（一）簽收
對所收文件的件數(shù)要認真清點,檢查實收件數(shù)與投遞清單.上的件數(shù)是否符合收據(jù)。清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關(guān)、部門、姓名是否都應(yīng)是本機關(guān)收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點檢查無誤后,收件人要在送件人的"投遞回執(zhí)單”和、或"送文簿”上簽字，并注明收到的時間
（二）拆封
啟封時，注意保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。必要時，應(yīng)把原封訂在文件后面， 并處理，以便日后查閱。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文件不符，應(yīng)按規(guī)定處理，一般應(yīng)予以退回。
（三）登記
登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時 ，按收文登記簿中所列內(nèi)容，逐項登記，并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，應(yīng)將 “來文處理單”的有關(guān)內(nèi)容，如來文單位、來文標(biāo)題、來文字號、緩急程度、密級、份數(shù)、日期等填寫好，然后再轉(zhuǎn)入下一道處理程序。

（四）分類

對信件(文件)迅速分類，將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。有的也可以用數(shù)字做文件夾的標(biāo)識。如上司有要求，秘書呈送文件前應(yīng)先閱讀后注出重點部分,如信件(文件)中的公司名稱、日期、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格、應(yīng)用尺和黃色筆(如需復(fù)印,黃色不會在復(fù)印件上顯現(xiàn))在這些內(nèi)容下面畫出直線，或在信件(文件)，上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件) ，轉(zhuǎn)送前最好復(fù)印一份保存，以備查考。

（一）擬稿

起草公文，必須通過辦公自動化系統(tǒng)，一律用電子文本上傳，內(nèi)容做到觀點明確，條理清晰，表述清楚，用語準(zhǔn)確。

（二）會商

會商由發(fā)文部門主動組織，如果就有關(guān)問題沒有取得一致意見,要及時向上級機關(guān)反映，不得善自按自己意見行文。會商的作用在于維護公文的合法性、有效性和政令的一致性。

（三）審核

又稱核稿，它是對送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿所作的全面審核與修正。這項工作的主要目的是控制機關(guān)發(fā)文數(shù)量，提高公文質(zhì)量。審核的重點有六：一是審核是否需要行文，發(fā)文名義是否恰當(dāng)，控制發(fā)文的數(shù)量。二是檢查文種是否正確，有無多頭主送、濫抄濫報、隨意越級的行文現(xiàn)象，控制發(fā)文的方向。三是審核文稿是否符合法律、法規(guī)與方針政策,是否真實準(zhǔn)確、符合實際、界線清楚、前后一致、切實可行。四是語言表述是否準(zhǔn)確、簡明、得體,是否符合語法、邏輯；人名、地名、時間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確;字跡是否工整、規(guī)范;字跡材料是否耐久等。五是文體、文件格式是否正確、規(guī)范;結(jié)構(gòu)是否齊全、完整，層次是否清楚,詳略是否得當(dāng)。六是有否經(jīng)過會商或履行了必要的討論、審批手續(xù)。

（四）簽發(fā)

它是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對發(fā)文稿批注審核發(fā)出的意見,并簽署姓名及日期的活動。一般的公文的文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為完稿，具有正式文件的效用。簽發(fā)的要求有三：一是必須在自己職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文,不能越權(quán)簽發(fā)。二是必須堅持“先核后簽”的原則。經(jīng)過簽發(fā)的文稿,其內(nèi)容不經(jīng)簽發(fā)人同意不得更改、添加或刪減。三是必須在“發(fā)文稿紙”的相應(yīng)欄目內(nèi)寫明核準(zhǔn)發(fā)出的簽批意見、姓名與日期。如為代簽、應(yīng)注“代”或“代簽”字樣。（五）注發(fā)

它是在定稿形成后批注制發(fā)要求的活動。其作用是使簽發(fā)意見進一步具體化。注發(fā)的主要內(nèi)容有四：一是明確文件的發(fā)授范圍、閱讀范圍；標(biāo)注文件的緊急程序、保密等級；規(guī)定印刷份數(shù)、印刷和發(fā)出時限。二是明確公文的制作與發(fā)送方式。三是編制發(fā)文字號。四是進行版式設(shè)計。

（六）繕印

是指文稿的繕寫與印刷。為了保證公文的質(zhì)量,在繕印過程中必須建立嚴格的檢查、校對、復(fù)核制度。繕印要注意三點:一是付印前的審查。對文稿要審查簽批手續(xù)、公文格式、時限與印刷數(shù)量要求、字跡材料、書寫字跡等是否齊備、準(zhǔn)確、規(guī)范。二是印刷過程中的校對。要以定稿為基準(zhǔn)，對正本(或校樣)進行從文字、格式、標(biāo)點符號到編排技術(shù)等全面地校對。三是繕印后的復(fù)核。對繕印完畢的公文,經(jīng)過認真復(fù)核,然后才能發(fā)出。

（七）歸檔

公文印發(fā)完畢后，辦公室必須按照規(guī)定將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，進行立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。