一、秘書和秘書工作概述
（一）秘書的概念、內(nèi)涵、特征
1、秘書：掌管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。
2、秘書職務(wù)：如秘書長、辦公室主任、科級秘書等。
3、特征：“三服務(wù)”即為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為人民群眾服務(wù)。
（二）秘書工作任務(wù)、作用、特點(diǎn)和層次劃分
1、秘書工作任務(wù)
（1）總體來說：秘書工作具有辦公、辦會、辦事和參謀的職能
（2）各地各單位實(shí)際情況不同，秘書工作的具體任務(wù)不同
（3）秘書工作共同性工作任務(wù)是：
輔助決策；調(diào)查研究；信息工作；文書處理和撰制；會務(wù)工作；信訪工作；文書立卷和檔案管理；電子政務(wù)；查辦工作；印信證章的管理；值班和接待工作；機(jī)關(guān)內(nèi)部的管理工作；機(jī)要交通與通訊；保密工作；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
2、秘書工作的作用
（1）樞紐作用。
（2）助手作用。
（3）參謀作用。
（4）信息、耳目作用。
（5）協(xié)調(diào)作用。
（6）門面、窗口作用。
3、秘書工作特點(diǎn)
（1）政治性和政策性。
（2）輔助性和服務(wù)性。
（3）組織性和綜合性。
（4）保密性和機(jī)要性。
4、秘書層次劃分
（1）行政事務(wù)性的秘書工作。
（2）文字性的秘書工作。
（3）議政謀政的秘書工作。
（三）辦公室工作
1、概念：協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人辦公和組織機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)構(gòu)或班子。一般來說辦公室是一個(gè)辦事機(jī)構(gòu)和秘書班子。從某種意義上說，辦公室工作就是秘書工作。辦公室主任，實(shí)際上就是一位秘書和秘書工作的負(fù)責(zé)人。
2、職能：（1）辦文、辦會、辦事。
（2）參謀助手，檢查督促，綜合協(xié)調(diào)，后勤保證。
3、要求：高效、保密、實(shí)事求是，團(tuán)結(jié)同志。
（四）秘書工作人員素養(yǎng)
1、才干素養(yǎng)
（1）精明的辦事本領(lǐng)。知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快。
（2）較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。起草文件，綜合情況，會議記錄，潤飾稿件等。
（3）特殊技能。電腦打字、攝影、速記、書法、編輯、駕駛等。
2、智能素養(yǎng)
（1）知識積累；
（2）思維訓(xùn)練；
（3）臨機(jī)智力訓(xùn)練；
（4）記憶訓(xùn)練；
（5）反思（反?。┯?xùn)練。
3、心理素養(yǎng)
（1）樂觀與沉默；
（2）培植自信心；
（3）鼓勵(lì)競爭精神，防止嫉妒心理；
4、職業(yè)道德
（1）為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神；
（2）遵守紀(jì)律的自覺性；
（3）謙和平等的人際關(guān)系。
二、公文寫作
（一）公文的定義
公文是國家機(jī)關(guān)及其它社會組織在行政職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。
（二）公文的特點(diǎn)
1、法定性；
2、針對性；
3、政策性；
4、效用性；
5、時(shí)限性；
6、規(guī)范性。
（三）公文的作用
1、頒布法規(guī)，傳達(dá)批示；
2、反映情況，請示工作；
3、聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；
4、催辦工作；
5、宣傳教育；
6、依據(jù)憑證；
7、交流信息。
（四）公文的分類
1、按照使用范圍的不同，將公文分為：
（1）通用公文：廣義上的公文，發(fā)文主體、規(guī)則、格式等皆循通例。
（2）專用公文：專門機(jī)關(guān)使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計(jì)局的審計(jì)報(bào)告。
2、按照來源的不同，將公文分為：
（1）對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機(jī)關(guān)（或部門）擬制向外單
位發(fā)出的文件。
（2）收來文件：簡稱收文。是指由外機(jī)產(chǎn)擬制的作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)（或部門）來的文件。
（3）內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。
3、按照行文關(guān)系和行文方向的不同，將公文分為：
（1）上行文：是指下級機(jī)關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。
（2）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)干部對所屬的下級機(jī)關(guān)的一種行文。
（3）平行文：是指同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。
4、按照秘密程度的不同，將公文分為：
（1）秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。秘密文件還可細(xì)分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)級別的文件。
（2）普通文件：是相對于秘密文件而言的，從這個(gè)角度說，也可稱為非密文件。
5、按照辦理時(shí)限的不同，將公文分為：
（1）特急件：內(nèi)容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時(shí)間處理的文件。
（2）急件：內(nèi)容緊急，要求在規(guī)定時(shí)限或較短時(shí)間內(nèi)處理的文
件。
（3）平件：按照正常工作程序收發(fā)、處理的文件。
6、按照發(fā)文機(jī)關(guān)性質(zhì)的不同，將公文分為：
（1）官方文件：主要有法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。
（2）非官方文件：是指各社會組織、企事業(yè)單位制發(fā)的文件。
7、按照具體職能的不同，將公文分為：
（1）規(guī)范性文件：是指機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體制定的，要求其成員在活動、工作等方面嚴(yán)格遵守的行業(yè)規(guī)范。如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、制度等。
（2）指揮決策性文件：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。如：命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知等。
（3）報(bào)請商洽性文件：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請示問題時(shí)所使用的陳述性、請求性公文以及同級及沒有隸屬關(guān)系的單位為公務(wù)活動使用的公文。如報(bào)告中、請示、議案、函等。
（4）公告知照性文件：是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。如公告、通告、公報(bào)、通知、通報(bào)、會議紀(jì)要、備忘錄等。
（5）日常性公文：是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如：計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、電話記錄、大事記、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、值班日志等。
