昆山騰揚(yáng)金屬有限公司
昆山騰揚(yáng)金屬有限公司是臺灣固欣國際有限公司（Good Thing International Ltd.）在大陸投資的兩家工廠之一。位于蘇州昆山高科技工業(yè)園區(qū)內(nèi)，距上海虹橋機(jī)場約50公里，占地24240平方公尺。公司主要產(chǎn)品包括兩大系列：一、高檔家庭用品類產(chǎn)品，包括各類蛋糕烤盤器皿、炒鍋、平底鍋、烘、焙、烤、煮、蒸、冷卻等金屬架、碗盤架、酒架、廚房及衛(wèi)浴相關(guān)五金系列產(chǎn)品。二、高檔戶外生活用品類產(chǎn)品，包括烤肉工具及配件、烤肉爐及戶外用暖爐等。騰揚(yáng)工廠始建于2000年9月，2001年10月正式投產(chǎn)，預(yù)計(jì)達(dá)全部生產(chǎn)能力需生產(chǎn)員工300人，計(jì)劃2003年年底營業(yè)總值為200萬美元（固欣國際有限公司2000年銷售額為2500萬美元）騰揚(yáng)工廠的生產(chǎn)系統(tǒng)是以垂直整合各類生產(chǎn)作業(yè)流程并在廠內(nèi)完成的，包括模具研發(fā)自制、襯料裁切、沖壓、成型、卷邊、研磨、噴砂、涂裝、組裝、品管、包裝、上柜、運(yùn)輸?shù)?。主要設(shè)備有車、銑、刨床、下料機(jī)、沖壓、油壓機(jī)、卷邊機(jī)、水平面研磨機(jī)、成型研磨機(jī)、懸臂鉆床、立式帶鋸機(jī)、攻牙機(jī)、涂裝設(shè)備等。騰揚(yáng)工廠完全是接單生產(chǎn)，產(chǎn)品全部出口，由臺北總公司負(fù)責(zé)進(jìn)出口貿(mào)易。
系統(tǒng)規(guī)劃分析
騰揚(yáng)工廠的信息化戰(zhàn)略始于集團(tuán)王有慈總裁。
王有慈，臺灣輔仁大學(xué)國際貿(mào)易專業(yè)，1987年7月在臺灣創(chuàng)建固欣國際有限公司，在騰揚(yáng)工廠，王有慈倡導(dǎo)“Do Right Do Smart Do Excellent”的運(yùn)營準(zhǔn)則，并強(qiáng)調(diào)“以科技軟硬體操作運(yùn)營系統(tǒng)”，騰揚(yáng)工廠的信息化方案即以此為主導(dǎo)。
公司的劉新華副總裁，臺灣淡江大學(xué)管理專業(yè)，曾在亞太化學(xué)等跨國企業(yè)負(fù)責(zé)過管理部工作，對大型企業(yè)的信息化管理、實(shí)施極為熟悉，一如王有慈充分授權(quán)專業(yè)人士的管理風(fēng)格，集團(tuán)委任劉新華全面負(fù)責(zé)規(guī)劃騰揚(yáng)工廠的信息化系統(tǒng)。
針對騰揚(yáng)工廠的接單生產(chǎn)模式，劉新華首先確定了騰揚(yáng)工廠對管理信息系統(tǒng)的需求重點(diǎn)：訂單分析和成本管理。由于臺北總公司以貿(mào)易為主，騰揚(yáng)工廠來自臺灣的中層干部對制造業(yè)的信息化管理系統(tǒng)并不熟悉，而作為新建廠，作業(yè)人員大部分為當(dāng)?shù)胤鞘炀毠と耍虼?，劉新華計(jì)劃整體系統(tǒng)的建設(shè)分兩步進(jìn)行：第一期是進(jìn)、銷、存及財務(wù)等前端基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)；第二期是嚴(yán)格按各生產(chǎn)工序核算的成本核算系統(tǒng)。
系統(tǒng)選型設(shè)計(jì)
