如何發(fā)揮信息化在成本管理中的作用
在目前經(jīng)濟(jì)全球化形勢下，企業(yè)的生存競爭已經(jīng)演變?yōu)槌杀靖偁?，成本精?xì)化管理成為企業(yè)管理的首要任務(wù)和手段。信息化作為先進(jìn)的管理技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物，將企業(yè)的物流、資金流、信息流高度有效地集成，為成本管理提供了高效的數(shù)據(jù)收集、處理和傳遞平臺(tái)，以支撐成本預(yù)測、決策、控制、考核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
因此，現(xiàn)代企業(yè)必須全面加速推進(jìn)信息化工作進(jìn)程，發(fā)揮信息化在成本管理中的重要作用，實(shí)現(xiàn)成本的動(dòng)態(tài)管理，從而提高企業(yè)市場競爭能力和持續(xù)盈利能力。
一、傳統(tǒng)成本管理的缺陷
在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)的成本數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)不集成，尤其是在成本的綜合分析、預(yù)測和控制等方面受到一定限制，不能滿足成本管理的準(zhǔn)確性和快捷性，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：
成本核算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。成本信息資料主要依賴于人工計(jì)算，可能存在人為原因造成的費(fèi)用分?jǐn)偛豢茖W(xué)、產(chǎn)品成本核算不準(zhǔn)確的情況，導(dǎo)致產(chǎn)品成本虛高或虛低。標(biāo)準(zhǔn)成本體系不完善，傳統(tǒng)核算模式下，標(biāo)準(zhǔn)成本的核定完全由手工進(jìn)行，與生產(chǎn)工藝參數(shù)結(jié)合不緊密，缺乏全線成本信息，因此科學(xué)性、動(dòng)態(tài)性較差。
由于缺乏實(shí)時(shí)的成本信息，成本核算周期長，成本核算分析不及時(shí)，不能適時(shí)為企業(yè)經(jīng)營提供決策信息，難以應(yīng)對(duì)瞬息萬變的市場形勢。
同時(shí)，由于傳統(tǒng)成本管理無法將一線生產(chǎn)信息與成本數(shù)據(jù)有效結(jié)合，無法實(shí)施有效的現(xiàn)場成本管理，現(xiàn)場成本管理不到位，對(duì)作業(yè)區(qū)、班組等基層組織的成本管理職能相對(duì)弱化。上述種種原因，都會(huì)使得企業(yè)成本增加。
二、信息化成本管理的特點(diǎn)
信息化實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的高度集成性，成本核算準(zhǔn)確性得到了顯著提高。筆者歸納為主要有幾個(gè)特點(diǎn)：
首先是減少人為核算偏差。采用信息化系統(tǒng)采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、設(shè)備檢修等一系列業(yè)務(wù)操作直接生成會(huì)計(jì)憑證及相應(yīng)會(huì)計(jì)信息，相應(yīng)減少了人為操作造成的成本核算偏差。
其次，細(xì)化了成本核算對(duì)象。信息化技術(shù)系統(tǒng)提供了多種成本歸集對(duì)象，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)流程和管理需要選擇使用不同的成本歸集對(duì)象，按成本中心進(jìn)行費(fèi)用歸集、按生產(chǎn)訂單進(jìn)行成本核算、按物料進(jìn)行實(shí)際成本還原，與傳統(tǒng)模式相比較，更趨合理和精細(xì)化。
再次，能夠支持業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)溯源。由于與各模塊的高度集成，對(duì)于產(chǎn)生的成本憑證，可以追溯到原始憑證、操作人員、操作時(shí)間、事務(wù)類型等信息，豐富了財(cái)務(wù)分析的角度和數(shù)據(jù)來源。同時(shí)，還能自動(dòng)生成成本報(bào)表。信息化系統(tǒng)中有大量的反映成本信息的報(bào)表，如成本中心差異分析報(bào)表、單位成本報(bào)表、產(chǎn)品盈虧情況報(bào)表等，由業(yè)務(wù)觸發(fā)自動(dòng)生成報(bào)表體系，為管理人員進(jìn)行成本管理和分析提供了依據(jù)。
最重要的是，能夠提高財(cái)務(wù)工作效率。由于大量的重復(fù)性、核算性工作由系統(tǒng)自動(dòng)處理完成，財(cái)務(wù)人員得以從繁重的記賬算賬工作中解脫出來，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員從核算會(huì)計(jì)到管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)人員的參謀、服務(wù)、監(jiān)督、管理職能。
三、持續(xù)推進(jìn)重點(diǎn)工作項(xiàng)目