（五）公文的種類和特點(diǎn)
在2008年8月24日國務(wù)院辦公廳《國務(wù)行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，規(guī)范了13種公文名稱。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)范了14種公文名稱。它們分別是：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。
1、命令（令）
適用于依照有關(guān)法律公布行政規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
2、決定
適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
3、公告
適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
4、通告
適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
5、通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
6、通報(bào)
適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
7、議案
適用于各級人民政府或人民代表，向同級人民代表大會或其常委會提請審議事項(xiàng)。
8、報(bào)告
適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
9、請示
適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
10、批復(fù)
適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請求事項(xiàng)。
11、意見
適用于對重要問題提出見解和處理方法。
12、函
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
13、會議紀(jì)要（抄告單）
適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
（六）公文寫作
1、寫作公文的幾種類型
（1）為自己或本部門工作起草；
（2）為領(lǐng)導(dǎo)起草（受命代言）；
（3）為他人起草（代書）。
2、起草公文的入門條件
（1）熟悉情況；
（2）熟悉公文格式；
（3）熟悉寫作規(guī)范。
3、公文寫作的特點(diǎn)
（1）被動寫作，遵守性強(qiáng)；
（2）對象明確，針對性強(qiáng)；
（3）集思廣益，群體性強(qiáng)；
（4）決策之作，政策性強(qiáng)；
（5）緊迫之作，時(shí)限性強(qiáng)；
（6）講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。
4、公文寫作的步驟
（1）明確寫作公文的主旨（根據(jù)主旨選擇公文）；
（2）收集有關(guān)材料（寫作內(nèi)容）；
（3）完成總體構(gòu)思，擬出寫作提綱（謀體布局）；
（4）起草正文（導(dǎo)語、主體、結(jié)束語）；
（5）檢查修改（主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語言、格式）；
（6）形成送審稿
5、公文寫作的要求
（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；
（2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律；
（3）在文字表達(dá)上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法和邏輯；
（4）要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序；
（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）
（5）要注意細(xì)節(jié)。
三、公文處理
（一）公文處理
1、概念
（1）發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印文件材料等。
（2）發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。
2、程序
發(fā)文辦理程序由擬稿、會商、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與核對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。
3、具體要求
（1）擬稿必須注重行文規(guī)則；
（2）會商就是涉及其他部門管理職權(quán)時(shí)商洽取得一致意見，如協(xié)商不成，則呈報(bào)上級組織調(diào)處。
（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)部門已有的規(guī)定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；四查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；五
查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；六查公文格工是否符合規(guī)定。
（4）簽發(fā)必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文；簽發(fā)后必須對文內(nèi)容和文字負(fù)完全責(zé)任；聯(lián)合發(fā)文必須會簽。
（5）注發(fā)必須對公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級、公文字號、主題詞、文件格式、發(fā)送方式、印刷份數(shù)、印發(fā)日期等詳注。
（6）復(fù)核必須審核審批簽發(fā)手續(xù)，公文體式，公文附件材料，行文關(guān)系。
（7）繕印是指對已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。
（8）核對一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對文稿進(jìn)行核對。核對方法：對核法、折核法、讀核法。
（9）用印、簽署。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。
（10）發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。
（11）分裝、發(fā)出。發(fā)送方式有印制發(fā)送、傳真發(fā)送、電報(bào)發(fā)送。
（12）對外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門催辦、會議催辦。
（六）公文格式
1、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，
PH值為7.5-9.5。
2、公文用紙幅面及版面尺寸
（1）公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差±1cm。
(2)公文頁邊及版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）
3、公文中圖文的顏色
行政機(jī)關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。
4、排版規(guī)格與印制裝訂要求
（1）排版規(guī)格
正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
（2）制版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
（3）印刷要求
雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
