| 論知識管理和信息構(gòu)建 |  |  |
| 2005-01-08 | |
【數(shù)據(jù)庫】人大全文2003年教育類專題 【文獻號】5216 【原文出處】情報理論與實踐 【原刊地名】京 【原刊期號】200305 【原刊頁號】400～405 【分 類 號】G9 【分 類 名】圖書館學、信息科學、資料工作 【復(fù)印期號】200311 【標 題】論知識管理和信息構(gòu)建 【 作 者】張新民/梁戰(zhàn)平 【作者簡介】張新民，軍事醫(yī)學科學院情報所 北京 100850 梁戰(zhàn)平，中國科技信息研究所 北京 100038 張新民，男，博士生，助理研究員。發(fā)表論文十余篇。 梁戰(zhàn)平，男，研究員，博士生導(dǎo)師。 【摘 要 題】專題探討 【英文摘要】The paper outlines the concept and implementation process of knowledge management, introduces a new domain of study in information science,that is,the concept,composition and process of information architecture,and explores the relationship between knowledge management and information architecture. 【關(guān) 鍵 詞】knowledge management/knowledge organizing/information architecture 【 正 文】 由于數(shù)字化信息和電子網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)與蓬勃發(fā)展，促進了信息社會的迅速發(fā)展和不斷深入，信息相關(guān)學科也隨之有了很大的發(fā)展。隨著信息科學的研究和實踐活動正在不斷深入，出現(xiàn)了許多新的問題和研究領(lǐng)域。同時，現(xiàn)代的組織正處在一個競爭日趨激烈的動態(tài)變化的環(huán)境之中，組織結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜。這就需要信息專業(yè)人員跨越多個學科和領(lǐng)域，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，并努力在信息密集的組織中確立新的地位和作用，為組織創(chuàng)造價值。知識管理和信息構(gòu)建就是在這樣的背景下出現(xiàn)的，并開始被人們廣為關(guān)注。 1 知識管理 1.1 知識管理的定義 目前對知識管理還沒有一個定義明確且取得共識的概念，很多學者從各自的研究和認識角度提出了對知識管理的定義。一般來說，知識管理就是為了提高組織的適應(yīng)性、生存能力、創(chuàng)新能力和核心競爭力，將知識看作是一種可開發(fā)資源，通過確定、捕獲、收集、組織、標引、存儲、集成、檢索和共享組織的知識資產(chǎn)，對組織的知識資產(chǎn)及相關(guān)事物進行綜合、系統(tǒng)和有效管理的科學。 知識管理以人為中心，以信息為基礎(chǔ)，以知識共享和知識交流為手段，以知識創(chuàng)新為目標。通過知識共享，運用集體的智慧提高對快速變化的環(huán)境的應(yīng)變和創(chuàng)新能力，為組織實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。 1.2 組織中的知識的特性 組織的知識資產(chǎn)包括：①顯性知識，如數(shù)據(jù)庫、文檔、環(huán)境知識、政策、程序和組織文化；②隱性知識，指在雇員頭腦中的知識及他們的專長和他們的實踐工作經(jīng)歷。知識管理致力于讓集體知識、組織信息和實踐經(jīng)驗可以被員工個人所得到并利用，同時推動員工向集體貢獻他們的個人知識，從而實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的相互轉(zhuǎn)化和共享。 組織中的知識可區(qū)分為個人知識和組織知識兩個層次。個人知識是開發(fā)組織的知識庫所必需的知識。然而，組織知識不是個人知識的簡單總合。