訓，以便為以后的工作提供借鑒。
10 總結的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 回顧工作情況要實事求是。 ⑵ 總結經(jīng)驗教訓要著眼未來。
⑶ 綱目要清晰，文風要平實。
11 調(diào)查報告有什么作用、特點和類型？
答：調(diào)查報告的作用，主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。
調(diào)查報告的特點：⑴ 針對性強 ⑵ 紀實性強
調(diào)查報告的類型：⑴ 新聞性調(diào)查報告 ⑵ 政務性調(diào)查報告 ⑶ 個案性調(diào)查報告
12 調(diào)查報告的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提。
⑵ 圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報告的主要任務。
⑶ 調(diào)查報告的格式：調(diào)查報告的標題有公式標題和新聞標題兩種形式；調(diào)查報告的正文一般分為前言、主體、結尾三個部分。
第九章 機關其他常用文書的寫作（下）
1 什么是講話類文書？它有哪些主要種類？
答：講話類文書就是人們在各種特定的場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱。
講話類文書的類型：⑴ 講話稿 ⑵ 開幕詞、閉幕詞 ⑶ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞
2 講話類文稿的特點是什么？
答：講話類文稿的特點是：⑴ 口頭性 ⑵ 直接性 ⑶ 針對性 ⑷ 情感性
3 簡述講話類文稿的寫作要求。
答：⑴ 主體要鮮明、集中 ⑵ 材料要真實、新穎 ⑶ 布局要清晰、緊湊 ⑷ 語言要明白、生動
4 什么是記錄類文書？它有哪些主要種類？
答：記錄類文書是指如實記錄有關內(nèi)容而形成的公務文書。一般包括會議記錄、會議紀要、電話記錄、接待記錄和大事記等。
5 記錄類文書的特點是什么？
答：記錄類文書的特點是：⑴ 內(nèi)容的紀實性 ⑵ 材料的直接性 ⑶ 語言的實錄性
6 什么是簡報類文書？它的主要作用是什么？
答：簡報，就是簡明扼要的書面報告。
簡報類文書是用于匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體，是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應用文書之一。
7 常見的簡報類文書有哪些名稱？
答：簡報類文書只是一種統(tǒng)稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報”、“動態(tài)”、“信息”、“工作通訊”、“情報通訊”、“情況反映”、“內(nèi)部參考”、“摘報”等。
8 簡報類文書的主要特點是什么？
答：⑴ 簡 就是說簡報在文字上要簡明扼要。
?、?快 就是說編發(fā)簡報要迅速及時。
?、?新 就是說立意要新、內(nèi)容要新。
9 什么是建議類文書？它有哪些主要種類？
答：建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。
建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。
10 建議類文書的主要特點是什么？
答：⑴ 建議性。建議類文書應對工作提出合理化建議，以利于改進工作，推動事業(yè)發(fā)展。
?、?說理性。建議類文書是針對現(xiàn)實中存在的某些問題提出的建設性、批判性的構想，要寫明提出該問題的依據(jù)，充分說明理由，富于說理性。
?、?委婉性。建議類文書不僅要其能曉之以理，還要求能動之以情，這就要求建議者的語氣委婉平和，切中要害、切勿使用要挾性語言，以免適得其反。
11 簡述提案及建議的寫作格式與要求。
答：㈠ 提案的寫作格式及寫作要求：
提案的寫作一般包括：標題、案由、提案人、理由、辦法、日期。
提案的寫作要求：
?、?熟悉同提案的有關情況。 ⑵ 注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。
?、?建議的寫作格式：建議的篇章結構，是由標題、稱謂、正文和落款組成。
建議的寫作要求：
?、?把握分寸要適度 ⑵ 所列內(nèi)容要具體 ⑶ 表述語言要精煉
第十章 公文處理工作
1 簡述公文處理工作的概念及其理解。
答：對公文處理工作的概念，從廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
公文處理工作這一廣義的概念，可以從以下幾個方面來理解：
?、?從發(fā)文階段來說，從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討論修改、審核把關與領導簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。
?、?從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、擬辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。
⑶ 從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的平時管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。
?、?從公文的整理歸檔階段來說，公文的處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步管理編目，進行歸檔保存。
狹義的公文處理工作的概念，主要是指機關內(nèi)文書工作人員所承擔的公文的收發(fā)、登記、催辦、管理與保管等方面的具體工作。
2 公文處理工作的特點是什么？
答：⑴ 政治性 ⑵ 時限性 ⑶ 機要性 ⑷ 規(guī)范性
3 公文處理工作對機關工作所起的作用表現(xiàn)在哪些方面？
答：⑴ 助手作用。在機關內(nèi)部，公文處理工作是機關領導和業(yè)務工作者不可或缺的助手。
?、?紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
?、?查考作用。公文在處理完畢之后，需整理歸檔。
4 簡述機關公文處理工作的基本任務及主要內(nèi)容。
答：機關公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關的文書工作，及時準確地處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。
機關公文處理工作這一基本任務的主要內(nèi)容包括：
?、?文件的收發(fā)、登記和分送。
⑵ 文件的擬辦、批辦、承辦和承辦。
⑶ 文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印。
⑷ 會議、匯報、電話的紀錄和整理。
⑸ 文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作。
?、?歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作。
?、?處理群眾來信。
?、?為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。
5 公文處理工作的組織包括哪些方面？
答：包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。
6 怎樣設置機關公文處理工作的組織機構？
答：⑴ 對于一些較大的機關來說。由于他們的公文處理工作任務比較繁重，而且某一些環(huán)節(jié)又具有專門的業(yè)務技能，所以可以考慮設立專門的機構，歸機關的辦公廳領導。
?、?對一些較小的機關，或者基層單位來說。由于他們在工作活動中形成的文件數(shù)量比較少，就沒有必要設立專門的公文處理工作的機構。
