| 1． 問題的提出 在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，每一個(gè)企業(yè)都把管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化作為企業(yè)管理的重要組成部分。收文管理、發(fā)文管理、文檔一體化管理不再是什么新鮮名詞。Lotus Notes作為實(shí)現(xiàn)這一管理的支撐平臺(tái)，其使用面亦是隨之不斷擴(kuò)大。特別是對(duì)企事業(yè)單位來說，更是管理信息系統(tǒng)不可缺少的組成部分，是現(xiàn)代化辦公不可缺少的手段。但在目前，還有很多部門還很難以實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)。這就給我們的Lotus Notes管理員提出了一個(gè)新的課題，如何有效地實(shí)現(xiàn)多用戶共享同一Notes工作臺(tái)？ 在單用戶平臺(tái)上，對(duì)郵件的收發(fā)與轉(zhuǎn)發(fā)以及在定制個(gè)人的通訊錄方面都不會(huì)有任何的問題。而在實(shí)際使用過程中，我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)有2位用戶或超過2位用戶需要共享同一工作臺(tái)時(shí)，在郵件的轉(zhuǎn)發(fā)及定制個(gè)人的通訊錄上就都出現(xiàn)了問題。同時(shí)，這個(gè)問題也是困繞辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理員的主要問題之一。 為敘述及例舉的需要，本文假設(shè)以“用戶A”與“用戶B”為例來詳細(xì)論述如何實(shí)現(xiàn)對(duì)同一工作臺(tái)的共享。假設(shè)用戶A為安裝用戶（客戶端第一次安裝NOTES時(shí)以用戶A的身分進(jìn)行安裝），用戶B與用戶A共享同一工作臺(tái)。 2． 同一工作臺(tái)的搭建 既然是多用戶共享，顧名思義就是先要建立一位用戶，再有另一位或幾位用戶與之共享。按上面的假設(shè)，本文是用戶B與用戶A共享。因此，管理員首先要按照客戶端的正常安裝步驟，進(jìn)行單用戶的安裝。在本文章中即是以用戶A的身份完成對(duì)notes客戶端的安裝以及進(jìn)行必要的客戶端配置。在單用戶的工作平臺(tái)建好以后，就可以進(jìn)行多用戶共享工作臺(tái)的建立。在本文中即是要實(shí)現(xiàn)用戶B與用戶A共享同一工作臺(tái)，具體的實(shí)現(xiàn)方法及步驟如下： 2.1 將用戶B的身份文件即“用戶B．id”文件拷貝到本地機(jī)notes安裝路徑的data目錄下。默認(rèn)路徑為：c:\lotus\notes\data。該路徑在客戶端安裝時(shí)可以進(jìn)行修改。 2.2 啟動(dòng)notes系統(tǒng)，進(jìn)入 notes的工作臺(tái)，通過切換用戶身份（執(zhí)行菜單：文件—>工具—>切換標(biāo)識(shí)符），從彈出的窗口中選擇“用戶B．Id”文件并確定，按要求輸入B的用戶口令。完成工作臺(tái)的身份切換工作。 2.3 在工作臺(tái)的空白處單擊右鍵，選擇“打開數(shù)據(jù)庫(kù)”，在“服務(wù)器”項(xiàng)目中選擇用戶B的郵箱文件所在的服務(wù)器，即本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)器的名稱。在“數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)目中選擇“mail\用戶B”并確定，從而將用戶B的郵箱標(biāo)簽添加到工作臺(tái)。這時(shí)我們?cè)谕还ぷ髋_(tái)上就可以同時(shí)看到 “用戶A在XX服務(wù)器”的標(biāo)簽與“用戶B在XX服務(wù)器”的標(biāo)簽。 于是用戶A與用戶B 共用的同一工作臺(tái)環(huán)境就算搭建完成。 3． 存在的問題 問題一：用戶B與用戶A共享同一工作臺(tái)，通過切換用戶身份，用戶B即可以實(shí)現(xiàn)對(duì)其郵箱中郵件的正常收發(fā)操作，但不能實(shí)現(xiàn)“轉(zhuǎn)發(fā)”操作。在單擊轉(zhuǎn)發(fā)按扭以后，系統(tǒng)會(huì)彈出提示信息“您沒有訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限”。 