組織知識是通過組織中的員工之間的不斷交流、討論和碰撞，通過技術(shù)、技巧、組織和人員之間的不斷的互相作用而形成的，這種互相作用、相互影響的方式不可能被其他組織輕易地模仿，因為這些相互影響是通過組織的獨特的歷史和文化而塑造的。 1.3 知識管理的過程 知識管理是一個知識創(chuàng)造（或獲?。⒅R確認、知識表達、知識傳播和知識應(yīng)用的綜合過程。知識管理的這5個階段允許組織進行學習、思考、忘卻和再學習，其過程對組織核心競爭力的構(gòu)筑和維持是不可缺少的（見圖1）。 附圖G9NB09.JPG 圖1 知識管理的過程 知識創(chuàng)造是指組織開發(fā)新穎的有用的創(chuàng)意和解決方案的能力。知識創(chuàng)造是一個自然發(fā)生的過程，其中激勵、鼓舞、試驗和機遇起著重要作用。知識的新穎程度取決于它是否更熟練地和更有效地解決現(xiàn)有問題，或者在市場中導(dǎo)致創(chuàng)新。 知識確認是指在現(xiàn)有組織環(huán)境下考察知識并評價知識的有效性。因為隨著組織的不斷成熟和知識的不斷發(fā)展，新的知識不斷被創(chuàng)造和出現(xiàn)，需要對其進行確認和評估，同時組織原有的部分知識可能陳舊，需要重新調(diào)整和提煉。對于組織來說，為了適應(yīng)現(xiàn)有或者可能的現(xiàn)實，跟上本領(lǐng)域的最新發(fā)展并及時拋棄過時的知識，組織需要不斷地監(jiān)測、復(fù)習、檢驗、驗證和提煉知識庫。 知識組織：知識被創(chuàng)造并得到確認后，為了有效地存貯與檢索，需要對其進行合理和有效組織，并使之結(jié)構(gòu)化，以便實現(xiàn)對知識的高效存取、利用和管理。通常組織可以設(shè)計不同的程序以設(shè)置它的知識庫的格式。然而，組織知識在不同的場所被傳播和散布，嵌入不同的產(chǎn)品和程序，并且被貯藏入不同的介質(zhì)中（如印刷品、磁盤和光盤），所以它們中每一個都要求不同的知識組織和表達方法。由于這些不同的組織式樣，組織成員經(jīng)常發(fā)現(xiàn)難以重新配置、重組和綜合這些來源根本不同的知識。為此，組織可以使用相似的編碼、標準和程序方案，或者利用預(yù)先規(guī)定的模板和方案以表達數(shù)據(jù)、信息和知識。 知識傳播：在知識被組織利用之前，它需要在整個組織中傳播和共享。組織、技術(shù)和人員之間的互相作用對知識傳播的結(jié)果有直接影響。傳統(tǒng)的金字塔式的等級結(jié)構(gòu)以指令控制為基礎(chǔ)，極大地限制了在技術(shù)、技巧和人員之間的互相作用，從而減少了知識傳播的機會和有效性。而在橫向的網(wǎng)狀組織結(jié)構(gòu)中，權(quán)力下放和對外開放政策加快了知識在不同人員和不同部門之間流動。電子郵件、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、電子公告牌和新聞組的應(yīng)用能支持知識在組織各處傳播，允許組織的成員從多重的觀點和角度來討論和解釋信息。 知識應(yīng)用：知識應(yīng)用意味著激活知識，使組織的知識被采用并變成公司的產(chǎn)品、過程和服務(wù)，從而為公司創(chuàng)造價值。在知識的應(yīng)用過程中，組織和人員可以發(fā)現(xiàn)新的問題，在試圖解決出現(xiàn)的新問題時，又會從中產(chǎn)生新的知識。組織可以通過許多途徑利用它的知識資源。 上述5個階段的協(xié)調(diào)十分關(guān)鍵，因為在任一階段出現(xiàn)問題，都可能導(dǎo)致知識管理無法達到最佳結(jié)果。 1.4 知識管理的實施 目前，學術(shù)界和企業(yè)界對知識管理的重要性已有了廣泛認同，知識管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)和組織的管理哲學。但如何實施有效的知識管理，人們還沒有達成一致意見。在實踐中，人們已經(jīng)采取了不同的知識管理方法，從軟件平臺到技術(shù)解決方案，從集體實踐到最佳實踐，等等。部分研究人員和大多數(shù)的管理人員相信計算機與通信技術(shù)在知識管理中的能力，他們認為信息技術(shù)可以幫助人們從數(shù)據(jù)倉庫中提取知識，促進員工進行有效的交流和協(xié)作，并使組織中的信息和知識得到共享和充分利用；而其他人卻主張知識存在于人的頭腦中，因此員工培訓(xùn)和激勵是知識管理的關(guān)鍵因素。 