管理您的信息
——SharePoint Portal Server軟件概述
當(dāng)組織需要?jiǎng)?chuàng)建和收集信息時(shí)，其員工將在搜索、組織和管理這些信息上花費(fèi)大量寶貴時(shí)間。Microsoft SharePoint Portal Server 2001 將文檔管理和搜索功能與日常使用的工具集成在一起。SharePoint Portal Server 可與 Microsoft Windows資源管理器、Microsoft Office 應(yīng)用程序和 Web 瀏覽器協(xié)同工作，幫助您在整個(gè)組織范圍內(nèi)創(chuàng)建、管理和共享文檔內(nèi)容。
文檔管理和發(fā)布
員工可能會(huì)發(fā)現(xiàn)大量復(fù)雜的信息源（例如，多個(gè)文件共享）難以組織和使用，因?yàn)楹苌儆谢蚋緵]有適當(dāng)?shù)?、結(jié)構(gòu)合理的框架可以使用。隨著信息源（例如 Web 站點(diǎn)、電子郵件服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫）的不斷增多，困難會(huì)越來越大。
員工也可能會(huì)在與其他人就文檔進(jìn)行合作、控制對(duì)這些文檔的訪問以及在組織范圍內(nèi)發(fā)布文檔等方面遇到困難。重要的文檔也可能會(huì)丟失、被覆蓋或難以查找。
SharePoint Portal Server 提供的許多功能可以幫助您實(shí)現(xiàn)文檔管理的流程化，并且避免上述常見問題。
為幫助您管理文檔，SharePoint Portal Server 提供了：
* 記錄文檔歷史的版本跟蹤
* 用于標(biāo)識(shí)文檔的描述性、可搜索信息的應(yīng)用程序
* 文檔發(fā)布控制
* 自動(dòng)將文檔發(fā)送給審閱者
* 多個(gè)文檔審閱者進(jìn)行聯(lián)機(jī)批注的 Web 討論
* 基于用戶角色的文檔訪問控制。
SharePoint Portal Server 可幫助您與其他人合作，接收審閱者的反饋，使用描述性信息（例如關(guān)鍵字）將文檔分類，以及將文檔發(fā)布給廣大讀者。
版本歷史
SharePoint Portal Server 可以記錄文檔的歷史，從而幫助您跟蹤所做的更改以及避免覆蓋其他用戶所做修改的可能性。若要編輯文檔，必須首先將其簽出。這樣可以防止其他人在您將其簽入之前對(duì)它進(jìn)行修改。每次簽入文檔時(shí)，都會(huì)為該文檔分配一個(gè)新的版本號(hào)，并將上個(gè)版本存檔。簽出文檔時(shí)，除非您特意選擇了以前的某個(gè)版本，否則您將得到最新版本。
文檔配置文件
文檔配置文件提供了一種向文檔添加附屬可搜索信息的方法。此信息有助于更清晰地描述或標(biāo)識(shí)文檔。默認(rèn)情況下，配置文件包括一些基本屬性，例如“作者”和“標(biāo)題”。您也可以輕松地添加自定義屬性（例如“賬號(hào)”或“項(xiàng)目管理者”），并通過這些自定義屬性向文檔附加其他信息，使文檔的組織和查找工作變得更加容易。
文檔發(fā)布
用戶可以在儀表板站點(diǎn)上搜索或查看已發(fā)布的文檔。SharePoint Portal Server 既支持文檔的私有版本，也支持文檔的公開版本。您可以在每次將文檔保存到服務(wù)器時(shí)自動(dòng)發(fā)布該文檔，也可以先保留私有文檔草稿，而在文檔完成后再發(fā)布。您可以在發(fā)布文檔的一個(gè)版本前生成任意多個(gè)草稿。
審批流程
審批流程是一種確保文檔在發(fā)布之前已經(jīng)過充分審閱的簡(jiǎn)單方法。作者選擇發(fā)布文檔時(shí)，文檔會(huì)在發(fā)布之前自動(dòng)發(fā)送給一個(gè)或多個(gè)人進(jìn)行審閱。這些人稱為審批者，每個(gè)審批者都可以同意或拒絕該文檔。文檔要求審閱時(shí)，審批者會(huì)收到電子郵件通知。
討論
使用 Web 討論可以在不修改文檔的情況下針對(duì)該文檔進(jìn)行聯(lián)機(jī)討論。這樣作者和審閱者就可以通過 Web 討論相互溝通，而不必通過電子郵件來討論文檔或試圖捕獲與文檔有關(guān)的對(duì)話。即使有人已將文檔簽出，也可以針對(duì)此文檔同時(shí)展開討論。注釋將按以線索組織的對(duì)話形式存儲(chǔ)，這種對(duì)話將注釋和答復(fù)組合在一起。
基于角色的安全性
SharePoint Portal Server 使用角色來控制對(duì)內(nèi)容的訪問。您可以基于用戶執(zhí)行的任務(wù)為其指派協(xié)調(diào)員、作者或讀者角色。每個(gè)角色對(duì)應(yīng)一組特定的權(quán)限：協(xié)調(diào)員處理管理任務(wù)、作者添加和更新文件、讀者對(duì)已發(fā)布的文檔擁有只讀權(quán)限。
SharePoint Portal Server 還提供拒絕用戶訪問特定文檔的選項(xiàng)。
索引和搜索服務(wù)
在很多組織中，重要文檔都以不同的格式存儲(chǔ)在多個(gè)不同的位置。很多服務(wù)器基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)不允許跨多個(gè)信息源進(jìn)行搜索且常常僅限于文本搜索。即使搜索的信息包括在搜索結(jié)果列表中，快速地判斷出它是否是您所期望的文檔也會(huì)是相當(dāng)困難的。而 SharePoint Portal Server 則提供了多種功能，能使搜索更快、更成功。