問題二：在同一工作臺(tái)上，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽“用戶A的通訊錄在本地”， 并且用戶A可以對(duì)其進(jìn)行個(gè)性化的操作，創(chuàng)建屬于自己需要的個(gè)人通訊錄。但無論如何也出不來“用戶B的通訊錄在本地”的標(biāo)簽。 4． 對(duì)問題的分析及解決方法與步驟 4.1 問題一的分析與解決 通過查閱NOTES的資料手冊(cè)，我們發(fā)現(xiàn)用戶對(duì)郵件的各種操作，都與其相對(duì)應(yīng)的“場(chǎng)所”設(shè)置息息相關(guān)。在“場(chǎng)所”中可以對(duì)“服務(wù)器”、“端口”、“郵件”等項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)的配置。郵件的各種操作能否成功，將直接取決于這些配置項(xiàng)的設(shè)置正確與否。通過試驗(yàn)，我們提出如下具體的解決方法與步驟： I．執(zhí)行“文件”—>“設(shè)置場(chǎng)所”—>“場(chǎng)所”。打開場(chǎng)所設(shè)置界面。 II．修改場(chǎng)所名稱“辦公室（網(wǎng)絡(luò)）”為其他名稱，如：用戶A，即用用戶A的名稱來替代其場(chǎng)所的名稱，這樣做便于在做場(chǎng)所切換時(shí)方便識(shí)別。該名稱一定要做修改，否則在下面步驟中新建的場(chǎng)所名稱，在用戶實(shí)際做場(chǎng)所切換時(shí)根本就不顯示，無法看到新建的場(chǎng)所，自然也就無法實(shí)現(xiàn)場(chǎng)所切換的目的。場(chǎng)所名稱的命名規(guī)則一般以用戶在進(jìn)行場(chǎng)所切換時(shí)方便操作為準(zhǔn)則。本文中是以用戶名來替代場(chǎng)所名稱。 III．通過“添加場(chǎng)所”新建一個(gè)場(chǎng)所。如對(duì)場(chǎng)所中的設(shè)置項(xiàng)不是太了解，可對(duì)比用戶A的場(chǎng)所設(shè)置項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。對(duì)新建場(chǎng)所的名稱的命名，仍然是以用戶在進(jìn)行場(chǎng)所切換時(shí)方便操作為準(zhǔn)則。本文中用“用戶B”這個(gè)名稱來作為新建場(chǎng)所的名稱。最后保存退出。 IV．根據(jù)實(shí)際情況，如無需要可刪除“場(chǎng)所”中的其他系統(tǒng)自帶的場(chǎng)所項(xiàng)。如：“孤島”、“居家”、“旅途”等。于是，本文所敘述的場(chǎng)所中就只剩下場(chǎng)所名稱：“用戶A”與“用戶B”，這樣用戶A或用戶B在做場(chǎng)所切換時(shí)，根據(jù)場(chǎng)所名稱就可以十分方便并準(zhǔn)確地做出選擇。 經(jīng)過上面步驟的設(shè)置，我們?cè)倩氐焦ぷ髋_(tái)，通過窗口狀態(tài)條（在窗口的下方）中的第二項(xiàng)（從右到左），就可以方便的在場(chǎng)所“用戶A”與“用戶B”之間進(jìn)行場(chǎng)所的切換?，F(xiàn)在，我們切換用戶標(biāo)識(shí)符為用戶B的身份，再切換場(chǎng)所“用戶B”為當(dāng)前場(chǎng)所，再進(jìn)入用戶B的電子信箱，隨意選擇一封信件進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，不再有任何報(bào)錯(cuò)信息，宣告在多用戶共享工作臺(tái)情況下郵件不能轉(zhuǎn)發(fā)問題的解決。 4.2 問題二的分析與解決 在工作臺(tái)通過查看數(shù)據(jù)庫(kù)“用戶A的通訊錄在本地”的標(biāo)簽的屬性，我們不難發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)庫(kù)的文件名稱為names.nsf ，該文件的位置在\data\names.nsf 。我們都知道，在同一目錄下的文件名必須是不同的，要想再在data目錄下再建一個(gè)names.nsf文件是不可能的。考慮到如果對(duì)文件重新進(jìn)行命名，也不適為解決問題的一種辦法。于是在這一思想的指導(dǎo)下，我們將文件names.nsf重命名為names1.nsf，再建一個(gè)names2.nsf文件，都放在data目錄下。與此同時(shí)，我們又發(fā)現(xiàn)，重命名后新建立起來的文件names2.nsf是孤立的，無法與系統(tǒng)有機(jī)地相連，從而形成一個(gè)整體。