事實上，由于知識管理涉及到信息、知識、組織、技術(shù)、員工等多個方面，它是一個復(fù)雜的系統(tǒng)。在實施知識管理的過程中，必須充分認識到各個要素之間的相互作用和影響，不可能單純依靠技術(shù)解決方案或組織管理手段就成功地實現(xiàn)知識管理。因而知識管理不是一個單純的方法或技術(shù)，它是一種組織戰(zhàn)略，將知識看作是一種可以管理并且能為組織創(chuàng)造價值的最重要資源，對組織的知識資產(chǎn)進行綜合和有效的管理，使之轉(zhuǎn)變成為更高的生產(chǎn)力和更強的競爭能力。 2 信息構(gòu)建 2.1 信息構(gòu)建的定義 信息構(gòu)建（Information Architecture，IA）最早由美國建筑師R.S.Wurman在1976年提出，他當時對IA的具體描述為：①將數(shù)據(jù)中固有的模式進行組織，化復(fù)雜繁瑣為簡單明晰；②創(chuàng)建信息結(jié)構(gòu)或地圖，以便讓他人獲得自身所需的知識；③21世紀IA將應(yīng)用于信息組織等學科領(lǐng)域。當時Wurman的工作集中于二維的頁面展示和版面編排，后來隨著因特網(wǎng)的興起，IA的工作更多地集中于網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)和組織，很多人已經(jīng)提出該術(shù)語的不同定義。目前，較公認的是L.Rosenfeld和P.Morville所下的定義：信息構(gòu)建是一門組織信息和界面的藝術(shù)和科學，涉及組織系統(tǒng)、標識系統(tǒng)、導(dǎo)航系統(tǒng)和搜索系統(tǒng)的設(shè)計，目的是幫助人們在網(wǎng)絡(luò)和Web環(huán)境中更成功地發(fā)現(xiàn)和管理信息，有效地解決用戶的信息需求。 信息構(gòu)建是組織管理信息資源的基礎(chǔ)。它描述了用以設(shè)計一個有效的信息管理框架所必需的理論、原則、指導(dǎo)方針、標準、約定和范圍。它的目標是設(shè)計信息結(jié)構(gòu)，以幫助人們創(chuàng)新性地、有效地管理和利用信息。 信息構(gòu)建建立了智能技術(shù)與信息技術(shù)的協(xié)同作用，以實現(xiàn)組織中的信息系統(tǒng)的目標和宗旨。通過采用知識組織、元數(shù)據(jù)創(chuàng)建、圖形設(shè)計、導(dǎo)航結(jié)構(gòu)、信息需求分析、有效溝通以及其他知識技術(shù)，指導(dǎo)信息技術(shù)的使用，如Web設(shè)計、用戶界面、數(shù)字圖書館、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、遠程通信和網(wǎng)絡(luò)，或者協(xié)作的計算機環(huán)境。 2.2 信息構(gòu)建的構(gòu)成 信息構(gòu)建的核心是組織系統(tǒng)、標識系統(tǒng)、導(dǎo)航系統(tǒng)和搜索系統(tǒng)（見圖2）。組織系統(tǒng)決定內(nèi)容如何分組，是內(nèi)容分類的途徑。網(wǎng)站的信息組織就是根據(jù)網(wǎng)站內(nèi)容的屬性、受眾對象和其他特征，將網(wǎng)站的信息分門別類地列出，并按照一定體系系統(tǒng)地組織起來的一種手段。標識系統(tǒng)決定如何稱呼和調(diào)用那些分組內(nèi)容，并創(chuàng)建一致的標識方案；導(dǎo)航系統(tǒng)決定網(wǎng)站的使用者如何瀏覽和檢索分組內(nèi)容，通過精心制作不同的導(dǎo)航路徑（如導(dǎo)航條和網(wǎng)站地圖），幫助網(wǎng)站用戶四處游歷和瀏覽內(nèi)容。搜索系統(tǒng)幫助人們制定與相關(guān)文檔相匹配的檢索表達式，以滿足用戶的信息需求。 附圖G9NB10.JPG 圖2 信息構(gòu)建的核心 信息構(gòu)建有兩個相互關(guān)聯(lián)的方面：①通過利用圖形或多媒體等可視化設(shè)計手段，促進溝通；②通過利用智能技術(shù)，如場景分析、內(nèi)容組織、需求分析、可用性研究、元數(shù)據(jù)應(yīng)用和組織規(guī)劃等，構(gòu)造一個便于定位、理解、導(dǎo)航和使用的信息界面或信息資源。 2.3 信息構(gòu)建的過程 信息構(gòu)建可以分為以下5個階段，即初始研究、戰(zhàn)略制定、概念設(shè)計、實施制作和管理維護（見圖3）。 