2000年6月，騰揚(yáng)工廠的決策層開始系統(tǒng)選型，劉新華強(qiáng)調(diào)選型的重點(diǎn)考慮因素是：一、適合騰揚(yáng)工廠訂單分析及成本管理的特點(diǎn)；二、廠家服務(wù)響應(yīng)支持速度；三、系統(tǒng)導(dǎo)入實(shí)施及后續(xù)維護(hù)成本。騰揚(yáng)最終確定了三家軟件公司：國際大型跨國企業(yè)A、國內(nèi)大型軟件企業(yè)B以及神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司。劉新華比較了三家軟件公司的生產(chǎn)制造系統(tǒng)，并重點(diǎn)分析了神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)的訂單管理及成本計(jì)算模塊，感到比較適合騰揚(yáng)這樣中等規(guī)模的、接單生產(chǎn)的臺資廠，通過與神州數(shù)碼上海公司的顧問們幾個月的反復(fù)溝通，劉新華對易飛系統(tǒng)的快速實(shí)施上線比較有把握了。2001年8月，騰揚(yáng)工廠與神州數(shù)碼正式簽約，全部系統(tǒng)包括13個模塊：管理維護(hù)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、庫存管理、采購管理、工單委外管理、訂單管理、制程管理、會計(jì)總賬、應(yīng)收應(yīng)付、批次需求計(jì)劃、自動分錄、成本計(jì)算和人事薪資。
兩階段上線計(jì)劃：
第一期上線模塊：管理維護(hù)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、庫存管理、采購管理、工單委外管理、訂單管理、制程管理、會計(jì)總賬、應(yīng)收應(yīng)付、批次需求計(jì)劃，計(jì)劃上線日期：2002年2月。
第二期上線模塊：自動分錄、成本計(jì)算、人事薪資，計(jì)劃上線日期：2002年9月。
系統(tǒng)實(shí)施
2001年10月，騰揚(yáng)工廠成立了由業(yè)務(wù)、生產(chǎn)管理、采購、企管、研發(fā)、財務(wù)、人事各部門骨干組成的電腦化推行項(xiàng)目小組，并由財務(wù)部副理張劭偉、研發(fā)部副理盧德文配合具體實(shí)施。
張劭偉，資訊管理電子專業(yè)，有10余年財務(wù)及銀行工作經(jīng)歷、對MRP系統(tǒng)應(yīng)用極為熟悉。
盧德文，電子工程專業(yè)，資深工業(yè)設(shè)計(jì)、視頻設(shè)計(jì)工程師，曾主持管理過多家企業(yè)的MIS系統(tǒng)。
實(shí)施初期準(zhǔn)備
騰揚(yáng)資訊課負(fù)責(zé)安裝了DB ServerAP、Server各一臺，并安裝設(shè)置了PC Anywhere以供神州數(shù)碼顧問做熱線支持。
盧德文說：
“由于工廠部分中層干部對剛剛建廠就推行ERP系統(tǒng)心存疑惑，而工廠新建，各部門操作人員尚未完全到位，且生產(chǎn)部門生產(chǎn)壓力大，無法拿出很多時間參加集中培訓(xùn)，導(dǎo)致初期的培訓(xùn)課程延誤，后改為由資訊課專案代理人參加神州數(shù)碼顧問的集中培訓(xùn)，然后由專案代理人負(fù)責(zé)各部門的線上培訓(xùn)。研發(fā)部產(chǎn)品設(shè)計(jì)早就用了CAD，所以對ERP系統(tǒng)接受很快，我們針對基層操作人員的‘電腦恐懼癥’編寫了大量簡明通俗易懂的問題集、操作手冊等，同時鼓勵終端user提出問題，由資訊課匯總解答。”
張劭偉說：
“開始我們的物料編碼界定很細(xì)，如包裝材料每一訂單作一次編碼，最后編碼很長很復(fù)雜，一線管理困難?，F(xiàn)在我們編碼主要從實(shí)用考慮，如由采購人員對公司未來供應(yīng)廠商編碼原則作統(tǒng)一規(guī)劃，供應(yīng)廠商增加了國內(nèi)廠商、國外廠商、委托加工廠商識別碼，固定資產(chǎn)、工具類、辦公用品、模具等類別編碼從一般對象編碼原則中獨(dú)立出來了。”
