項(xiàng)目管理模版的建立
公司成立近三年來(lái)，我們做了很多成功的項(xiàng)目，積累了很多成功的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)?，F(xiàn)在公司規(guī)模的擴(kuò)大，需要我們把成功的經(jīng)驗(yàn)盡快的復(fù)制到更多的項(xiàng)目中去，讓更多的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能快速上手并做好工作。這個(gè)時(shí)候，除了工作流程的建立，很多模版的建立也顯得非常重要和必要，項(xiàng)目管理模版的建立實(shí)際上我們正在著手進(jìn)行，下面具體闡述我考慮到的一些方面。
1. 項(xiàng)目管理模版建立的重要性
這是項(xiàng)目管理規(guī)范化的要求。我們的整個(gè)管理流程正在逐步進(jìn)行規(guī)范化，就像上次XXX老師所說(shuō)，“管理就是把我們的經(jīng)驗(yàn)寫(xiě)下來(lái)，把寫(xiě)的做起來(lái)”，把我們的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行復(fù)制。建立實(shí)用有效的模版就是規(guī)范化的要求。
制定計(jì)劃的合理性。目前我們制定計(jì)劃時(shí)的依據(jù)比較少，主要依靠項(xiàng)目經(jīng)理和各項(xiàng)目成員的臨時(shí)思考和智慧，可能會(huì)有很多遺漏，制定的計(jì)劃可能也比較粗略。使用了項(xiàng)目管理模版，可以讓計(jì)劃制定有以前的成文經(jīng)驗(yàn)供參考，可以使制定出來(lái)的計(jì)劃更完善和合理。
控制項(xiàng)目的有效性。有了完善和合理的計(jì)劃，那么在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，我們就可以更好地找到項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)，在項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)重點(diǎn)控制項(xiàng)目，在關(guān)鍵任務(wù)出現(xiàn)偏差時(shí)及時(shí)采取措施，更好的控制和把握項(xiàng)目。
2. 項(xiàng)目管理模版建立的必要性
項(xiàng)目交流的共識(shí)。同一部門(mén)人員之間針對(duì)項(xiàng)目的交流，不同接口部門(mén)之間的溝通，不同項(xiàng)目之間的比較和參考，這些都需要基于一些基本的共識(shí)。采用項(xiàng)目管理模版，可以讓大家有這個(gè)共識(shí)，交流起來(lái)就會(huì)非常的順暢和高效。
讓新人快速上手。出了一般的傳、幫、帶，使新人快速上手還可以讓新人學(xué)習(xí)以前的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)項(xiàng)目管理模版的學(xué)習(xí)，可以快速并有效地起到這一作用。
經(jīng)驗(yàn)的積累。我們有很多經(jīng)驗(yàn)，如果知識(shí)做一個(gè)總結(jié)，然后放個(gè)文章保存起來(lái)，我覺(jué)得還不夠，還需要把以前的經(jīng)驗(yàn)更好的用起來(lái)。根據(jù)以前的經(jīng)驗(yàn)建立項(xiàng)目管理模版，并不斷根據(jù)新的經(jīng)驗(yàn)更新模版，這樣能把經(jīng)驗(yàn)用活，用到實(shí)處。
3. 項(xiàng)目管理模版的內(nèi)容
主要包括下面幾個(gè)模版:
1).Schedule，就是項(xiàng)目整體計(jì)劃，包括各部門(mén)的任務(wù)、任務(wù)之間的先后繼承關(guān)系，相應(yīng)的完成時(shí)間等，現(xiàn)在我們一般用Microsoft Project 2003編制。目前我們已經(jīng)總結(jié)出了一個(gè)比較粗略的模版，后續(xù)除了不斷細(xì)化和修正之外，還可以考慮做出新平臺(tái)項(xiàng)目模版，成熟平臺(tái)新項(xiàng)目模版，變形項(xiàng)目模版等。
2).風(fēng)險(xiǎn)管理模版?，F(xiàn)在每周的項(xiàng)目review會(huì)議中，我們除了關(guān)心現(xiàn)在的進(jìn)度和問(wèn)題外，其實(shí)還非常關(guān)心現(xiàn)在識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)、相應(yīng)對(duì)策及實(shí)施情況?？梢钥紤]建立對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理模版和風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)驗(yàn)庫(kù)，主要包括風(fēng)險(xiǎn)說(shuō)明，風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策，風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策實(shí)施情況，風(fēng)險(xiǎn)解決時(shí)間，風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策責(zé)任人等。
3).項(xiàng)目會(huì)議記錄模版。項(xiàng)目中有很多會(huì)議，尤其是項(xiàng)目啟動(dòng)前和項(xiàng)目發(fā)生重大變化時(shí)，我們需要整理項(xiàng)目會(huì)議記錄模版。主要包括會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)等要素，還要回憶討論的問(wèn)題，對(duì)策，責(zé)任人，完成時(shí)間等。進(jìn)行記錄，方便跟蹤。
4).項(xiàng)目總結(jié)模版。這個(gè)是項(xiàng)目總結(jié)中經(jīng)常需要使用的。除了項(xiàng)目經(jīng)理針對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、進(jìn)度、項(xiàng)目定義、項(xiàng)目需求等管理的總結(jié)外，還有各部門(mén)各自在項(xiàng)目中的一些總結(jié)。
這個(gè)過(guò)程中有一點(diǎn)很重要，就是需要把項(xiàng)目管理的模版和具體的項(xiàng)目管理體系、流程相配套，發(fā)揮出協(xié)同效應(yīng)，取得最大的效果。
4. 項(xiàng)目管理模版的適用范圍
維護(hù)部門(mén):系統(tǒng)部項(xiàng)目經(jīng)理。
參與項(xiàng)目的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)助。這一點(diǎn)非常重要，項(xiàng)目管理模版其實(shí)就是把大家的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和不斷更新，一定需要各部門(mén)的參與和支持。
5. 項(xiàng)目管理模版建立的具體方法
1)模版的建立。針對(duì)已有的經(jīng)驗(yàn)，建立對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目管理模版，粗略一點(diǎn)不要緊。
2)知識(shí)庫(kù)的建立。XXX老師在課堂上說(shuō)的非常好，“人可以走，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)留下”。我們需要成文的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這是公司寶貴的知識(shí)財(cái)富。前段時(shí)間小明對(duì)XX項(xiàng)目的總結(jié)就非常好，讓我們從一個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)到很多東西，并應(yīng)用到其他項(xiàng)目中去。也可以此進(jìn)行流程的改善，同時(shí)對(duì)模版進(jìn)行改善。
3).定期根據(jù)新的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)模版進(jìn)行更新和修正，使之更加符合現(xiàn)在的實(shí)際情況，更好地為現(xiàn)在的項(xiàng)目服務(wù)。一個(gè)模版再好，如果不能做好維護(hù)，也會(huì)很快減弱作用。
6.最后的話(huà)
以上是我的一些思考。其實(shí)大家很容易看出，這些思考不僅是對(duì)項(xiàng)目管理模版建立的，對(duì)其他模版和知識(shí)庫(kù)的建立和更新也有一定的意義。模版就是把經(jīng)驗(yàn)寫(xiě)下來(lái)，并復(fù)制到很多地方，這樣通過(guò)系統(tǒng)的力量而不僅僅是單個(gè)人的努力，我相信可以很大的改善我們項(xiàng)目的狀況。
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