附圖G9NB11.JPG 圖3 信息構(gòu)建的5個階段 在信息構(gòu)建的研究階段，需要了解組織的目標、宗旨和任務(wù)，并進而確定網(wǎng)站的目標和任務(wù)；進行用戶分析，對目標用戶進行分類和排序，了解用戶的信息需求；通過創(chuàng)建希望列表和內(nèi)容表格清單，創(chuàng)建網(wǎng)站地圖，確定網(wǎng)站內(nèi)容；根據(jù)網(wǎng)站和內(nèi)容的性質(zhì)，并結(jié)合技術(shù)等方面的限制因素，確定網(wǎng)站的內(nèi)容和功能要求。采用卡片分類的方法進行內(nèi)容聚類，對網(wǎng)站的信息內(nèi)容進行有效組織。 在戰(zhàn)略制定階段，根據(jù)網(wǎng)站的內(nèi)容和功能要求，結(jié)合組織環(huán)境和用戶背景，制定出信息構(gòu)建的戰(zhàn)略，作為此后的設(shè)計和實施工作的路標，用于指導(dǎo)網(wǎng)站建設(shè)相關(guān)人員的工作；提交信息構(gòu)建的戰(zhàn)略的書面報告；撰寫信息構(gòu)建設(shè)計的項目計劃；最后還應(yīng)將信息構(gòu)建戰(zhàn)略報告進行濃縮后以適當?shù)谋硎痉绞竭M行展示和說明。 在概念設(shè)計階段，利用白板和便簽條，開展頭腦風暴以探討網(wǎng)站的可能的信息構(gòu)建；探索組織隱喻、功能隱喻和視覺隱喻的應(yīng)用，以形象地說明網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)與功能；采用情景模式，模仿用戶瀏覽和使用信息的實際過程，分析具有不同信息需求和行為的人們?nèi)绾斡螝v網(wǎng)站；然后將以上階段的創(chuàng)意和想法轉(zhuǎn)化為高層的結(jié)構(gòu)藍圖，制定網(wǎng)站主頁的鳥瞰圖，用以表達網(wǎng)站內(nèi)容的全貌；創(chuàng)建頁面模塊，用以顯示主頁內(nèi)容和鏈接的信息，以便在頁面的層次上清晰地展示網(wǎng)站的信息構(gòu)建；隨后信息建筑師與圖形設(shè)計師和程序設(shè)計員合作，在紙上創(chuàng)建網(wǎng)站主頁的設(shè)計草圖；在以上工作的基礎(chǔ)上，開發(fā)出完成部分編程的Web網(wǎng)站的原型。 在以上工作的基礎(chǔ)上，實施階段制作出詳細的信息構(gòu)建的藍圖；討論具體的詳細的組織、標記和導(dǎo)航問題；構(gòu)建受控詞匯表和主題詞表；編制基于內(nèi)容塊的內(nèi)容地圖；完成了內(nèi)容圖示后，創(chuàng)建一個包括所有Web網(wǎng)頁的清單，并設(shè)計出網(wǎng)頁模板。據(jù)此，網(wǎng)頁設(shè)計人員、圖形設(shè)計師和程序員就可以制作出整個網(wǎng)站。至此，信息構(gòu)建的主要過程已基本完成。 網(wǎng)站建成之后，還必須對網(wǎng)站的信息構(gòu)建進行管理和維護。這個階段，首先要編制網(wǎng)站信息構(gòu)建的指南手冊，以便指導(dǎo)日后的管理和維護工作，以免信息構(gòu)建遭到破壞；其次，開展日常的維護工作，包括內(nèi)容管理和受控詞匯表的維護與更新；此外，還要開展進一步的使用測試，召開用戶討論會，追蹤用戶對網(wǎng)站的使用情況，收集來自各個方面的意見和建議，以期不斷完善信息構(gòu)建，提高網(wǎng)站的可用性。至此，信息構(gòu)建的整個過程結(jié)束。 2.4 信息構(gòu)建的特點與應(yīng)用 首先，信息構(gòu)建是一個新生的信息科學專業(yè)領(lǐng)域和實踐活動，是綜合了Web設(shè)計、圖書館與信息科學、建筑學、人機交互、可用性工程、經(jīng)驗設(shè)計、認知心理學、人類文化學等多學科的一門交叉學科。 其次，信息構(gòu)建非常強調(diào)可用性和可視化。它利用可用性工程的方法，結(jié)合可視化設(shè)計，在決定用戶是否能夠容易地尋找所需信息方面起著重要作用。 第三，信息構(gòu)建強調(diào)以用戶為中心，重視用戶體驗。