實(shí)施中出現(xiàn)的問題
2002年2月第一期順利完成上線，由于騰揚(yáng)工廠內(nèi)部生產(chǎn)設(shè)備安裝及人員調(diào)整，第二階段上線日期延至10月底，針對第一期上線狀況，項(xiàng)目小組確定了第二期上線工作及目標(biāo)：成本系統(tǒng)上線的基本數(shù)據(jù)收集；品號編碼簡化；制程系統(tǒng)流程簡化；進(jìn)銷存系統(tǒng)、制令系統(tǒng)、制程系統(tǒng)單據(jù)輸入的及時性、準(zhǔn)確性提高；人事薪資系統(tǒng)上線（8月15日資料登錄完成）。
在第一期中，許多作業(yè)及報表使用者無權(quán)限使用或權(quán)限賦予不足導(dǎo)致操作不便，在第二期中，項(xiàng)目小組各部門負(fù)責(zé)人又對系統(tǒng)權(quán)限全部進(jìn)行了重新核定。
神州數(shù)碼實(shí)施顧問王海倫說：
“騰揚(yáng)是新建廠，流程主要是直接按標(biāo)準(zhǔn)模塊走。在第一期中，成本核算到每一生產(chǎn)工序，但由于很多生產(chǎn)工序很短，常常是生產(chǎn)早已完成了，現(xiàn)場生產(chǎn)單據(jù)還未完成。剛開始，財務(wù)部出于從精細(xì)成本核算考慮，堅(jiān)持核算至生產(chǎn)工序，為簡化生產(chǎn)部門的現(xiàn)場錄入統(tǒng)計(jì)工作量，我們協(xié)調(diào)了生管和財務(wù)并請示劉副總裁，最后在第二期中成本核算改為只控制到三個生產(chǎn)課：機(jī)械加工、噴涂處理、組合包裝。另外，料號編碼在第二期中也作了調(diào)整，如包裝材料不再是每一訂單一個編碼了。”
成本計(jì)算系統(tǒng)涉及工藝、采購、存貨、會計(jì)總賬系統(tǒng)等，需各部門及時協(xié)調(diào)。
張劭偉談到：
“比如總賬中原材料的入賬落后，我們就要求采購部月底提供已進(jìn)貨但未收發(fā)票的貨物名細(xì)表供財務(wù)暫估入賬。生產(chǎn)管理部以前采用備料制，由生產(chǎn)管理部一次性開領(lǐng)料單給車間，車間分批領(lǐng)料至最后領(lǐng)完才將領(lǐng)料單確認(rèn)，常造成制令單與領(lǐng)料單間隔時間較長甚至跨月，系統(tǒng)無法完成成本月結(jié)，后改為領(lǐng)料制，領(lǐng)料時即確認(rèn)領(lǐng)料單，與制令單一致。倉庫以前常常先進(jìn)料后入庫，現(xiàn)只要進(jìn)貨就必須及時輸入系統(tǒng)。”
王海倫說：
“成本核算系統(tǒng)上線以后，實(shí)際操作中不規(guī)范的問題全部暴露出來了。例如，機(jī)械加工課要生產(chǎn)1000個單位的訂單，雖然庫存已有100個單位，但因一卷鋼材可切割1000個單位，現(xiàn)場生產(chǎn)一般會加工完整卷鋼材，切割1000個單位，而多生產(chǎn)的100個單位則留在了生產(chǎn)現(xiàn)場，留待下次訂單使用。成本核算系統(tǒng)上線以后，由于系統(tǒng)成本核算追蹤的是每一張制令單，這筆訂單的機(jī)械加工成本就會多計(jì)算這100個單位，匯總到財務(wù)就會出現(xiàn)成本異常，其它的如挪料、借料不履行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序都會導(dǎo)致成本報表異常。”
王海倫還談到：
“財務(wù)要將系統(tǒng)中的半成品、產(chǎn)成品價值調(diào)至與總賬一致，需將總賬中的自制品價值剝離為半成品、產(chǎn)成品、在制品，并與訂單一一對應(yīng)，如果庫房不按流程，如制令單對應(yīng)的部分在制品先入庫，財務(wù)就很難界定在制品與半成品，也會導(dǎo)致系統(tǒng)成本報表異常。在成本管理模塊的上線過程中，我們不斷標(biāo)準(zhǔn)化工廠的生產(chǎn)流程，使現(xiàn)場生產(chǎn)管理規(guī)范了，如車間現(xiàn)已形成了嚴(yán)格制度：按訂單生產(chǎn)，不準(zhǔn)多做，按領(lǐng)料流程走，及時履行退料手續(xù)等。
