讓
我們先從一個(gè)流行的小測試開始吧。假如一個(gè)問題是：“有沒有人覺得自己的電子郵件收發(fā)量嚴(yán)重不足？”可能有人會(huì)反問：“你這個(gè)問題是認(rèn)真的嗎？”確實(shí)，我們應(yīng)該關(guān)注的是如何讓自己不再因?yàn)橛纺[的收件箱承受不必要的額外負(fù)擔(dān)。
Contatta是一家提供合并電子郵件服務(wù)的公司。他們根據(jù)美國勞工部與麥肯錫全球研究院的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)得出了一個(gè)結(jié)論，大多數(shù)專職商界人士每年會(huì)在管理、發(fā)布和回復(fù)郵件上耗去637個(gè)小時(shí)，約合每周13小時(shí)。數(shù)據(jù)還指出，處理數(shù)不勝數(shù)的電子郵件不僅耗時(shí)，也是一種艱苦的腦力勞動(dòng)，更不用說它還會(huì)影響職場中人的工作斗志。
仔細(xì)想想，這些耗在郵件上的時(shí)間、智力與精力完全值得投入于其他更重要的工作，比如經(jīng)營公司、推出產(chǎn)品、創(chuàng)造內(nèi)容。那么，怎樣才能戒掉電子郵件的“癮”，讓它成為一種能給我們帶來更高的效率和更好的心情的工具呢？以下幾條妙招可以提供幫助。
一、選定時(shí)間批量處理郵件
在特定的工作時(shí)間讀取并回復(fù)電子郵件。如果你實(shí)在忍不住在手機(jī)上查收郵件，至少設(shè)法要求自己集中回復(fù)郵件，一次性批量回復(fù)問題，或者等問題全部問完以后統(tǒng)一回復(fù)。
Baydin公司位于美國加州瓦利維尤，他們推出了一款Gmail管理工具Boomerang，可以幫你關(guān)掉Gmail的新郵件提醒功能。該公司首席執(zhí)行官Alex Moore說：“設(shè)置在特定的時(shí)間段查看電子郵件，這樣你就不會(huì)為一條又一條冒出來的新消息分神了?！盙ini Dietrich是芝加哥Arment Dietrich公關(guān)公司的CEO。考慮到需要優(yōu)先處理緊急的客戶要求，他建議不妨選擇在開會(huì)前后查收電子郵件，但永遠(yuǎn)不要在開會(huì)期間接收郵件。
另外，關(guān)閉電腦和手機(jī)的電子郵件通知功能也很有效果。Moore這樣描述頻繁接收郵件的影響：“每次聽見收到郵件的叮咚聲，大腦就要花一分鐘時(shí)間才能再次全神貫注。”
假如選擇集中回復(fù)電子郵件，最好在離線狀態(tài)寫回信。這樣在回信時(shí)，寫信人的注意力就不會(huì)受到新一批回復(fù)郵件的干擾了。筆者試過在飛機(jī)上關(guān)閉Wi-Fi回復(fù)電子郵件，然后發(fā)覺這么做不但更方便，而且也容易集中精神。
Dietrich說：“專心做某個(gè)項(xiàng)目時(shí)，我會(huì)讓收件箱處于離線狀態(tài)。這樣既不會(huì)耽誤我起草新郵件，也不會(huì)被不斷往來的郵件干擾。”
有人給電子郵件設(shè)置了自動(dòng)回復(fù)，通知發(fā)件人他們只會(huì)在一天中的某些時(shí)間具體回復(fù)。這么做可以規(guī)劃預(yù)期回復(fù)，但筆者不喜歡這種方式，一方面是因?yàn)橛X得不夠?qū)嵱茫吘勾蠖鄶?shù)時(shí)候沒這個(gè)必要，另一方面也是推己及人：為什么要為了管理自己的郵件而去增加別人收件箱的負(fù)荷呢？
二、內(nèi)容簡潔，回復(fù)直截了當(dāng)
郵件內(nèi)容一律保持簡潔，一清二楚，不要長篇大論、拐彎抹角——這是對(duì)收件人和發(fā)件人自己雙方的時(shí)間的尊重，同時(shí)，回信時(shí)要直入主題，切中要害?；匦艃?nèi)容要盡量詳細(xì)完整，但不要太啰嗦。喋喋不休是不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。
寫作導(dǎo)師Don Murray（他也是普利策新聞獎(jiǎng)的獲得者）說過一句話，筆者常常引用：“讀者不會(huì)因?yàn)榧敝泻枚摗！彼@話并非特指電子郵件，但很適合用在這方面。
