文書(shū)檔案分類整理編目方法講義
2008-3-15
文書(shū)檔案分類整理編目方法講義目錄
第一章、公文格式
一、公文用紙幅面及版面尺寸┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2
二、排版規(guī)格┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3
三、字體┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3
第二章、發(fā)文與收文程序
一、發(fā)文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4
二、收文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4
第三章、機(jī)關(guān)檔案分類辦法
一、 全宗 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5
二、 類別設(shè)置 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5
三、中共雙流縣委檔案類別設(shè)置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7
四、雙流縣人民政府檔案類別設(shè)置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7
第四章、歸檔的原則和要求
一、歸檔的原則┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8
二、歸檔的要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9
附錄：幾點(diǎn)補(bǔ)充┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
第五章、文書(shū)傳統(tǒng)立卷方法操作流程
一、收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
二、歸檔判斷┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
三、分類┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14
四、卷內(nèi)文件排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
五、案卷排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17
六、案卷編號(hào)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17
七、《歸檔文件目錄》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-17
八、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--20
九、著錄和打印┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--20
十、裝訂┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈--32
十一、入盒排架┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21
十二、編制檢索工具┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22
十三、案卷的移交┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
附錄一：工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國(guó)家檔案局1991年7月4日印發(fā)）┈┈┈┈┈┈ 26
附錄二：中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)·國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
附錄三：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》條文釋義┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 36
附錄四：組織機(jī)構(gòu)寫(xiě)法及例式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-50
附錄五：常用檔案信息網(wǎng)址┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-52
附錄六：國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》┈┈┈--------53
附錄七：《文書(shū)檔案封底》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-- 63
附錄八：《案卷目錄》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈-- 64
文書(shū)檔案分類整理編目方法講義提綱
第一章、公文格式
一、公文用紙幅面及版面尺寸
（一）用紙幅面尺寸
1、A3 297×420mm
2、A4 210×297mm (國(guó)際標(biāo)準(zhǔn))
3、A5 148×210mm
4、B4 257×364mm
5、B5 182×257mm
6、16K 184×260mm
7、32K 130×184mm
8、大32K 140×203mm
（二）版面尺寸
1、版心尺寸：156×225mm（不含頁(yè)碼）
2、上邊：37±1mm
3、下邊：35±1mm
4、左邊：28±1mm
5、右邊：26±1mm
6、裝訂：0.3－0.5mm
7、頁(yè)眉：10mm
8、頁(yè)腳：20mm
二、排版規(guī)格：每面 22行×28字/行
三、字體
1、秘密等級(jí) 3H
2、保密期限 3H
3、緊密程度 3H
4、發(fā)文機(jī)關(guān) （推薦用）小標(biāo)S
5、發(fā)文字號(hào) 3FS
6、“簽發(fā)人” 3FS
7、簽發(fā)人姓名 3K
8、公文標(biāo)題 2小標(biāo)S
9、主送機(jī)關(guān) 3FS
10、公文正文 3FS
11、小標(biāo)題 3小標(biāo)S/H
12、附件 3FS
13、附注 3FS
14、“主題詞” 3H
15、詞目 3小標(biāo)S
16、“抄送” 3FS
17、印發(fā)機(jī)關(guān) 3FS
第二章、發(fā)文與收文程序
一、發(fā)文程序（8個(gè)）
（一）草擬
（二）審核
（三）簽發(fā)
（四）復(fù)核
（五）繕印
（六）用印
（七）登記
（八）分發(fā)
二、收文程序（8個(gè)）
（一）簽收
（二）登記 — 登記來(lái)文主要內(nèi)容、密級(jí)、收文時(shí)間等。
（三）審核
（四）擬辦 — 是秘書(shū)工作人員把來(lái)文結(jié)合本單位情況對(duì)來(lái)文的初步方案和初步意見(jiàn)。
（五）批辦 — 領(lǐng)導(dǎo)參考秘書(shū)人員提出的初步方案和初步意見(jiàn)所提出的意見(jiàn)（“照此辦理”、“同意”），是承辦的依據(jù)。
（六）承辦 — 承辦部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)，具體貫徹落實(shí)。
（七）催辦 — 對(duì)文件承辦工作的檢查和督促。
（八）注辦 — 將承辦者辦文的結(jié)果向批辦的領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)文機(jī)關(guān)報(bào)告。
第三章、檔案分類辦法
一、 全宗
全宗即立檔單位，是檔案學(xué)上對(duì)立檔單位的術(shù)語(yǔ)性的稱呼。確定全宗有三個(gè)原則，獨(dú)立的財(cái)權(quán)（即單獨(dú)的經(jīng)濟(jì)核算單位）、獨(dú)立的人事權(quán)（可以任免單位內(nèi)部職工）、獨(dú)立的行文權(quán)，符合以上條件就認(rèn)為是一個(gè)單獨(dú)的全宗。
二、 類別設(shè)置
（一）機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案分類
1、文書(shū)檔案
2、會(huì)計(jì)檔案
3、基本建設(shè)檔案
4、設(shè)備、儀器檔案
5、照片檔案
6、底片檔案（也可與照片檔案合裝）
7、錄音、錄象帶、光盤(pán)檔案
8、其他特殊載體檔案（如磁盤(pán)、軟盤(pán)、縮微膠片）
9、教學(xué)檔案
10、科研檔案
11、病歷檔案
12、其他專門(mén)檔案（如水利工程檔案、城市建設(shè)檔案、訴訟檔案）
（二）工業(yè)企業(yè)檔案分類
1、A黨群工作類（代字：A）
（1）黨務(wù)工作
（2）組織工作
（3）宣傳工作
（4）統(tǒng)戰(zhàn)工作
（5）紀(jì)檢工作
（6）工會(huì)工作
（7）共青團(tuán)工作
（8）協(xié)會(huì)工作
2、B行政管理類（代字：B）
（1）行政事務(wù)
（2）公安保衛(wèi)
（3）法紀(jì)監(jiān)察
（4）審計(jì)工作
（5）人事管理
（6）教育工作
（7）醫(yī)療工作
（8）后勤福利
（9）外事工作
3、C經(jīng)營(yíng)管理類（代字：C）
（1）經(jīng)營(yíng)決策
（2）計(jì)劃工作
（3）統(tǒng)計(jì)工作
（4）財(cái)務(wù)管理
（5）物資管理
（6）產(chǎn)品銷售
（7）企業(yè)管理
4、D生產(chǎn)技術(shù)管理類（代字：D）
（1）生產(chǎn)調(diào)度
（2）質(zhì)量管理
（3）勞動(dòng)管理
（4）能源管理
（5）安全管理
（6）科技管理
（7）環(huán)境保護(hù)
（8）計(jì)量工作
（9）標(biāo)準(zhǔn)化工作
（10）檔案和信息管理
5、 E產(chǎn)品類（代字：E）
產(chǎn)品檔案二級(jí)類目按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置。
6、F科學(xué)技術(shù)研究類（代字：F）
科研檔案二級(jí)類目按課題設(shè)置
7、G基本建設(shè)類（代字：G）
基本建設(shè)檔案二級(jí)類目按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置
8、H設(shè)備儀器類（代字：H）
設(shè)備儀器檔案二級(jí)類目按設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置
9、I會(huì)計(jì)檔案類（代字：I）
（1）報(bào)表
（2）帳簿
（3）憑證
（4）其他
10、J干部職工檔案類（代字：J）
（1）干部檔案
（2）工人檔案
（3）離退休職工檔案
（4）死亡職工檔案
11、K特殊載體檔案（聲像檔案）（代字：K）
（1）照片
（2）底片
（3）錄音
（4）錄像
（5）機(jī)讀材料
12、L實(shí)物檔案（代字：L）
三、中共雙流縣委檔案類別設(shè)置(僅作為組織卷盒時(shí)參考，使卷盒中檔案內(nèi)容相對(duì)集中，并不實(shí)際設(shè)置以下類別)
（1）綜合類
（2）會(huì)議類
（3）組織紀(jì)檢類
（4）政法工作類
（5）宣教文衛(wèi)類
（6）群團(tuán)工作類
（7）人大政協(xié)統(tǒng)戰(zhàn)類
（8）經(jīng)濟(jì)工作類
四、雙流縣人民政府檔案類別設(shè)置(僅作為組織卷盒時(shí)參考，使卷盒中檔案內(nèi)容相對(duì)集中，并不實(shí)際設(shè)置以下類別)
（1）綜合類
（2）會(huì)議類
（3）黨群工作類
（4）市府工作類
（5）工業(yè)交通類
（6）財(cái)貿(mào)類
（7）農(nóng)林水類
（8）宣教文衛(wèi)類
（9）政法工作類
（10）計(jì)劃類
（11）建設(shè)類
（12）外經(jīng)貿(mào)類
第四章、歸檔的原則和要求
一、歸檔的原則
（一）保證文件材料的齊全完整立卷
1、所謂齊全，就是應(yīng)該立卷的文件材料，要搜集齊全，不能缺少某些文件材料，缺少了就不能反映一個(gè)事物的全過(guò)程，看不出事情的來(lái)龍去脈，查不出事情發(fā)生的原因和處理結(jié)果，因此也就不能從事物多方面的內(nèi)在聯(lián)系上，反映一個(gè)事物的全貌。
2、所謂完整，即立卷的每一份文件應(yīng)該是完整的，不可有頭無(wú)尾，也不可中間缺頁(yè)，更不允許按一時(shí)的政治需要，任意舍取文件的有關(guān)內(nèi)容。
（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系立卷
每一個(gè)機(jī)關(guān)、單位在整個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)的組織體系中都處于一定的地位，并根據(jù)黨和國(guó)家賦予的職級(jí)和任務(wù)行使職權(quán)，進(jìn)行工作。它同上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下屬各單位以及不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位，都有這樣或那樣的聯(lián)系；每一個(gè)機(jī)關(guān)、單位所形成的文件內(nèi)容，都是一定時(shí)代或一定時(shí)期客觀事物的反映，而事物之間也是相互關(guān)聯(lián)的，有些文種在使用上有著相互往來(lái)、密不可分的聯(lián)系，如請(qǐng)示和批復(fù)、問(wèn)函和復(fù)函之間就是這樣；從文件的形成和作用上看，這種聯(lián)系也是客觀存在的，比如根據(jù)現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作出決定、決議，發(fā)出命令、請(qǐng)示、通知、通報(bào)等，下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)的這些文件精神進(jìn)行工作，取得了某些工作成效，反過(guò)來(lái)又向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)報(bào)告，如果尚有解決不了的問(wèn)題，便向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)予以批復(fù)。所以，文件與文件之間具有自然的、內(nèi)在的、歷史的聯(lián)系。
（三）照顧文件的保存價(jià)值進(jìn)行裝盒
不同的文件具有不同的保存價(jià)值，具有不同保存價(jià)值的文件，其保管期限不同。
1、永久保管
凡屬記載和反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭(zhēng)和科學(xué)研究中，有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件，應(yīng)列入永久保管范圍。
2、30年保管
凡屬在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)機(jī)關(guān)工作中需要查考的文件，應(yīng)列入30年保管范圍。
3、10年保管
本機(jī)關(guān)只在比較短的時(shí)期內(nèi)需要查考的文件，應(yīng)列入10年保管。
（四）便于文件的保管、檢索和利用
1、關(guān)于卷盒厚薄
以卷盒2cm厚度為例，原規(guī)定為200頁(yè)，隨著打印紙、復(fù)印紙的大量應(yīng)用，紙張厚度增加，實(shí)際應(yīng)用中約150頁(yè)左右為宜。如卷盒厚度為4cm，則相應(yīng)增加紙張數(shù)量。
二、歸檔的要求
（一）歸檔范圍和不歸檔范圍
1、應(yīng)該歸檔的范圍
總的來(lái)講，凡是辦理完畢的具有查考和保存價(jià)值的文件，都應(yīng)該歸檔。