?、?對一些企業(yè)單位來說。一般的大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設文書科或秘書科等公文處理的工作機構，來進行日常的企業(yè)公文處理工作；而小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設專、兼職的文書工作人員就行了。
7 怎樣認識機關公文處理工作的領導、指導關系？
答：⑴ 從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
?、?從一個機關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導。
⑶ 從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）負有責任對其所屬的機關、單位的處理工作進行業(yè)務指導。
?、?從機關主要業(yè)務職能部門來說，機關的業(yè)務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。
?、?對機關檔案部門來說，機關檔案部門所開展的檔案業(yè)務工作和公務處理工作具有密切的關系，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。
8 簡述機關公文處理工作組織形式的類型及其選擇。
答：公文處理工作組織形式的類型：集中形式、分工形式。
公文處理工作組織形式的選擇：
?、?機關的工作性質、任務和職權范圍。
?、?機關內(nèi)部組織機構設置的層次、數(shù)量。
?、?機關收發(fā)文件數(shù)量的多少。
?、?機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。
?、?機關工作人員的數(shù)目和機關文書工作人員的配備，等等。
9 機關公文處理工作的基本原則是什么？
答：機關公文處理工作的基本原則是：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事求是，按照行文機關要求和公文處理規(guī)定進行的原則。
10 公文處理工作的具體要求有哪些？分別說明這些要求的重要性。
答：公文處理工作的具體要求概括為：準確周密，確保質量；及時迅速，注重時效；保守機密，安全可靠；集中統(tǒng)一，加強管理；實事求是，遵規(guī)守紀；精簡文件，提高效率。
?、?公文處理必須準確、周密，確保質量。準確、周密是對機關公文處理工作提出的質量上的要求，包含了公文處理工作在政治上、文字上、運轉處理上的全面質量要求。
?、?公文處理必須及時、迅速，注重時效。任何一項工作，都必須注重時效，提高效率。
?、?公文處理必須做到安全可靠，確保機密。公文在運轉處理的過程中，必須注意安全，所謂安全，就是維護好文件，使文件不受損壞，延長壽命。
⑷ 公文處理工作必須加強集中統(tǒng)一管理。黨和國家機關的公務文書，是在機關工作中具有強烈的政治性、機密性和現(xiàn)實效用性的重要辦事工具。
?、?公文處理工作必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行。公務處理堅持實事求是，按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行的原則體現(xiàn)在公文呢處理的每一個階段和每一個環(huán)節(jié)中。
?、?精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。官僚主義是機關的領導作風問題，而文牘主義是同官僚主義有著密切關系的，它們都是妨礙全黨、全國人民進行有效的四化建設的極大障礙。
第十一章 公文辦理程序
1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？
答：公文處理程序就是指公文在機關內(nèi)部從形成到運轉處理所必須經(jīng)歷的一系列環(huán)節(jié)。
收文辦理程序主要有：
?、?簽收、拆封與登記 ⑵ 分發(fā)與傳閱 ⑶ 擬辦、批辦與承辦 ⑷ 催辦、查辦與注辦
2 機關收文的主要來源有哪些？簽收公文要注意哪些問題？
答：機關的收文主要有三個來源：⑴ 機要交通送來的機要件 ⑵ 郵局送來的掛號函件和電報 ⑶ 外機關和部門直接送來的文件材料
簽收公文要做到“四查清”：
?、?查清信封或信筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收。
?、?查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致。
?、?查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因。
?、?查清文件登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。
3 收文登記的作用是什么？收文登記的范圍有哪些？
答：收文登記的作用是：
?、?便于管理和保護文件，防止積壓和丟失 ⑵ 便于檢查和檢索文件
?、?便于文件的統(tǒng)計和催辦工作 ⑷ 作為核對與交接文件的憑據(jù)
收文登記的范圍有：
?、?上級機關文件。包括指導性、參閱性和需要辦理的文件。
?、?下級機關文件。包括請示性、報告性文件。
?、?重要的帶有密級的刊物、資料。
?、?其他機關商洽問題和需要答復的文件。
?、?上級機關召開會議印發(fā)的會議文件材料。
4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優(yōu)點？
答：收文登記的形式，一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。
⑴ 簿冊式登記的優(yōu)點是容易保存，適宜按時間順序進行登記。
⑵ 聯(lián)單式登記的優(yōu)點是，可以減少重復登記的某些項目，簡化登記手續(xù)。
?、?卡片式登記的好處是能適應使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列。
5 簡述公文分發(fā)的原則與要求。
答：⑴ 對那些方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮型文件，或重大問題的請示、報告之類的文件，以及文書人員還不能判定應由哪個部門承辦的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導。
⑵ 對那些屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍直接分送給有關部門或承辦人。
?、?對來文機關答復本機關詢問的文件，要按本機關原發(fā)文的承辦部門或主管人分送。
?、?在文件件數(shù)少、閱辦閱知部門多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送。
?、?公文的分發(fā)要建立登記交接制度，以便及時收回，防止文件散失。
6 公文的傳閱應當注意哪些問題？
答：⑴ 傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業(yè)務部門傳閱，然后送其他有關需要閱知的對象。
?、?傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。
?、?在傳閱過程中傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領導批示時，要按批示意見進行處理。
?、?每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。
7 為什么說擬辦是收文處理的一個重要環(huán)節(jié)？怎樣做好公文擬辦工作？
答：擬辦是收文處理的一個重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實現(xiàn)“四個轉變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。
做好擬辦工作，要求做到以下幾點：
