| 完善信息化手段 創(chuàng)新史志工作新途徑 | |||||
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| 近幾年來，我們根據(jù)史志工作對(duì)電子信息技術(shù)的實(shí)際需要和電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，適時(shí)提出了“創(chuàng)建史志數(shù)碼工作室，打造一流縣級(jí)史志辦”的史志工作經(jīng)營理念，不斷深化認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新思維，加大數(shù)碼工作室的建設(shè)投入，完善信息化手段，創(chuàng)新史志工作新途徑，使我縣史志資料征集編研工作流程由繁變簡、征編程序進(jìn)一步規(guī)范、辦事效率提高、成書成本降低、業(yè)務(wù)成果增多，史志事業(yè)步入良性發(fā)展軌道。搞好信息化建設(shè)，我們主要有四個(gè)方面的感受： 一、從深化認(rèn)識(shí)入手，下定信息化建設(shè)的決心。 痛下信息化建設(shè)的決心，我們是基于以下三方面考慮：第一，加強(qiáng)信息化建設(shè)是史志部門適應(yīng)社會(huì)的需要。當(dāng)今社會(huì)是信息社會(huì)，社會(huì)發(fā)展對(duì)信息需求的多樣性和快捷性，要求史志事業(yè)必須加快數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這是史志事業(yè)適應(yīng)和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的根本要求。史志資料十分豐富，是一座地情庫，如果不充分開發(fā)利用，只能是一種文化積累。把史志資料數(shù)字化，建成數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，就使?jié)撛谫Y源變成活的信息，使之易傳、快捷、共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，其資政和教育的作用也能很好地體現(xiàn)出來。第二，加強(qiáng)信息化建設(shè)是史志部門走向社會(huì)的通道。史志是地情載體，地情的多元化決定了其內(nèi)容具有廣泛性，地情的大容量又造成了史志的大部頭。而這種修志編史的綜合性和利用者的單一性節(jié)選性形成了很大的矛盾。利用的不方便和當(dāng)前社會(huì)的快節(jié)奏形成了強(qiáng)烈反差，非信息化的信息抑止了史志文化的傳播，同時(shí)也造成了史志應(yīng)用領(lǐng)域的冷清局面。而信息化，可以解決修志和用志的矛盾。人們借助于信息工具——因特網(wǎng)或局域網(wǎng)可以很方便地找到自己需要的資料，并便捷地將所需部分打印到紙上或拷貝到磁盤上。利用電腦，檢索、摘抄、打印所需史志信息，本來需要幾天甚至幾周才能做完的工作，在幾小時(shí)甚至幾分鐘內(nèi)就完成了。用志的便利和收獲的巨大，會(huì)吸引廣泛的人士開采地方志這個(gè)信息富礦。因此，依靠信息化，史志就會(huì)走出書齋、走出志界、走向社會(huì)、走進(jìn)人們的日常生活中。第三，加強(qiáng)信息化建設(shè)是史志部門走向輝煌的戰(zhàn)略選擇。從信息學(xué)角度看，地方史志是一大資源，是一種高密度的信息載體，是一種可以廣為傳播的信息媒介，其功能首先是服務(wù)當(dāng)代，受益者應(yīng)是全社會(huì)。史志工作部門是古今地情信息的加工廠和集散地。準(zhǔn)確地說，是一種縱貫古今、橫陳百業(yè)的特殊的信息產(chǎn)業(yè)。要經(jīng)過我們的不斷努力，逐步建立起史志信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，形成地情資料的收藏、編研和咨詢、服務(wù)中心。逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的、階段性的、單一的修志業(yè)務(wù)向與現(xiàn)實(shí)緊密聯(lián)系的、長期性的、全方位的復(fù)合型社會(huì)信息服務(wù)事業(yè)轉(zhuǎn)變。史志資源信息化、史志信息數(shù)據(jù)化、史志數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化將極大地提高和改善史志為社會(huì)服務(wù)的水平，使史志事業(yè)在質(zhì)的方面有一個(gè)劃時(shí)代的飛躍，這無疑是我們史志界面臨的一項(xiàng)偉大的戰(zhàn)略選擇。實(shí)現(xiàn)信息化是我們縣級(jí)史志部門走出經(jīng)營困境走向輝煌的必經(jīng)之路。所以，基于這幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)，我們辦公室前六年就拿出了一個(gè)加強(qiáng)信息化建設(shè)的五年規(guī)劃，下決心把數(shù)碼工作室建設(shè)好、利用好。 