（1）上級(jí)來(lái)文
凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。
（2）本機(jī)關(guān)文件
凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。
（3）下級(jí)來(lái)文
凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來(lái)的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或年度以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文
平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來(lái)文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。
（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍
在擬制文件過(guò)程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。
2、不歸檔的范圍
（1）重份文件；
（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；
（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；
（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；
（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；
（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；
（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；
（8）參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料:
（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；
(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；
(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；
(12)外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。
附錄：幾點(diǎn)補(bǔ)充
1、立卷——單位在工作中形成和使用的文書(shū)，處理完畢以后，需要進(jìn)行系統(tǒng)整理，這種系統(tǒng)整理的工作就叫立卷，或叫文書(shū)立卷。在國(guó)家頒布《歸檔文件整理規(guī)則》后，案卷的概念消失，立卷也不復(fù)存在。就雙流縣情況而言，2002實(shí)行計(jì)算機(jī)文檔一體化之后，不再實(shí)行立卷。
2、辦理完畢的文件——僅指文書(shū)處理程序上已經(jīng)辦理完畢，至于在實(shí)際工作中的貫徹執(zhí)行不一定已經(jīng)全部完成，有的可能還要長(zhǎng)期執(zhí)行。
3、歸檔——是指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢的文件材料整理立卷后，定期移交給單位檔案室集中保存。
第五章、文書(shū)檔案操作流程
1、收集
2、歸檔判斷
15、編制檢索工具
3、分類
6、卷盒編號(hào)
4、盒內(nèi)文件排列
5、卷盒排列
12、輸入和打印
14、上柜排列
13、裝訂、拓裱
10、填寫(xiě)《備考表》
7、蓋檔號(hào)章
第五章 文書(shū)檔案操作流程
流 程
順序號(hào)
流程
名稱
操作
步驟
操作技巧及注意事項(xiàng)
一
收集
●每年年初檔案室(或辦公室)將上年度處理完畢的文件統(tǒng)一收集到檔案室(或辦公室)。
1、收集范圍：上年度領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)處理完畢的文件材料。
2、收集時(shí)間：每年的1—2月份。由檔案室(或辦公室)發(fā)通知,提要求。
3、收集方法：
（1）對(duì)照、參考本單位收文、發(fā)文登記簿和用印登記簿等。
（2）注意帳外文件的收集：
①各種上報(bào)的圖表、報(bào)表、花名冊(cè);
②黨員概況統(tǒng)計(jì)表及人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
③本單位出版的書(shū)刊、上報(bào)的信息;
④領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議文件;
⑤本單位各科室（股室）的總結(jié)、計(jì)劃;
⑥聯(lián)合發(fā)文副本。
二
歸檔判斷
●判斷所收集的文件材料是否歸檔。
1、對(duì)照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，將所收集的文件材料分為歸檔和不歸檔兩部分。屬歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程；不屬歸檔范圍的剔除。
2、注意：
（1）重份文件不要；
（2）屬歸檔范圍的傳真紙文件要復(fù)印，用復(fù)印件歸檔，原件附后；
（3）前文有誤，后又補(bǔ)發(fā)文件的，有誤文件不要?dú)w檔；
（4）小于16K或A4的要視情況托裱成16K或A4；
（5）大于16K或A4的要視情況折疊成16K或A4；
（6）裝訂線外側(cè)有文字的文件，要另加紙裱糊。
3、將屬于歸檔范圍的文件：
（1）發(fā)文，將發(fā)文稿紙、發(fā)文底稿（定稿）放在正文之后；
（2）收文，將“文件呈批傳閱箋”放在該份文件最后；
（3）請(qǐng)示與批復(fù)，本機(jī)關(guān)的文件在前，外機(jī)關(guān)的文件在后；
（4）正件在前、附件在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后，原文本在前、譯文本在后；
（5）重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；
（6）非訴訟案件的結(jié)論、決定、判定性文件材料在前，依據(jù)材料等在后
三
分
類
1、“保管期限—年度”分類法；
1、分年，把文件材料按形成年度分開(kāi)（把機(jī)關(guān)單位內(nèi)的文件材料按其形成年度分開(kāi)，把相同年度的文件分在一類，不同年度的文件不能混淆）；
1、一般以文件落款時(shí)間來(lái)確定文件所在年度。
2、注意：
（1）請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在一起歸檔；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年歸檔；
（2）跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議結(jié)束年立卷；
（3）跨年度的案件放在結(jié)案年立卷；
（4）其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷。
2、分級(jí)，把相同年度的文件材料按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開(kāi)；
1、分成上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)四種。
2、對(duì)有密切聯(lián)系的文件不能按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開(kāi)，下列文件材料要放在本級(jí)文件中一起組卷：
（1）本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)；
（2）本機(jī)關(guān)的函與平級(jí)的復(fù)函；
（3）下級(jí)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)；
（4）上級(jí)下達(dá)任務(wù)給本機(jī)關(guān)的文件；
（5）上級(jí)表彰、處分本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的文件；
（6）上級(jí)指定要本機(jī)關(guān)專門(mén)辦理的文件（如人大、政協(xié)提案、議案辦理答復(fù)等）。
3、分保管期限；
1、對(duì)照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書(shū)檔案保管期限表》劃分文件材料的保管期限。
2、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、30年、10年。
3、幾點(diǎn)技巧：
（1）本單位的文件以永久居多；
（2）上級(jí)發(fā)文與自己工作有聯(lián)系的定30年（如條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則等法規(guī)性文件一般定長(zhǎng)期）；
（3）其他外單位發(fā)文可以作為資料備用或者歸檔為10年。
4、分問(wèn)題把同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件按文件內(nèi)容所反映的不同問(wèn)題或不同類型區(qū)分開(kāi)（把機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）在同一年度產(chǎn)生的文件材料按照機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）的職能，概括為若干個(gè)問(wèn)題，文件材料按其內(nèi)容反映的問(wèn)題分開(kāi)，把相同問(wèn)題的文件分在一起）。
1、綜合考慮：?jiǎn)栴}、厚薄。
2、分問(wèn)題的具體方法：
（1）把反映同一件事情、同一個(gè)問(wèn)題、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)事物的文件組合在一起，組合成一卷或數(shù)卷，盡量做到問(wèn)題單一，如將本機(jī)關(guān)單位的同一種業(yè)務(wù)文件、調(diào)查研究材料、法規(guī)、規(guī)章、制度等組合成一卷或數(shù)卷；
（2）把某些名稱相同的文件組成案卷。如把工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等綜合性文件，各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)等文件內(nèi)容較多，無(wú)法按問(wèn)題立卷時(shí)，按照文件的名稱組卷；
（3）會(huì)議文件，可根據(jù)數(shù)量多少，一會(huì)一卷或數(shù)卷；
（4）案件材料，每案一卷或數(shù)卷；
（5）人民來(lái)信，按來(lái)信人反映的問(wèn)題，或來(lái)信人所在的地區(qū)分類組卷；
（6）特殊性文件材料，應(yīng)根據(jù)具體情況組卷。
3、具體問(wèn)題具體分析：
（1）同一問(wèn)題如太厚（超過(guò)300頁(yè)）可分兩卷；
（2）幾個(gè)相近的問(wèn)題合起才100多頁(yè)，則幾個(gè)問(wèn)題合為一卷；
（3）同一刊物、簡(jiǎn)報(bào)按名稱及年內(nèi)所有期數(shù)組卷；
（4）總結(jié)、計(jì)劃、匯報(bào)為一卷；
（5）機(jī)構(gòu)成立、人員任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分等合為一卷；
（6）經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示與批復(fù)合為一卷。
4、幾點(diǎn)技巧：
（1）關(guān)于同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱的文件材料數(shù)量多時(shí)，就可以分為若干個(gè)案卷，分別組合；
（2）關(guān)于同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱的文件材料數(shù)量少時(shí)，又可將幾個(gè)問(wèn)題或名稱的文件材料按相同保管期限組合為一卷；
（3）如果保管期限不一致，檔案數(shù)量又少，無(wú)法分別組成一個(gè)案卷時(shí)，還可以適當(dāng)調(diào)整保管期限，將保管時(shí)間短的文件材料提高一個(gè)保管檔次，再把相同保管期限的文件組合在一卷;
5、一卷以最厚200頁(yè)左右為適宜。
四
卷內(nèi)文件
排列
●文件組合成卷后,將卷內(nèi)文件進(jìn)行系統(tǒng)排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用（將組合好的每一案卷的卷內(nèi)文件材料，按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，排列為有序的結(jié)構(gòu)）。
1、卷內(nèi)文件的排列可以按文件的形成時(shí)間、作者、問(wèn)題、地區(qū)、通訊者、文種名稱、重要程度等特點(diǎn)進(jìn)行。具體排列的方法有以下四種：
（1）按文件形成時(shí)間的先后排列。按名稱特征組成的案卷，可按文件形成時(shí)間的先后排列，如工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
（2）按作者結(jié)合時(shí)間排列。卷內(nèi)文件有幾個(gè)作者的先按作者分開(kāi)，然后再在每個(gè)作者內(nèi)按時(shí)間先后排列。
（3）按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排列。卷內(nèi)文件是一個(gè)作者，幾個(gè)問(wèn)題的，首先按問(wèn)題分開(kāi)，然后在每個(gè)問(wèn)題內(nèi)按時(shí)間先后排列。
（4）按地區(qū)結(jié)合時(shí)間排列。卷內(nèi)文件若含有幾個(gè)地區(qū)的，首先按地區(qū)分開(kāi)，然后在每個(gè)地區(qū)內(nèi)，再按時(shí)間先后排列。
▲在排列中,密不可分的文件應(yīng)排列在一起,如正文與附件,正文在前，附件在后;正文與定稿,正本在前,定稿在后;有幾次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;請(qǐng)示與批復(fù),本機(jī)關(guān)的文件在前,外機(jī)關(guān)的文件在后;非訴訟案件組成的案卷,結(jié)論、決定性文件材料在前，依據(jù)性材料等在后。
2、其他排列方法：
（1）同一份文件的正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；收文在前，文件處理單在后；
（2）同一案件（專門(mén)檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；
（3）案卷內(nèi)有一個(gè)問(wèn)題（或名稱），一個(gè)或幾個(gè)作者，文件按事物的實(shí)際發(fā)展程序排列，或上級(jí)機(jī)關(guān)單位排列在前面，本機(jī)關(guān)單位、不相隸屬和下級(jí)機(jī)關(guān)單位的排列在后面；
（4）案卷內(nèi)有幾個(gè)問(wèn)題，先分開(kāi)問(wèn)題，綜合性、重要性的問(wèn)題排列在前面，問(wèn)題內(nèi)再按文件的形成時(shí)間次序排列；
（5）案卷內(nèi)有一個(gè)問(wèn)題、幾個(gè)地區(qū)，先分開(kāi)地區(qū)，同一個(gè)地區(qū)的文件排列在一起，地區(qū)間再按行政區(qū)劃排列；
（6）人物案卷，可按人名的姓氏筆劃等方法排列；
（7）其他文件材料按文件重要程度或形成時(shí)間先后排列。
五
案卷排列