這就要求網(wǎng)站的開發(fā)人員在網(wǎng)站開發(fā)過程中，不是單方面強調(diào)所用技術(shù)和硬件設(shè)備的先進性、功能的領(lǐng)先性、界面的華美性，更強調(diào)以網(wǎng)站的用戶和使用者為網(wǎng)站內(nèi)容組織和信息設(shè)計的出發(fā)點和落腳點，重視用戶在網(wǎng)站使用中的真實體驗，從用戶的觀點來考察網(wǎng)站的內(nèi)容組織與界面設(shè)計。 最后，信息構(gòu)建強調(diào)系統(tǒng)論和信息生態(tài)論。一個成功的信息構(gòu)建系統(tǒng)地分析和考慮了信息構(gòu)建的各個方面，克服了組織目標和限制因素的干擾，將用戶和內(nèi)容緊緊聯(lián)系在一起。而用戶、內(nèi)容和組織背景在每個場合中都是高度變化、各不相同的，而且可以采用多種方法來實現(xiàn)網(wǎng)站的信息構(gòu)建。因此，每個信息構(gòu)建都各自不同，不存在完全相同或完全“正確”的信息構(gòu)建。 信息構(gòu)建代表著當代信息服務(wù)和情報學的前沿。它已從網(wǎng)站信息設(shè)計的狹義概念提升為在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息空間中提供信息的組織、管理和服務(wù)的廣義概念。信息構(gòu)建的概念、原則和方法可以應(yīng)用于電子商務(wù)、電子政務(wù)、數(shù)字圖書館等的建設(shè)中。 3 信息構(gòu)建將知識管理從理論轉(zhuǎn)化為實踐 知識管理和信息構(gòu)建出現(xiàn)后，沿著各自的軌道在不斷演化和發(fā)展。這兩者似乎毫不相干，但近來卻出現(xiàn)了日趨明顯的結(jié)合趨勢。主要表現(xiàn)在：一方面國外提供信息構(gòu)建或知識管理的專業(yè)咨詢服務(wù)公司都不約而同地同時提供知識管理和信息構(gòu)建的服務(wù)項目；另一方面，在著名的搜索引擎Google及Web主題網(wǎng)站“open dictionary”中，已將“Information Architecture”置于“Knowledge Management”目錄之下。這表明IA與KM之間肯定存在著某些內(nèi)在的、必然的聯(lián)系。因此，深入分析和探討兩者之間的關(guān)系，對進一步開展信息構(gòu)建和知識管理的研究和實踐工作，都是很有意義的。 知識管理的核心是知識創(chuàng)造和知識應(yīng)用，致力于通過管理手段和信息技術(shù)來營建知識共享和知識創(chuàng)新的良好環(huán)境，加強組織內(nèi)部的信息和知識的交流、傳播與共享，推動組織中的人際互動和溝通，從而提高組織的應(yīng)變和競爭能力。但是知識管理的實施必須以擁有相應(yīng)的信息基礎(chǔ)設(shè)施為前提，當創(chuàng)新和創(chuàng)造力成為目前的競爭舞臺的標志時，組織應(yīng)該擅長以正確的形式從組織中找到正確的知識。如果組織不能做到這點，它將難以維持競爭優(yōu)勢。 隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，更多的企業(yè)已經(jīng)開展了在線商務(wù)和企業(yè)信息門戶建設(shè)的計劃，組織內(nèi)外的數(shù)字化信息急劇增加。同時，組織的知識管理活動往往會涉及到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計算機技術(shù)的應(yīng)用，因此對組織內(nèi)外的信息空間的數(shù)字化信息的管理和利用就成為此類知識管理項目成功與否的關(guān)鍵所在。由此，信息構(gòu)建的出現(xiàn)為組織的知識管理提供了一條新穎有效的解決途徑。 信息構(gòu)建和知識管理都集中于幫助人員管理、發(fā)現(xiàn)、評價和共享信息。知識管理為門戶項目提供理論基礎(chǔ)，信息構(gòu)建則提供了實施的細節(jié)。信息構(gòu)建可以提供分步的藍圖，將抽象的信息組織理論轉(zhuǎn)換成為可操作的知識管理環(huán)境。通過信息構(gòu)建，信息建筑師將知識整合到企業(yè)網(wǎng)站和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上。 3.1 信息構(gòu)建可用于指導(dǎo)組織的網(wǎng)站建設(shè) 盡管知識管理原則已經(jīng)被廣泛接受，如何實施知識管理項目是問題的關(guān)鍵所在。因為知識管理應(yīng)成為組織做每件事的一部分，成為每個人工作的一部分，因此實施知識管理最容易的方式是通過網(wǎng)絡(luò)和計算機。 