二、從建好“硬件”入手，夯實(shí)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。 硬件建設(shè)是辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，是信息化建設(shè)的關(guān)鍵。多年來我們都把信息化建設(shè)的投入列為單位的首項(xiàng)支出，經(jīng)費(fèi)再緊，也要拿出資金添置和維修設(shè)備。一是完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。我們按照辦公自動(dòng)化的要求，高檔配置電腦，使電腦功能齊全，使用方便，全辦每人配置座機(jī)1臺(tái)、筆記本電腦1部，完善鐵通、電信互補(bǔ)的寬帶網(wǎng)和局域網(wǎng)，配備無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使辦公室能夠有能力進(jìn)行無紙化辦公和遠(yuǎn)程辦公，使史志工作辦公不受時(shí)空限制、部門條件限制。二是完善圖文錄入系統(tǒng)。史志工作從某種意義上說就是資料征集，所以圖文錄入系統(tǒng)的建設(shè)相當(dāng)重要，對(duì)此，我們專門配備了三臺(tái)掃描儀，對(duì)現(xiàn)有圖片進(jìn)行錄入；購置了一臺(tái)單反相機(jī)，和高檔系統(tǒng)EF鏡頭，辦公室每個(gè)干部配置有數(shù)碼照相機(jī)，完成了圖文攝錄一體化建設(shè)，我們所有圖片都能由干部自行攝制、掃描錄入和編輯。三是完善文印系統(tǒng)。配備了三臺(tái)打印機(jī)、一臺(tái)復(fù)印機(jī)和其它文印設(shè)備，建立了機(jī)關(guān)文印室，不僅承擔(dān)本辦的文印事務(wù)，還可包攬縣委機(jī)關(guān)內(nèi)其它單位的文印業(yè)務(wù)。所以通過這三個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，我們每年不僅節(jié)省了近2萬元的打印費(fèi)，還可創(chuàng)收1萬左右，使辦公室工作初步告別了紙筆，為信息化建設(shè)打下了好的基礎(chǔ)。 三、從配置“軟件”入手，把握信息化建設(shè)的關(guān)鍵。 搞信息化，我們認(rèn)為電腦和設(shè)備是硬件，人才是“軟件”，有了電腦硬件，而沒有適應(yīng)電腦的專業(yè)技能辦公人員，就是缺乏了軟件，這是制約信息化建設(shè)的瓶頸。所以我們很注重干部的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，專門研究推行了加強(qiáng)干部學(xué)習(xí)的有關(guān)措施，首先我們引導(dǎo)干部注重計(jì)算機(jī)一般理論的學(xué)習(xí)。以干部自學(xué)和單位助學(xué)的方式，分期選派干部參加各種培訓(xùn)和考試，使在職干部都拿到了人事局頒發(fā)的計(jì)算機(jī)中級(jí)證書。二是引導(dǎo)干部鉆研應(yīng)用技能。通過干部的應(yīng)用實(shí)踐和相互交流，使他們不斷積累實(shí)用技術(shù)，提高整體應(yīng)用速度和效率。三是通過激勵(lì)措施確保干部學(xué)有收獲。我們推出了“四學(xué)”方案。把學(xué)電腦作為必學(xué)必成科目，并規(guī)定中級(jí)證是史志工作從業(yè)的資格。前兩年我們就規(guī)定每周五都要進(jìn)行考試，及格者每考試一次發(fā)獎(jiǎng)金10元，通過這些措施真正使干部學(xué)到了真本領(lǐng)，都能熟練地應(yīng)用電腦，業(yè)務(wù)辦公和事務(wù)管理基本上告別了紙筆。 四、從實(shí)現(xiàn)“三化”入手，創(chuàng)新史志工作新途徑。 首先是實(shí)現(xiàn)了資料征集的電子化。以前，我們大都是征集紙面文字稿，既麻煩又差錯(cuò)率高，前兩年，我們就規(guī)定稿件全部用磁盤上報(bào)，但這種方法僅僅停留在初級(jí)階段，已經(jīng)落后，既浪費(fèi)磁盤成本，又在報(bào)送過程中浪費(fèi)時(shí)間，而且經(jīng)常出現(xiàn)磁盤不能打開或亂碼的問題。現(xiàn)在我們通過三個(gè)渠道解決這個(gè)問題：一是網(wǎng)上通知征集。在政府網(wǎng)站中設(shè)置網(wǎng)頁，通過縣委、政府兩辦下文并把文字變成電子通知，通過網(wǎng)站免費(fèi)收發(fā)年鑒稿件，就解決了30多家單位的年鑒稿件的征集問題。二是電子郵件征集。我們辦公室設(shè)置了公用的電子郵件地址，每個(gè)干部都設(shè)置了個(gè)人郵件地址，用“新浪”“網(wǎng)易”等網(wǎng)站的郵箱收發(fā)E-mail，這些郵箱，性能穩(wěn)定，使用方便，也不要任何費(fèi)用。有了這種固定郵箱，就能很好地解決收發(fā)有計(jì)算機(jī)和郵箱而未上政府公務(wù)網(wǎng)站單位的年鑒稿件收發(fā)問題。