在查閱大量資料以后，我們發(fā)現(xiàn)Notes的系統(tǒng)配置文件可以解決這一問題，于是我們得出如下的解決方法與步驟： I．退出notes系統(tǒng)，保證names.nsf文件不在使用之中，因?yàn)槭褂弥械奈募遣荒鼙辉撁?。再進(jìn)入資源管理器，找到data目錄下的文件names.nsf。 II．復(fù)制該文件，并在該目錄下執(zhí)行粘貼，生存文件“復(fù)件 names.nsf”。 III．將文件names.nsf重命名為names1.nsf，將文件“復(fù)件 names.nsf” 重命名為names2.nsf。 IV．在 notes目錄下找到系統(tǒng)配置文件：notes.ini 并打開進(jìn)行編輯。在notes.ini文件中我們可以找到這樣的配制項(xiàng)：NAMES=names.nsf 。將該配制項(xiàng)修改為：MANES=names1.nsf，names2.nsf并保存退出。 V．進(jìn)入notes系統(tǒng)，從工作臺(tái)上刪除標(biāo)題為“用戶A的通訊錄在本地”的標(biāo)簽，再分別將數(shù)據(jù)庫(kù)文件names1.nsf和names2.nsf的標(biāo)簽添加到工作臺(tái)面上，這時(shí)2個(gè)文件標(biāo)簽上所顯示的標(biāo)題均為“用戶A的通訊錄在本地”。將names2.nsf文件的“標(biāo)題”通過數(shù)據(jù)庫(kù)屬性修改為“用戶B的通訊錄”。這時(shí)，再回到工作臺(tái)面上時(shí)，看到names2.nsf文件的標(biāo)簽上面的標(biāo)題就已正確顯示為“用戶B的通訊錄在本地”了。 通過以上步驟，用戶B就可以定制屬于自己的個(gè)性化通訊錄了。其中步驟IV是非常重要的?，F(xiàn)在我們執(zhí)行“新建便箋”—>“地址”。在“查詢”項(xiàng)右面的下拉列表框中，我們就可以看到選項(xiàng)“用戶A的通訊錄”與“用戶B的通訊錄”2個(gè)選項(xiàng)。如果不對(duì)步驟IV中設(shè)置項(xiàng)進(jìn)進(jìn)行修改，那么在該下拉列表框中就只能看到選項(xiàng)“用戶A的通訊錄”一個(gè)選項(xiàng)，而看不到選項(xiàng)“用戶B的通訊錄”，即文件names2.nsf沒有被系統(tǒng)所接受而形成統(tǒng)一的整體。 5． 實(shí)際意義 在notes的實(shí)際使用過程中，經(jīng)常會(huì)遇到各種下發(fā)的空表格，如：各種調(diào)查表，數(shù)據(jù)報(bào)表，民意測(cè)評(píng)表等等。發(fā)表人可以制作一張空的格式表，通過notes系統(tǒng)發(fā)送給填表人，但填表人在打開空表后是不能直接輸入數(shù)據(jù)的，因?yàn)榇蜷_的空表是只讀屬性的。如果通過執(zhí)行“轉(zhuǎn)發(fā)”以后，空表便可以直接輸入數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)保存下來，在地址欄填入發(fā)表人的地址，便可以將填有數(shù)據(jù)的表格發(fā)送回發(fā)表人。問題一的解決，有效解決了在多用戶共享同一工作臺(tái)的情況下的“轉(zhuǎn)發(fā)”問題。問題二的解決使得真正意義上的多用戶共享同一工作臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)，并具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。有力地推動(dòng)了Notes系統(tǒng)更廣泛而有效的使用，進(jìn)一步提高了辦公的效力。 6． 總結(jié) Lotus Notes 以其對(duì)工作流的獨(dú)特處理優(yōu)勢(shì)而得到了廣泛的應(yīng)用，各類的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更是基于此平臺(tái)之上開發(fā)運(yùn)行。作為一名辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理員，在實(shí)際使用與維護(hù)過程中，經(jīng)常會(huì)遇到這種多用戶共享的情況。對(duì)這一問題的解決，為廣大的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理員提供了一種解決方法，也為廣大的系統(tǒng)管理員提出了一種解決問題的思路。 |
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