小歐說
當(dāng)你一邊打電話的時(shí)候，可能一邊還要收電子郵件，同時(shí)還要在思考問題，這樣的思維轉(zhuǎn)換越來越頻繁地出現(xiàn)在我們的工作中，怎樣做才能在保持高效的同時(shí)不出錯(cuò)，又能緩解大腦壓力，集中精力于重要的工作中呢？前Google公司首席信息官道格拉斯·梅里爾給出了建議。
道格拉斯·梅里爾
當(dāng)你原本專注于處理某種類型的信息、挑戰(zhàn)或任務(wù)，隨后又切換到不同事情上的時(shí)候，思維就會(huì)隨之發(fā)生變化。這種轉(zhuǎn)變有時(shí)候很突兀，有時(shí)候甚至都不會(huì)引起注意。譬如你正在回復(fù)一個(gè)客戶的電子郵件，這時(shí)朋友的電話打了進(jìn)來，他向你詢問商務(wù)方面的建議。你跟朋友聊了一會(huì)兒，隨后又回去處理電子郵件。你甚至都沒有意識(shí)到，自己已經(jīng)在幾分鐘內(nèi)兩次轉(zhuǎn)換了思維。
1思維轉(zhuǎn)換可以是好事
思維轉(zhuǎn)換可以是好事。比如說你被一個(gè)項(xiàng)目搞得焦頭爛額，始終沒有什么進(jìn)展，因而愈來愈灰心喪氣，這個(gè)時(shí)候你跟同事出去吃午飯，除了體育什么也不說。等你再回頭考慮這個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，已經(jīng)拉開了一些距離，現(xiàn)在可以看到一籌莫展的原因，而解決辦法也就一目了然了。
此外，如果沒有思維轉(zhuǎn)換，那你一整天都在做同樣的事情，起碼這聽起來就是很麻煩的一件事。
2頻繁的思維轉(zhuǎn)換很容易導(dǎo)致精力分散
然而，頻繁的思維轉(zhuǎn)換很容易導(dǎo)致精力分散，從而嚴(yán)重影響專心致志于手頭工作的能力。更有甚者，僅僅一天的時(shí)間就能耗盡你的腦力。有個(gè)問題可能讓你一直疑惑不解：不管前一天晚上睡了多少覺，為什么在下午4點(diǎn)這個(gè)時(shí)候，總是感覺疲憊不堪，無法集中精力呢？這是因?yàn)槟阋惶於荚谀切┕ぷ鲿?huì)議、電子郵件、語言留言、走廊交談、來往電話和不同任務(wù)之間來回轉(zhuǎn)換，早已耗費(fèi)了大量腦力，剩下的就是一種精疲力竭的感覺。精力不濟(jì)的時(shí)候，你無法清楚地思考自己面對(duì)的挑戰(zhàn)，不管這些挑戰(zhàn)重大還是微小、緊迫還是從容、預(yù)期之中還是意料之外。
3短期記憶一次只能存儲(chǔ)5~9件事
短期記憶一次只能存儲(chǔ)5~9件事，當(dāng)你轉(zhuǎn)換思維的時(shí)候，你的大腦就不得不盡力把短期記憶中的現(xiàn)有內(nèi)容——新的想法，觀察結(jié)論，提示線索——轉(zhuǎn)移到長期記憶中。為了在短期記憶中給新的思維需要用到的信息騰出空間，原有信息必須要找個(gè)地方存放。塞滿信息的大腦就跟一個(gè)超額售票的航班一樣，在超額乘客下機(jī)之前，飛機(jī)不會(huì)起飛。
不用說，有些信息就像被迫退票一樣，在你轉(zhuǎn)換思維的時(shí)候，這些信息無法從短期記憶進(jìn)入長期記憶。隨著新信息的涌入，那些信息只能被迫流失。
一天到晚，日復(fù)一日，無時(shí)不在進(jìn)行這樣的過程。思維轉(zhuǎn)換次數(shù)越多，彼此之間的相關(guān)性就越差，大腦轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、清空信息的難度就越大。此時(shí)丟棄的可不只是你不再需要的東西，而是對(duì)你正常工作能力而言至關(guān)重要的內(nèi)容。對(duì)于每一個(gè)新的思維，你可能還得確定自己的目標(biāo)。為什么要給同事寫那封電子郵件？打算跟哪些人一起開會(huì)？他們期望從你那里得到些什么？你為會(huì)議設(shè)定的目標(biāo)是什么？
調(diào)整大腦適應(yīng)新的思維，這是一件很難的事情。漫長的一天熬下來，每次轉(zhuǎn)換思維，都得耗費(fèi)若干倍的精力。因此，僅僅為了決定晚飯吃什么，你就得苦苦思考，這實(shí)在是不足為奇。