?、?擬辦之前，要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，弄清來文的北京，查明問題的癥結所在，以便有針對性地提出切實可行的擬辦意見。
?、?要清楚地掌握有關政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。
?、?要熟悉業(yè)務。要及時了解和掌握本機關及機關各部門的職責范圍及業(yè)務變化情況。
?、?擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
?、?擬辦意見不是具體的承辦計劃和方案，文字要簡明扼要，除講明簡單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見之下，要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。
8 簡述公文批辦的作用及主要內(nèi)容。
答：批辦的作用就在于使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神，工作發(fā)展情況和其他有關信息；并便于加強對公文處理工作的領導，向承辦人及時交待意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責任不清，形成觀望等待而拖延時間等。
批辦的主要內(nèi)容：
?、?提出處理該份文件所述問題的原則和方法。
?、?提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人、規(guī)定承辦的時限。
?、?凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。
?、?各項批辦意見，均應鄭重地填寫《公文處理單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名和批辦日期。
9 為什么說承辦是公文處理工作的一個重要環(huán)節(jié)？承辦公文要注意哪些問題？
答：承辦在公文處理工作中是一個關鍵性環(huán)節(jié)。任何一份公文都是為了解決一定的問題而形成的。問題如何解決，公文辦理是否及時，就在承辦這個關鍵環(huán)節(jié)上，它直接關系到發(fā)文的質量和機關公文處理工作的效率。
承辦部門或承辦人員在處理來文過程中要注意以下幾點：
?、?對有領導具體批示意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖及時辦理，不得延誤推諉。
?、?對沒有領導簽署批辦意見的公文，即一般性公文，應根據(jù)有關的文件精神、有關規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。
?、?對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文草稿請有關部門或單位會上，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。
?、?來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人員要查找或調(diào)閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。
10 怎樣做好公文的催辦與查辦工作？試比較公文催辦與查辦工作的區(qū)別。
答：催辦工作應注意做到以下幾點：
?、?要明確催辦范圍 ⑵ 要將催辦落實 ⑶ 要建立和加強公文催辦工作的組織機構
查辦工作其任務是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：
?、?黨政領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況。
?、?各種會議的決辦事項。
?、?文件、電報的擬辦、批復事項。
?、?對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示。
?、?領導指示或交辦的事項。
從機關文書部門的工作來說，查辦和催辦都是對公文的承辦情況進行監(jiān)督檢查或催詢，其區(qū)別在于：
?、?承辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行監(jiān)督檢查，查辦的事項要經(jīng)領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文，文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。
?、?查辦的問題要進行查辦立項，即通過文字表達形式對所要進行查辦的事項登記上賬，提出明確的質與量的規(guī)定和應達到的目標要求，經(jīng)領導審定后實施，對查辦的結果要寫出匯報材料及時反饋，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。
11 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？
答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費多少時間。機關工作人員要具有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，自己經(jīng)辦的事應該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務的完成，也有利于他人和有關工作的順利進行。
注辦一般包括以下內(nèi)容：
?、?一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。
?、?需要辦理復文的文件，辦完后要注明“已復文”，并注上復文的日期和文號。
?、?用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。
?、?不需復文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。
12 公文在起草過程中應當注意哪些具體問題？
答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關規(guī)定。
?、?擬寫的文稿要達到如下的要求：情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規(guī)范，書寫要工整，標點要準確，篇幅力求簡短。
?、?文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準確，日期應寫具體的年、月、日。
?、?在文件擬稿中，如要引用某份公文，應當先引標題，后引發(fā)文字號。
⑸ 在文件擬稿中，涉及計量單位時，必須使用國家法定的標準計量單位。
?、?擬寫文稿，在使用簡短時應先用全稱，并加以注明。
⑺ 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
13 公文審核的重點是什么？簡述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容。
答：公文審核的重點是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關規(guī)定。
公文審核中“六查”的主要內(nèi)容：
⑴ 查是否需要行文，以什么名義行文。
?、?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級的有關規(guī)定是否一致，與平行機關和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。
?、?查要求和措施是否明確具體，切實可行。
?、?查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。
?、?查文字表述是否準確、簡煉、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。
?、?查公文格式是否符合規(guī)定。
