每個(gè)人在職業(yè)發(fā)展中，必然會經(jīng)歷從基層員工到初級管理者的進(jìn)階（選擇專業(yè)路線除外）。對于沒有管理經(jīng)驗(yàn)的基層員工，突然給你一個(gè)機(jī)會讓你管理幾個(gè)人甚至幾十個(gè)人，相信大家都會忐忑，因?yàn)楣芾懋吘故且婚T學(xué)問，不是簡單的做好自己的工作，而是要帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)打硬仗，打勝仗。
有些人天生管理能力強(qiáng)，有些人悟性高，很快就能游刃有余，干得風(fēng)聲水起。但坦白說大部分人都是靠一點(diǎn)點(diǎn)摸索，不斷碰壁才修煉過關(guān)，尤其采購作為供應(yīng)環(huán)節(jié)最后一個(gè)兜底的部門，每天和人、錢、物打交道，稍有不慎，就會因?yàn)楣?yīng)管理不善翻車。希望能通過此文，給初上管理崗位或者未來有機(jī)會走上采購管理崗位的同仁一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，幫助大家快速上手。
做好采購管理，筆者認(rèn)為從應(yīng)從三個(gè)方面入手，有八個(gè)需要注意的地方：
一、管好人
1. 下級管理
2. 平級管理
3. 向上管理
二、做好事
1. 風(fēng)險(xiǎn)管控
2. 搭建流程、制度
3. 及時(shí)跟進(jìn)重點(diǎn)事務(wù)
三、嚴(yán)律己
1. 以身作則、不斷學(xué)習(xí)
2. 培養(yǎng)下屬。
作為新晉管理者，第一步應(yīng)先穩(wěn)住團(tuán)隊(duì)，做好下級管理，方法總結(jié)為三步：制度管人，事業(yè)留人，情感悟人（在此感謝第一任領(lǐng)導(dǎo)葛總的歸納）
俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，要想管好員工，必須用制度來形成部門統(tǒng)一的規(guī)范和要求，做到令行禁止，凡事有章可依。首先，采購經(jīng)理可以通過部門有經(jīng)驗(yàn)員工，前任部門領(lǐng)導(dǎo)，直接上級，人事等，迅速了解部門原有的規(guī)章制度，采購流程，部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍。其次，在對全局有一定了解的情況下，應(yīng)對制度流程進(jìn)行梳理，查漏補(bǔ)缺，保證關(guān)鍵業(yè)務(wù)均有制度和流程的指導(dǎo)。針對制度流程的要求和變化內(nèi)容要對全部門宣導(dǎo)培訓(xùn)，保證員工理解并知道如何工作。最后，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，設(shè)定部門和個(gè)人工作目標(biāo)和考核指標(biāo)，讓大家有工作的方向，也便于年底公平的評估員工績效。新升任經(jīng)理，原部門必然會有和你經(jīng)驗(yàn)相當(dāng)或資歷長于你的同事，個(gè)別人會認(rèn)為職業(yè)發(fā)展受限，故會保持觀望或計(jì)劃另謀高就。所以建立好制度流程后，就要盡快穩(wěn)住團(tuán)隊(duì)：首先，進(jìn)行員工基礎(chǔ)信息收集?？梢詮娜肆Y源拿到所有員工的簡歷，薪水，入職時(shí)長，歷來工作表現(xiàn)績效，以便于掌握每個(gè)員工的基本情況。
其次，要安排單獨(dú)的時(shí)間與每個(gè)員工進(jìn)行談話，了解員工目前工作狀態(tài)，對工作的期望，業(yè)務(wù)特長及短板，同時(shí)收集每個(gè)員工對其它員工的評價(jià)，以從側(cè)面做到全面評估。
最后，通過如上兩步后，對人才進(jìn)行盤點(diǎn)（參考人才盤點(diǎn)九宮格），將員工根據(jù)能力和績效水平放在不同的位置上?；谌瞬疟P點(diǎn)結(jié)果，搭建未來組織框架，設(shè)定技術(shù)及管理序列，給予不同人不同事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。當(dāng)然，最終的規(guī)劃一定要和人事及上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通審批，并在審批后與員工單獨(dú)談話，告知部門未來的發(fā)展以及對于員工的期望，激發(fā)員工向上的動力。