（4）裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裝切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。
5、公文中各要素標(biāo)規(guī)則
組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
（1）眉首
①公文份數(shù)序號；
②秘密等級和保密期限；
③緊急程度；
④發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，發(fā)號公文由發(fā)文機(jī)關(guān)加“文件”組成；命令（令）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令（令）”組成，會議紀(jì)要由會議名稱加“會議紀(jì)要”組成，其他公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm*15mm。
聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。
⑤發(fā)文字號
發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入序號不編虛位，不加“第”字。
發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
⑥簽發(fā)人
上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。
（2）主體
①公文標(biāo)題
公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，發(fā)號公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，其他公文不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。
②主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)指公文的主要管理機(jī)關(guān)。
標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；
最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后標(biāo)全角冒號。
標(biāo)識主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。
③公文正文
主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
④附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2號用3號仿宋體字標(biāo)識附件，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：
1、****”）；附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。
⑤成文時(shí)間
用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫成“0”。
⑥公文生效
公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況：
單一發(fā)文印章：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正，居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。
聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用
紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文這間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。
當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
⑦附注
公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時(shí)間下一行。
（3）版記
①主題詞
主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。
②抄送（抄報(bào)）
抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機(jī)關(guān)。
公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號分隔，回行時(shí)與冒號后
的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。
③印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間
位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)干部左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。
印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
④版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀。
⑤版記的位置
版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
6、頁碼
用4號半角體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。
7、公文中表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
（二）收文處理
1、概念：收文處理是指收到人證的輸過程，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。
2、具體要求：
（1）簽收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；二查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因；四查清文的登記數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。
拆封做到三個(gè)明確。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領(lǐng)導(dǎo)“親收”“親啟”的封件，由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機(jī)要文書或機(jī)要室拆封，妥善辦理。
（2）登記項(xiàng)目包括收件的流水順號、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文字號、密級、份數(shù)、分送部門、簽收、備注等。
登記的具體范圍包括：上級機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要輸?shù)奈募?；下級機(jī)關(guān)文件。包括請示、報(bào)告性文件；重要的帶有密級的刊物、資料；其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；上級極關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。
（3）審核主要是收到下級單位的上行文后進(jìn)行預(yù)審，合格公文進(jìn)入正式辦文，不合格公文可以退回。
（4）分發(fā)應(yīng)分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱知辦理。
（5）擬辦是對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參