14 為什么說簽發(fā)是公文形成的關鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應當注意哪些問題？
答：公文的簽發(fā)是指機關領導人對文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機關領導人行使職權的一個重要表現(xiàn)，是一件及其嚴肅的事情，必須注意以下幾個問題：
?、?機關領導在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權范圍內(nèi)的有關公文才有權簽發(fā)，不可越級簽發(fā)。
⑵ 以機關內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)。
?、?簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應付完全責任。
⑷ 文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)人應在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。
⑸ 幾個機關或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關廉署機關或部門的領導人會簽。
15 簡述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求。
答：⑴ 文稿是否按規(guī)定程序報請有關領導人審批，審批手續(xù)是否完備。
?、?文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否準確、恰當，標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
?、?編排發(fā)文字號。
?、?對需要標明密級、緊急程度的公文進行標注。
⑸ 確定分送單位和印制份數(shù)。
16 繕印與校對公文有哪些要求？
答：繕印公文要注意以下幾個問題：
?、?繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及換掉層次、段落。
⑵ 繕印公文要做到：文字準確無誤，設計美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。
?、?繕印公文不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象。
?、?繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。
?、?公文的繕印要建立登記制度。
校對公文必須注意以下幾點：
?、?公文的校對必須以原稿為準。
⑵ 校對的方法原則上應當實行雙人對制，特別重要的文件，還應堅持“兩校兩讀”。
?、?校對中發(fā)現(xiàn)的錯字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對符號標明，在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原錯字處加字或減字。
?、?校對完畢后，應對文件的格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復查，查對無誤后，校對人在校樣上簽字，然后付印。
17 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問題？
答：公文用印要注意以下幾個問題：
?、?公文用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。
?、?公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。
?、?兩個以上的機關或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機關部門都要加蓋印章。
?、?公文用印一定要與制發(fā)公文的機關、部門或者單位相一致。
?、?公文用印要核實份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。
發(fā)文登記一般采用簿冊式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機關采用這種方式。
?、?內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿。
封發(fā)文件應注意以下幾點：
?、?文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進行分裝。
⑵ 收文機關的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確。
⑶ 發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。
?、?文件裝封后，應及時發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞。
?、?會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強對會議文件的管理。
第十二章 公文的整理與歸檔
1 什么是歸檔文件整理工作？
答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”
2 簡述歸檔文件整理工作的意義。
答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用。
⑵ 歸檔文件整理可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管。
?、?歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。
3 什么是文書部門整理（立卷）制度？
答：文書部門立卷制度，是指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。具體地說，是指由機關的文書部門或者業(yè)務部門的專職或兼職的文書工作人員負責進行行文文件材料的整理（立卷）工作。
4 簡述實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。
答：⑴ 由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質量和整理（立卷）工作的效率。
?、?由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
⑶ 由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料。
?、?由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質量，可以促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。
5 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？
答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。
⑵ 對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。
?、?確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。
?、?還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務的熟悉程度等因素。
6 簡述公文整理（立卷）的范圍。
答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機關工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。