●案卷的排列是在分類組卷的基礎(chǔ)上把檔案室內(nèi)相同類別的案卷按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，確定其前后位置，保持案卷之間的聯(lián)系，是將案卷有序化的過(guò)程；案卷排列方法，與立卷時(shí)選擇的分類方法有密切聯(lián)系。
1、案卷排列方法：
（1）可以按照案卷所屬機(jī)構(gòu)來(lái)排列（如黨支部、辦公室、人事科、財(cái)務(wù)科、××科或部等）；
（2）可以按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題來(lái)排列，如黨、政、工團(tuán)、業(yè)務(wù)等；
（以上兩種較常用亦較好）
（3）可以按照案卷的重要程度來(lái)排列，將相對(duì)重要的、綜合性強(qiáng)的案卷排在前面，業(yè)務(wù)性的案卷排列在后面；
（4）也可以按照排列文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)來(lái)排列，如云城區(qū)、羅定市、新興縣、郁南縣、云安縣；
（5）人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。
（6）無(wú)論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本統(tǒng)一。
2、案卷排列的具體方法：
（1）“保管期限—年度”排列法。
具體分兩個(gè)步驟：第一步，把案卷按永久、30年、10年分開(kāi)，把相同保管期限的案卷排列在一起。第二步，在同一個(gè)保管期限內(nèi)，把同一個(gè)年度形成的案卷排列在一起。
六
案卷編號(hào)
●案卷編號(hào)是在案卷分類、排列的基礎(chǔ)上，把案卷之間的排列順序用一定的方法固定下來(lái)，鞏固整理結(jié)果，便于保管和利用。
▲案卷的編號(hào)是在排列的基礎(chǔ)上進(jìn)行，案卷排列是以保管期限為第一層次，所以，案卷編號(hào)的方法就是以保管期限為準(zhǔn)。常用的方法有三種：
1、一個(gè)保管期限一個(gè)流水號(hào)。永久、30年、10年三個(gè)保管期限的案卷分別編制流水號(hào)，從最早的年代編起，連續(xù)編制。
七
《歸檔
文件目錄》
●“歸檔文件目錄”是登錄卷內(nèi)文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。應(yīng)將文件材料的排列序號(hào)、文號(hào)、作者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等有關(guān)項(xiàng)目，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)的“卷內(nèi)文件目錄”格式進(jìn)行填寫(xiě)。
▲著錄項(xiàng)目有:件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、備注。填寫(xiě)方法是：
1、件號(hào)：同一年內(nèi)同一保管期限中文件材料的排列順序的序號(hào)，即文件的件號(hào)，是一個(gè)流水號(hào)。
2、文號(hào)：發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成。要求填寫(xiě)齊全、完整。（沒(méi)有文號(hào)的可以不填寫(xiě)）。
3、責(zé)任者：對(duì)文件內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人，即文件的作者或署名者。責(zé)任者為機(jī)關(guān)單位時(shí)，要求填寫(xiě)機(jī)關(guān)單位的全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱；責(zé)任者為個(gè)人時(shí)，要求填寫(xiě)個(gè)人的姓名，如召開(kāi)會(huì)議時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的講話材料，責(zé)任者要填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)及姓名。
（1）卷內(nèi)目錄“責(zé)任者”一欄一般填寫(xiě)單位名稱，以印章為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項(xiàng)目、論文、講義等均可填寫(xiě)個(gè)人；基建檔案竣工圖的責(zé)任者為施工單位(個(gè)別行業(yè)如火力發(fā)電行業(yè)，其竣工圖按原電力部規(guī)定，由設(shè)計(jì)單位編制，其責(zé)任者為設(shè)計(jì)單位)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令，要寫(xiě)其職務(wù)及人名全稱；
（2）責(zé)任者名稱過(guò)長(zhǎng)的可填寫(xiě)通用簡(jiǎn)稱;
（3）兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，一般應(yīng)將作者全部標(biāo)出，如果作者太多，可只標(biāo)出主要作者，其他用“等”字代替。
七
《歸檔
文件目錄》
●“歸檔文件目錄”是登錄卷內(nèi)文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。應(yīng)將文件材料的排列序號(hào)、文號(hào)、作者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等有關(guān)項(xiàng)目，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)的“卷內(nèi)文件目錄”格式進(jìn)行填寫(xiě)。
4、題名：文件材料的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄。如果文件材料沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可加擬標(biāo)題，外加“[ ]”。
（1）文件沒(méi)有題名或者題名不能反映文件內(nèi)容的（如：只有“通知”兩字），要根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名，外加[ ]號(hào)；
（2）文件的標(biāo)題一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；
（3）雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份，應(yīng)重新擬寫(xiě)。將重?cái)M的題名附于原題名后，外加“[ ]”；
（4）有副題名的應(yīng)錄入；
（5）“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，著錄時(shí)則需在題名之后，加上該文任免的、涉及的本單位其他有關(guān)人員的姓名、職務(wù)，并外加“[ ]”；
（6）會(huì)議記錄應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議名稱和時(shí)間；
5、日期：文件材料的形成時(shí)間，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)寫(xiě)，可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)字右下角加“·”號(hào)。
（1）年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)寫(xiě)；
（2）一般填寫(xiě)落款日期，無(wú)落款日期，可填寫(xiě)發(fā)文日期。對(duì)會(huì)議決議或法定條例，可填寫(xiě)通過(guò)或批準(zhǔn)日期，填公布日期亦可；
（3）有的文件沒(méi)有日期的,要根據(jù)文件內(nèi)容考證文件時(shí)間。
6、備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明，無(wú)變化則不用填寫(xiě)。
（1）填寫(xiě)某份文件應(yīng)該注明的事項(xiàng)，如“抄件”、“影印件”，不是本年度形成的文件而在本年度立卷的文件，注明文件形成的年度等；
（2）留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明用，無(wú)變化則不用填寫(xiě)，立卷時(shí)一般不填。
（3）備注欄填寫(xiě)不對(duì)。如隨意填寫(xiě)“本文齊全”、“含附件”等無(wú)意義的文字，沒(méi)對(duì)文件缺損、復(fù)印件、聲像檔案參見(jiàn)號(hào)、文件密級(jí)、歸檔后修復(fù)、歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等情況進(jìn)行說(shuō)明，沒(méi)對(duì)需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況較多的條目加注“*”號(hào)并在備考表中說(shuō)明。
八
填寫(xiě)《卷內(nèi)
備考表》
●凡需對(duì)卷內(nèi)文件情況（如缺損、修改、補(bǔ)充移出、銷毀等）加注說(shuō)明的，可填寫(xiě)在軟卷皮封底（封三）的“卷內(nèi)備考表”欄內(nèi)。
1、“備考表”是記錄案卷構(gòu)成、變化情況的以備查考的簡(jiǎn)表，放在全卷文件的最后，一般是印在卷皮封三處。要求各項(xiàng)目填寫(xiě)齊全、完整，字跡工整；
2、卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間；
3、卷內(nèi)備考表填寫(xiě)方法：
（1）本卷情況說(shuō)明：
①填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間；
②主要填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。這些情況要經(jīng)過(guò)立卷整理和檔案管理兩個(gè)階段的填寫(xiě)才能共同完成，立卷時(shí)如果沒(méi)有什么情況可以不填；
③每次填寫(xiě)時(shí)應(yīng)標(biāo)明時(shí)間和填寫(xiě)人，時(shí)間和填寫(xiě)人與立卷時(shí)間、立卷人欄一致時(shí)，可省略。
（2）立卷人：由責(zé)任立卷者簽名；（填寫(xiě)責(zé)任立卷人的姓名，責(zé)任立卷者一般是綜合檔案室的專職檔案人員）
（3）檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名；（填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核者的姓名，審核者一般分管檔案工作的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)）
（4）立卷時(shí)間：填寫(xiě)完成立卷的日期。
4、立卷人、檢查人可用印章填蓋，立卷時(shí)間可用日期膠印填蓋。
九
著錄和打印
●把所有應(yīng)著錄的項(xiàng)目錄入專用的檔案管理軟件。
1、著錄的項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、齊全，以利于檢索。著錄的信息越準(zhǔn)確、越詳細(xì)，檢索的速度越快，查準(zhǔn)率越高；
2、著錄項(xiàng)目：
（1）案卷目錄（封面）要著錄的項(xiàng)目有：全宗號(hào)（沒(méi)有的可暫空）、目錄號(hào)、案卷號(hào)、全宗名稱、機(jī)構(gòu)名稱（或類目名稱）、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、保管期限、件數(shù)（總份數(shù)）、頁(yè)數(shù)（總頁(yè)數(shù)）、年度等；
（2）卷內(nèi)文件目錄要著錄的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期（文件時(shí)間）、頁(yè)號(hào)、備注、保管期限等，（題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將主題詞錄入）；
3、著錄和打印的方法：
（1）使用AMS2000紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)軟件：
（2）使用Microsoft Word等制表打印或套印。
4、打印份數(shù)：
（1）案卷目錄：打?。ɑ蛱子。┮皇揭环?；
（2）歸檔文件目錄：打?。ɑ蛱子。┮皇蕉?。（其中一份放在文件材料之前，另外一份裝訂成冊(cè)）。
十
裝訂
●單份的文件材料經(jīng)鑒定、分類、排列、組合后，為固定文件材料之間的排列順序和保護(hù)文件，需要裝訂成冊(cè)。案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
1、裝訂前的準(zhǔn)備工作：
（1）要拆掉文件材料上面的金屬物。裝訂之前要把文件上的釘書(shū)釘、回形針、大頭針等金屬物除去，以避免事后銹蝕文件。清除時(shí)注意不要損壞文件。
（2）對(duì)破損或不合規(guī)格的文件進(jìn)行托裱或折疊，案卷內(nèi)若以A4規(guī)格的文件為主，則需對(duì)小于A4的文件進(jìn)行托裱，案卷內(nèi)若以十六開(kāi)的文件為主，則需對(duì)大于16開(kāi)的文件進(jìn)行折疊，如統(tǒng)計(jì)表格等，折疊時(shí)應(yīng)整份折疊，折疊數(shù)量較少的文件材料時(shí)，注意不要在數(shù)據(jù)處留折痕；
（3）字跡擴(kuò)散的要復(fù)印并與原件一起立卷。
2、案卷裝訂的要求是：整齊、牢固、不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。還需逐頁(yè)檢查文件，注意不要有倒置、脫漏的頁(yè)張。凡書(shū)寫(xiě)未留裝訂線的要補(bǔ)貼加邊，殘破的文件要修補(bǔ)裱糊，大張的文件要折疊。
3、裝訂的案卷和不裝訂的案卷各部分排列順序的格式是:
歸檔文件目錄—文件材料—封底（即備考表）
4、裝訂的方法是：左邊、下邊對(duì)齊，左側(cè)裝訂（有些少數(shù)民族文字是豎寫(xiě)的，文件裝訂線留在右邊，應(yīng)該在右邊裝訂）。繩結(jié)要打在案卷的背面。
5、不裝訂的案卷：
（1）單份文件盒裝的案卷，正本與定稿要用線裝訂；
（2）單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的位置在每份文件首頁(yè)的中間空白處。其格式與尺寸是：
全宗號(hào)
年度
件號(hào)
類別
保管期限
十一
入盒排架
1、入盒。將已整理并裝訂好的案卷裝入檔案盒內(nèi)；
1、填寫(xiě)（或填蓋）檔案盒背脊上的項(xiàng)目：
（1）全宗名稱：用毛筆或碳素墨水鋼筆填寫(xiě)，或用刻制印章印上去；
（2）年度：阿拉伯?dāng)?shù)字橫排填寫(xiě)，或用鐵字、膠粒填蓋；
（3）全宗號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字橫式填寫(xiě)，或用鐵字、膠粒填蓋；
（4）目錄號(hào)：用英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字橫式填寫(xiě)，或用鐵字、膠粒填蓋；
（5）盒號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字橫式填寫(xiě)，只永鉛筆書(shū)寫(xiě)。
2、幾點(diǎn)技巧：
（1）封面蓋章一律永紅色印油;
（2）涉及數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字
（3）需要手工填寫(xiě)的一律使用碳素墨水
2、排架。將入盒后的檔案實(shí)體放入檔案柜內(nèi)。
1、將裝盒后的檔案實(shí)體放入檔案柜內(nèi)；