三、先表態(tài)，再給要點(diǎn)
要讓電子郵件變得簡練，就應(yīng)該主動(dòng)在回信中表明態(tài)度，不要模棱兩可，這樣才能避免此后不必要的郵件往來。比如同意舉行會(huì)議就直接回復(fù)“同意開會(huì)”，然后提供關(guān)于會(huì)議具體時(shí)間和日期的建議供收件人選擇。
“先表態(tài)，再給要點(diǎn)”是溝通的規(guī)則，也是有益于高效溝通與合作的法則。
另一個(gè)避免不必要回信的方法是直接告訴對(duì)方“無需回復(fù)”（No Reply Needed）。這句話如今在互聯(lián)網(wǎng)上可以用英文縮寫“NRN”代表。
四、不要起過于空泛的標(biāo)題
DJ Waldow是《叛逆者的電子郵件營銷指南》（The Rebel’s Guide to Email Marketing）一書的聯(lián)合作者，他認(rèn)為：“電子郵件的標(biāo)題行類似于一篇博客的題目、一份報(bào)紙的頭條、一部電影的名字、一條Twitter信息、一段Facebook帖子的前幾個(gè)字、一本書的導(dǎo)語……，它就是誘餌。”
Waldow說，即使是在希望通過郵件獲得具體可行的解決方案時(shí)，人們依然會(huì)隨便處理郵件標(biāo)題，用一些像“再次聯(lián)系”、“問題”和“簡介”這樣泛泛而論的詞命名。
從提高效率的角度出發(fā)，如果使用一些指向具體的標(biāo)題，能讓收件人更容易地找到用于歸類存檔的信息關(guān)鍵詞。因此下次回郵件時(shí)，不要再用“問題”二字做標(biāo)題了，試試一些更明確的題目，比如直接發(fā)問：“騎士查理王獵犬能做搜救犬嗎？”
五、棄用分級(jí)文件夾存放郵件
Moore建議，在收件箱里利用瀏覽或搜索關(guān)鍵字功能可以更快地找到需要的信息，而在過多層級(jí)的文件夾里查找信息的速度則會(huì)慢一些。
筆者也同意這種看法，但要提醒大家的是，針對(duì)這個(gè)問題，專家之間有很大的爭議。有人認(rèn)為收件箱里應(yīng)該設(shè)置多級(jí)文件夾，把類似的信息分門別類，比如訂閱的新聞通訊、廣告宣傳、工作相關(guān)事宜和私人郵件，這樣反而會(huì)令人一目了然。
六、拒絕不必要的信息
不必要的信息主要是指來自Facebook、Twitter和LinkedIn等社交媒體的通知。這些社交媒體網(wǎng)站每每會(huì)在你收到新的站內(nèi)回復(fù)或者增加新的聯(lián)絡(luò)人時(shí)發(fā)送大量的通知。這樣的訊息通常都會(huì)累積在收件箱里，形成大量未讀郵件。我們永遠(yuǎn)不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間打開這類郵件，所以不要放任它們繼續(xù)留在收件箱里。
有些工具可以為我們批量取消不必要的郵件通知訂閱服務(wù)，例如可以提高郵件效率的應(yīng)用Unlistr、Unroll.Me和The Swizzle。當(dāng)然我們必須承認(rèn)，沒有哪種工具是完美無缺的，但不妨將使用這些軟件當(dāng)作為收件箱減負(fù)的起點(diǎn)。
有些郵箱服務(wù)可以生成一次性的電子郵件地址，幫你避免不必要的郵件騷擾。當(dāng)我們不想披露真實(shí)郵箱信息時(shí)，它們就能派上用場。MailDrop、AirMail、10 Minute Mail等都屬于這類服務(wù)。
七、使用電子郵件管理工具
還有些工具能幫助我們更高效地管理電子郵件。Kerry O’shea Gorgone是MarketingProfs公司的教學(xué)設(shè)計(jì)師，她推薦了每月收費(fèi)7美元的SaneBox，她喜歡這款工具簡潔直觀的特色功能。她說：“它會(huì)掃描我的收件箱，留意關(guān)于同一事項(xiàng)的郵件往來在哪里截止。它好像是一個(gè)直觀的智能郵箱，讓我的生活更加便捷了?！弊g | Tino
聯(lián)系客服
