| 再論秘書怎樣自我調(diào)控 一： 秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對(duì)檔案柜和辦公臺(tái)子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書的工作臺(tái)上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應(yīng)當(dāng)均勻地分布，避開強(qiáng)烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)辦公臺(tái)。 有95％以上的秘書都常常為臺(tái)子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺(tái)子干凈整齊的有效辦法。 1、除了你手頭事情以外，把臺(tái)子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應(yīng)當(dāng)是你目前先要解決的一件事。 2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應(yīng)當(dāng)放在一個(gè)好找的地方。 3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。 4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。 5、早晨你上班前，當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺(tái)上。 6、經(jīng)常查看你的工作臺(tái)，保持工作臺(tái)整潔。 有個(gè)調(diào)查報(bào)告說，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復(fù)信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說，他們沒有時(shí)間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報(bào)雜志，可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)于管理者來說，這不能算是一個(gè)次要的事情。 為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括： 1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。 2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。 |
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| 二： 任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須注意： 1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候抱著可有可無的態(tài)度，往往會(huì)使這個(gè)過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應(yīng)，相信上司講解起來也會(huì)格外賣力。 2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。 3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問到清楚為止。 4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)候甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯(cuò)。所以無論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。 上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應(yīng)該欣然接受。即使你內(nèi)心認(rèn)為負(fù)荷過重，或者根本不這個(gè)任務(wù)，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。 因?yàn)樯纤就ǔＪ墙?jīng)過觀察你的能力之后，認(rèn)為你足以勝任，才會(huì)放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會(huì)使上司覺得他選錯(cuò)了人。 因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會(huì)對(duì)你另眼相看。 [[i] 本帖最后由 甘祚成 于 2007-1-13 21:08 編輯 [/i]] |
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| 三： 任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須注意： 1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候抱著可有可無的態(tài)度，往往會(huì)使這個(gè)過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應(yīng)，相信上司講解起來也會(huì)格外賣力。 2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。 3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問到清楚為止。 4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)候甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯(cuò)。所以無論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。 上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應(yīng)該欣然接受。即使你內(nèi)心認(rèn)為負(fù)荷過重，或者根本不這個(gè)任務(wù)，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。 因?yàn)樯纤就ǔＪ墙?jīng)過觀察你的能力之后，認(rèn)為你足以勝任，才會(huì)放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會(huì)使上司覺得他選錯(cuò)了人。 因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會(huì)對(duì)你另眼相看。 但是有一點(diǎn)必須留意，如果限期內(nèi)不能順利達(dá)成工作目標(biāo)，應(yīng)該盡早向上司匯報(bào)，謀求補(bǔ)救的對(duì)策。 |
