EXCEL2000快速操作訣竅
１、定制選單命令
Excel２０００程序根據(jù)一般用戶的常用操作，把使用頻率較高的命令列舉在選項菜單中，以方便用戶操作。但也有的用戶想利用Excel來做一些其他的事情，需要用到一些其他的命令，為了提高操作速度，他們也可以根據(jù)自己的要求來定制自己的選項菜單。定制時，首先單擊Excel“工具”選單下的“自定義”命令，打開其中的“命令”選項卡，在左側(cè)的“類別”窗口中選擇欲增刪的選單類別。如果是增加選單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進行選擇，將其拖至對應(yīng)的選單項，選單自動打開并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如果是刪除選單命令，只須打開選單選中需要刪除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開選單單擊右鍵，選擇需要刪除的命令，選中快捷選單中的“刪除”命令即可。
?。?、快速清除單元格的內(nèi)容
首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時你會發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的兩種操作步驟：
?。?、選定想要清除的單元格或單元格范圍；
Ｂ、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時顯示“清除”菜單；
?。?、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個。
或者通過鼠標(biāo)來操作：
?。痢⑼瑯拥叵冗x擇好要被刪除的單元格；
?。?、選定單元格后單擊鼠標(biāo)右鍵,從快捷菜單中單擊“清除內(nèi)容”命令。對于不要的單元格,可選擇“編輯”菜單中的“刪除”命令刪除它。
３、快速修改單元格次序
在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體操作方法為:
?。?、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift鍵；
Ｂ、接著移動鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。
?。?、在Excel中利用公式來設(shè)置加權(quán)平均
加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復(fù)雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
５、對單元格進行讀寫保護
單元格是Excel執(zhí)行其強大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀寫保護是Excel對數(shù)據(jù)進行安全管理的基礎(chǔ)。對單元格的保護分為寫保護和讀保護兩類，所謂寫保護就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護是對單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。
對單元格的寫保護有兩種方法：
Ａ、對單元格的輸入信息進行有效性檢測。首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項，通過設(shè)定有效條件、顯示信息和錯誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。
?。?、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護存入單元格的內(nèi)容不能被改寫。可分為以下步驟：
?。ǎ保┻x定需要鎖定的單元格或單元格集合；
?。ǎ玻母袷讲藛沃羞x擇“單元格”選項；
（３）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護”界面；
?。ǎ矗┻x中“鎖定”；
?。ǎ担墓ぞ卟藛沃羞x擇“保護”選項，設(shè)置保護密碼。至此即完成了對單元格的鎖定設(shè)置，當(dāng)有人企圖對被保護的單元格進行修改時，Excel會立即發(fā)出警告。
對單元格的讀保護有三種方法：
Ａ、過對單元格顏色的設(shè)置進行讀保護。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時設(shè)為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內(nèi)容，用戶無法直接讀出單元格中所存儲的信息。
?。隆⒂闷渌嬅娓采w在需要保護的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達到讀保護目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項，然后保護工作表，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲的內(nèi)容。
?。?、通過設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。
６、巧用Excel繪制函數(shù)圖像
函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體步驟如下：
Ａ、首先打開電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令，這時屏幕上會出現(xiàn)一個空白的電子表格；
?。?、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點擊A2格，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項，使這三項變成一個黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?br>
?。?、接著在B列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達式，如y=1/x；也可在點擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點擊函數(shù)輸入對話框旁的勾號，B2格內(nèi)馬上得出了計算的結(jié)果。這時，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”時按住光標(biāo)沿B列拖動到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2格，這樣下面計算的時候才會對不同的自變量進行計算；
?。摹⒆詈簏c擊工具欄上的“圖表向?qū)?#8221;圖標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X，Y散點圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖”；這時，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對于自變量僅為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)?#8221;中的“折線圖”格式繪制。
?。?、自動切換輸入法
一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現(xiàn)自動切換：
?。痢⒂檬髽?biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；
?。?、接著打開“有效數(shù)據(jù)”對話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；
?。?、選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；
?。?、單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。
８、Excel文件的加密與隱藏
為了有效地實現(xiàn)Excel文件的保護，防止非法用戶的入侵，我們可以控制整個文件不讓他人查看或者控制文件中的某些內(nèi)容不讓他人查看或更改，那么該如何具體實現(xiàn)呢。我們可以采用在保存文件時用加密的方法實現(xiàn)，在這里要特別要注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。給文件加密的具體方法為：
?。?、當(dāng)用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“保存”命令后，程序會調(diào)出一個標(biāo)題為“另存為”的對話框，在該框中輸入完文件名；
?。隆⒃賳螕?#8220;選項”按鈕，將“保存選項”對話框打開，輸入自己的密碼；
Ｃ、最后再單擊“確定”按鈕，完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開文件時就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。
９、善用工作表的批處理功能
