1． 在【制表位】對話框中，“制表位位置”處輸入28，對齊方式選擇右對齊，點擊設置后確定。這時會在標尺上出現(xiàn)一個28字符右對齊的制表位。見圖示 9。
將光標定位在秘密等級和保密期限之前，用鍵盤上的Tab（制表）鍵添加一個制表符，這時會發(fā)現(xiàn)，秘密等級和保密期限會在第28字符處右對齊。由于在前面我們定義過每行28個字符，所以這樣就符合國標中規(guī)定的秘密等級和保密期限在右上第一行的規(guī)定
在1999年12月27日最新發(fā)布的《國家行政機關公文格式》中，會遇到許多在同一行中出現(xiàn)左邊元素左對齊、右邊元素右對齊的情況，而且還有些地方規(guī)定左邊空一字符、右邊空一字符。例如：公文眉首部分的公文份數(shù)序號要求在公文左上第一行，而秘密等級和保密期限要求在公文右上第一行，這時就需要巧妙地利用Word中制表位的功能。
1． 首先在公文第一行輸入公文份數(shù)序號以及秘密等級和保密期限。見圖示 7。
2． 確保光標在第一行，點擊菜單欄中【格式】選擇【制表位】，彈出【制表位】對話框。見圖示 8。
在公文制作當中，時常會遇到輸入特定符號的情況。如發(fā)文字號的括號使用的是國標規(guī)定的六角形括號；在秘密等級和保密期限之間要插入五角星分隔等等。
一般的符號輸入，可以通過菜單欄【插入】中【符號】來調(diào)出【符號】對話框進行插入。見圖示 14。
然而，每次輸入符號都要調(diào)出【符號】對話框是很浪費時間的。在網(wǎng)上使用過聊天工具的人都知道只要輸入“：”＋“）”就會出現(xiàn)“J”的符號。實際上我們在Word中也能實現(xiàn)這樣的功能。而且還能自己定制自己的符號快捷鍵，這就是“自動更正”。
1． 在公文當中插入常用的符號，選中符號后點擊菜單欄【工具】中的【自動更正】選項。這時，在【自動更正】對話框中“替換為”處會顯示處常用的符號。見圖示 15。
1． 接著在“替換”處輸入自己定義的快捷方式，如一個代號。在例子中是用“（”＋“*”＋“）”來替換常用符號“★”。見圖示 16。
2． 點擊添加后，激活此項自動更正。這時在公文中輸入“（”＋“*”＋“）”就會得到“★”。而且，這項自動更正并不是僅僅作用于一個文檔，在任何一個文檔當中都可以使用這項快捷方式。同樣的道理，還可以使用一些特定的縮寫來輸入大段的文字。例如在“替換”處輸入“鐵通網(wǎng)運部”，在“替換為”處輸入“鐵道通信信息有限責任公司網(wǎng)絡運營部”。這樣就能用輸入5個字的時間得到公司全稱，以提高工作效率。
在公文寫作中，經(jīng)常會遇到大量的固定用語。有些固定用語，例如稱謂、問候語、結束語等，在Word當中已經(jīng)總結歸納到自動圖文集里了。
只要通過點擊菜單欄【插入】中【自動圖文集】，就可以直接在光標所在點插入Word里自帶的固定用語。見圖示 17。
1． 集】，選擇“新建”。彈出“創(chuàng)建自動圖文集”的對話框，并且輸入圖片的文字名稱。點擊“確定”完成操作。這時，在【插入】è【自動圖文集】è【正文】中就可以插入需要的圖片了。見圖示 21。
在公文的寫作中，允許使用符合標準的編號形式。編號形式是一種高效明了的表達方式，通過編號可以明確公文的條理性，使閱讀者一目了然輕松獲取需要傳達的信息。但是，國標中針對編號的使用有著一些詳細的規(guī)定。
第一級別編號為“一．”前空兩字符，回行頂頭。
第二級別編號為“（一）”前空兩字符，回行頂頭。
第一級別編號為“1．”前空兩字符，回行頂頭。
第一級別編號為“（1）．”前空兩字符，回行頂頭。
1． 點擊菜單欄【格式】中【項目符號和編號】，調(diào)出項目“項目符號和編號”對話框選擇『多級符號』。見圖示 22。
1． 在『多級符號』中點擊“自定義”，調(diào)出自定義多級符號對話框，選擇“高級”。見圖示 23。
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2． 按照國標確定4個級別的格式。首先選中級別“1”，選擇編號樣式為“一，二，三…”，起始編號為“1”，在編號格式處輸入“．”編號位置為“左對齊”，對齊位置為“2字符”，文字位置為“0”，高級選項中的編號之后為“不特別標注”。見圖示 23。
3． 依次指定級別2、3、4的格式，注意編號樣式的選擇，以及編號格式處輸入的符號。
4． 使用時確保光標在需要編號的內(nèi)容處，點擊菜單欄【格式】中【項目符號和編號】，調(diào)出項目“項目符號和編號”對話框選擇『多級符號』，選擇定義好的多級符號。見圖示 24。