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| 四： 克服怯懦不是沒有方法，試著按照下面的方法做一下： 1、徑直迎著要找的人走上去，好象他欠了你的錢； 2、訓(xùn)練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛； 3、開口時(shí)候聲音洪亮，結(jié)束時(shí)也強(qiáng)有力。如果開口軟弱，那么閉嘴的時(shí)候也就軟弱； 4、學(xué)會(huì)適度、適時(shí)地保持沉默，迫使對(duì)方講話； 5、會(huì)見陌生人之前，先列出一個(gè)話題單子； 6、熟記演講的開頭和結(jié)尾，這樣有助于你自始至終口若懸河； 7、想方法接觸大人物，和比自己年紀(jì)大、比自己強(qiáng)的人交往，這樣，你不但會(huì)學(xué)到知識(shí)，同時(shí)還可以觀察強(qiáng)者的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，從而增強(qiáng)自信心； 8、不斷給自己出難題，不斷實(shí)踐克服怯懦的方法。 做上述訓(xùn)練的前提是精通本職工作，有能力才會(huì)有信心，也才會(huì)實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。 有人指出，失意類型的人有三種： 1、自負(fù)型：這類人優(yōu)越感強(qiáng)，期望很高，總想出人頭地，達(dá)不到目的就會(huì)怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現(xiàn)實(shí)和自私的。 2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴(yán)重挫折，結(jié)果導(dǎo)致他們用凡事往壞處想的方式來對(duì)抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著人世間充滿著險(xiǎn)惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著重重阻礙等等。假若用這種方式來治療生活創(chuàng)傷，只會(huì)陷入永遠(yuǎn)無法解脫的煩惱之中，因?yàn)樗偸巧钤诨脺绾屠溲叟杂^的人生狀態(tài)里。 3、默從型：這類人過分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對(duì)他的期望，就越是處處碰壁，因?yàn)樗冀K無法滿足每個(gè)人的要求。 預(yù)防失意和減輕憂慮的關(guān)鍵是應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，并非所有的愿望都能實(shí)現(xiàn)。應(yīng)該量力而為。在期待中要加入更多的估計(jì)，減少愿望的成分。 而要從極度失意中恢復(fù)過來，就要承認(rèn)自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。唯一要記住的事是：失意是選擇人生道路的機(jī)會(huì) |
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| 五： 怎樣克服難堪 公開地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。當(dāng)感情被傷害時(shí)，大多數(shù)人會(huì)感到憤怒、口吃。但是，這里還有另外一種選擇，就是理智地站在那里，控制局面。 如果你的上級(jí)在你的同事面前訓(xùn)斥你，并且下次還要這么干，你可以平心靜氣地說：“我能不能私下談這件事？” 同樣，如果受了同事的傷害，不能報(bào)以刻薄的誹謗，而要說明你的感情受到了傷害。如果這個(gè)人繼續(xù)使你難堪，你就會(huì)認(rèn)識(shí)到這個(gè)人已經(jīng)很難使你信任了，下一次如果有人使你難堪，你就可以采取比較激烈的措施，有時(shí)你可以當(dāng)場(chǎng)終止對(duì)你的傷害。對(duì)他說：“你真要使我難堪嗎？你能不能告訴我，你這樣做是為什么？”或者說：“你看起來失去了理智，你能不能告訴我你是否對(duì)我做的什么事情感到不愉快？” 不管你說些什么，要避免發(fā)脾氣。失去自控，只會(huì)使冒犯你的人占上風(fēng)，只會(huì)使他們更加仇視你。 不要用太多的時(shí)間來考慮：為什么這個(gè)人對(duì)我使壞呢？有些人故意使你難堪，是因?yàn)樗麄兪艿搅送{，或者是懲罰你過去曾經(jīng)對(duì)他們做的什么事情。有些人是習(xí)慣給人找難堪，并不關(guān)心他們羞辱的對(duì)象是誰(shuí)。 在生活當(dāng)中，面對(duì)復(fù)雜的社會(huì)，最好的辦法通常是機(jī)智和幽默地處理。愛德華格旺斯講過兩個(gè)作家舌戰(zhàn)的故事。其中一個(gè)作家剛剛寫完了一本書，正在接受同行們的恭維。另外一個(gè)作家在他們的談話中聽出了什么就站起來說：“我也喜歡你的書，那是誰(shuí)替你寫的呢？”這位作家就說：“我很高興你喜歡我的書，請(qǐng)問是誰(shuí)替你讀的呢？” 的確，在使你難堪的情況下保持優(yōu)雅風(fēng)度，那才是真正的“報(bào)復(fù)”呢。 |
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| 六： 克服怯懦不是沒有方法，試著按照下面的方法做一下： 1、徑直迎著要找的人走上去，好象他欠了你的錢； 2、訓(xùn)練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛； 3、開口時(shí)候聲音洪亮，結(jié)束時(shí)也強(qiáng)有力。如果開口軟弱，那么閉嘴的時(shí)候也就軟弱； 4、學(xué)會(huì)適度、適時(shí)地保持沉默，迫使對(duì)方講話； 5、會(huì)見陌生人之前，先列出一個(gè)話題單子； 6、熟記演講的開頭和結(jié)尾，這樣有助于你自始至終口若懸河； 7、想方法接觸大人物，和比自己年紀(jì)大、比自己強(qiáng)的人交往，這樣，你不但會(huì)學(xué)到知識(shí)，同時(shí)還可以觀察強(qiáng)者的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，從而增強(qiáng)自信心； 8、不斷給自己出難題，不斷實(shí)踐克服怯懦的方法。 做上述訓(xùn)練的前提是精通本職工作，有能力才會(huì)有信心，也才會(huì)實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。 有人指出，失意類型的人有三種： 1、自負(fù)型：這類人優(yōu)越感強(qiáng)，期望很高，總想出人頭地，達(dá)不到目的就會(huì)怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現(xiàn)實(shí)和自私的。 2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴(yán)重挫折，結(jié)果導(dǎo)致他們用凡事往壞處想的方式來對(duì)抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著人世間充滿著險(xiǎn)惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著重重阻礙等等。假若用這種方式來治療生活創(chuàng)傷，只會(huì)陷入永遠(yuǎn)無法解脫的煩惱之中，因?yàn)樗偸巧钤诨脺绾屠溲叟杂^的人生狀態(tài)里。 3、默從型：這類人過分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對(duì)他的期望，就越是處處碰壁，因?yàn)樗冀K無法滿足每個(gè)人的要求。 預(yù)防失意和減輕憂慮的關(guān)鍵是應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，并非所有的愿望都能實(shí)現(xiàn)。應(yīng)該量力而為。在期待中要加入更多的估計(jì)，減少愿望的成分。 而要從極度失意中恢復(fù)過來，就要承認(rèn)自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。唯一要記住的事是：失意是選擇人生道路的機(jī)會(huì) |
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