為了使信息查找更容易，SharePoint Portal Server 提供了：
* 用于搜索存儲(chǔ)在多個(gè)不同位置的信息的單一位置
* 對(duì)文檔全文和文檔屬性進(jìn)行搜索的關(guān)鍵字搜索
* 按主題（類別）進(jìn)行瀏覽來查找信息的功能
* 文檔自動(dòng)分類
* 對(duì)與搜索高度相關(guān)的文檔進(jìn)行最佳匹配分類
* 訂閱功能，使您始終擁有最新的第一手資料
無論是查找特定信息，還是僅瀏覽一組相關(guān)文檔，SharePoint Portal Server 都使之比以往更輕松簡(jiǎn)單。
內(nèi)容源
SharePoint Portal Server 允許您同時(shí)在多個(gè)信息源中進(jìn)行搜索，從而大大提高了搜索效率。組織將信息保存在多個(gè)地方，例如 Web 站點(diǎn)、文件系統(tǒng)、郵件服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫。通過使用向?qū)砑觾?nèi)容源，可以標(biāo)識(shí)將來被搜索的內(nèi)容的位置，從而將該內(nèi)容鏈接到儀表板站點(diǎn)。然后，SharePoint Portal Server 會(huì)對(duì)每個(gè)內(nèi)容源的信息進(jìn)行索引編制，以便從儀表板站點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行快速搜索。隨著內(nèi)容源的增多，不管要查找的信息在什么位置或是何種格式，儀表板站點(diǎn)都是最容易查找到信息的地方。
全文搜索
儀表板站點(diǎn)提供了全文搜索功能以從文檔文本和文檔屬性中搜索所輸入的關(guān)鍵字。SharePoint Portal Server 將查找所有與搜索匹配的文檔，并返回一個(gè)結(jié)果列表。要進(jìn)行更為特定的搜索，可以使用高級(jí)搜索功能將文檔屬性（如作者）添加到搜索條件中。也可以通過指定搜索范圍僅搜索一組特定的文檔，例如，新聞發(fā)布文件夾或提供商的 Web 站點(diǎn)。
類別
可以通過使用類別將相似文檔分為一組的方式在儀表板站點(diǎn)中組織信息。這樣用戶就可以按主題來瀏覽信息。對(duì)于不熟悉文檔存儲(chǔ)位置的用戶，類別可以幫助他們查找所需的信息。類別的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)在于一篇文檔可以出現(xiàn)在多個(gè)不同類別中。類別既可包含存儲(chǔ)在 SharePoint Portal Server 中的文檔，又可包含來自其他內(nèi)容源的信息。
分類助手
類別是一種行之有效的信息組織方法。但是如果文檔數(shù)量很大，對(duì)它們進(jìn)行分類也是一項(xiàng)非常耗時(shí)的工作。為簡(jiǎn)化該過程，SharePoint Portal Server 提供了稱為 Category Assistant（分類助手）的自動(dòng)分類工具。為每個(gè)類別指定了一些具有代表性的文檔之后，分類助手會(huì)將那些示例文檔與未分類的文檔進(jìn)行比較，然后自動(dòng)選擇最佳匹配的類別。
最佳匹配
最佳匹配通過引導(dǎo)用戶找到最符合他們的搜索條件的文檔而大大提高了搜索效率，并為用戶提供了指導(dǎo)。最佳匹配是作為某個(gè)類別或特定關(guān)鍵字的最佳建議而選出的文檔。SharePoint Portal Sever 在搜索結(jié)果列表的最上面顯示最佳匹配。
訂閱
訂閱功能將與您感興趣的主題相關(guān)的全新或更新的信息通知您。您可以訂閱認(rèn)為有用的內(nèi)容：特定的文檔、某個(gè)文件夾中的所有文檔、指定為某個(gè)類別的所有文檔或者一組搜索結(jié)果。訂閱之后，SharePoint Portal Sever 將在內(nèi)容被修改、添加了符合條件的新文檔或添加了與該內(nèi)容有關(guān)的 Web 討論時(shí)通知您?？梢栽趦x表板站點(diǎn)上查看訂閱通知，也可以通過電子郵件接收通知。
儀表板站點(diǎn)
SharePoint Portal Server 提供了一個(gè) Web 站點(diǎn)，稱為儀表板站點(diǎn)，是在安裝過程中自動(dòng)創(chuàng)建的。它為查找和管理信息提供了一個(gè)中心訪問位置?？梢允褂?nbsp;Web 瀏覽器在儀表板站點(diǎn)中執(zhí)行文擋管理任務(wù)和搜索功能。它允許用戶對(duì)保存在組織內(nèi)部或外部的信息進(jìn)行訪問，并允許他們查找和共享文檔，而無需考慮其位置或格式。
可以自定義儀表板站點(diǎn)的主頁以顯示組織的新聞和其他重要信息。從儀表板站點(diǎn)，用戶也可以執(zhí)行下列任務(wù)：
* 搜索信息
* 按類別瀏覽信息
* 訂閱新的或更改的信息
* 簽入簽出文檔
* 審閱文檔的版本歷史
* 審批要發(fā)布的文檔
* 發(fā)布文檔
儀表板站點(diǎn)使用 Microsoft 數(shù)字儀表板技術(shù)來組織和顯示信息。數(shù)字儀表板由可重復(fù)使用并可以自定義的 Web 部件組成，例如搜索、類別、新聞和公告。您可以輕松地通過添加或刪除 Web 部件來自定義組織的儀表板站點(diǎn)。