隨著網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)的日益流行和不斷普及，越來越多的組織（尤其是公司）將它們的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到Web上，相繼開展了企業(yè)網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)的建設(shè)。目前企業(yè)信息門戶建設(shè)日益普及，事實上，大多數(shù)知識管理計劃也采取了門戶建設(shè)項目的形式。今天每個公司都面臨如何獲得、存儲以及共享信息的難題——對外為顧客提供信息與服務(wù)，對內(nèi)為企業(yè)的員工、商業(yè)合作伙伴、供應(yīng)商、銷售商等提供信息與服務(wù)。企業(yè)門戶項目的成功與信息的組織與檢索直接相關(guān)，如果人們不能找到他們需要的信息，門戶倡議將會失敗。 當建設(shè)企業(yè)網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)時，周到的網(wǎng)站設(shè)計成為項目成敗的關(guān)鍵。信息構(gòu)建應(yīng)用于網(wǎng)站建設(shè)已取得了很大成功，利用信息構(gòu)建的理論和方法，可以幫助企業(yè)建設(shè)一個穩(wěn)定可靠、高效易用的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，使人們更加成功地管理和查找信息。 3.2 信息構(gòu)建可幫助建設(shè)一個系統(tǒng)集成的信息體系 一個完全集成的企業(yè)是信息組織追求的最高目標?，F(xiàn)代的企業(yè)計算機系統(tǒng)延伸到商業(yè)伙伴、咨詢顧問和顧客。在此背景中，知識管理可以定義為聚集和整理企業(yè)所有的知識資產(chǎn)的過程，知識資產(chǎn)包括記錄、信息、企業(yè)知識、第三方信息和員工的隱性認識。要想實施有效的知識管理，組織必須要有良好的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，并以此為基礎(chǔ)，對組織的知識和信息進行有效的組織、管理、交流和應(yīng)用，達到知識共享和知識創(chuàng)新的目的。 信息構(gòu)建和知識管理都有一個共同目標，即通過內(nèi)容管理來更好地提升工作效率和生產(chǎn)力，因此二者都牽涉到創(chuàng)建一個鼓勵集體相互作用和知識發(fā)現(xiàn)的平臺。應(yīng)用信息構(gòu)建的理論和方法可以幫助組織建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、功能完善、使用便利的信息平臺，為組織的知識管理提供一個高度集成的信息系統(tǒng)。 一個穩(wěn)固的信息構(gòu)建結(jié)合了信息技術(shù)與整個組織的需要和要求，提供了組織的信息資源的集成藍圖，以便信息技術(shù)能夠正確、及時地達成組織的目標和宗旨。一個設(shè)計良好的信息構(gòu)建是利用信息作為競爭和智力優(yōu)勢的途徑。 3.3 信息構(gòu)建可服務(wù)于知識管理的全過程 前面已經(jīng)介紹了知識管理的過程。首先，良好的信息構(gòu)建可以幫助人們迅速地找到并獲取所需要的信息。通過建立分類，開發(fā)導(dǎo)航方案，創(chuàng)建網(wǎng)站地圖，以促進知識的獲?。辉诖_認階段，組織捕獲的知識，如創(chuàng)意可能被綜合在備忘錄文檔中，銷售數(shù)字被匯總到圖表或電子表格中，有關(guān)信息和數(shù)據(jù)被放入關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中；在組織階段，通過對信息進行組織和分析，使信息有序化和結(jié)構(gòu)化，為其他用戶發(fā)現(xiàn)知識提供了框架。常見問答、最佳實踐文檔和企業(yè)專家目錄是編纂和組織知識的例子。在知識傳播階段，通過標引常見問答或最佳實踐文檔、建立供同事交換信息的論壇或建立站點索引等方法，信息構(gòu)建為知識轉(zhuǎn)移創(chuàng)建了多路通道。