2、一個(gè)單位只有三條流水號(hào)（永久、30年、10年），只需按保管期限分開(kāi)的順序分別排列即可；
十二
十二
編 制
檢索工具
編 制
檢索工具
1、擬寫(xiě)“文書(shū)立卷說(shuō)明”；
▲立卷說(shuō)明內(nèi)容包括：
本年度文書(shū)立卷情況（含立卷工作的組織情況、文件材料完整與否、案卷數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等）。
2、裝訂成規(guī)范的檔案目錄；
1、采用統(tǒng)一的、專用的檔案目錄夾；
2、把檔案目錄按與檔案實(shí)體對(duì)應(yīng)的固定順序排列；
3、裝訂；
4、填寫(xiě)目錄夾封面上的項(xiàng)目，包括全宗名稱、全宗號(hào)、目錄號(hào)、（案卷起止號(hào)）、起止年度、（保管期限）；
5、填寫(xiě)目錄夾背脊上的項(xiàng)目，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、（案卷起止號(hào)）、起止年度、（保管期限）；
6、《檔案目錄》必須編制一式二份，作為檔案室基本的的檢索工具和進(jìn)館檔案的移交目錄。
3、編制其他檢索工具。
1、專題目錄。專題目錄是系統(tǒng)揭示檔案館（室）某一專門(mén)題目的檔案內(nèi)容和成分的一種目錄，其著錄項(xiàng)目有：專題名稱、序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、材料出處（目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)）。
2、文號(hào)目錄（文號(hào)、檔號(hào)對(duì)照表）。文號(hào)目錄是以文件字號(hào)為標(biāo)志，通過(guò)文件字號(hào)途徑查找檔案的工具，其著錄項(xiàng)目有：原文號(hào)、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)）、備考。
3、分類目錄。分類目錄是按照《中國(guó)檔案分類法》檔案分類表的體系組織起來(lái)的檢索工具。
4、全宗指南。全宗指南是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書(shū)。全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三部分組成。其結(jié)構(gòu)形式如下：
（1）封頁(yè)。項(xiàng)目包括：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)；
（2）正文。
①立檔單位簡(jiǎn)史。其內(nèi)容主要包括：全宗構(gòu)成者名稱、時(shí)間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等；
②全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。內(nèi)容包括：
A、檔案的數(shù)量及保管期限；
B、檔案的完整程度；
C、檔案的利用價(jià)值及鑒定情況；
D、檢索工具的配置情況；
E、檔案的整理情況。
③全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。
（3）備注。其內(nèi)容主要包括：本全宗指南的編制情況，有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說(shuō)明。
十三
案卷的移交
●立好的檔案，必須定期移交給本單位檔案室或檔案館集中保管。
1、文書(shū)檔案移交包括兩個(gè)層次的內(nèi)容：
（1）文書(shū)案卷移交到檔案室保存。檔案室是保管進(jìn)館檔案的過(guò)渡部門(mén)，一般是在檔案形成后的次年三到四月份接收；
（2）檔案室保存的檔案向有關(guān)檔案館移交。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)《檔案館工作通則》的要求移交進(jìn)館。
2、各級(jí)檔案室移交檔案的范圍：
（1）中央與?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū)）級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位，向同級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案；省轄市（州、盟）和縣級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位向同級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案。未成立檔案館的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門(mén)形成的永久保存的檔案可向縣檔案館移交；
（2）各級(jí)機(jī)關(guān)所屬單位是指各級(jí)人民政府所屬的獨(dú)立分管某一方面或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位。如文化部門(mén)下屬的文化館、劇團(tuán)；教育部門(mén)下屬的專門(mén)學(xué)校；工業(yè)部門(mén)下屬的生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或具有特種生產(chǎn)工藝的工廠等。各級(jí)人民政府工作部門(mén)的派出性單位，其檔案應(yīng)向派出單位移交，作為派出單位全宗的一部分。至于各級(jí)機(jī)關(guān)所屬的一般工廠、商店、普通中小學(xué)等，各級(jí)檔案館選擇其中有代表性的單位的檔案或選擇具有重大影響或有重要憑證作用的檔案進(jìn)館。
3、檔案室移交檔案的時(shí)間：
檔案室移交檔案的時(shí)間包括兩方面的內(nèi)容，即檔案形成后在本機(jī)關(guān)保存的時(shí)間和保存期滿后向檔案館移交的時(shí)間。
（1）檔案在現(xiàn)行機(jī)關(guān)保存的時(shí)間
一般說(shuō)，①中央及?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū)）級(jí)機(jī)關(guān)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右，移交進(jìn)館。②省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右向有關(guān)檔案館移交。在實(shí)際工作中，一方面要考慮現(xiàn)行機(jī)關(guān)的保管條件，機(jī)關(guān)工作性質(zhì)等。有的機(jī)關(guān)檔案室保管條件惡劣，可能導(dǎo)致檔案不安全或嚴(yán)重?fù)p毀，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意，可以提前移交。專業(yè)性較強(qiáng)或需要保密的檔案，可以延長(zhǎng)移交的期限。另一方面要考慮檔案館的庫(kù)房、設(shè)備等具體情況，如檔案館的庫(kù)房容量已達(dá)到飽和狀態(tài)，可以要求暫緩移交。
（2）撤銷機(jī)關(guān)應(yīng)責(zé)成專人清理檔案，按照入館要求及時(shí)向檔案館移交。
十三
案卷的移交
4、檔案室移交檔案的要求：
（1）進(jìn)館檔案必須經(jīng)過(guò)整理、鑒定，并保持全宗的完整性。檔案室移交的檔案必須經(jīng)過(guò)整理、鑒定，并在檔案館協(xié)助下，做好案卷的審核、調(diào)整保管期限的工作。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案應(yīng)向有關(guān)的一個(gè)檔案館（或代管機(jī)關(guān)）移交，不得分散；
（2）移交時(shí)必須有一式兩份檔案目錄，檔案室編制的有關(guān)該全宗的檢索工具的參考資料也一并移交；
（3）檔案室應(yīng)移交有助于了解立檔單位歷史和檔案內(nèi)容的各種資料。
5、《中華人民共和國(guó)檔案法》（1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正）
“第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！?div style="height:15px;">
6、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（1990年10月24日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，1990年11月19日國(guó)家檔案局第1號(hào)令發(fā)布；1999年5月5日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)修訂，1999年6月7日國(guó)家檔案局第5號(hào)令重新發(fā)布）
“第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。
屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交。屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的單位，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。
經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)檢查和同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長(zhǎng)向有關(guān)檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交?！?div style="height:15px;">
附錄一：工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國(guó)家檔案局1991年7月4日印發(fā)）
工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則
（國(guó)家檔案局1991年7月4日印發(fā)）
為深化企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理，提高現(xiàn)代化科學(xué)管理水平，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的整體建設(shè)，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和技術(shù)進(jìn)步，特特定本規(guī)則。
第一條 本規(guī)則規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案的分類原則、分類方法和類目設(shè)置及其所含基本范圍。
第二條 本規(guī)則適用于全國(guó)工業(yè)企業(yè)檔案的分類整理、組織案卷和排架管理。交通、郵電、建筑施工、農(nóng)林和商業(yè)服務(wù)等企業(yè)亦可參照?qǐng)?zhí)行。
第三條 工業(yè)企業(yè)檔案分類原則是以全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。
第四條 工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。
第五條 工業(yè)企業(yè)檔案分類二級(jí)類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置（詳見(jiàn)附表），附表中設(shè)置的二級(jí)類目是工業(yè)企業(yè)檔案分類的基本二級(jí)類目，企業(yè)可結(jié)合實(shí)際需要增設(shè)或減少二級(jí)類目。
第六條 工業(yè)企業(yè)檔案分類二級(jí)以下類目設(shè)置，參照附表中的基本范圍，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)實(shí)際確定。工業(yè)企業(yè)檔案分類層次不宜過(guò)多。
第七條 工業(yè)企業(yè)檔案分類二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置方法如下：
1、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的二級(jí)及二級(jí)以下類目一般按問(wèn)題或組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；
2、產(chǎn)品、設(shè)備儀器類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按產(chǎn)品和設(shè)備儀器種類或型號(hào)設(shè)置；
3、科學(xué)技術(shù)研究類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按課題性質(zhì)或課題設(shè)置；
4、基本建設(shè)類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置；
5、會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按文件形式（名稱）設(shè)置；
6、干部職工檔案類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按干部、工人分別設(shè)置，干部檔案類目設(shè)置按《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第八條 工業(yè)企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識(shí)符號(hào)不作統(tǒng)一規(guī)定。
第九條 聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)?？紤]其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫(kù)保管，其他則不作統(tǒng)一規(guī)定。
第十條 本規(guī)則于1992年起執(zhí)行，這之前形成的檔案，已經(jīng)整理組卷的維持不動(dòng)。
第十一條 各地區(qū)、各部門(mén)可結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則和分類編號(hào)方案。
第十二條 本試行規(guī)則由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
附表：《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》
工業(yè)企業(yè)檔案分類表
一級(jí)類目
名 稱
二級(jí)類目
名 稱
基 本 范 圍
黨
群
工
作
類
黨務(wù)工作
黨委綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨委其他有關(guān)會(huì)議，黨委辦公室其他事務(wù)性工作等。
組織工作
組織建設(shè)，整黨建黨，黨員和黨員干部管理，黨費(fèi)管理等。
宣傳工作
理論教育，各種工作活動(dòng)宣傳，政治思想工作與精神文明建設(shè)等。
統(tǒng)戰(zhàn)工作
民主黨派工作，無(wú)黨派人士工作，港澳臺(tái)工作，華僑工作，民族事務(wù)，宗教事務(wù)等。
紀(jì)檢工作
黨風(fēng)治理，黨紀(jì)檢查，案件審理，信訪工作等。
工會(huì)工作
職工代表大會(huì)，職工民主管理，勞動(dòng)競(jìng)賽，勞保福利，女工工作，文化藝術(shù)和體育活動(dòng)等
共青團(tuán)工作
組織建設(shè)，政治思想教育，團(tuán)員大會(huì)，團(tuán)員管理，團(tuán)費(fèi)管理，青少年工作等。
協(xié)會(huì)工作
各專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，各群眾團(tuán)體活動(dòng)等。