對(duì)企業(yè)來說，要發(fā)揮信息化在成本管理中的重要作用，必須抓住信息化工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立長效機(jī)制，持續(xù)改善和推進(jìn)信息化工作。
在具體操作中，應(yīng)該建立和完善標(biāo)準(zhǔn)成本體系。在企業(yè)建立和完善標(biāo)準(zhǔn)成本體系時(shí)，要注意將生產(chǎn)目標(biāo)與生產(chǎn)實(shí)際有機(jī)結(jié)合起來，依據(jù)企業(yè)工藝技術(shù)規(guī)范、生產(chǎn)操作規(guī)程、歷史消耗數(shù)據(jù)、實(shí)測數(shù)據(jù)，并結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營管理水平等因素，對(duì)各成本中心及產(chǎn)品制定合理的數(shù)量化標(biāo)準(zhǔn)，再將數(shù)量化標(biāo)準(zhǔn)價(jià)值化。
要設(shè)定合理成本分?jǐn)偙壤?。信息化系統(tǒng)中，公共費(fèi)用通過分?jǐn)偦蚍峙浞绞接?jì)入相應(yīng)受益的生產(chǎn)性成本中心，從而實(shí)現(xiàn)費(fèi)用最終歸集到生產(chǎn)訂單，因此分?jǐn)偙壤暮侠硇?，直接影響成本核算的?zhǔn)確性。根據(jù)生產(chǎn)性成本中心的受益情況，制定合理的分?jǐn)偡峙浔壤?，月結(jié)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)將公共費(fèi)用按比例分配到各受益成本中心。
建立成本利潤分析系統(tǒng)。企業(yè)要建立多維度的成本利潤分析模型，對(duì)采購、生產(chǎn)、銷售全流程進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，應(yīng)用因素分析法，對(duì)預(yù)算成本、目標(biāo)成本、標(biāo)準(zhǔn)成本等差異進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)揭示成本差異，優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，改善經(jīng)營模式。
要持續(xù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。企業(yè)隨著新業(yè)務(wù)類型、新流程的應(yīng)用和管理模式的變更，需對(duì)系統(tǒng)流程要進(jìn)行相應(yīng)修改或調(diào)整，對(duì)現(xiàn)存流程也需不斷更新和完善，以便跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。另一方面，倘若不對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，企業(yè)信息也會(huì)容易泄露，對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來不可估量的損失。
四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)控考核
對(duì)企業(yè)來說，信息化模式下大量成本信息由業(yè)務(wù)集成產(chǎn)生，如成本中心的物料消耗由業(yè)務(wù)發(fā)料過賬自動(dòng)形成；設(shè)備日常檢修費(fèi)用在費(fèi)用確認(rèn)時(shí)自動(dòng)匹配到相應(yīng)受益的成本中心；系統(tǒng)月結(jié)時(shí)自動(dòng)計(jì)算訂單差異、運(yùn)行物料賬時(shí)自動(dòng)進(jìn)行物料實(shí)際成本還原。因此規(guī)范業(yè)務(wù)操作是保證成本信息準(zhǔn)確無誤的前提條件。
要做到規(guī)范業(yè)務(wù)操作，最直接的就是加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)控考核和強(qiáng)化企業(yè)人員系統(tǒng)知識(shí)的應(yīng)用。因此，筆者建議企業(yè)應(yīng)該成立專門的運(yùn)行監(jiān)控機(jī)構(gòu)，制訂信息化工作考核制度，對(duì)業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)問題，確保系統(tǒng)成本數(shù)據(jù)的有效性。
信息化是一項(xiàng)需要全員參與的建設(shè)性工作，所有企業(yè)員工都應(yīng)該學(xué)習(xí)、培訓(xùn)相關(guān)知識(shí)。筆者建議企業(yè)要不定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，編寫操作手冊(cè)，快速提高全員系統(tǒng)應(yīng)用能力，使員工更好地將信息化應(yīng)用于工作實(shí)際，提升成本管理信息化水平，降低企業(yè)經(jīng)營成本。
綜上所述，筆者認(rèn)為，信息化為企業(yè)搭建了產(chǎn)供銷、人財(cái)物的信息平臺(tái)，企業(yè)應(yīng)充分運(yùn)用信息化先進(jìn)的技術(shù)和理念，提高成本管理水平，最大限度地發(fā)揮企業(yè)的增長潛力，提升核心競爭力。