通過創(chuàng)立信息檢索工具，在企業(yè)團隊之內(nèi)和團隊之間聯(lián)系員工，鼓勵員工之間開展協(xié)作和交流；在知識應(yīng)用階段，當用戶使用這些信息和知識時，他們可能會進一步修改、驗證和更新它們，這樣又產(chǎn)生了新的信息和知識，返回到知識管理的第一步即知識創(chuàng)造階段。這種組織學習的過程不斷循環(huán)，結(jié)果導(dǎo)致新的信息和知識不斷地加入到組織的知識中（見圖4）。因此，從根本上說，知識管理和信息構(gòu)建都致力于提高知識創(chuàng)造的能力。 附圖G9NB12.JPG 圖4 組織學習的循環(huán)過程 總之，信息構(gòu)建致力于通過整理組織的數(shù)據(jù)和信息來創(chuàng)建知識，因而使用者可以更容易地完成任務(wù)、與同事合作或進行研究。 3.4 信息構(gòu)建可充分適應(yīng)組織和知識的復(fù)雜性 許多組織的結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜，各類信息也以不同的格式分散在組織的各個部門之中，因此組織和員工難以捕獲和共享信息。此外，在當前技術(shù)急劇變化的商業(yè)環(huán)境中，甚至已經(jīng)確認的知識也可能迅速陳舊。由于知識的流動性和暫時性，因此只有當內(nèi)部資料被有序化時，組織才能從它們的內(nèi)部資料中發(fā)掘競爭優(yōu)勢。根據(jù)18世紀哲學家賽繆爾（J.Samuel）的說法，知識有兩種形式：我們自己擁有的信息和知識，以及知道在哪里發(fā)現(xiàn)我們所需要的信息。在大多數(shù)組織中，員工個人不可能擁有解決問題所需要的全部信息，因此強調(diào)發(fā)現(xiàn)和利用信息，比強求員工掌握大量知識是更加現(xiàn)實的策略。 事實上，利用信息構(gòu)建不僅可為員工提供所需的信息，而且可創(chuàng)建合作和交流的工作空間和導(dǎo)航結(jié)構(gòu)，促進非正式的瀏覽和交流，讓用戶了解他們甚至不知道存在的產(chǎn)品、服務(wù)或信息。 信息構(gòu)建的價值還在于它幫助信息解釋的能力。信息構(gòu)建可以幫助員工找到所需信息并理解它們。組織中的每個團體通過實踐發(fā)展出一套屬于自己的獨特術(shù)語和慣用語言，為此需要確定適合各種知識團體的信息組織的類別。這種跨越組織集成知識的能力直接依賴于信息構(gòu)建中的組織系統(tǒng)和標引系統(tǒng)。通過編纂信息和組織知識（如分類、網(wǎng)站結(jié)構(gòu)、導(dǎo)航路徑、網(wǎng)站地圖等），以確保這些知識對于整個組織都具有意義。例如，數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)銷售都是企業(yè)的技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的重要組成部分，然而，往往IT部門負責數(shù)據(jù)存儲，而銷售和市場部門則擁有銷售數(shù)據(jù)。通過信息構(gòu)建為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)精心制作標記或命名系統(tǒng)，以使這些數(shù)據(jù)和術(shù)語對IT部門及銷售和市場部門都有意義。 4 討論 知識管理被視為實現(xiàn)集體轉(zhuǎn)變的工具。作為企業(yè)哲學，知識管理維護員工的顯性和隱性知識，并將其轉(zhuǎn)化為組織解決問題和創(chuàng)建知識的能力。許多分析家認為，知識管理的主要關(guān)注點是發(fā)現(xiàn)聯(lián)系各類人員的途徑，而信息構(gòu)建正是建立這種聯(lián)系途徑的有效方法。 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和門戶網(wǎng)站僅僅是知識管理的工具和手段，如何使員工進行有效的溝通和交流才是組織面臨的真正挑戰(zhàn)。信息構(gòu)建和知識管理的最終效益不是建立門戶或分類結(jié)構(gòu)本身，而是利用那些工具和手段來推動知識創(chuàng)新和知識利用。 成功的信息構(gòu)建取決于3個因素：用戶、信息資源的內(nèi)容、語境（商業(yè)背景）（見圖5）。一個有效的門戶網(wǎng)站或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)適應(yīng)了組織的經(jīng)營戰(zhàn)略和企業(yè)文化，將用戶、內(nèi)容和整個組織聯(lián)系在一起。