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1． 這時，光標所在段落會采用定義好的編號格式。當回車時，下一段落自動采用目前編號格式。如圖示 25所示。如需要變?yōu)橄乱坏燃壘幪枺芍苯佑面I盤上Tab鍵調(diào)整。如需要變?yōu)樯弦坏燃壘幪枺捎肧hift鍵＋Tab鍵調(diào)整。
公文寫作中，經(jīng)常會有需要更改的情況發(fā)生。例如，在一篇公文中由于習慣問題使用了“中國”字樣，但是在代表國家機關的正式公文中應該使用“中華人民共和國”的字樣。這時就需要快速并且準確的把公文中的“中國”字樣修改為“中華人民共和國”字樣。
例如，需要把如圖示 26的文檔中“中國”修改為“中華人民共和國”字樣。
在圖示 26中所示的文檔中，總共有39頁。需要修改的目標數(shù)量沒有確定，如果一頁一頁的檢查勢必要消耗大量的人力和時間。如果利用Word中替換的功能就能快速準確的完成這項工作。
1． 點擊菜單欄【編輯】中【替換】調(diào)出【查找和替換】對話框，選擇替換。見圖示 27。
2． 在查找內(nèi)容處輸入“中國”，替換為處輸入“中華人民共和國”，點擊全部替換。Word會自動搜索正文內(nèi)容將“中國”字樣修改為“中華人民共和國”字樣。并告知修改目標數(shù)量，點擊“確定”完成工作。見圖示 28。
公文撰寫過程中有一個環(huán)節(jié)是審批簽發(fā)的過程，這個過程要求公文撰寫人員將需要審批的草稿提交給簽發(fā)人進行審批，簽發(fā)人在審批過程中會對公文提出一些修改意見，然后再次由撰寫人員修改后簽發(fā)人確認簽發(fā)。
在這個過程中需要有簽發(fā)人能在不改變公文內(nèi)容的情況下提出意見并在公文中顯示出來的功能。并且，在撰寫人員按照簽發(fā)人的意見進行修改的時候，應該明確的讓簽發(fā)人知道是怎樣進行修改的。這就用到了Word中插入批注以及修訂的功能。
1． 例如，在圖示 29中的函中，簽發(fā)人收到草稿時，希望撰寫人在公文中使用網(wǎng)絡運行部的全稱，而不是縮寫“網(wǎng)運部”字樣。然而，簽發(fā)人只是提出修改意見，并不進行具體修改。
2． 選中需要提出意見的部分，點擊菜單欄【插入】中【批注】，調(diào)出“批注編輯區(qū)”。然后在“批注編輯區(qū)”中輸入提示意見。見圖示 30。
| 需要提示意見的部分。 |
| 批注編輯區(qū) |
點擊“批注編輯區(qū)”的“關閉”按鈕，窗口恢復原狀。添加批注的部分會有黃色底紋標識，當鼠標懸停在此部分時，會出現(xiàn)批注的內(nèi)容。這些操作是不會影響最終打印效果的，
1． 的功能。見圖示 33。
2． 點擊【突出顯示修訂】后，調(diào)出【突出顯示修訂】對話框，見圖示 34。其中有三個選項：編輯時標記修訂，在屏幕上突出顯示修訂，在打印出的文檔中突出顯示修訂。在“編輯時標記修訂”被選中時修訂功能即被激活，也就是說只要“編輯時標記修訂”前面的復選框中有“ü”無論顯示不顯示修訂，文檔都是被留痕的。在“編輯時標記修訂”選項下面的兩個選項分別控制在屏幕上和在打印時修訂的顯示。
3． 點擊【突出顯示修訂】對話框右下方“選項”按鈕，調(diào)出“修訂”對話框。見圖示 35。其中可以定義“插入的文字”，“刪除的文字”，“修改過的格式”，“修改過的行”四種修改的標記格式和顏色。在顏色的設定上建議使用“作者”，即按照作者區(qū)分顏色，當不同的人進行修改的時候標記顏色會自動更改，使修改過程更加清晰。圖示 36為經(jīng)過不同撰寫人員修改過的文檔。
1． 菜單欄【工具】中【修訂】，選擇【接受或拒絕修訂】，調(diào)出【接受或拒絕修訂】對話框。見圖示 37。
2． 在【接受或拒絕修訂】對話框中“審閱”區(qū)域內(nèi)的三個選項分別控制三種顯示狀態(tài)。“突出顯示所做修訂”為目前顯示所有修訂信息，“不突出顯示所做修訂”為目前顯示為沒有修訂標記的修改后狀態(tài)，“原始狀態(tài)”為目前顯示為沒有修訂標記的修改前狀態(tài)。利用兩個“查找”按鈕，可以快速切換上一處或下一處修訂。通過“接受”“拒絕”“全部接受”“全部拒絕”可以接受或拒絕一處或全部修訂。
在公文撰寫過程當中，有時需要在不同的流程階段保留完整的工作信息。在傳統(tǒng)的保留紙件的工作方式下，好像更容易實現(xiàn)。只需將不同階段的紙件保留起來就行了，但是最大的不便之處就是管理起來非常麻煩，大量的紙件文檔讓我們管理起來無從下手。如果在使用電子文檔時只是簡單的將不同階段的文檔保存下來的話，就象傳統(tǒng)工作方式一樣產(chǎn)生大量的文檔讓我們忙于整理?，F(xiàn)在，Word提供了一種方便保存和管理的功能——版本。
1． 點擊菜單欄【文件】中【版本】，調(diào)出【版本】對話框。見圖示 38。