心得：有些人剛走上管理崗位，很怕人員離職影響部門工作以及不知道如何應(yīng)對。其實(shí)這些不穩(wěn)定或者不合適部門價(jià)值觀的員工盡快離開團(tuán)隊(duì)反而是最好的促進(jìn)工作開展的方式，一則可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，二則可以給留下的人更多的機(jī)會或者引入新鮮血液。采購經(jīng)理做到將離職人員的工作梳理清楚，全程跟進(jìn)交接和培訓(xùn)直到交接人員完全能勝任工作。
隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息交流的便捷，人們對于工作的考量已經(jīng)從之前單純的謀生方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽晕覂r(jià)值的實(shí)現(xiàn)，一個(gè)好的部門氛圍和工作環(huán)境往往體現(xiàn)的更為重要，所以作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，要學(xué)會關(guān)懷和關(guān)注員工，建立情感的紐帶，才能推動員工積極工作，創(chuàng)造高績效部門。有一些具體做法供參考：第一, 定期與員工進(jìn)行工作面談（1月/次），了解工作、生活困難，給予指導(dǎo)和幫助；
第二, 樹立部門正確的價(jià)值觀，建立愿景和使命；第三, 建立輕松嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳝h(huán)境，對有壓力及困難的員工，經(jīng)理要花時(shí)間和精力指導(dǎo)員工并給予協(xié)助。員工出現(xiàn)了工作失誤或者問題，領(lǐng)導(dǎo)要先承擔(dān)責(zé)任，積極尋求最好的結(jié)果，保護(hù)下屬，并在解決問題后進(jìn)行過程復(fù)盤，形成經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，保證其它員工不再出現(xiàn)同樣的問題。第四, 申請資源進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)，在工作之外進(jìn)行深入交流，加強(qiáng)互相理解和情感紐帶。采購每天要和不同的部門打交道，日常工作中需要與平行對接部門的經(jīng)理建立聯(lián)系，主動詢問，掌握目前和采購部合作遇到的困難和問題，希望采購部改善的地方如流程、效率等，對采購部的整體以及各個(gè)員工的評價(jià)。這樣做的好處有三個(gè)：
第一，收集更多信息，為后續(xù)改善以及突出績效準(zhǔn)備素材。第二，建立經(jīng)理級聯(lián)系，當(dāng)下級員工遇到推動跨部門合作問題的時(shí)候，可以通過其它部門經(jīng)理幫忙并直接溝通快速解決問題。第三，側(cè)面了解公司的一些默認(rèn)的規(guī)則及文化以便更好的推動工作，更有效、更直接的幫助員工爭取更多有利資源。平時(shí)可以主動不定期與平級部門經(jīng)理一起用餐，增加溝通頻率，并通過共同參加公司或外部活動等方式，增進(jìn)雙方了解，加深合作的紐帶聯(lián)系。比起下級及平級管理，上級管理更是每個(gè)人必修的功課。上級管理分為直接上級和其它上級（其它部門職位高于自己的領(lǐng)導(dǎo)）。
1)直接上級
對于直接上級，要及時(shí)匯報(bào)溝通部門工作現(xiàn)狀，困難和工作計(jì)劃，可以是周匯報(bào)或者月匯報(bào)方式，保證領(lǐng)導(dǎo)知道你在干什么，未來計(jì)劃干什么，最好不要給上級“驚喜”。工作計(jì)劃要優(yōu)先做部門近期重要的和直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情，其次做自己認(rèn)為重要不緊急的事情，這么做的目的并不是為了刻意迎合領(lǐng)導(dǎo)，而是首先領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的事情一定是其同級別以及再上一級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情，其次你干好了直接上級所關(guān)心的事情，直接上級才會給你更多在其它事情上的支持。