行
政
管
理
類
行政事務(wù)
企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作，廠務(wù)會(huì)議，廠長(zhǎng)（經(jīng)理）辦公室工作，文秘工作，機(jī)要保密工作。
公安保衛(wèi)
社會(huì)治安，武裝保衛(wèi)，槍支彈藥管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件審理，人防工作等。
法紀(jì)監(jiān)察
法律事務(wù)，政紀(jì)監(jiān)察，違紀(jì)案件審理等。
審計(jì)工作
各專項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)等。
人事管理
干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作，企業(yè)勞務(wù)出口工作等。
教育工作
普通教育，中專和職業(yè)教育，高等教育，職工在職培訓(xùn)，幼兒教育等。
醫(yī)療衛(wèi)生
衛(wèi)生監(jiān)督與管理，職工防病治病，計(jì)劃生育工作等。
后勤福利
職工生活福利，食堂，商店，幼兒園，農(nóng)牧副業(yè)，職工住房，企業(yè)第三產(chǎn)業(yè)等。
外事工作
企業(yè)涉外活動(dòng)。
經(jīng)
營(yíng)
管
理
類
經(jīng)營(yíng)決策
企業(yè)改革，重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等。
計(jì)劃工作
企業(yè)中、長(zhǎng)期計(jì)劃，年（季）度計(jì)劃，各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃，全面計(jì)劃管理工作等。
統(tǒng)計(jì)工作
各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等。
財(cái)務(wù)管理
資金管理，價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理，資金流通等。
物資管理
物資供應(yīng)，倉(cāng)庫(kù)管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。
產(chǎn)品銷售
市場(chǎng)分析，用戶調(diào)查，產(chǎn)品供銷，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。
企業(yè)管理
企業(yè)普查，企業(yè)整頓和企業(yè)升級(jí)，經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化工作等。
生
產(chǎn)
技
術(shù)
管
理
類
生產(chǎn)調(diào)度
生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工作等。
質(zhì)量管理
企業(yè)全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作等。
勞動(dòng)管理
勞動(dòng)定額、定員，勞動(dòng)調(diào)配，勞動(dòng)工資，勞動(dòng)保護(hù)等。
能源管理
能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。
安全管理
安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。
科技管理
新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，科技成果管理，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新和采用新技術(shù)，合理化建議等。
環(huán)境保護(hù)
環(huán)境保護(hù)檢測(cè)與控制，污染治理等。
計(jì)量工作
各種計(jì)量檢測(cè)工作。
標(biāo)準(zhǔn)化工作
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。
檔案和
信息管理
企業(yè)檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，情報(bào)工作，圖書(shū)資料工作等。
產(chǎn)
品
類
產(chǎn)品檔案二級(jí)類目按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置
同一產(chǎn)品型號(hào)內(nèi)，包含產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評(píng)優(yōu)的全過(guò)程。
科
學(xué)
技
術(shù)
研
究
類
科研檔案二級(jí)類目按課題設(shè)置
同一科研項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等項(xiàng)目研究和管理的全過(guò)程。
基
本
建
設(shè)
類
基本建設(shè)檔案二級(jí)類目按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置
同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含工程的勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程。
設(shè)
備
儀
器
類
設(shè)備儀器檔案二級(jí)類目按設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置
同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過(guò)程。
會(huì)
計(jì)
檔
案
類
憑 證
各種會(huì)計(jì)憑證。
帳 簿
各種財(cái)務(wù)帳簿。
報(bào) 表
各種財(cái)務(wù)報(bào)表。
其 他
干
部
職
工
檔
案
類
干部檔案
工人檔案
離 退 休
職工檔案
死亡職工
檔 案
附錄二：中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)·國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式
中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)
國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式
GB/T 9704-1999
代替 GB/T 9704-1988
批準(zhǔn)日期 1999-12-27
實(shí)施日期 2000-01-01
前 言
本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定對(duì)GB/T9704－1988進(jìn)行修訂。本標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)GB/T9704－1988作如下修訂：
（1）將原標(biāo)準(zhǔn)名稱《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》改為《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》；
（2）刪去原標(biāo)準(zhǔn)中的引言部分；
（3）刪去原標(biāo)準(zhǔn)中與公文格式規(guī)定無(wú)關(guān)的一些敘述性解釋；
（4）對(duì)公文用紙的幅面尺寸作了較大調(diào)整，將國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙作為用紙紙型；刪去國(guó)內(nèi)16開(kāi)型紙張的相應(yīng)說(shuō)明；
（5）對(duì)公文用紙的頁(yè)邊尺寸作了較大的調(diào)整；
（6）不設(shè)各標(biāo)識(shí)域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進(jìn)行說(shuō)明；
（7）增加了公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)；
（8）增加了印刷和裝訂要求；
（9）增加了每頁(yè)正文行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)以及各種要素標(biāo)識(shí)的字體和字號(hào)；
（10）增加了主要公文式樣。
本標(biāo)準(zhǔn)中所用公文用語(yǔ)與《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的用語(yǔ)一致。
本標(biāo)準(zhǔn)為第一次修訂。
本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)務(wù)院辦公廳提出。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心、國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：孟辛卯、房 慶、李志祥、劉碧松、范一喬、張榮靜、李穎。
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。
使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
GB/T 148－1997 印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 字 Word
標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。
3.2 行 line
標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。
4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡－80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％－90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5－9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見(jiàn)GB/T 148。
5.2 公文頁(yè)邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。
7 排版規(guī)格與印制裝訂要求
7.1 排版規(guī)格
正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
7.2 制版要求
版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。
7.3 印刷要求
雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。
8 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等級(jí)和保密期限
如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
8.1.3 緊急程度
如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
8.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)（見(jiàn)圖三）。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm。
聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
8.1.5 發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發(fā)人
上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標(biāo)題
紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
8.2.2 主送機(jī)關(guān)
標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。
8.2.5 成文日期
用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“○”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見(jiàn)8.2.6。
8.2.6 公文生效標(biāo)識(shí)
公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)。
8.2.6.1 單一發(fā)文印章
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。
當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；
當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
8.2.6.2 聯(lián)合行文印章
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使用印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
8.2.6.3 特殊情況說(shuō)明
當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
8.2.7 附注
公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。
8.3.2 抄送機(jī)關(guān)
公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
8.3.3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期
位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
8.3.4 版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置
版記應(yīng)置于公文最的一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
9 頁(yè)碼
用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。
10 公文中表格
公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。
公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。兩線之間其他要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。
11.2 命令格式
命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)令號(hào)；令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文；正文下空1行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
11.3 會(huì)議紀(jì)要格式
會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“××××××?xí)h紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
12 式樣