制造工時錄入時只會分配到不同產(chǎn)品品種上，而騰揚(yáng)工廠不同訂單的相同編碼產(chǎn)品花費(fèi)的工時是不一致的，因而工時成本不同，而原系統(tǒng)中不同訂單的同一編碼產(chǎn)品工時成本、制造費(fèi)用成本相同，這與騰揚(yáng)工廠的具體情況不符，影響了訂單成本計(jì)算的準(zhǔn)確性，為此神州數(shù)碼的開發(fā)人員按騰揚(yáng)工廠的特定要求重新調(diào)整設(shè)置了成本計(jì)算模塊。”
系統(tǒng)評估和運(yùn)行管理
系統(tǒng)運(yùn)行評估
2002年11月，騰揚(yáng)項(xiàng)目小組評估系統(tǒng)使用情況如下：管理部：各部門資源及時共享。營業(yè)部：可隨時掌握未出貨單，進(jìn)行客戶價格控制、銷售業(yè)績記錄與分析等。生產(chǎn)管理：能以系統(tǒng)提供的訂單、設(shè)備狀況，制定生產(chǎn)、進(jìn)度計(jì)劃。采購：實(shí)時進(jìn)貨狀況監(jiān)控，避免了缺料待料。財務(wù)：隨時掌握應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款，稽核傳票與原始單據(jù)，預(yù)算控制可依據(jù)準(zhǔn)確的產(chǎn)品成本、存貨成本報表等。人事考勤：可根據(jù)實(shí)時的考勤記錄快速計(jì)算薪資，直接提供給銀行薪資表。
運(yùn)行管理
1、系統(tǒng)維護(hù)是項(xiàng)目小組各部門負(fù)責(zé)人日常工作的一部分，終端使用者將問題反饋給各單位負(fù)責(zé)人，再集中至資訊課，由資訊課與神州數(shù)碼顧問負(fù)責(zé)處理。
2、資訊課專案負(fù)責(zé)人定期召開內(nèi)部會議討論運(yùn)行狀況并建立良好反饋渠道。
從2001年8月到現(xiàn)在2002年11月，雖然因?yàn)楣S設(shè)備安裝及人員調(diào)整使ERP項(xiàng)目實(shí)施一再延期，劉新華還是很滿意系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度和效果，特別是生產(chǎn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化工作做得很細(xì)致。工廠建設(shè)與信息化管理系統(tǒng)推行同步完成正是集團(tuán)管理層所希望的。
劉新華指示項(xiàng)目小組：
“至11月，ERP系統(tǒng)僅僅發(fā)揮了50%的功能，年底必須達(dá)到90%功能并完善訂單分析、成本分析。各部門現(xiàn)有自行設(shè)計(jì)的EXCEL表格應(yīng)付日常管理，對ERP系統(tǒng)的要求不高，除基本操作外，很少利用其它功能，今后相關(guān)報表一律由ERP系統(tǒng)核定方可呈報。”
后記：案例集定稿前夕，我們回訪了客戶：
“在經(jīng)過一定時間的使用后，各部門對ERP系統(tǒng)有了更加全面的了解，使用起來也更加的熟練，一些以前很少使用的功能也逐步被大家使用并掌握。目前，系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)揮了90%的功能，但我們發(fā)現(xiàn)我們開始的想法還是簡單了，易飛強(qiáng)大的功能是我們以前所沒有想到的，我們還會不斷提高我們的預(yù)期目標(biāo)。”