因此，一個成功的信息構(gòu)建體現(xiàn)出信息生態(tài)學的特點，可以適應(yīng)動態(tài)變化的組織環(huán)境，幫助組織建立起一個系統(tǒng)集成的信息環(huán)境，為組織實施知識管理奠定良好的基礎(chǔ)。 附圖G9NB13.JPG 圖5 信息構(gòu)建成功的3個因素 組織利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)可以高效地處理數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)組織起來變成信息，并對數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)挖掘。然而信息技術(shù)只能成功地用于解決有限范圍的問題，它只能實現(xiàn)數(shù)據(jù)到信息的轉(zhuǎn)變。對信息的解釋仍然是難題，而人員具有解釋的能力。只有通過人員以及人員之間的相互交流和互相作用，信息才能被解釋并且被轉(zhuǎn)化為知識。因此，為了管理知識，組織需要重新考察人員、信息技術(shù)、信息內(nèi)容及語境之間的互相作用。信息構(gòu)建有效地結(jié)合了信息技術(shù)、信息內(nèi)容和人類的智力活動（如分類組織、環(huán)境分析、主題詞表、元數(shù)據(jù)應(yīng)用等），從而有助于組織和員工對信息的理解，實現(xiàn)從信息到知識的轉(zhuǎn)變。 有效的信息構(gòu)建改變了組織行為，因為它重新描繪了知識建立和知識運用的過程，提高了知識共享的企業(yè)文化。通過因特網(wǎng)或門戶網(wǎng)站將組織的信息有序化和結(jié)構(gòu)化，使組織和員工逐步理解和接受知識管理。 知識管理不是捕獲、存儲和傳遞信息的一個簡單問題，相反它要求從多重觀點解釋和組織信息。只有通過轉(zhuǎn)變組織文化，組織才可以逐漸地轉(zhuǎn)變?nèi)藛T、技術(shù)、信息與知識之間的相互作用方式，確保組織在動態(tài)、復(fù)雜的環(huán)境中不斷地創(chuàng)造、驗證和應(yīng)用新知識，將知識變成增值的產(chǎn)品、過程和服務(wù)，從而實現(xiàn)有效的知識管理。 5 結(jié)論與論點 1）知識管理是信息管理的高級階段，知識管理的原則和理念已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)和組織的管理哲學。 2）信息構(gòu)建已超越了網(wǎng)站信息組織與設(shè)計的狹義概念，上升為對網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的信息空間的組織與構(gòu)建的廣義概念，代表了當代信息服務(wù)和情報學的前沿。 3）信息構(gòu)建的實踐對我們開展信息服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)調(diào)整、數(shù)字圖書館建設(shè)、電子商務(wù)/政務(wù)等信息管理與服務(wù)的實踐活動具有指導(dǎo)和借鑒意義。 4）信息構(gòu)建和知識管理之間有著密切的內(nèi)在聯(lián)系。信息構(gòu)建將抽象的信息組織理論轉(zhuǎn)換成為可操作的知識管理實踐，將知識整合到組織的網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)上，從而為組織的知識管理提供了一條新穎有效的解決途徑。 【參考文獻】 1 Morville P,Rosenfeld L.Information Architecture for the World Wide Web.ISBN1-556592-282--4, 1998 2 Morville P,Rosenfeld L.Information Architecture for the World Wide Web.2nd Edition.ISBNO-596-00035-9,2002 3 Rosenfeld L.Information Architecture:Looking Ahead. 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