熟悉上級的工作和溝通方式，建立良性溝通渠道，避免產(chǎn)生誤解；直接上級關(guān)注的項(xiàng)目和參加的會議要提前準(zhǔn)備議題和可能用到的資料，逐漸建立上級對你的信任。
2）其它上級
首先，要了解其它上級的姓名，部門和職位等級，見面打招呼，避免誤認(rèn)或叫不上姓名，體現(xiàn)基本的尊重。其它上級如直接交代的任務(wù)要第一時(shí)間和自己直接上級匯報(bào)并加快跟進(jìn)處理。如非必要不要頂撞其它上級，遇到確實(shí)無法接受的議題或指示，可以回來借助直接上級進(jìn)行對等溝通。
積極參加重要會議和項(xiàng)目或公司的活動，增加自我曝光率，讓其他上級了解你和認(rèn)識你，并建立私人關(guān)系。當(dāng)然，這種關(guān)系也不用刻意，如果你做事專業(yè)，職業(yè)素養(yǎng)高，他們自然會通過各種反饋知道你，愿意和你溝通并借助你推進(jìn)工作。這樣做的目的是盡可能的創(chuàng)造各級良性溝通的渠道，并在關(guān)鍵項(xiàng)目上能獲得支持。
處理好人事之后，一個(gè)新任經(jīng)理要想在公司長期立足，最終還是要突出績效，即看你做事的能力。公司把你提升到這樣重要的崗位，一定是需要你為公司爭取更多的利益，具體分為如下三步： 識別關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)并控制采購經(jīng)理首要做的就是避免剛開始管理部門就頻繁出錯(cuò)，故識別采購風(fēng)險(xiǎn)尤為重要，風(fēng)險(xiǎn)一般主要來自：第一，與政府對接或受法律監(jiān)管的事務(wù)。例如進(jìn)出口報(bào)關(guān)是否合規(guī)，危險(xiǎn)化學(xué)品是否有按政府規(guī)定的流程處理并及時(shí)備案，是否有相關(guān)行業(yè)法規(guī)或例行檢查涉及采購部。第二，戰(zhàn)略或關(guān)鍵物料供應(yīng)商（采購額前20%）合作問題。例如是否有唯一供應(yīng)商、單一供應(yīng)商，供應(yīng)合同是否在效期內(nèi)，供應(yīng)是否存在問題，成本控制是否合理，定期是否有評估供應(yīng)商供應(yīng)情況并審計(jì)，從而保證關(guān)鍵物料的供應(yīng)。第三，瓶頸物料。即使采購量及金額小但一旦斷貨會存在一定風(fēng)險(xiǎn)，需要與這些供應(yīng)商簽訂長期合同，分批交貨，同時(shí)盡可能的安排一定庫存。加強(qiáng)流程控制和系統(tǒng)建設(shè)采購的工作方式主要是與供應(yīng)商及內(nèi)部客戶的溝通。靠人和人溝通的事情就難免會存在理解不一致的問題，所以靠流程和IT系統(tǒng)是最優(yōu)的管控方式。
第一，所有的業(yè)務(wù)操作必須保證有流程的指引。新的業(yè)務(wù)以及產(chǎn)生的跨部門合作需求，一定要在討論后形成流程文件，這樣才能保證所有的操作在規(guī)定的范圍內(nèi)有法可依。流程可以不完美但一定要有，并在實(shí)際操作過程中不斷完善，做到'說你所做，做你所說’，并進(jìn)行記錄。第二，信息化的今天，采購數(shù)據(jù)的合規(guī)以及分析處理顯得尤為重要，所以采購經(jīng)理應(yīng)盡可能的評估目前公司的采購系統(tǒng)是否滿足業(yè)務(wù)合規(guī)操作需要，是否能最大化的簡化采購員的事務(wù)性工作而通過采購系統(tǒng)來執(zhí)行。如果已有系統(tǒng)，可以去研究系統(tǒng)的功能，不合適的修改，沒啟用的啟用；如果沒有系統(tǒng)，應(yīng)盡可能的通過excel表功能及外部開發(fā)來記錄采購過程，并形成部門通用的標(biāo)準(zhǔn)化文件，指導(dǎo)每個(gè)采購工作，并保證新人來后能很快上手，對內(nèi)對外口徑一致。及時(shí)跟進(jìn)重點(diǎn)要務(wù)采購經(jīng)理每天要應(yīng)對來自不同部門的挑戰(zhàn)及突發(fā)事件，精力有限，一定要設(shè)置每年的工作重點(diǎn)，細(xì)化到每季度，每月每周的工作計(jì)劃，并將這些計(jì)劃安排給相應(yīng)的人。