一天到晚，大量的思維轉(zhuǎn)換也會(huì)給你增加壓力。如果你力圖專心致志地完成一項(xiàng)特定任務(wù)，卻一直心緒煩亂，結(jié)果就會(huì)灰心喪氣。一旦出現(xiàn)灰心喪氣的情況，剩下的就是向壓力的火山口慢慢靠近了。壓力越大，越難集中精力。突然之間，惡性循環(huán)又會(huì)不期而至。
4及時(shí)加注解，有助于以后了解背景信息
對(duì)于日程表上的每個(gè)條目，我總會(huì)盡量加上背景信息。如果是出席商務(wù)會(huì)議，我或我的助理會(huì)在預(yù)約安排內(nèi)容旁邊注明：我會(huì)跟誰見面，會(huì)議的目的是什么，會(huì)議地點(diǎn)在哪里，開車應(yīng)該怎么走，如此等等。這么一來，我就掌握了一些背景信息，可以幫助我們順利轉(zhuǎn)換到這個(gè)商務(wù)會(huì)議的是思維中。因而，不必浪費(fèi)自己和別人的時(shí)間，從長期記憶中回憶會(huì)議概況之類的基本內(nèi)容。用不著經(jīng)歷那種東西莫辨的感覺，思維轉(zhuǎn)換到商務(wù)會(huì)議所需的信息就會(huì)呈現(xiàn)在我的面前。這些信息還可以搜索，因而在日后需要的時(shí)候還能找到。
5把類似的任務(wù)放在一起
假設(shè)你很容易分心走神，而電子郵件——大概是當(dāng)今世界上最常見的讓人分心的事物——就是你面臨的特殊挑戰(zhàn)。無論什么時(shí)候，只要電腦發(fā)出提示信息，告訴你有收到了新郵件，你就禁不住要放下手頭工作，去查看新郵件。更有甚者，盡管回復(fù)郵件并非緊急任務(wù)，可你有種無法控制的沖動(dòng)，迫不及待地要回復(fù)這個(gè)郵件。然后還有一個(gè)又一個(gè)的郵件接踵而至，在回復(fù)那個(gè)郵件之前，你到底在做什么呢？
如果這種情形跟你類似，可能這就是你改變自己的郵箱設(shè)置以使電腦在你郵件到達(dá)時(shí)不再發(fā)出提示聲響的時(shí)候了。要么設(shè)置郵箱選項(xiàng)，規(guī)定必須手動(dòng)點(diǎn)擊“發(fā)送/接收”按鈕，才能查看新郵件。在解決需要經(jīng)常停頓的難事時(shí)，你可以回頭處理自上次查看之后積攢下來的電子郵件。很多組織管理方面的著作建議，每天安排有限的幾次時(shí)間查收和回復(fù)電子郵件即可。這么做是很有道理的，因?yàn)樵谑诸^工作和電子郵件對(duì)應(yīng)的思維之間，每天只是轉(zhuǎn)換幾次而不是幾十次，這會(huì)提高你的工作效率和專注程度，并且也能讓大腦所受的壓力減到最小。
6把休息當(dāng)成工作的獎(jiǎng)勵(lì)
數(shù)字化工具會(huì)讓你分心走神，電子郵件只是一個(gè)例證。除了電子郵件，我還要收發(fā)短信，也在Twitter上發(fā)布消息，同時(shí)我還對(duì)YouTube喜愛有加。所有這些工具都是很重要的，能把你的大腦從棘手的復(fù)雜內(nèi)容中解脫出來。但是，如果你定力不夠，他們也有負(fù)面作用。盡量約束這些容易讓人分心走神的東西，使之出現(xiàn)在大塊的工作之間。不管有些人會(huì)怎么想，適當(dāng)?shù)男菹?shí)際上可以提高而非降低工作效率。在解決棘手工作的中間，讓大腦稍事休息，有助于養(yǎng)精蓄銳，從而可以精神抖擻地著手解決新任務(wù)。竅門在于要把休息當(dāng)成對(duì)已完成工作的獎(jiǎng)勵(lì)，而不是逃避工作的門道。
減少思維轉(zhuǎn)換，你一定要知道的四件事
你正處于一種特定環(huán)境之中，或者正全神貫注于克服一個(gè)挑戰(zhàn)，或者正集中精力處理一組信息，隨后去做一些毫不相干的事情，這就是轉(zhuǎn)換思維。
轉(zhuǎn)換思維的時(shí)候，大腦必須要把短期記憶中的當(dāng)前內(nèi)容轉(zhuǎn)移到長期記憶中，以便為新信息騰出空間，這樣一來，有些信息就會(huì)丟失。
思維轉(zhuǎn)換次數(shù)越多，各種思維背景之間的關(guān)聯(lián)度就越低，大腦的工作難度就越大。
你無法消除思維轉(zhuǎn)換，但是可以減輕轉(zhuǎn)換造成的影響。例如及時(shí)加注解，有助于以后了解背景信息、把類似的任務(wù)放在一起等。
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