A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸見(jiàn)圖1；公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖2；上報(bào)公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖3；公文末頁(yè)版式見(jiàn)圖4；聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式1見(jiàn)圖5；聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式2見(jiàn)圖6。
附件：條文釋義（見(jiàn)附錄七）
圖1 A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸 圖2 公文首頁(yè)版式
圖3 上報(bào)公文首頁(yè)版式 圖4 公文末頁(yè)版式
圖5 聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式1 圖6 聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式2
注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出。
附錄三：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》條文釋義
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》條文釋義
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。
使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。
(1)內(nèi)容范圍
內(nèi)容范圍只涵蓋國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文（以下簡(jiǎn)稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對(duì)公文格式的完整要求應(yīng)是把《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中對(duì)公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來(lái)學(xué)習(xí)。
(2)適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照?qǐng)?zhí)行。所謂參照?qǐng)?zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實(shí)際執(zhí)行。
(3)特定范圍
《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時(shí)使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書(shū)寫(xiě)習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
GB／T 148—1997 印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸
在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 148—1997《印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書(shū)寫(xiě)紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO 218等同采用過(guò)來(lái)的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T 9704一1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是GB／T 148—1997《印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸》。
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3．1 字 Word
標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。
3．2 行 line
標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。
在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項(xiàng)要素的位置，就需要對(duì)公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對(duì)于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項(xiàng)定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號(hào)標(biāo)題外)指的是3號(hào)字高度加其7／8倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個(gè)固定的數(shù)量單位。由這兩個(gè)定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個(gè)要素加以定位。
4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般使用紙張定量為60g／㎡～80g／㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5～9.5。
由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長(zhǎng)期保存的要求，因此對(duì)公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。
公文用紙的質(zhì)量為60g／㎡～80g／㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟(jì)性和美觀性。經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于60g／㎡的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／㎡的膠版印刷紙。對(duì)于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g／㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對(duì)靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。
公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書(shū)寫(xiě)紙和膠版印刷紙相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來(lái)的。紙張白度如果過(guò)低，看上去紙張較黑，如同報(bào)紙一般，很不莊重；紙張白度過(guò)高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過(guò)高，對(duì)視力影響很大，時(shí)間長(zhǎng)了很不舒服。
橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因?yàn)楹芏喙男枰谳^多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過(guò)脆，沒(méi)看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。
不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過(guò)高的紙張。如果公文用紙的透明度過(guò)高，在正反兩面所印的文字就會(huì)出現(xiàn)相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項(xiàng)重要指標(biāo)。
pH值為7.5～9.5是根據(jù)國(guó)家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T 11一1994《文件用紙耐久性測(cè)試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。這項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時(shí)間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7.5～9.5。出于公文將作為檔案長(zhǎng)期保存和使用的需要，因此有必要對(duì)此項(xiàng)指標(biāo)加以規(guī)定。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5．1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB／T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見(jiàn)GB／T 148。
5．2 公文頁(yè)邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)
本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國(guó)公文用紙長(zhǎng)期以來(lái)一直沿用的16開(kāi)型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型。作出這項(xiàng)規(guī)定應(yīng)該說(shuō)是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對(duì)改變公文用紙紙型將對(duì)我國(guó)相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。
作出這項(xiàng)重大改變主要是基于以下三方面的考慮：
(1)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)已成為國(guó)際范圍公文用紙的普遍趨勢(shì)
國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書(shū)寫(xiě)紙(書(shū)寫(xiě)用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO 262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書(shū)寫(xiě)用紙的規(guī)格為A4型 (2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺(jué)比較舒適。目前常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。
鑒于A4型紙是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國(guó)和各國(guó)際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國(guó)際會(huì)議也無(wú)一不是采用A4型紙作為會(huì)議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，修訂工作小組專門(mén)對(duì)許多國(guó)家和國(guó)際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無(wú)一不是采用A4型紙作為公文用紙。
(2)我國(guó)已基本具備采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件
我國(guó)在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 788和GB／T 148。但考慮到我國(guó)的實(shí)際情況，在這兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國(guó)自己的標(biāo)準(zhǔn)16開(kāi)型。隨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國(guó)普遍將A4型紙作為公文用紙和書(shū)寫(xiě)用紙，同時(shí)各種辦公自動(dòng)化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙?jiān)谖覈?guó)作為書(shū)寫(xiě)紙和圖書(shū)雜志用紙已是大勢(shì)所趨。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規(guī)定國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書(shū)寫(xiě)紙和圖書(shū)雜志開(kāi)本尺寸，這也為我國(guó)公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國(guó)公文用紙與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。
(3)淘汰16開(kāi)型紙的必要性及基本條件分析
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)在公文用紙方面一直沿用16開(kāi)型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國(guó)政府或國(guó)際組織進(jìn)行公文交往。16開(kāi)型紙作為公文用紙還有一個(gè)弊端是其本身無(wú)統(tǒng)一規(guī)格，還有用B5型紙與l 6開(kāi)型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁(yè)大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無(wú)論在哪里買到的A 4型紙其誤差不會(huì)超過(guò)lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰l 6開(kāi)型公文用紙紙型，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。
將公文用紙由l 6開(kāi)型改為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，是我國(guó)公文用紙的一場(chǎng)革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國(guó)的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī)，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門(mén)的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16開(kāi)型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時(shí)機(jī)已經(jīng)基本成熟。所以在《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。
公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。
7 排版規(guī)格與印制裝訂要求
7．1 排版規(guī)格
正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
7．2 制版要求