安排之后，不但要每周評估重點(diǎn)工作的推進(jìn)情況，而且要和負(fù)責(zé)人定期溝通，幫助采購負(fù)責(zé)人推動項(xiàng)目以及爭取資源。此部分切忌大包大欖。很多采購經(jīng)理剛上任時(shí)習(xí)慣性按照采購員或采購專家的心態(tài)處理事情，凡事親力親為，發(fā)現(xiàn)問題不對就親自上手解決，這種方式會導(dǎo)致你顧此失彼，無暇關(guān)注重點(diǎn)工作。而且采購經(jīng)理如果著急自己上手，員工要不就停止思考和推進(jìn)，要不就等著看熱鬧，后續(xù)會什么事情都往經(jīng)理身上推，最終會壓垮你，讓你無法全局考慮事情，一旦發(fā)生失誤，將會帶來非常嚴(yán)重的后果。當(dāng)然也有例外，在上任前期，如果你的下屬能力真的有限，你就需要不斷指導(dǎo)，告訴他處理的方式和方法，要具體到每天干什么，聯(lián)系什么人，這周的計(jì)劃是什么，不斷讓其去試著推進(jìn)。如果到了項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，下屬仍無法獲得滿意的推進(jìn)效果，你就要親自上手把這件事情先做成功，也當(dāng)做立威或者樹立一個(gè)標(biāo)桿。但是這件事情過后，你一定得要求下屬總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，全面復(fù)盤，形成流程和通用文件，并進(jìn)行全員分享，保證對于同類型的工作所有人都知道怎么干，不再需要經(jīng)理親自跟進(jìn)。如果幾次之后下屬仍舊不能滿足要求，那就及時(shí)進(jìn)行人員調(diào)整或更換。作為采購經(jīng)理，就要轉(zhuǎn)變思路，從一個(gè)普通員工成為引領(lǐng)部門發(fā)展的管理人員。管好人就首先要樹立威信，要求別人必須先嚴(yán)格要求自己，而且對自己的標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)于普通員工。經(jīng)理的工作方式就是普通員工的標(biāo)桿，要求員工準(zhǔn)時(shí)上下班，那你就要做到準(zhǔn)時(shí)；要求員工當(dāng)日事當(dāng)時(shí)畢，那你就要自己不拖事情，不要將自己的審批成為員工事情推進(jìn)的絆腳石；要求員工加班，那你就要給予幫助和指導(dǎo)，并盡可能的和員工一起加班，你可以不做具體的事情，但是要隨時(shí)給予員工支持。
另外，一個(gè)部門要想成長，一定是一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，所以作為經(jīng)理要不斷提升自己能力，要對部門的業(yè)務(wù)、信息以及文件非常熟悉，對于新的能力和要求要比員工更努力的盡快上手，并給予員工指導(dǎo)，員工才能佩服并效仿。采購的工作每天都應(yīng)對新的事務(wù)和新的挑戰(zhàn)，快速學(xué)習(xí)，并總結(jié)歸納為指導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的能力是每個(gè)采購經(jīng)理必備技能。采購經(jīng)理帶領(lǐng)員工、并培養(yǎng)員工，使員工成長而承擔(dān)更多的責(zé)任，部門才能承擔(dān)更多的業(yè)務(wù)，將業(yè)務(wù)做精做細(xì)。
有些人認(rèn)為自己培養(yǎng)了下屬就很快會被替代，這樣擔(dān)心其實(shí)完全沒有必要。第一，一個(gè)人被提升到采購經(jīng)理崗位一定是能力被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可和信任，所以你走上這條管理的道路，就必須自信堅(jiān)定的走下去，通過不斷學(xué)習(xí)和提升自己，創(chuàng)造價(jià)值和不可替代性。第二，如果你的直系領(lǐng)導(dǎo)考慮要給予你升職而管理更多部門，但目前的部門離開了你就無法正常運(yùn)作，那你的升職空間必然受限。第三，工作永遠(yuǎn)可以精益求精，但人的精力有限，你只有培養(yǎng)了有能力的下屬，才能把你從事務(wù)性的工作中解放出來去思考采購戰(zhàn)略這些能產(chǎn)生變革的東西。任何的模仿和學(xué)習(xí)也只是皮毛，你的成長和你的內(nèi)在才是你應(yīng)該追求的東西，公司不缺一個(gè)采購經(jīng)理，很缺能帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)打仗、并能不斷給公司培養(yǎng)人才和創(chuàng)造價(jià)值的采購管理者。
