現(xiàn)在在IT媒體里看到一篇好的成功案例實在太難了，大多沒有干貨，反倒是在一些財務(wù)、銷售、市場、人力資源的媒體里偶然能看到帶有業(yè)務(wù)細節(jié)描寫和真實業(yè)務(wù)用戶觀點的信息化場景，這兩天剛好在CFO雜志上看到一篇《高階財務(wù)視角：長線布局，內(nèi)控之道》，其中羅格朗低壓電器（無錫）有限公司CFO分享的一些觀點涉及到流程管理BPM應(yīng)用，BPM的供應(yīng)商以及甲方的IT部門、中層都可以閱讀一下，了解高層管理者真正關(guān)心的重點。
談及控制，必然談及審批。一旦發(fā)現(xiàn)漏洞，一般管理者給出的萬能解藥會是“修改流程”、“加強審批”。最后，本來簡單的管理動作，流程越改越復(fù)雜，越加強問題卻越來越多。比如“審批加強”到要求銷售人員每筆費用在發(fā)生前都必須通過OA系統(tǒng)得到批準。而銷售人員因為無法做到每筆費用都事前申請，所以最后的應(yīng)對之策也很簡單，就是干脆在提交所有報銷單的同時，也在OA系統(tǒng)提交另一份本應(yīng)該在事前提交的申請。最后這個被“加強”的審批除了制造了多一倍的文件外，沒有產(chǎn)生任何實質(zhì)意義。實際上，銷售人員和他們的經(jīng)理用了在這個毫無用處的OA申請之外的溝通方式來完成授權(quán)審批這個管理過程。要真正“加強”費用管控，更有效的方式是幫助和支持銷售經(jīng)理更簡單、快捷、有效地完成這個管理過程，并且有效地記錄、分析、總結(jié)這個過程。
點評：費用報銷之前必須申請的規(guī)定估計很多企業(yè)都有，跑兩遍流程，審批兩遍，每一次的審批估計環(huán)節(jié)肯定不止一環(huán)，常見的會至少要3個人同意。系統(tǒng)做的好的企業(yè)會在跑報銷流程的時候從申請的表單里自動抓一些數(shù)據(jù)，但節(jié)省的功夫有限。有不少做BPM的軟件商還向新客戶宣傳這種所謂的最佳實踐，似乎是對費用的預(yù)測更加準確，現(xiàn)在，大家知道了企業(yè)的高層是如何看待這種問題的吧。
基于過度的不信任而建立的復(fù)雜審批方式和標(biāo)準，本意是防止個別員工的偶爾舞弊行為，但卻是懲罰所有員工，只會讓優(yōu)秀員工因為手續(xù)的繁瑣而頻繁受挫，扼殺他們原有的積極主動的精神和創(chuàng)造性。
費用報銷表單
點評：上面說的一個審批流程至少要有3個審批環(huán)節(jié)，就是一種人為的復(fù)雜化，實際上除了直屬經(jīng)理，后續(xù)環(huán)節(jié)的審批人對實際情況的了解十分有限，而且后續(xù)審批人每天的審批項目更多，所以他們通常的做法是快速地批處理，前面同意他也同意，形式主義。至于有人說后面的財務(wù)要審核票據(jù)，完全沒有必要。他們可以抽查，如果真有問題，可以倒追溯問題人，沒必要把自己放在審批鏈條上成為必須經(jīng)過的一環(huán)。
業(yè)務(wù)部門的同事、職業(yè)經(jīng)理也有自己的職業(yè)追求和職業(yè)道德，他們知道該如何自我約束。對于財務(wù)部門，他們更希望得到的是信息、分析和建議。財務(wù)人員應(yīng)該利用自己在信息收集、處理上的優(yōu)勢，更多地貢獻這種價值。事實上，相對于與業(yè)務(wù)部門的同事在成本費用上錙銖必較，質(zhì)疑他們的費用高低，與他們一起分析討論如何提高每一筆投資的投入產(chǎn)出相比，更會讓參與討論的所有人身心愉悅?；谶@種理解，該CFO正在推動開發(fā)一個名為“多維度預(yù)授權(quán)管理工具”的IT平臺。收集到真正的第一手數(shù)據(jù)并利用BI工具進行大數(shù)據(jù)分析，推動績效，為業(yè)務(wù)提供多維度的洞察力。
點評：相對于復(fù)雜的審批流程，BPM應(yīng)用的設(shè)計者和使用者更應(yīng)該關(guān)注的是對流程中數(shù)據(jù)的收集、處理和分析，即BAM的應(yīng)用。對于歷史數(shù)據(jù)的分析可以得到經(jīng)驗數(shù)據(jù)，如銷售部門每個月的銷售費用是多少，差旅、餐飲百分比如何，華為/華東/華南3個地區(qū)的費用是多少；而每周的分析包括YTD的費用是多少，是否是正常狀態(tài)，有沒有某些人、某些地區(qū)、某類費用大幅超支等，這些數(shù)據(jù)的分析對于財務(wù)和業(yè)務(wù)管理人員才更有價值。這樣的分析報告會每周給到各級經(jīng)理，和經(jīng)驗數(shù)據(jù)及本財年預(yù)算相比較，他們自然知道費用控制和審批時的松緊程度。