如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復(fù)制、粘貼操作，可采用以下方法。 按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對其實行多方面的批量處理。
Ａ、在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進行插入和刪除多個工作表的操作；
?。?、在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置……”，將選中的多個工作表設(shè)成相同的頁面模式；
?。?、通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項，在多個工作表范圍內(nèi)進行查找、替換、定位操作；
?。?、通過“格式”菜單中的有關(guān)選項，將選中的多個工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作；
?。?、在“工具”菜單中選擇“選項……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；
?。?、選中上述工作表集合中任何一個工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。
?。保啊⒖焖偬畛湎嗤瑪?shù)據(jù)
有時我們需要在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，如果逐個單元格一個一個地輸入需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。為此我們可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據(jù)，具體步驟如下：
?。?、同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標(biāo)左鍵，逐個選中；
?。隆⑤斎胍畛涞哪硞€數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。
?。保薄⒖焖賱h除工作表中的空行
如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪 除，但這樣做操作量非常大，很不方便。下面筆者提供一種快速刪除工作表中的空行的方法，具體方法如下：
?。痢⑹紫却蜷_要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“ 插 入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；
?。?、然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。
１２、使用Excel中的“宏”功能
在實踐工作中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù),有了“宏”這個功能,我們就可以記錄命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時,計算機就會重復(fù)所記錄的操作。定義一個宏，我們可以按照以下步驟進行操作:
?。?、首先打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；
?。?、接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；
Ｃ、設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序?qū)⒆詣訉λM行的各方面操作記錄復(fù)制。
１３、快速創(chuàng)建工具欄
通過工具欄你可以快速地訪問常用的命令或自定義的宏，你可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。具體操作步驟為：
?。?、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從下拉菜單中選擇“自定義”命令；
?。隆⒃谧远x對話框中選擇“工具欄”標(biāo)簽，同時單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱；
Ｃ、最后單擊“確定”按鈕，這時新建工具欄出現(xiàn)在窗口，你就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會出現(xiàn)在新建的工具欄中。如果在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復(fù)制過來。
１４、巧用IF函數(shù)清除Excel工作表中的０
有時引用的單元格區(qū)域內(nèi)沒有數(shù)據(jù)，Excel仍然會計算出一個結(jié)果“0”，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？請看下面的操作方法：
利用IF函數(shù)可以有效地解決這個問題。IF函數(shù)是使用比較廣泛的一個函數(shù)，它可以對數(shù)值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據(jù)邏輯測試的真假返回不同的結(jié)果。它的表達式為：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。logical_test表示計算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如A１>=１００就是一個邏輯表達式，如果A１單元格中的值大于等于１００時，表達式結(jié)果即為TRUE，否則結(jié)果為FALSE；value_if_true表示當(dāng)logical_test為真時返回的值，也可是公式; value_if_false表示當(dāng)logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為：如果單元格B1到C1內(nèi)有數(shù)值，且求和為真時，區(qū)域B1到C1中的數(shù)值將被進行求和運算。反之，單元格B1到C1內(nèi)沒有任何數(shù)值，求和為假，那么存放計算結(jié)果的單元格顯示為一個空白單元格。
?。保?、快速切換工作表
對于少量的工作表切換，可單擊工作表所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作表進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開工作薄的名字，要直接切換到一個工作薄，可以從“窗口”菜單選擇它的名字即可。“窗口”菜單最多能列出9個工作表，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作薄名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。
１６、連續(xù)兩次選定單元格
在實際操作中，我們有時需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認(rèn)下移一個單元格，非常不便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”\“選項"\“編輯"，取消“按回車鍵移動活動單元格標(biāo)識框”選項的選定來實現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：
單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時，單元格周圍將出現(xiàn)實線框。
１７、Excel中內(nèi)容的隱藏和保護
Ａ、首先打開一個工作表，然后選定好要隱藏的內(nèi)容，如某一行或某一列；
Ｂ、可用工具菜單下行、列、工作表中的“隱藏”命令，也可采用拖拉“行號、列標(biāo)”的方法；
?。谩⒃僖来螁螕?#8220;工具”／“保護”／“保護工作表”，程序接著會彈出一個標(biāo)題為“保護工作表”對話框；
Ｄ、該對話框中包含“內(nèi)容”、“對象”、“方案”三個復(fù)選項，當(dāng)“內(nèi)容”復(fù)選項被選中時，可實現(xiàn)禁止更改單元格中的內(nèi)容、禁止查看工作表實施保護之前隱藏的行與列、禁止查看隱藏在單元格中的公式及禁止更改圖表選項等；如將對話框中的“對象”復(fù)選框選中，將不能更改插入的圖片、藝術(shù)字、圖表、添加或編輯批注等對象項目；而“方案”復(fù)選框被選中時，則禁止查看隱藏的方案及對設(shè)置了防修改的方案進行改動或刪除。大家根據(jù)自己的需要選擇一個合適的復(fù)選項；
?。?、最后單擊“確定”按鈕退出對話框，完成設(shè)置工作。
?。保?、在工作表之間使用超級連接
首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現(xiàn)中文Excel２０００在自動打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處。
本站僅提供存儲服務(wù)，所有內(nèi)容均由用戶發(fā)布，如發(fā)現(xiàn)有害或侵權(quán)內(nèi)容，請
點擊舉報。