7 簡述公文整理（立卷）的分工。
答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關或部門之間在整理（立卷）時發(fā)生不必要的重復或遺漏。
8 怎樣理解“歸檔文件”的含義？
答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。這一含義可以從以下方面來理解：
?、?指出了歸檔文件的來源和范圍。
?、?應于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。
?、?應于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
9 簡述歸檔文件的整理單位“件”的含義。
答：把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續(xù)程序的工作。
10 掌握公文整理（立卷）范圍應抓住哪些主要條件？
答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機關工作活動和具有考察利用價值這兩個主要條件。
11 歸檔文件整理的基本原則是什么？
答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
12 簡述歸檔文件整理的質量要求。
答：⑴ 歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修理，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。
?、?整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
13 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？
答：⑴ 取消案卷，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。
?、?界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”。
⑶ 分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。
?、?裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可。
?、?文件排列方法強調(diào)事由排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。
⑹ 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目。
⑺ 取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。
⑻ 無需編頁號，目錄改設“頁數(shù)”項。
?、?歸檔文件直接裝盒保管。
?、?無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。
⑾ 檔案盒的項目設置有了較大變化。
14 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應作好哪些方面的工作？
答：⑴ 更新觀念，增強改革意見。 ⑵ 提高人員素質。
?、?加強硬件建設，即加大對現(xiàn)代化基礎設施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接。
15 簡述歸檔文件整理的工作步驟。
答：歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。
16 歸檔文件以“件”為單位裝訂時，件內(nèi)文件怎樣排列？
答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
17 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？
答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。
歸檔文件的分類方法：
?、?按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機構（問題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結合運用
18 簡述歸檔文件的排列方法。
答：歸檔文件按事由結合時間，重要程度排列的具體方法有：
⑴ 對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時間的先后排列或者按文件的重要程度排列。
⑵ 對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時間的先后排列和按事由的重要程度排列。
⑶ 對具有保存價值，但因故沒有及時歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應類別歸檔文件的最后或與相關的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說明。
19 什么是歸檔文件編號？編號的作用是什么？
答：歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。
編號的作用是：通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。
20 簡述歸檔文件目錄的主要項目及填寫要求。
答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構成。
歸檔文件目錄的具體填寫要求是：
?、?件號：填寫室編件號。
⑵ 責任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機構名稱。責任者一般應按文件照錄。
?、?文號：是指文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。文號一般由機關代字、年份和序號三個部分組成。
?、?題名：指文件的標題。文件標題是歸檔文件內(nèi)容的起點，一般應照實抄錄，不得省略或變更。
?、?日期：指文件形成的時間，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。
?、?頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。
?、?備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
21 檔案盒的作用是什么？歸檔文件裝盒有哪些具體要求？
答：檔案盒的作用是存放和保存歸檔文件，它不具備檔案保管單位的作用。
歸檔文件裝盒時，應按照分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中，其具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。裝盒時應視文件的多少選擇檔案盒的厚度。
22 什么是歸檔？簡述歸檔制度的主要內(nèi)容。
答：機關文書部門或業(yè)務部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。
歸檔制度的主要內(nèi)容是：
?、?歸檔范圍：凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務部門整理、立卷后，應定期向檔案部門歸檔。
?、?歸檔時限：機關文書部門或業(yè)務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。
?、?歸檔要求：㈠ 應歸檔的文件材料齊全、完整。
?、?文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。
?、?歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。