版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)lmm。
7．3 印刷要求
雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。
7．4 裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。
長(zhǎng)期以來(lái)，我們的公文缺乏一個(gè)較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時(shí)由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來(lái)，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。
(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁(yè)時(shí)，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對(duì)特殊情況而言的。
(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門(mén)在制版過(guò)程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。
(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過(guò)程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認(rèn)真對(duì)待是很容易實(shí)現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來(lái)印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對(duì)一致。
(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過(guò)程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長(zhǎng)期保存，對(duì)公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時(shí)不規(guī)范，散頁(yè)明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁(yè)現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對(duì)形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。
8 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所含各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計(jì)方法后文介紹)。
主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長(zhǎng)短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。
版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問(wèn)題；如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問(wèn)題。因此版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。
用一個(gè)形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對(duì)其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。
8．1 眉首
8．1．1 公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)?！掇k法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí)，都要登記份數(shù)序號(hào)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位未作規(guī)定。
一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來(lái)決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會(huì)使人不知其意，以為是誤印上去的。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)關(guān)可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號(hào)的位置在版心左上角頂格第1行。
8．1．2 秘密等級(jí)和保密期限
如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行，兩字之間空l(shuí)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。
保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。如公文制發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“★”隔開(kāi)。如：絕密★3個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為3個(gè)月，過(guò)期即可解密。在此需要說(shuō)明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí)字距離，以使該字段不致過(guò)長(zhǎng)。
8．1．3 緊急程度
如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識(shí)位置是居于版心右上角頂格第l行。
如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。
8．1．4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)(見(jiàn)圖三)。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。
聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。
有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加“文件”二字， 如國(guó)務(wù)院就有“國(guó)務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來(lái)說(shuō)，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報(bào)的公文均應(yīng)加 “文件”二字。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書(shū)、魏碑等都帶有某些書(shū)法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說(shuō)不適于標(biāo)識(shí)具有執(zhí)法職能的國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國(guó)務(wù)院文件”的字號(hào)即是22mm×15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國(guó)務(wù)院文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于“國(guó)務(wù)院文件”，以顯示國(guó)務(wù)院作為最高國(guó)家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來(lái)定。
關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識(shí)上述的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度。要注意，即使上述3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識(shí)，也要留出這段空白，也就是說(shuō)，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。
第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm－25mm＝55mm的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說(shuō)上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)文件“紅頭”時(shí)，兩種形式均應(yīng)具備，即平行文或下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為62mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為117mm。
關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁(yè)必須顯示正文”這一明確要求。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多(我們?cè)l(fā)現(xiàn)過(guò)有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，而公文如果首頁(yè)沒(méi)有正文，使人一看首頁(yè)還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說(shuō)是很滑稽的事。因此公文首頁(yè)必須顯示正文，發(fā)文機(jī)關(guān)過(guò)多只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)縮小，行距縮小，直至保證公文首頁(yè)顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。
8，1．5 發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 〕”括入；序號(hào)不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。
發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門(mén)的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。讀懂機(jī)關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門(mén)是誰(shuí)，可以比較準(zhǔn)確地對(duì)文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。有的機(jī)關(guān)代字還包含其他的層次，如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國(guó)發(fā)”、“國(guó)函”，“國(guó)”代國(guó)務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國(guó)務(wù)院文件”和“國(guó)務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有其所代的層次，但盡量以簡(jiǎn)化為好。
年份要用全稱，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識(shí)不正確。年份應(yīng)用六角括號(hào)“〔 〕”括起。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào)“( )”括起，如果年份用中括號(hào)括起，就違反了低級(jí)符號(hào)中不得包含高級(jí)符號(hào)的原則。因此稱之為“六角括號(hào)”是基于與數(shù)學(xué)的中括號(hào)相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號(hào)括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號(hào)。
序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門(mén)主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門(mén)或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號(hào)不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實(shí)用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。
發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是3行位置，而發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中排列。
8，1．6 簽發(fā)人
上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。因此上報(bào)的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號(hào)同處在第3行，不過(guò)此時(shí)發(fā)文字號(hào)便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來(lái)對(duì)稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會(huì)簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會(huì)簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會(huì)簽人)的姓名突出、醒目。
如果有多個(gè)簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標(biāo)注會(huì)簽人，這時(shí)的標(biāo)識(shí)方法是，發(fā)文字號(hào)應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會(huì)簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序排列，最后的簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號(hào)同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號(hào)居左空1字和簽發(fā)人姓名居右空l(shuí)字的要求不變。
8，2 主體
8．2．1 公文標(biāo)題
紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識(shí)，居中排布。應(yīng)該說(shuō)，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對(duì)稱美觀并且在回行時(shí)不把完整的詞拆開(kāi)，則需要?jiǎng)有┠X筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁(yè)必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個(gè)原則的情況下，必要時(shí)可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人會(huì)簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長(zhǎng)以及下面講到的主送機(jī)關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機(jī)關(guān)多但主辦機(jī)關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會(huì)簽人多但最后一個(gè)簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號(hào)同處最后一行是基本規(guī)定；標(biāo)題再長(zhǎng)但排列美觀、回行不斷開(kāi)詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時(shí)便不會(huì)出現(xiàn)機(jī)械執(zhí)行而不顧公文實(shí)際的做法，因?yàn)楦袷疆吘故菫楣牡膬?nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。
8．2．2 主送機(jī)關(guān)
標(biāo)題下空l(shuí)行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空l(shuí)行頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格。本標(biāo)準(zhǔn)又講了當(dāng)主送機(jī)關(guān)過(guò)多而使首頁(yè)不能顯示正文的變通辦法，即將主送機(jī)關(guān)移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時(shí)，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行，道理不再贅述。
標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。
8．2．3 公文正文
主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
正文的標(biāo)識(shí)方法同寫(xiě)信一樣，在主送機(jī)關(guān)名稱之下第1行開(kāi)始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字。本標(biāo)準(zhǔn)特意規(guī)定公文中的數(shù)字、年份(用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)的)均不能回行，這是根據(jù)公文的特點(diǎn)而定的。因?yàn)楣闹械臄?shù)字、年份不能出半點(diǎn)紕漏，數(shù)字、年份回行極易出現(xiàn)差錯(cuò)，也易使讀者看錯(cuò)。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l(shuí)行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述，而且是放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后。需要明確的是，公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證這一點(diǎn)，需要在公文正文之后標(biāo)注附件的序號(hào)和名稱，然后在附件同樣標(biāo)識(shí)附件的序號(hào)和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。如果正文之后的附件序號(hào)和名稱與附件的序號(hào)和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此做了較詳細(xì)的規(guī)定。其要點(diǎn)一是附件應(yīng)與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標(biāo)識(shí)所屬公文的發(fā)文字號(hào)及“附件”二字。二是正文后的附件標(biāo)識(shí)應(yīng)與附件的標(biāo)識(shí)前后一致。三是對(duì)一些細(xì)節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。四是對(duì)標(biāo)識(shí)的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)識(shí)要與正文空l(shuí)行，左空2字；附件上的“附件”標(biāo)識(shí)在左上角頂格第l行。
8．2．5 成文日期
用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“○”；成文日期的標(biāo)識(shí)位置見(jiàn)8．2．6。
成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。公文如果沒(méi)有生效時(shí)間，在某種意義上說(shuō)就是一紙空文。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書(shū)寫(xiě)，即俗稱的“大寫(xiě)”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫(xiě)成“○”，是因?yàn)椤傲恪迸c漢字的另一種數(shù)字寫(xiě)法“壹、貳、捌”等是一個(gè)序列，而采用“一、三、五”這種寫(xiě)法用“○”比較協(xié)調(diào)。
由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點(diǎn)在8．2．6條會(huì)分別介紹。
8．2．6 公文生效標(biāo)識(shí)
公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)。
8．2．6．1 單一發(fā)文印章
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。
當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；
當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
印章是公文的生效標(biāo)志。一般情況除了會(huì)議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。鑒于行政機(jī)關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國(guó)刑法》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變?cè)?、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國(guó)家機(jī)關(guān)的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實(shí)性，提高印章的防偽性，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)印章的格式做了詳密的規(guī)定。
對(duì)只蓋一個(gè)印章的單一機(jī)關(guān)發(fā)文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變?cè)旃模?nbsp; 因?yàn)槿绻瞻走^(guò)大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變?cè)臁惫摹?div style="height:15px;">
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印章加蓋要端正、居中(即居成文日期之中)。此話說(shuō)來(lái)簡(jiǎn)單，但執(zhí)行起來(lái)卻要認(rèn)真對(duì)待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的印章均帶有國(guó)微，把國(guó)微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負(fù)責(zé)的態(tài)度。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時(shí)也要嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
本標(biāo)準(zhǔn)還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國(guó)徽、印章下弧沒(méi)有文字的印章。掌握的標(biāo)準(zhǔn)是，印章的圖案(如國(guó)徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對(duì)照現(xiàn)行國(guó)務(wù)院文件和本標(biāo)準(zhǔn)所附的樣式來(lái)掌握。之所以這樣規(guī)定，一是顯示印章的莊嚴(yán)性，特別是完整地顯示國(guó)徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國(guó)徽)壓在成文時(shí)間上而使其難以辨認(rèn)。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章(行政機(jī)關(guān)的部門(mén)印章或?qū)Ｓ糜≌掠性S多是這種樣式)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
兩個(gè)單位聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。其余要求均同一個(gè)印章。
三個(gè)單位聯(lián)合行文，會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無(wú)法壓在成文日期上，也就會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章。現(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個(gè)印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對(duì)象，極易給偽造印章提供可乘之機(jī)。為了防止出現(xiàn)空白印章，本標(biāo)準(zhǔn)做了這樣的規(guī)定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會(huì)出現(xiàn)空白的印章。印章每排最多排3個(gè)，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)的印章在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)的印章按照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序依次排布。當(dāng)最后一排剩下一個(gè)印章或兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)居中排布。成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在最后一排印章之下空l(shuí)行位置，右空2個(gè)字。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對(duì)齊。
本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)兩個(gè)或兩個(gè)以上印章的排列還規(guī)定只能采用一種加蓋方式，即不管個(gè)別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。
當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
現(xiàn)行公文常出現(xiàn)一種“此頁(yè)無(wú)正文”的格式，即當(dāng)正文之后的空白容不下印章位置時(shí)，需將印章加蓋在下一空白頁(yè)上，于是在該空白頁(yè)第l行頂格標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”，并用圓括號(hào)括起。這樣做是考慮到了防止在空白頁(yè)私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個(gè)缺口，本標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述情況時(shí)，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁(yè)；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務(wù)必同處一頁(yè)，不留任何空白，堵上私加公文也就是變?cè)旃牡穆┒?。本?biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時(shí)不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。因此本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施后，各單位要注意改掉標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”的習(xí)慣。
附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件可見(jiàn)報(bào)”等，不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對(duì)公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注意。
“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。
主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)相互銜接的一項(xiàng)工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。如國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞是由國(guó)務(wù)院辦公廳編制的《國(guó)務(wù)院主題詞表》規(guī)定。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主題詞居左頂格標(biāo)識(shí)，“主題詞”三字用黑體，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同，同時(shí)要注意詞目之間不要加頓號(hào)，而是空l(shuí)字。
公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)于主題詞之下，要注意三點(diǎn)，一是抄送機(jī)關(guān)居左空l(shuí)字，這與主題詞頂格標(biāo)識(shí)不同。二是抄送機(jī)關(guān)回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，這與標(biāo)題之下的主送機(jī)關(guān)回行時(shí)仍頂格不同。三是抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后要標(biāo)注句號(hào)，這是為了防止在抄送機(jī)關(guān)之后私自加入其他的抄送機(jī)關(guān)，同樣有防止變?cè)旃闹狻?div style="height:15px;">