考。上級來文，主要寫“請**領(lǐng)導(dǎo)閱示，批示”，“擬請**部門辦理”；下級來文或平行文，主要寫“擬請**部門閱處”；需要多個(gè)部門聯(lián)合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。擬辦應(yīng)在收文處理單上給出擬辦意見，并簽名，寫日期。
（6）批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有權(quán)人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：1、提出處理該份文件所述問題的原則和方法；2、提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限；3、凡是需要兩個(gè)單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行；4、需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對象等。
7、承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文?？傮w來說要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，抓好落實(shí)。
8、催辦就是要對那些必須輸答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。
9、注辦要注意以下四點(diǎn)：一是一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期；二是需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號；三是用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話者、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；四是不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。
（三）公文立卷歸檔工作
1、公文立卷
（1）公文立卷是指機(jī)關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。
（2）公文立卷的主體
可以是綜合部門（辦公室），也可以是會計(jì)、保衛(wèi)、人事、科技等專門部門。小機(jī)關(guān)一般由辦公室或秘書科集中立卷。
（3）公文立卷的范圍
反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件是立卷的重點(diǎn)。公文立卷文件材料范圍包括：上級機(jī)關(guān)的文件材料；本機(jī)關(guān)的文件材料；同級機(jī)關(guān)非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)的文件材料。
（4）公文立卷的方法
1、文件集中；
2、文件歸類；
3、編制立卷類目（類名和條款）
（5）卷內(nèi)文件的整理和編目
1、按照一定標(biāo)準(zhǔn)對卷內(nèi)文件進(jìn)行排列；
2、對卷內(nèi)文件編制頁號和件號；
3、填寫卷內(nèi)文件目錄。
主要項(xiàng)目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。
4、填寫卷內(nèi)備考表
備考表置于案卷末尾，項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。
5、擬寫案卷標(biāo)題；
6、填寫案卷封皮；
案卷封皮項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。
7、排列案卷；
8、編寫案卷號；
9、編制案卷目錄。
2、案卷歸檔
（1）歸檔制度
1）歸檔范圍
有價(jià)值即歸檔。
2）歸檔時(shí)間
機(jī)關(guān)文部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。
3）歸檔要求。一是應(yīng)歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷；四是案卷標(biāo)題簡
明確切，封面清楚、目錄完整。
（2）文件的保管期限
1）列為永久保存。是指那些反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。
2）列為長期保存。是指那些反映本機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料。期限為16-50年左右。
3）列為短期保存。是指那些只在較短時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料。期限為15年以下。
四、會議組織工作
（一）會議的涵義和要素
1、組織會議，簡稱“辦會”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一；
2、會議的要素：與會者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。
（二）會議的分類
1、按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，會議可分為代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等。
2、按照會議鐵形式的不同，會議可分為小組會、座談會、報(bào)告會等。
3、按照與會人員的成分的不同，會議可分為黨委會、董事會、記者招待會等。
4、按照人數(shù)、規(guī)模的不同，會議可分為大型會議、中型會議、小型會議。
5、按照會議召開的規(guī)律或日期的不同，會議可分為定期例會、臨時(shí)性會議等等。
（三）會議的功能
1、決策功能；
2、指揮功能；
3、溝通功能；
4、協(xié)調(diào)功能；
5、動員功能；
6、顯示功能。
（四）會務(wù)工作的辦理
1、會前準(zhǔn)備、會議準(zhǔn)備、會后整理工作。
2、會議工作流程一般為：擬定會議內(nèi)容→擬出會議方案→報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批→下發(fā)通知→會務(wù)準(zhǔn)備工作→會議記錄整理材料→歸檔。
（五）會場的排座
1、小型會議；
2、大型會議。
五、辦公室事務(wù)管理
（一）環(huán)境、衛(wèi)生、安全管理
1、環(huán)境：方便、舒適、和諧統(tǒng)一。
2、衛(wèi)生：干凈、整潔、整齊美觀。
3、安全：無任何隱患和事故。
（二）日常工作與管理
1、日程工作安排；
2、領(lǐng)導(dǎo)約見安排；
3、臨時(shí)性工作處理。
（三）電話管理
1、電話機(jī)和電話費(fèi)管理；
2、電話記錄處理；
（四）印章使用與管理
1、印章的刻制和啟用；
2、印章的審批和使用；
3、印章的保管。
（五）介紹信的使用與管理
1、介紹信是用來介紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。
2、介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問題：
（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求；
（2）介紹信應(yīng)由專人管理；
（3）出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù)；
（4）妥善保管好介紹信的存根。
（六）值班工作
1、值班工作的主要任務(wù)；
2、值班記錄的編寫和處理。
（七）保密工作
1、保密工作的重要性；
2、保密工作的內(nèi)容。
（八）辦公用品管理
1、辦公用品管理的內(nèi)容；
2、辦公用品管理的原則。
（九）接待工作
1、內(nèi)容
2、類型
3、程序
4、接待工作計(jì)劃
5、接待工作實(shí)施
（十）財(cái)務(wù)管理 （十一）車輛管理 （十二）人事檔案管理 （十三）應(yīng)急管理 （十四）其它管理