三是網(wǎng)站自行征集。網(wǎng)上自行收集一般有三個(gè)渠道：可以收集本地地情網(wǎng)頁內(nèi)容供采用?？梢詮木W(wǎng)站上下載資料后歸類整理，按照年鑒類目和分目的劃分分門別類的篩選保存，積累資料作為備用條目。還可以在已有的本辦的電子文檔中拾遺補(bǔ)缺或查找印證資料。在編輯類目稿件的同時(shí)，與資料庫或網(wǎng)上內(nèi)容對(duì)照比較，發(fā)現(xiàn)重要信息，立即下載，充實(shí)類目內(nèi)容，還可相互印證資料的真實(shí)性。 其次是實(shí)現(xiàn)史志編纂的電子化。電子編輯和電子征集不可能完全分開，聰明的責(zé)任編輯往往是邊征集邊行文，所以在資料征集之前我們就要做好以下準(zhǔn)備工作，一是堅(jiān)持編纂要求和原則。就是要在征集資料之前把電子編纂的規(guī)范要求和基本原則對(duì)責(zé)任編輯明確，讓責(zé)任編輯把握方向，找準(zhǔn)方法，明確要求。二是創(chuàng)建或購買年鑒編輯軟件。這是個(gè)創(chuàng)造性的工作，因?yàn)槲覀兡觇b編纂還沒有一個(gè)規(guī)范性的軟件，所以編輯部要根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)情，將全書的編目科學(xué)分類，層次排列，使年鑒稿子能做到分類征集、分類編輯，一個(gè)好的軟件和程序可以省掉好多功夫，使編輯得心應(yīng)手的工作。三是建立內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。把編輯部的計(jì)算機(jī)聯(lián)成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，便于干部之間或上下級(jí)之間進(jìn)行稿件傳遞、信息綜合等事務(wù)的快速處理。在傳統(tǒng)的編纂中，文字校對(duì)是年鑒成書之前最繁瑣的工作，計(jì)算機(jī)校對(duì)稿件工作我們澧縣年鑒編輯部還沒有全面起步，只是嘗試階段，一半干部還是在紙面上進(jìn)行修改，這種傳統(tǒng)校對(duì)毛病很多，往往校對(duì)時(shí)間過長，錯(cuò)誤多。而電子化校對(duì)最能體現(xiàn)電腦的優(yōu)勢(shì)和潛力，確實(shí)能起到事半功倍的效果，縮短時(shí)間，并減少差錯(cuò)率。文稿校對(duì)電子化也是一個(gè)發(fā)展的方向，我們用“WPS”、V2002全能校對(duì)軟件確保校對(duì)極高的準(zhǔn)確率和查錯(cuò)率。可以準(zhǔn)確的找出文中的錯(cuò)字、別字、多字、少字、詞語搭配不當(dāng)、異形字和部分語法語義錯(cuò)誤，對(duì)英文、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字和科技計(jì)量錯(cuò)誤等也能準(zhǔn)確查出。校對(duì)速度也相當(dāng)快，一本書用一到兩個(gè)小時(shí)就夠了。實(shí)現(xiàn)公文電子化后，我們可以將要校對(duì)的文稿交給網(wǎng)上的公司校對(duì)，只要把文稿通過E-mail，發(fā)送給這些公司，負(fù)擔(dān)一筆較小的費(fèi)用，公司和客戶就會(huì)很樂意很負(fù)責(zé)任的把書稿校好，然后通過QQ或E-mail將校對(duì)結(jié)果傳回給我們。編纂電子化學(xué)減少了我們很多麻煩也提高了我們的辦事效率。 第三是實(shí)現(xiàn)資料存儲(chǔ)的電子化。我們?cè)瓉淼奈淖侄际且约埫嫘螒B(tài)存放于檔案室，特別是歷史檔案和文字，用得多，而抄抄寫寫極不方便，再說紙張易腐化，存放時(shí)間不長，檔案管理成本高，怎樣解決這些問題？我們從建設(shè)數(shù)碼檔案的工作入手，做了些有益的探索，首先我們把原來的傳統(tǒng)檔案室更新改造成省一級(jí)檔案室，然后通過幾個(gè)月的掃描處理，把所有文字、圖片制成電子檔案，以專業(yè)檔案軟件進(jìn)行分門別類處理，把過來的實(shí)物檔案室變成了無形的電子檔案室，檔案資料的搜索、復(fù)制利用就相當(dāng)簡單了，實(shí)物檔案室每充實(shí)一次，電子檔案室就充實(shí)一次，做到實(shí)物檔案與電子檔案同步并存，在完成這項(xiàng)工作后我們的檔案室就只有文物保存功能了。二是實(shí)現(xiàn)紙面成果的電子化處理，我們將我們辦公室所有出版發(fā)行的書籍、干部的著作實(shí)行文字錄入，以便存放保管和綜合利用。三是電子檔案的備份和防磁化處理。電子檔案有優(yōu)點(diǎn)但也有缺陷，如存儲(chǔ)時(shí)間長而易磁化、易丟失等問題，所以我們?cè)诮ㄔO(shè)數(shù)碼檔案時(shí)首先就做好了這方面的準(zhǔn)備，主要是配備防磁柜、移動(dòng)硬盤和防毒軟件，實(shí)行文件備份，建局域網(wǎng)等等，這樣，使得資料能長時(shí)間保存、能充分合理利用。 | |||||
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